Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với thuế theo quy định mới từ 1/7/2025

Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử với thuế (Tờ khai mẫu DK01)

Bước 1: Đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử VNPT

Sau khi doanh nghiệp ký hợp đồng và được VNPT kích hoạt hệ thống hóa đơn điện tử, một email sẽ được gửi đến địa chỉ đăng ký của doanh nghiệp. Email này sẽ bao gồm các thông tin cần thiết để đăng nhập:

• Đường dẫn truy cập hệ thống (link đăng nhập)
• Tên tài khoản (user)
• Mật khẩu đăng nhập

Doanh nghiệp sử dụng các thông tin trên để đăng nhập vào hệ thống VNPT E-Invoice theo đường dẫn được cung cấp. Đây là bước đầu tiên để bắt đầu sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của VNPT.

Lúc này doanh nghiệp bấm vào nút đăng nhập để có thể đăng nhập vào trang hóa đơn điện tử của VNPT.

Giao diện mail tài khoản đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 2: Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

Sau khi đăng nhập thành công vào hệ thống VNPT E-Invoice theo tài khoản được cung cấp, quý doanh nghiệp thực hiện thao tác đăng ký phát hành hóa đơn như sau:

• Trên thanh menu, chọn mục Đăng ký phát hành
• Trong danh sách xổ xuống, nhấn vào Đăng ký phát hành sau đó chọn tạo mới để tiến hành kê khai thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Giao diện đăng ký phát hành - đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Chọn tạo mới - đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 3: Chọn loại hình thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

• Nếu doanh nghiệp lần đầu gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì chọn Tạo mới
• Nếu trước đó doanh nghiệp vẫn đang sử dụng hóa đơn điện tử thì bấm Thay đổi thông tin

Bước 4: Khai báo thông tin

Khai báo thông tin người nộp thuế

Tại giao diện nhập thông tin, quý doanh nghiệp tiến hành nhập đầy đủ và chính xác các thông tin bắt buộc, bao gồm:

• Tên người nộp thuế, mã số thuế
• Họ tên, số CCCD/hộ chiếu, ngày sinh, giới tính của người đại diện pháp luật đây là điểm mới trong giao diện tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
• Địa chỉ liên hệ, email, số điện thoại
• Cơ quan thuế quản lý và mã cơ quan thuế

Lưu ý: Các trường thông tin có dấu (*) là bắt buộc nhập. Việc khai báo sai hoặc thiếu có thể dẫn đến việc từ chối tiếp nhận hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn từ phía cơ quan thuế.

Giao diện nhập thông tin doanh nghiệp - đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Khai báo thông tin hóa đơn điện tử

Tại bước này, quý doanh nghiệp cần lựa chọn các hình thức sử dụng hóa đơn điện tử và phương thức truyền dữ liệu phù hợp, bao gồm:

• Hình thức hóa đơn: chọn Có mã của cơ quan thuế, không có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
• Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn sẽ có các trường hợp tương ứng để bạn tích chọn
• Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp chọn Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn” để đảm bảo truyền tải chính xác từng hóa đơn đến cơ quan thuế theo quy định.
• Loại hóa đơn sử dụng: Tùy thuộc vào tình hình doanh nghiệp hiện tại mà doanh nghiệp có thể chọn các loại hóa đơn tương ứng: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán tài sản công...
• Khai báo chứng thư số: kiểm tra thông tin chứng thư số hiển thị bên dưới, bao gồm: số sê-ri, thời hạn hiệu lực, loại chứng thư, hình thức đăng ký. Nếu chưa có, chọn “Thêm mới” để khai báo mới chứng thư số đã được cấp bởi tổ chức chứng thực chữ ký số hợp lệ.

Giao diện kê khai thông tin hoán đơn - đăng ký sử dụng hóa đơn diện tử

Khai báo thông tin tổ chức cung cấp dịch vụ, đơn vị truyền nhận và quyền tra cứu hóa đơn

Đây chính là điểm khác biệt so với tờ khai theo Nghị định 32 và Thông tư 70 trước đây, tại bước này quý doanh nghiệp cần hoàn thiện các thông tin sau:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ: hệ thống sẽ hiển thị mặc định thông tin của đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử: ví dụ: Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam - VNPT. Doanh nghiệp cần lưu ý chọn thời gian tổ chức cung cấp dịch vụ chính là thời gian mà qusy doanh nghiệp gửi tờ khai
• Thông tin đơn vị truyền nhận: khai báo đơn vị chịu trách nhiệm truyền/nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế (thường là tổ chức cung cấp dịch vụ).
• Đơn vị hạch toán phụ thuộc có quyền tra cứu (nếu có): nếu doanh nghiệp có chi nhánh hoặc đơn vị phụ thuộc cần quyền tra cứu hóa đơn, khai báo thêm tại mục này.
• Tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (nếu có): trong trường hợp muốn tạm ngưng, quý doanh nghiệp có thể khai báo thời gian bắt đầu và kết thúc tại phần này.

Bước 5: Hoàn thiện thông tin tích hợp, tra cứu và lưu hồ sơ

Sau khi bạn đã điện đầy đủ thông tin ở các trường bắt buộc, bạn cần bấm lưu để hệ thống ghi nhận thông tin và kiểm lại lại toàn bộ thông tin 1 lần nữa trước khi ký gửi

Giao diện lưu tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 6: Ký số và gửi hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn lên cơ quan thuế

Sau khi hoàn tất toàn bộ thông tin trong hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn, quý doanh nghiệp thực hiện bước cuối cùng như sau:

• Tại giao diện danh sách hồ sơ, kiểm tra hồ sơ có trạng thái Chưa gửi
• Nhấn vào biểu tượng máy bay giấy trong cột để tiến hành gửi hồ sơ đi.

 Giao diện bấm gửi hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi bấm chọn gửi hồ sơ, hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại xác nhận. Quý doanh nghiệp thực hiện:

• Kiểm tra lại nội dung cảnh báo: "Bạn có chắc muốn gửi?"
• Nhấn “Đồng ý” để xác nhận gửi và lúc này hệ thống sẽ yêu cầu xác thực bằng chữ ký số đã đăng ký trước đó bằng cách nhập ãm pin của chữ ký số. Sau khi ký và gửi thành công, hồ sơ sẽ được chuyển sang trạng thái Đã gửi và lúc này doanh nghiệp chỉ cần Chờ cơ quan thuế phản hồi

Lưu ý: Kết quả nhộp tờ khai sẽ được cơ quan thuế gửi thông báo về mail mà bạn đăng ký trước đó. Doanh nghiệp cần kiểm tra mail thường xuyên để nhận thông báo từ thuế nhé.