Hướng dẫn các bước nộp thông báo đổi địa chỉ công ty khi sáp nhập

Giới thiệu

1. Căn cứ pháp lý về thay đổi địa giới hành chính mới nhất 2025

• Nghị quyết số 60-NQ/TW ngày 12/4/2025 của Hội nghị lần thứ 11 Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XIII: xác định rõ định hướng tiếp tục sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh theo lộ trình, bảo đảm hiệu quả quản lý nhà nước.
• Nghị quyết 202/2025/QH15 của Quốc hội (ban hành ngày 12/6/2025): chính thức phê duyệt danh sách và phương án sáp nhập các tỉnh thành trên cả nước.
• Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025 (có hiệu lực từ ngày 01/3/2025): quy định nguyên tắc, điều kiện và mô hình tổ chức chính quyền sau sáp nhập.
• Nghị quyết số 35/2023/UBTVQH15: yêu cầu quá trình sắp xếp phải:
  • Đảm bảo tiêu chí diện tích, quy mô dân số;
  • Tôn trọng đặc thù địa phương, yếu tố lịch sử – văn hóa – tâm lý;
  • Có sự đồng thuận của người dân, thực hiện trên nguyên tắc tự nguyện hoặc đã được lấy ý kiến cộng đồng.
• Kết luận số 126-KL/TW và 127-KL/TW năm 2025 của Bộ Chính trị: khẳng định định hướng "không tổ chức cấp huyện", tiếp tục sắp xếp cấp xã và cấp tỉnh theo mô hình tinh gọn.
• Quyết định số 758/QĐ-TTg ngày 14/4/2025 của Thủ tướng Chính phủ: ban hành Kế hoạch thực hiện việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh giai đoạn 2025–2030.
• Luật sửa đổi Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2025: làm rõ thẩm quyền điều chỉnh các đơn vị hành chính mới sau sáp nhập.
• Công văn số 4370/BTC-DNTN ngày 2025 của Bộ Tài chính: hướng dẫn đăng ký kinh doanh khi thay đổi địa giới hành chính do gộp tỉnh.

2. Có bắt buộc phải thay đổi địa chỉ doanh nghiệp do thay đổi địa giới hành chính không?

2.1 Không bắt buộc thay đổi nếu chỉ do thay đổi địa giới hành chính

2.2 Nên thực hiện thay đổi để đảm bảo tính pháp lý và đồng bộ

• Đảm bảo tính pháp lý thống nhất: căn cứ quy định tại Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020 địa chỉ trụ sở chính là thông tin bắt buộc trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc cập nhật giúp doanh nghiệp không bị sai lệch giữa địa chỉ thực tế và giấy tờ pháp lý.

Điều 28. Nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

1. Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp;

2. Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;

3. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; đối với thành viên hợp danh của công ty hợp danh; đối với chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn;

4. Vốn điều lệ đối với công ty, vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân.

• Tránh nhầm lẫn trong giao dịch: Địa chỉ mới chưa được cập nhật có thể gây nhầm lẫn với khách hàng, đối tác, đặc biệt khi sử dụng hóa đơn điện tử, đăng ký ngân hàng, ký kết hợp đồng, v.v.
• Hỗ trợ công tác thuế và bảo hiểm: Một số cơ quan quản lý (thuế, bảo hiểm xã hội) có thể yêu cầu cập nhật địa chỉ để đồng bộ thông tin trong hệ thống dữ liệu. Nếu không đồng bộ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong kê khai thuế, phát hành hóa đơn hoặc nhận thông báo từ cơ quan nhà nước.
• Miễn lệ phí đăng ký khi thay đổi địa chỉ do sáp nhập địa giới: Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được miễn hoàn toàn lệ phí khi cập nhật địa chỉ trên giấy phép do thay đổi địa giới hành chính.

3. Quy định về thời hạn thông báo:

Điều 30. Đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

2. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.

3. Hồ sơ cần thiết cho thông báo thay đổi địa chỉ công ty

• Mẫu số 12 – Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Mẫu số 12 được ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC, sử dụng để cập nhật nội dung đăng ký doanh nghiệp, bao gồm thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Văn bản này phải được người đại diện theo pháp luật ký tên và ghi rõ thông tin theo mẫu quy định.
• Mẫu số 10 – Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi: Đây là mẫu mới yêu cầu khai báo đối tượng sở hữu từ 25% vốn điều lệ trở lên. Theo Thông tư 68/2025/TT-BTC, mẫu số 10 bắt buộc áp dụng trong trường hợp thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp từ ngày 01/07/2025.
• Giấy ủy quyền (nếu có): Trường hợp người nộp không phải là đại diện theo pháp luật,
• CCCD sao y bản chính của người nộp hồ sơ (áp dụng nếu là người được ủy quyền).

4. Chi tiết các bước nộp thông báo đổi địa chỉ công ty khi sáp nhập

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Thu thập đầy đủ các giấy tờ theo danh mục trên
• Đảm bảo tất cả giấy tờ đều còn hiệu lực
• Chuẩn bị bản gốc và bản sao theo yêu cầu

Bước 2: Đăng nhập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

• Số CCCD người đại diện
• Số điện thoại người đại diện
• Email để nhận thông báo

Bước 3: Nhập thông tin khối dữ liệu

• Địa chỉ
• Thông tin về thành viên
• Thông tin về thuế
• Thông tin ủy quyền
• Người nộp hồ sơ
• Người ký

Bước 4: Đính kèm hồ sơ

• Được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy
• Có định dạng “.doc”, “.docx” hoặc “.pdf”
• Thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định)
• Thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định)
• Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy
• Có dung lượng không quá 15Mb

• Nhấn chọn vào tài liệu đính kèm và tiến hành tải các tài liệu theo các mục tương ứng
• Sau khi tải lên tài liệu đính kèm, người sử dụng nhấn vào mục Loại tài liệu đính kèm và lựa chọn trong các loại tài liệu có sẵn
• Hệ thống chấp nhận cả 2 loại tài liệu đính kèm:
  • Tài liệu đính kèm thông thường được scan (có đủ chữ ký theo yêu cầu)
  • Tài liệu đính kèm có đầy đủ chữ ký số theo quy định dưới dạng bản điện tử.

Bước 5: Kiểm tra thông tin và nộp hồ sơ

Bước 6: Theo dõi tình trạng hồ sơ và nhận kết quả

5. Các thay đổi liên quan khác cần thực hiện

5.1 Trên trang hóa đơn điện tử

5.2 Thay đổi con dấu công ty

5.3 Thông báo cho khách hàng và đối tác

• Khách hàng thường xuyên
• Đối tác kinh doanh
• Ngân hàng
• Các cơ quan liên quan

5.4 Cập nhật thông tin trên website và tài liệu marketing

• Website công ty
• Brochure, catalog
• Danh thiếp
• Các tài liệu quảng cáo

Kết luận