Giới thiệu
Hiện nay, việc sáp nhập địa giới hành chính đang được triển khai tại nhiều tỉnh, thành trên cả nước, đặc biệt là TP.HCM. Đây là chủ trương lớn của Bộ Chính trị nhằm tinh gọn bộ máy, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và hiện đại hóa hệ thống hành chính.
Quá trình sáp nhập dẫn đến việc thay đổi tên các đơn vị hành chính như xã, phường, quận, huyện. Dù doanh nghiệp không di dời trụ sở, địa chỉ đăng ký trên giấy phép kinh doanh vẫn buộc phải điều chỉnh lại để khớp với thông tin hành chính mới.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách cập nhật địa chỉ doanh nghiệp theo quy định khi có thay đổi từ sáp nhập địa giới hành chính, bao gồm: thời điểm cần thay đổi, hồ sơ, thủ tục, mức xử phạt nếu chậm trễ, và giới thiệu dịch vụ hỗ trợ trọn gói.
1. Vì sao doanh nghiệp phải thay đổi thông tin khi sáp nhập địa giới hành chính?
Theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính là một trong những thông tin bắt buộc thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:
Điều 28. Nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệpGiấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp;
- Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;
- Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; đối với thành viên hợp danh của công ty hợp danh; đối với chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn;
- Vốn điều lệ đối với công ty, vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân.
Như vậy, địa chỉ trụ sở chính là nội dung bắt buộc thể hiện trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Khi cơ quan nhà nước thay đổi tên phường, quận, xã... do sáp nhập địa giới hành chính, doanh nghiệp phải thực hiện cập nhật thông tin theo quy định, cụ thể:
- Sáp nhập, chia tách xã, phường, quận, huyện
- Đổi tên phường, tổ dân phố
- Thành lập địa phương mới hoặc xóa tên cũ
Ví dụ: Công ty có địa chỉ: Số 1, đường Phạm Văn Đồng, phường 13, quận Bình Thạnh.
Sau khi sáp nhập, địa chỉ hành chính mới là: Số 1, đường Phạm Văn Đồng, phường Bình Hòa, quận Bình Thạnh.
Mặc dù địa điểm không thay đổi, công ty vẫn phải cập nhật lại trên giấy phép đăng ký kinh doanh.
Khi nào doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ do sát nhập địa giới hành chính?
2. Thời hạn cập nhật thông tin sau khi sáp nhập địa giới hành chính
Theo quy định tại Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ khi có thay đổi, cụ thể:
Điều 30. Đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp1. Doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quy định tại Điều 28 của Luật này.2. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
3. Hồ sơ cập nhật thông tin khi thay đổi địa giới hành chính
Hồ sơ trong dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty do sát nhập địa giới hành chính
Do việc thay đổi địa chỉ này là bắt buộc từ phía cơ quan nhà nước (do sáp nhập địa giới hành chính), doanh nghiệp không cần chuẩn bị biên bản họp hay quyết định từ Hội đồng thành viên như các trường hợp tự thay đổi địa chỉ thông thường. Bộ hồ sơ bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: theo mẫu tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
- Thông báo cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh: theo mẫu tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
- Giấy ủy quyền: nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật.
- Bản sao CCCD/CMND của người đại diện pháp luật và người nộp hồ sơ.
4. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty do sáp nhập địa giới hành chính
Thủ tục trong dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty do sát nhập địa giới hành chính
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Soạn thảo đầy đủ giấy tờ như trên, scan bản mềm để nộp online hoặc in bản giấy nếu nộp trực tiếp.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh
Hiện có 2 cách để doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh:
- Cách 1: Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Đăng nhập bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số.
- Chọn hình thức thay đổi địa chỉ doanh nghiệp → Nhập thông tin thay đổi → Tải lên hồ sơ PDF đã chuẩn bị.
- Ký số và thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp trực tuyến.
- Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ ngay trên hệ thống và nhận kết quả online hoặc qua bưu điện.
- Cách 2: Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
- Địa điểm: Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới
- Hồ sơ bản cứng được in, ký, đóng dấu đầy đủ, đựng trong bìa hồ sơ.
- Người đi nộp cần mang theo giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD) bản gốc để đối chiếu.
- Trong trường hợp ủy quyền, cần nộp kèm giấy ủy quyền và bản sao CCCD của người được ủy quyền.
Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới
Từ 03 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ đã cập nhật theo đúng thông tin hành chính mới.
5. Những việc cần làm sau khi cập nhật thông tin địa chỉ
5.1 Cập nhật địa chỉ trên chữ ký số
- Không bắt buộc nếu bạn chỉ thay đổi thông tin nhỏ như số nhà, tên đường, phường...
- Tuy nhiên, để đồng bộ thông tin, bạn nên liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để cập nhật địa chỉ mới nếu thấy cần thiết.
Mẫu phiếu đề nghị thay đổi địa chỉ chữ ký số - Sáp nhập địa giới hành chính
Hướng dẫn điền và tải mẫu Phiếu đề nghị thay đổi địa chỉ công ty trên chữ ký số.
5.2 Cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử
- Nộp tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT để cập nhật địa chỉ mới trên hệ thống hóa đơn điện tử.
- Thời gian xác nhận từ 1–2 ngày sau khi nộp.
Mẫu tờ khai 01ĐKTĐ/HDDT - Sáp nhập địa giới hành chính
5.3 Cập nhật trên hệ thống Thuế điện tử
- Đăng nhập vào trang thuedientu.gdt.gov.vn và cập nhật lại thông tin doanh nghiệp nếu có thay đổi.
Cập nhật thông tin địa chỉ mới lên trang Thuế điện tử - Sáp nhập địa giới hành chính
5.4 Thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội (BHXH)
- Gửi công văn thông báo đến cơ quan BHXH nếu địa chỉ có thay đổi tên đường/phường.
- Không cần làm thủ tục chuyển BHXH vì vẫn trong cùng quận.
5.5 Cập nhật địa chỉ trên tài khoản ngân hàng
- Đến ngân hàng để điều chỉnh địa chỉ đăng ký trên hệ thống.
- Đảm bảo thông tin khớp giữa giấy phép kinh doanh và tài khoản để tránh lỗi khi giao dịch.
5.6 Thông báo cho đối tác, khách hàng
- Gửi email hoặc văn bản thông báo về việc thay đổi địa chỉ.
- Cập nhật địa chỉ mới trên hợp đồng, website, fanpage, danh thiếp...
5.7 Làm lại bảng hiệu nếu cần
- Nếu địa chỉ hiển thị trên bảng hiệu bị sai lệch, cần thay bảng mới theo địa chỉ đúng.
6. Mức xử phạt nếu không cập nhật địa chỉ
- Theo Điều 6 Nghị đinh 98/2020/NĐ-CP, quy định về mức xử phát nếu doanh nghiệp kinh doanh không đúng với địa chỉ trên giấy phép kinh doanh:
Điều 6. Hành vi vi phạm về hoạt động kinh doanh theo giấy phép kinh doanh1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi kinh doanh không đúng phạm vi, đối tượng, quy mô, thời hạn, địa bàn, địa điểm hoặc mặt hàng ghi trong giấy phép kinh doanh được cấp.
- Ngoài ra, việc không kịp thời thay đổi có thể dẫn đến vi phạm hành chính, bị xử phạt từ 5 – 15 triệu đồng theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
Điều 44. Vi phạm về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp1. Cảnh cáo đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày.2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 30 ngày.3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày.4. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên.5. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
| Thời gian chậm đăng ký thay đổi địa chỉ | Mức phạt tiền (VNĐ) | Biện pháp khắc phục |
| Từ 01 đến 10 ngày | Cảnh cáo | Buộc đăng ký thay đổi địa chỉ theo quy định |
| Từ 11 đến 30 ngày | 3.000.000 – 5.000.000 | Buộc đăng ký thay đổi địa chỉ theo quy định |
| Từ 31 đến 90 ngày | 5.000.000 – 10.000.000 | Buộc đăng ký thay đổi địa chỉ theo quy định |
| Từ 91 ngày trở lên | 10.000.000 – 20.000.000 | Buộc đăng ký thay đổi địa chỉ theo quy định |
| Không đăng ký thay đổi địa chỉ | 20.000.000 – 30.000.000 | Buộc đăng ký thay đổi địa chỉ theo quy định |
Bảng quy định về mức phạt về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
7. Dịch vụ hỗ trợ thay đổi địa chỉ công ty trọn gói
Khi thay đổi địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình để tránh bị phạt và gián đoạn hoạt động kinh doanh. Dịch vụ của Thành lập công ty giá rẻ sẽ giúp bạn xử lý nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
7.1 Chi phí trọn gói – Không phát sinh phí ẩn
| Hạng mục | Gói cước | Thời gian |
| Soạn thảo hồ sơ và nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ công ty tại Sở KH&ĐT | 900,000 VNĐ | 1 ngày |
| Ra giấy phép kinh doanh và đăng bố cáo thành lập trên cổng thông tin Quốc gia và nộp lệ phí | 100,000 VNĐ | 3-5 ngày |
| Bảng hiệu công ty (loại tốt) | 200,000 VNĐ | 1 ngày |
| Tổng cộng | 1,200,000 VNĐ | 3-5 ngày |
- Cam kết minh bạch không phụ thu
- Bao gồm toàn bộ các thủ tục pháp lý, từ nộp hồ sơ đến hoàn tất thay đổi thông tin trên hệ thống.
- Tiết kiệm tối đa so với việc tự xử lý hoặc chọn các dịch vụ có chi phí ẩn.
7.2 Xử lý nhanh chóng – Đúng tiến độ
- Hoàn tất chỉ trong 3 - 5 ngày nếu cùng quận, 15 - 20 ngày nếu khác quận.
- Hồ sơ được nộp ngay trong ngày, không để khách hàng phải chờ đợi.
- Theo dõi và cập nhật tiến trình liên tục, đảm bảo đúng thời gian cam kết.
7.3 Hỗ trợ tận nơi – Không cần tự xử lý
- Soạn thảo hồ sơ đầy đủ, tránh sai sót.
- Có chuyên viên đi cùng khi cần làm việc với Sở Kế hoạch và Đầu tư (áp dụng tại TP.HCM).
- Nhận và giao hồ sơ tận nhà, không làm mất thời gian của khách hàng.
7.4 Đảm bảo pháp lý – Tránh sai sót và rủi ro
- Hồ sơ chính xác, đúng quy định, không bị trả lại hay yêu cầu chỉnh sửa.
- Cập nhật địa chỉ mới trên giấy phép kinh doanh, con dấu, hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng.
- Tư vấn miễn phí về các nghĩa vụ thuế, kế toán, bảng hiệu, bảo hiểm xã hội.
- Tránh các lỗi có thể dẫn đến bị phạt:
- Không cập nhật địa chỉ đúng thời gian có thể bị phạt từ 5 - 15 triệu đồng.
- Không thay đổi địa chỉ trên hóa đơn có thể bị phạt từ 4 - 8 triệu đồng.
7.5 Đồng hành lâu dài – Hỗ trợ toàn diện
- Không chỉ hỗ trợ thay đổi địa chỉ, chúng tôi còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động.
- Tư vấn miễn phí về kế toán, thuế, bảo hiểm xã hội.
- Hỗ trợ kê khai thuế, đăng ký hóa đơn điện tử, thay đổi con dấu.
- Cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, giúp doanh nghiệp vận hành ổn định.
- Hỗ trợ các dịch vụ khác như văn phòng ảo, chuyển đổi mô hình kinh doanh khi cần.
8. Tình hình sáp nhập địa giới hành chính tại TP.HCM
Nghị quyết số 1278/NQ-UBTVQH15 ngày 14/11/2024 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội đã chính thức ban hành phương án sắp xếp lại các đơn vị hành chính cấp xã tại TP.HCM trong giai đoạn 2023–2025. Đây là một trong những bước đi cụ thể nhằm hiện thực hóa chủ trương tinh gọn bộ máy, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước, phù hợp với định hướng cải cách của Trung ương.
8.1 Nghị quyết 1278/NQ-UBTVQH15
8.1.1 Nội dung chính của Nghị quyết 1278/NQ-UBTVQH15
Theo nghị quyết này, TP.HCM thực hiện việc sáp nhập địa giới hành chính cấp xã tại nhiều quận, cụ thể:
- Sáp nhập 80 phường để hình thành 41 phường mới
- Sau sáp nhập, tổng số đơn vị hành chính cấp xã giảm từ 249 còn 210 phường
- Số lượng phường giảm 39 phường so với trước đó
8.1.2 Mục tiêu của việc sáp nhập địa giới hành chính
Việc sắp xếp lại các đơn vị hành chính được thực hiện nhằm:
- Đáp ứng tiêu chuẩn về diện tích tự nhiên và quy mô dân số theo quy định của pháp luật
- Tinh gọn bộ máy hành chính tại cấp cơ sở
- Tăng cường hiệu lực, hiệu quả hoạt động của chính quyền địa phương
- Thống nhất dữ liệu hành chính phục vụ công tác quản lý nhà nước
Đây là một phần trong quá trình thực hiện chủ trương của Bộ Chính trị tại Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/2/2025 về việc tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả.
8.1.3 Thời điểm áp dụng
Nghị quyết có hiệu lực từ ngày 01/01/2025. Từ thời điểm này:
- Các đơn vị hành chính mới được xác lập sẽ chính thức hoạt động
- Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và người dân có trách nhiệm cập nhật lại thông tin phù hợp với thay đổi về tên phường, xã, quận, huyện
8.2 Thực trạng hành chính TP.HCM sau khi sáp nhập
Sau khi thực hiện sáp nhập, TP.HCM sẽ có:
- 22 đơn vị hành chính cấp huyện, gồm:
- 16 quận
- 5 huyện
- 1 thành phố trực thuộc (TP. Thủ Đức)
- 273 đơn vị hành chính cấp xã, gồm:
- 210 phường
- 58 xã
- 5 thị trấn
Đây là sự điều chỉnh lớn về mặt hành chính, ảnh hưởng đến hàng trăm ngàn doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh đang hoạt động trên địa bàn thành phố.
8.3 Tác động đến doanh nghiệp và nghĩa vụ cần thực hiện
Mặc dù không thay đổi vị trí thực tế của trụ sở, các doanh nghiệp có địa chỉ bị thay đổi tên phường, xã, quận, huyện do sáp nhập địa giới hành chính vẫn phải thực hiện thủ tục cập nhật địa chỉ đăng ký kinh doanh.
Theo Điều 28 và Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, mọi thay đổi về địa chỉ trụ sở chính phải được đăng ký với Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ khi có sự thay đổi để đảm bảo tính hợp pháp.
Nếu không thực hiện đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 3.000.000 đến 20.000.000 đồng, hoặc cao hơn nếu kéo dài thời gian vi phạm theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
Tổng kết
Sáp nhập địa giới hành chính là bước đi quan trọng trong cải cách bộ máy nhà nước, nhưng cũng kéo theo trách nhiệm cập nhật pháp lý của doanh nghiệp. Việc cập nhật địa chỉ trên giấy phép kinh doanh là bắt buộc, dù địa điểm không thay đổi.
Nếu bạn cần hỗ trợ cập nhật thông tin nhanh chóng – đúng luật – tiết kiệm thời gian, hãy liên hệ Thành lập công ty giá rẻ để được tư vấn và thực hiện trọn gói.
