Giới thiệu
Thông báo thay đổi địa chỉ công ty là một trong những thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện khi chuyển trụ sở. Bên cạnh việc đăng ký thay đổi với Sở Kế hoạch và Đầu tư (SKH&ĐT), doanh nghiệp cũng phải thông báo đến khách hàng, đối tác để tránh gián đoạn giao dịch.
Bài viết này sẽ hướng dẫn doanh nghiệp thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, các rủi ro nếu không thông báo kịp thời và cung cấp 3 mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty chuyên nghiệp nhất để doanh nghiệp dễ dàng áp dụng.
1. Thông báo thay đổi địa chỉ công ty cần lưu ý gì?
1.1 Quy định về địa chỉ trụ sở công ty
Địa chỉ trụ sở công ty cũng chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp. Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về trụ sở chính như sau:
Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệpTrụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
1.2 Có bắt buộc phải thông báo thay đổi địa chỉ công ty?
Theo khoản 2 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Điều 30. Đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
1.3 Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh ở đâu?
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ kinh doanh theo hai cách:
- Nộp trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (SKH&ĐT)
- Doanh nghiệp đến Bộ phận Một cửa của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đăng ký kinh doanh để nộp hồ sơ.
- Sau khi tiếp nhận, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với địa chỉ mới.
- Truy cập trang web: dangkykinhdoanh.gov.vn.
- Đăng nhập bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số.
- Điền thông tin, tải lên hồ sơ dưới dạng file PDF.
- Ký số và nộp hồ sơ điện tử.
- Theo dõi tình trạng xử lý và nhận kết quả qua email.
1.4 Các rủi ro khi chuyển trụ sở mà không đăng ký thay đổi địa chỉ
- Không thể xuất hóa đơn hợp lệ, ảnh hưởng đến giao dịch tài chính.
- Mất uy tín với khách hàng và đối tác nếu không thông báo kịp thời.
- Nếu không thông báo đúng hạn, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 3 triệu - 30 triệu đồng theo Điều 49 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, cụ thể:
| Vi phạm | Mức phạt |
| Quá thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận ĐKDN từ 1 – 10 ngày | Phạt cảnh cáo |
| Quá thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận ĐKDN từ 11 – 30 ngày | 3.000.000 – 5.000.000 đồng |
| Quá thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận ĐKDN từ 31 – 90 ngày | 5.000.000 – 10.000.000 đồng |
| Quá thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận ĐKDN từ 91 ngày trở lên | 10.000.000 – 20.000.000 đồng |
| Không đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận ĐKDN | 20.000.000 – 30.000.000 đồng |
Mức phạt nếu không đăng ký thay đổi địa chỉ kinh doanh đúng hạn
- Nếu không đăng ký thay đổi địa chỉ thuế, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 5 triệu - 7 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Điều 11. Xử phạt hành vi vi phạm về thời hạn thông báo thay đổi thông tin trong đăng ký thuế
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
...b) Không thông báo thay đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký thuế.
2. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
2.1 Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận/huyện/tỉnhBước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Giấy đề nghị thay đổi địa chỉ công ty theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
- Biên bản họp và quyết định của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) về việc thay đổi địa chỉ trụ sở.
- Quyết định của chủ sở hữu công ty: đối với công ty TNHH 1 thành viên.
- Giấy ủy quyền (nếu không phải người đại diện pháp luật trực tiếp thực hiện thủ tục).
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận/huyện/tỉnh - thông báo thay đổi địa chỉ công ty
Bước 2: Nộp hồ sơ
- Nộp online: Scan hồ sơ thành file PDF và nộp qua Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia. Nhận kết quả qua email.
- Nộp trực tiếp: Đến Bộ phận Một cửa của SKH&ĐT tỉnh/thành phố nơi công ty đặt trụ sở.
Bước 3: Nhận Giấy phép đăng ký kinh doanh mới
- Thời gian xử lý: 3 ngày làm việc.
- Kết quả:
- Hồ sơ hợp lệ: Nhận Giấy phép đăng ký kinh doanh mới.
- Hồ sơ chưa hợp lệ: Nhận thông báo bổ sung, chỉnh sửa trong 3 ngày làm việc.
- Doanh nghiệp có thể nhận giấy phép trực tiếp tại SKH&ĐT hoặc qua bưu điện.
2.2 Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận/tỉnh
Có 2 trường hợp:
- Doanh nghiệp do Cục Thuế quản lý: Thủ tục tương tự như thay đổi cùng quận.
- Doanh nghiệp do Chi cục Thuế quản lý: Cần làm thủ tục chuyển cơ quan thuế.
Bước 1: Hoàn tất nghĩa vụ thuế tại cơ quan thuế cũ
Hồ sơ chốt thuế gồm:
- Tờ khai điều chỉnh thông tin đăng ký thuế (Mẫu 08-MST).
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Giấy ủy quyền (nếu có).
- Bản sao CMND/CCCD của người nộp hồ sơ.
Thời gian xử lý: 10 - 15 ngày. Nhận Thông báo chuyển địa điểm kinh doanh (Mẫu 09-MST) từ cơ quan thuế.
Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư
Hồ sơ tương tự như khi thay đổi địa chỉ cùng quận.
- Nộp online qua Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia hoặc nộp trực tiếp tại SKH&ĐT.
- Thời gian xử lý: 3 ngày làm việc.
Bước 3: Cập nhật thông tin tại cơ quan thuế mới
- Hồ sơ gồm:
- Mẫu 09-MST do Chi cục Thuế quận cũ cấp.
- Bản sao Giấy phép đăng ký doanh nghiệp mới.
- Thời gian xử lý: 3 - 5 ngày làm việc.
Lưu ý: Một số tỉnh/thành không yêu cầu mẫu 09-MST, doanh nghiệp cần liên hệ Chi cục Thuế mới để xác nhận thủ tục cụ thể.
3. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty
3.1 Hướng dẫn điền mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty
Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty
Mẫu này bạn cần điền đầy đủ các thông tin:
- Mã số thuế doanh nghiệp
- Ngày cấp giấy đăng ký kinh doanh
- Nơi cấp giấy đăng ký kinh doanh
- Họ tên người đại diện pháp luật
- Địa chỉ mới của công ty
Chi tiết hướng dẫn cách điền và tải mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty tại đây.
3.2 Hướng dẫn cách viết chi tiết mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty cho khách hàng thông dụng
Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty cho khách hàng thông dụng
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Thành Phố Hồ Chí Minh, ngày 01 tháng 02năm 2025
THÔNG BÁO
(V/v: Thay đổi địa chỉ công ty)
Kính gửi: Quý khách hàng cùng các đối tác
Căn cứ vào Luật doanh nghiệp năm 2020
Căn cứ vào giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do Phòng đăng ký doanh nghiệp đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp ngày 30/01/2025
Công ty ABC xin trân trọng thông báo đến quý khách hàng, đối tác về việc thay đổi địa chỉ giao dịch công tác (địa chỉ công ty) Đường số 1, Phường Linh Đông, Tp. ThủĐức, Tp. Hồ Chí Minh, Việt Nam kể từ ngày 01 tháng 02 năm 2025 như sau:
Địa chỉ cũ: Đường số 1, Phường Linh Đông, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh, Việt Nam
Địa chỉ mới:17/6N/17 Đường 22, Khu phố 7, Phường Linh Đông, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh, Việt Nam
Thời điểm thay đổi địa chỉ: 01/02/2025.
Thông báo này, được gửi tới các đối tác và khách hàng của chúng tôi. Chúng tôi hy vọng nhận được sự hỗ trợ, hợp tác tốt hơn trong thời gian tiếp theo.
Mọi thông tin liên lạc và giao dịch xin vui lòng gửi về địa chỉ mới của công ty. Các thông tin khác của chúng tôi, không có sự thay đổi.
Điện thoại: [0829 11 33 22]
Email: [info@startx.com.vn]
Website: [https://startx.com.vn/]
Xin chân thành cảm ơn!
Hướng dẫn điền và tải Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty cho khách hàng thông dụng tại đây.
3.3 Hướng dẫn viết mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch
Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 01 tháng 02 năm 2025
THÔNG BÁO (V/v: Thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch)
Kính gửi: Quý khách hàng cùng các đối tác;
Nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, Công ty ABC xin trân trọng thông báo đến quý khách hàng, đối tác về việc thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch đến địa chỉ mới kể từ ngày 01 tháng 02 năm 202 5như sau:
Địa chỉ văn phòng giao dịch cũ: 17/6N/17 Đường 22, Khu phố 7, Phường Linh Đông, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Địa chỉ văn phòng giao dịch mới: Đường số 1, Phường Linh Đông, Tp. Thủ Đức,Tp. Hồ Chí Minh, Việt Nam Thông báo này, được gửi tới các đối tác và khách hàng của chúng tôi. Chúng tôi hy vọng nhận được sự hỗ trợ, hợp tác tốt hơn trong thời gian tiếp theo.Mọi thông tin liên lạc và giao dịch xin vui lòng gửi về văn phòng giao dịch mới của công ty. Các thông tin khác của chúng tôi, không có sự thay đổi.
Điện thoại: [0829 11 33 22]
Email: [info@startx.com.vn]
Website: [https://startx.com.vn/]
Xin chân thành cảm ơn!
Hướng dẫn điền và tải mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch cho khách hàng tại đây.
Việc thông báo thay đổi địa chỉ công ty giúp khách hàng và đối tác cập nhật thông tin kịp thời, tránh gián đoạn giao dịch. Doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình thay đổi địa chỉ kinh doanh và gửi thông báo chính thức để đảm bảo hoạt động không bị ảnh hưởng.
Nếu cần hỗ trợ thay đổi địa chỉ công ty nhanh chóng và chuyên nghiệp, hãy liên hệ Thành lập công ty giá rẻ ngay để được hướng dẫn chi tiết nhé.
