Những điều cần biết về người đại diện theo pháp luật công ty

Giới thiệu

1. Người đại diện theo pháp luật là gì?

Điều 12. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

2. Tại sao công ty cần người đại diện theo pháp luật

2.1. Đại diện cho công ty trước pháp luật và cơ quan nhà nước

2.2. Ký kết hợp đồng và thực hiện giao dịch

2.3. Điều hành và quản lý doanh nghiệp

2.4. Xử lý tranh chấp, kiện tụng

2.5. Bảo đảm tính minh bạch và trách nhiệm

3. Người đại diện theo pháp luật có quyền và nghĩa vụ gì? Số lượng bao nhiêu?

3.1. Quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật

3.1.1. Quyền của người đại diện theo pháp luật

• Thực hiện các giao dịch nhân danh doanh nghiệp.
• Ký kết hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, văn bản pháp lý.
• Đại diện công ty giải quyết tranh chấp tại tòa án hoặc trọng tài.
• Điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp (nếu đồng thời giữ vị trí Giám đốc/Tổng giám đốc).

3.1.2. Nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý của người đại diện pháp luật,

Điều 13. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm sau đây:

a) Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;

b) Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;

c) Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của Luật này.

2. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm quy định tại khoản 1 Điều này.

• Thực hiện trung thực và cẩn trọng: Hành động vì lợi ích hợp pháp tối đa của doanh nghiệp, không làm tổn hại đến tài sản và uy tín của công ty.
• Trung thành với lợi ích doanh nghiệp: Không được lạm dụng địa vị, chức vụ, hoặc sử dụng thông tin, bí mật kinh doanh, cơ hội kinh doanh và tài sản của công ty cho mục đích cá nhân hoặc tổ chức, cá nhân khác.
• Minh bạch trong thông tin liên quan: Phải kịp thời thông báo đầy đủ và chính xác cho công ty nếu bản thân hoặc người có liên quan đang sở hữu, góp vốn hoặc giữ vai trò quản lý tại doanh nghiệp khác.

3.2. Số lượng về người đại diện theo pháp luật

3.2.1. Doanh nghiệp tư nhân

• Chỉ được thành lập duy nhất 1 doanh nghiệp tư nhân.
• Không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh hoặc thành viên hợp danh của công ty hợp danh.
• Không được góp vốn vào các loại hình công ty khác.
• Theo Điều 188, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

Điều 188. Doanh nghiệp tư nhân

3. Mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một doanh nghiệp tư nhân. Chủ doanh nghiệp tư nhân không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh, thành viên hợp danh của công ty hợp danh.

3.2.2. Công ty hợp danh

• Thành viên hợp danh chỉ được tham gia 1 công ty hợp danh, trừ khi được các thành viên hợp danh khác đồng ý.
• Không được làm chủ doanh nghiệp tư nhân.
• Theo Điều 180 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

Điều 180. Hạn chế quyền đối với thành viên hợp danh

1. Thành viên hợp danh không được làm chủ doanh nghiệp tư nhân; không được làm thành viên hợp danh của công ty hợp danh khác trừ trường hợp được sự nhất trí của các thành viên hợp danh còn lại.

3.2.3. Hộ kinh doanh

• Chỉ được đăng ký 1 hộ kinh doanh.
• Không được đồng thời làm chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thành viên hợp danh của công ty hợp danh (trừ khi được các thành viên hợp danh đồng ý).
• Theo Điều 80 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định:

Điều 80. Quyền thành lập hộ kinh doanh và nghĩa vụ đăng ký hộ kinh doanh

2. Cá nhân, thành viên hộ gia đình quy định tại khoản 1 Điều này chỉ được đăng ký một hộ kinh doanh trong phạm vi toàn quốc và được quyền góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp trong doanh nghiệp với tư cách cá nhân.
3. Cá nhân, thành viên hộ gia đình đăng ký hộ kinh doanh không được đồng thời là chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh của công ty hợp danh trừ trường hợp được sự nhất trí của các thành viên hợp danh còn lại.

3.2.4. Công ty TNHH và công ty cổ phần

• Không giới hạn số lượng công ty mà cá nhân có thể thành lập hoặc góp vốn.
• Cá nhân có thể đứng tên nhiều công ty TNHH hoặc công ty cổ phần.

4. Người đại diện theo pháp luật có quyền uỷ quyền cho ai? Những nội dung gì?

4.1. Ai có thể được ủy quyền?

• Người đại diện theo pháp luật có thể ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác, trong hoặc ngoài công ty.
• Tuy nhiên, trong trường hợp chủ sở hữu hoặc cổ đông là tổ chức, thì tổ chức này phải cử một cá nhân làm người đại diện theo ủy quyền bằng văn bản để thay mặt mình thực hiện quyền và nghĩa vụ trong công ty theo Điều 14 Luật Doanh nghiệp 2020.

Điều 14. Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức

1. Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức phải là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đó thực hiện quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật này.

4.2. Nội dung được phép ủy quyền

• Phạm vi ủy quyền có thể bao gồm một phần hoặc toàn bộ công việc của người đại diện theo pháp luật, như:
  • Ký kết hợp đồng.
  • Làm việc với cơ quan nhà nước.
  • Nộp hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp.
  • Thực hiện giao dịch ngân hàng, tài chính.
  • Tham gia giải quyết tranh chấp, đại diện tố tụng.
• Tuy nhiên, một số quyền và nghĩa vụ quan trọng theo quy định pháp luật (ví dụ như những việc bắt buộc người đại diện phải trực tiếp thực hiện) không được phép ủy quyền.
• Đặc biệt, nếu người đại diện theo pháp luật xuất cảnh khỏi Việt Nam, thì bắt buộc phải ủy quyền cho người khác thực hiện công việc của mình trong thời gian đó theo khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020:

Điều 12. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

3. Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

4.3. Hình thức và yêu cầu của văn bản ủy quyền

• Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, nêu rõ:
  • Phạm vi công việc được ủy quyền.
  • Thời hạn ủy quyền.
  • Thông tin người ủy quyền và người được ủy quyền.
  • Chữ ký và xác nhận của hai bên.
• Nếu người được ủy quyền thay mặt công ty thực hiện các thủ tục pháp lý quan trọng, nên có công chứng hoặc chứng thực để đảm bảo giá trị pháp lý.

Lưu ý:

• Dù đã ủy quyền, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm đối với hành vi của người được ủy quyền trong phạm vi ủy quyền.
• Vì vậy, để tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên soạn thảo văn bản ủy quyền một cách rõ ràng, minh bạch, và nên tham khảo ý kiến luật sư khi cần thiết.

5. Các mẫu uỷ quyền thông dụng của người đại diện theo pháp luật

• Mẫu giấy ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
• Mẫu giấy ủy quyền giao dịch ngân hàng
• Mẫu giấy ủy quyền làm việc với cơ quan thuế
• Mẫu giấy ủy quyền ký kết hợp đồng thương mại
• Mẫu giấy ủy quyền đại diện tại phiên tòa hoặc trọng tài

6. Dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật của Thành lập công ty giá rẻ

6.1. Bảng giá dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật

6.2. Quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật tại Thành lập doanh nghiệp giá rẻ

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Biên bản họp và quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật:
  • Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên: Biên bản họp và Quyết định của Hội đồng thành viên.
  • Đối với công ty cổ phần: Biên bản họp và Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.
  • Đối với công ty TNHH một thành viên: Quyết định của Chủ sở hữu công ty.
• Bản sao giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) của người đại diện mới.
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải do người đại diện pháp luật trực tiếp thực hiện).

Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

• Nộp online:
  • Scan toàn bộ hồ sơ thành file PDF.
  • Nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc Cổng Dịch vụ công của Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đăng ký.
  • Nhận kết quả qua email và làm theo hướng dẫn để nhận giấy phép mới.
• Nộp trực tiếp:
  • Doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền đến Bộ phận Một cửa của Sở Kế hoạch và Đầu tư để nộp hồ sơ giấy.
  • Nhận giấy hẹn trả kết quả.

Bước 3: Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới

• Thời gian xử lý hồ sơ: Khoảng 3 – 5 ngày làm việc.
• Kết quả:
  • Hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, ghi nhận thông tin người đại diện mới, đồng thời cập nhật trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
  • Hồ sơ chưa hợp lệ: Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp cần sửa đổi và nộp lại trong vòng 3 ngày làm việc.

• Có bắt buộc người đại diện theo pháp luật phải là người Việt Nam không? Không bắt buộc. Người đại diện có thể là người nước ngoài nhưng phải cư trú hợp pháp tại Việt Nam.
• Một người có thể làm đại diện pháp luật cho nhiều công ty không? Có, pháp luật không giới hạn số lượng công ty mà một người có thể đại diện.
• Muốn thay đổi người đại diện thì có cần sự đồng ý của các thành viên công ty không? Có. Việc thay đổi phải được thông qua bởi Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông tùy theo loại hình doanh nghiệp.
• Có cần thông báo với cơ quan thuế khi thay đổi người đại diện không? Có. Việc thay đổi cần được cập nhật tại cơ quan thuế để đảm bảo hồ sơ đồng bộ.