Giới thiệu
Trong quá trình phát triển, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu thay đổi địa điểm kinh doanh để mở rộng hoạt động, tối ưu vị trí chiến lược hoặc bắt buộc do điều chỉnh địa giới hành chính như việc sáp nhập huyện, xã. Việc nắm rõ các thủ tục thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp, tránh rủi ro xử phạt và duy trì hoạt động ổn định. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ và các lưu ý cần thiết khi thực hiện thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh.
1. Quy định về thay đổi địa điểm kinh doanh
1.1 Thay đổi địa điểm kinh doanh là làm gì
Thay đổi địa điểm kinh doanh là việc doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký với Phòng đăng ký kinh doanh nhằm cập nhật địa chỉ trụ sở mới trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Ngoài việc thay đổi vì nhu cầu kinh doanh, doanh nghiệp còn phải cập nhật địa chỉ nếu địa danh hành chính thay đổi, như trong các trường hợp sáp nhập huyện, xã theo quyết định của Nhà nước. Đây là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính hợp pháp của doanh nghiệp.
Bạn có thể tìm hiểu chi tiết về Hướng dẫn cập nhật thông tin doanh nghiệp khi sáp nhập địa giới hành chính.
1.2 Khi nào cần làm thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh
Khi nào cần làm thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh?
Doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh trong các trường hợp:
- Chuyển trụ sở chính hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
- Địa chỉ bị thay đổi do quyết định hành chính (như sáp nhập, điều chỉnh địa giới hành chính).
- Thay đổi địa chỉ thuộc cùng tỉnh hoặc khác tỉnh, thành phố.
Nếu không kịp thời thực hiện, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính và ảnh hưởng tới nghĩa vụ thuế, giao dịch với đối tác.
2. Hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh
Hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh gồm:
- Giấy đề nghị thay đổi địa chỉ công tytheo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
- Biên bản họp và quyết định của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) về việc thay đổi địa chỉ trụ sở.
- Quyết định của chủ sở hữu công ty: đối với công ty TNHH 1 thành viên.
- Giấy ủy quyền (nếu không phải người đại diện pháp luật trực tiếp thực hiện thủ tục).
Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ do sáp nhập hành chính, cần bổ sung quyết định của cơ quan nhà nước về việc điều chỉnh địa giới hành chính.
3. Quy trình thực hiện thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh
Quy trình thực hiện thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh
Quy trình thay đổi địa điểm kinh doanh thực hiện qua các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thay đổi địa chỉ theo quy định.
- Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự kiến đặt trụ sở mới.
- Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp điều chỉnh địa chỉ sau 3–5 ngày làm việc (nếu hồ sơ hợp lệ).
- Bước 4: Thực hiện các nghĩa vụ với cơ quan thuế (nếu thay đổi địa bàn quản lý thuế).
- Bước 5: Thay đổi các thông tin liên quan như hóa đơn điện tử, chữ ký số, ngân hàng.
Bạn có thể tham khảo thêm Hướng dẫn thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh trực tiếp và qua mạng.
4. Lệ phí và thời gian thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh
- Lệ phí: 50.000 đồng/lần cấp theo quy định hiện hành.
- Thời gian giải quyết: từ 3–5 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ.
Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của bên thứ ba như Thành lập công ty giá rẻ, thời gian thực hiện có thể được rút ngắn và hỗ trợ trọn gói từ hồ sơ đến thủ tục thuế.
5. Những việc cần làm sau khi thay đổi địa điểm kinh doanh
Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện đồng bộ cập nhật các thông tin liên quan để đảm bảo tính hợp lệ trong hoạt động:
5.1 Cập nhật địa chỉ trên chữ ký số
- Không bắt buộc nếu chỉ thay đổi nhỏ như số nhà, tên đường, phường trong cùng quận/huyện.
- Tuy nhiên, để đảm bảo thông tin đồng nhất trên các hệ thống, doanh nghiệp nên liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để cập nhật địa chỉ mới.
- Tham khảo mẫu Phiếu đề nghị thay đổi địa chỉ công ty trên chữ ký số.
5.2 Cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử
- Nộp tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT để cập nhật địa chỉ mới trên hệ thống hóa đơn điện tử.
- Thời gian xác nhận thông tin sau nộp tờ khai khoảng 1–2 ngày làm việc.
5.3 Cập nhật trên hệ thống Thuế điện tử
- Truy cập trang Thuế điện tử , đăng nhập và cập nhật lại địa chỉ doanh nghiệp trên hệ thống quản lý thuế.
- Đặc biệt quan trọng khi thay đổi địa chỉ do sáp nhập đơn vị hành chính.
5.4 Thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội (BHXH)
- Gửi công văn thông báo tới cơ quan BHXH quản lý nếu địa chỉ thay đổi tên đường/phường.
- Không cần làm thủ tục chuyển cơ quan BHXH nếu vẫn thuộc cùng quận/huyện.
5.5 Cập nhật địa chỉ trên tài khoản ngân hàng
- Đến ngân hàng nơi mở tài khoản doanh nghiệp để cập nhật địa chỉ mới.
- Đảm bảo thông tin trên giấy phép kinh doanh và hệ thống ngân hàng khớp nhau để tránh lỗi giao dịch.
5.6 Thông báo cho đối tác, khách hàng
- Soạn văn bản hoặc email thông báo thay đổi địa chỉ gửi tới các đối tác, khách hàng.
- Cập nhật địa chỉ mới trên hợp đồng, hóa đơn, website, fanpage, danh thiếp và các kênh giao dịch khác.
5.7 Làm lại bảng hiệu nếu cần
- Nếu địa chỉ cũ ghi rõ số nhà, tên đường, quận huyện cũ bị thay đổi sau sáp nhập, cần thiết kế lại bảng hiệu công ty cho phù hợp với địa chỉ mới hợp lệ.
6. Các câu hỏi thường gặp khi thay đổi địa chỉ kinh doanh
6.1 Khi nào cần thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh?
Ngay khi doanh nghiệp có quyết định chuyển địa điểm trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh, bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh với cơ quan đăng ký kinh doanh. Việc cập nhật kịp thời giúp đảm bảo hoạt động hợp pháp và tránh bị xử phạt hành chính.
6.2 Có thể thay đổi địa điểm kinh doanh online không?
Có. Hiện nay, nhiều tỉnh thành đã triển khai dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể dễ dàng nộp hồ sơ và theo dõi tình trạng xử lý online, tiết kiệm thời gian và chi phí.
6.3 Khi thay đổi địa chỉ, có phải thay đổi mã số thuế không?
Trường hợp thay đổi địa chỉ trong cùng tỉnh, thành phố: Không cần thay đổi mã số thuế.
Trường hợp chuyển sang tỉnh, thành phố khác: Phải thực hiện thủ tục chuyển cơ quan thuế quản lý, tuy nhiên mã số thuế vẫn giữ nguyên, chỉ thay đổi cơ quan quản lý thuế.
6.4 Thay đổi địa điểm kinh doanh có phải thông báo cơ quan thuế không?
Có. Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thông báo cập nhật thông tin với cơ quan thuế.
- Nếu thay đổi trong cùng địa bàn quản lý thuế: chỉ cần cập nhật địa chỉ.
- Nếu thay đổi khác địa bàn quản lý thuế: phải làm thủ tục chốt thuế và chuyển cơ quan quản lý mới.
Kết luận
Thay đổi địa điểm kinh doanh là một thủ tục pháp lý bắt buộc khi doanh nghiệp chuyển trụ sở hoặc khi địa danh hành chính thay đổi theo quy định Nhà nước. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động hợp lệ mà còn đảm bảo sự minh bạch trong quan hệ giao dịch với đối tác, khách hàng và cơ quan thuế. Nếu bạn cần tư vấn chi tiết và hỗ trợ thủ tục nhanh chóng, hãy liên hệ Thành lập công ty giá rẻ ngay để được hỗ trợ nhé.
