Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty

Giới thiệu

1. Người đại diện theo pháp luật công ty là ai?

Điều 12. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

• Chủ tịch Hội đồng thành viên
• Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc
• Hoặc chức danh khác được quy định trong điều lệ công ty

2. Quyền lợi, nghĩa vụ và vai trò của người đại diện pháp luật công ty

2.1. Quyền lợi của người đại diện pháp luật

• Thực hiện các giao dịch nhân danh doanh nghiệp: Nhân danh công ty ký kết, thỏa thuận hoặc cam kết trong các hoạt động kinh doanh hàng ngày.
• Ký kết hợp đồng: Bao gồm hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, các văn bản pháp lý với đối tác, cơ quan nhà nước hoặc cá nhân, tổ chức liên quan.
• Đại diện pháp lý của doanh nghiệp: Tham gia tố tụng, giải quyết tranh chấp tại tòa án hoặc trọng tài thương mại.
• Điều hành và quản lý hoạt động doanh nghiệp: Trong trường hợp người đại diện đồng thời giữ chức danh Giám đốc/Tổng Giám đốc, họ có toàn quyền điều hành các hoạt động nội bộ.

2.2. Nghĩa vụ của người đại diện pháp luật

Điều 13. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm sau đây:

a) Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;

b) Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;

c) Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của Luật này.

2. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm quy định tại khoản 1 Điều này.

• Làm đúng và đủ vai trò được giao, luôn đặt lợi ích của doanh nghiệp lên hàng đầu, làm việc cẩn trọng và trung thực.
• Không lợi dụng chức vụ để tư lợi cá nhân hoặc phục vụ lợi ích cho người khác bằng cách sử dụng thông tin, tài sản, cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp.
• Công khai minh bạch nếu có liên quan đến các công ty khác, như đứng tên, góp vốn, hoặc người thân cùng tham gia.

3. Các quy định pháp lý về người đại diện pháp luật

3.1. Điều kiện về năng lực hành vi dân sự

• Từ 18 tuổi trở lên
• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, tức là có khả năng nhận thức và làm chủ hành vi trong các giao dịch pháp lý
• Không thuộc diện bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự do bệnh lý hoặc theo quyết định của tòa án

3.2. Không thuộc đối tượng bị cấm đảm nhiệm chức vụ quản lý

• Cơ quan nhà nước, đơn vị quân đội/công an sử dụng tài sản công để kinh doanh thu lợi riêng.
• Cán bộ, công chức, viên chức nhà nước.
• Sĩ quan, quân nhân, công an chuyên nghiệp (trừ khi đại diện phần vốn góp của Nhà nước).
• Lãnh đạo doanh nghiệp nhà nước (trừ khi được cử làm đại diện vốn Nhà nước).
• Người chưa thành niên, mất năng lực hành vi, có khó khăn nhận thức hoặc tổ chức không có tư cách pháp nhân.
• Người đang bị truy cứu hình sự, đang chấp hành hình phạt tù, hoặc bị Tòa án cấm hành nghề.
• Pháp nhân thương mại bị cấm kinh doanh theo Bộ luật Hình sự.

3.3. Người nước ngoài có thể làm người đại diện theo pháp luật

• Có giấy phép lao động hợp pháp tại Việt Nam
• Tuân thủ quy định về lưu trú, cư trú theo Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam

3.4. Một người có thể đại diện pháp luật cho nhiều doanh nghiệp

4. Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

4.1. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Quyết định hoặc biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 Thành viên trở lên và công ty cổ phần
• Quyết định của chủ sở hữu đối với công ty TNHH 1 thành viên
• Bản sao CCCD/CMND của người đại diện mới.
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu không phải do người đại diện pháp luật trực tiếp thực hiện.

4.2. Trình tự nộp hồ sơ thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Nộp trực tiếp:

• Doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền đến Bộ phận Một cửa của Sở Kế hoạch và Đầu tư để nộp hồ sơ giấy.
• Nhận giấy hẹn trả kết quả.

Nộp online:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

• Truy cập website Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
• Chọn "Đăng nhập", nếu chưa có tài khoản, bạn cần đăng ký mới.

Bước 2: Chọn Phương thức nộp hồ sơ

• Sử dụng chữ ký số công cộng
• Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh

Cách 1: Thay đổi địa chỉ công ty trên GPKD bằng chữ ký số công cộng

Cách 2: Thay đổi địa chỉ công ty trên GPKD bằng tài khoản đăng ký kinh doanh

Bước 3: Đăng ký thay đổi doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc

• Chỉ cần nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ trong Hệ thống để tìm kiếm (không cần nhập cả 2 loại mã số).

• Nếu người nộp hồ sơ là người được ủy quyền, chọn người ủy quyền rồi bấm tiếp theo để tiếp tục.
• Nếu người nộp hồ sơ là người có thẩm quyền ký Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, chọn người có thẩm quyền ký Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp rồi bấm tiếp theo để tiếp tục.

Bước 4: Kê khai thông tin vào khối dữ liệu

• Người nộp hồ sơ
• Thông tin ủy quyền
• Người ký
• Thông tin về người đại diện pháp luật
• Thông tin về chủ sở hữu

Bước 5: Đính kèm hồ sơ

Khi nộp hồ sơ đăng ký điện tử, người dùng cần tải lên đầy đủ các giấy tờ theo quy định về thành phần hồ sơ (giống như hồ sơ bản giấy)

  Giao diện đính kèm hồ sơ Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

• Được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy
• Có định dạng “.doc”, “.docx” hoặc “.pdf”
• Thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định)
• Thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định)
• Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy
• Có dung lượng không quá 15Mb

• Nhấn chọn vào tài liệu đính kèm và tiến hành tải các tài liệu theo các mục tương ứng
• Sau khi tải lên tài liệu đính kèm, người sử dụng nhấn vào mục Loại tài liệu đính kèm và lựa chọn trong các loại tài liệu có sẵn
• Hệ thống chấp nhận cả 2 loại tài liệu đính kèm:
  • Tài liệu đính kèm thông thường được scan (có đủ chữ ký theo yêu cầu)
  • Tài liệu đính kèm có đầy đủ chữ ký số theo quy định dưới dạng bản điện tử.

• Nhấn Kiểm tra thông tin để hệ thống rà soát các trường dữ liệu đã khai báo. Đảm bảo không có lỗi hoặc mục nào còn thiếu.
  • Nếu tất cả thông tin đã chính xác và đầy đủ, bạn bấm Chuẩn bị để hệ thống tạo file hồ sơ điện tử.
  • Cuối cùng, nhấn Xác nhận để hoàn tất quá trình tạo hồ sơ và chuyển sang bước ký số.

Bước 7: Thanh toán và hoàn tất quy trình đăng ký

Bước 8: Theo dõi tình trạng hồ sơ và nhận kết quả

Bước 3: Nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới

• Thời gian xử lý hồ sơ: Khoảng 3 – 5 ngày làm việc.
• Kết quả:
  • Hồ sơ hợp lệ: Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, ghi nhận thông tin người đại diện mới, đồng thời cập nhật trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia.
  • Hồ sơ chưa hợp lệ: Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp cần sửa đổi và nộp lại trong vòng 3 ngày làm việc.

5. Những điều cần làm sau khi làm thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

• Thông báo với ngân hàng: Để cập nhật thông tin người đại diện mới trên tài khoản doanh nghiệp và đảm bảo quyền giao dịch không bị gián đoạn.
• Cập nhật với cơ quan thuế: Điều chỉnh thông tin trên hệ thống thuế để đảm bảo việc khai thuế, ký tờ khai, báo cáo đúng với pháp luật.
• Thông báo cho đối tác, khách hàng, cơ quan liên quan: Giúp đảm bảo minh bạch, duy trì uy tín và tránh hiểu nhầm trong quá trình giao dịch, ký kết mới.
• Điều chỉnh hợp đồng, văn bản nếu cần: Trường hợp hợp đồng cũ có ghi tên người đại diện cũ, cần làm phụ lục/hợp đồng mới để xác nhận lại bên ký kết.

6. Những điều cần lưu ý khi làm thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

• Đảm bảo người đại diện mới có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và không thuộc các trường hợp bị cấm theo quy định của pháp luật
• Trường hợp thay đổi người đại diện làm thay đổi điều lệ công ty thì phải cập nhật điều lệ kèm theo
• Nếu có từ hai người đại diện trở lên, điều lệ công ty cần quy định rõ phạm vi quyền hạn của từng người
• Thời gian xử lý hồ sơ thông thường từ 3 – 5 ngày làm việc, cần chuẩn bị kỹ hồ sơ để tránh bị từ chối

7. Các câu hỏi thường gặp

7.1. Thay đổi người đại diện theo pháp luật có cần thay đổi con dấu công ty không?

7.2. Người đại diện theo pháp luật cũ có cần phải có mặt để ký hồ sơ không?

7.3. Thay đổi người đại diện có ảnh hưởng gì đến các hợp đồng hiện tại không?