Hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh: Quy định mới và thủ tục đăng ký 2025

Giới thiệu

1. Hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh là gì?

1.1 Định nghĩa

Điều 3. Giải thích từ ngữ

2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Được cấp mã xác thực từ cơ quan thuế, áp dụng cho đa số hộ kinh doanh.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Chỉ áp dụng cho một số trường hợp đặc biệt theo thông báo của cơ quan thuế.

1.2 Ý nghĩa của việc áp dụng hóa đơn điện tử

• Minh bạch hóa doanh thu: Tất cả giao dịch được ghi nhận và theo dõi chặt chẽ
• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy
• Tăng hiệu quả quản lý: Dễ dàng tra cứu, báo cáo và kê khai thuế
• Hỗ trợ chuyển đổi số: Thúc đẩy hộ kinh doanh phát triển theo hướng hiện đại

2. Đối tượng hộ kinh doanh được sử dụng hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 51 có mức doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, căn cứ theo kê khai thuế trong năm gần nhất.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoạt động trong các lĩnh vực cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, bao gồm:
  • Bán lẻ hàng hóa (trừ ô tô, mô tô, xe máy, xe có động cơ khác),
  • Dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn,
  • Vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ,
  • Nghệ thuật, vui chơi, giải trí, chiếu phim,
  • Các dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
• Hộ kinh doanh đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nhưng bị đánh giá rủi ro cao về thuế theo nhận định của cơ quan thuế, sẽ bị bắt buộc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Hộ kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng thì có thể đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh thông qua cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Điều 13. Áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

1. Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, riêng trường hợp rủi ro cao về thuế thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

2. Quy định về cấp và kê khai xác định nghĩa vụ thuế khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh như sau:

a) Loại hóa đơn cấp theo từng lần phát sinh

a.1) Cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng trong các trường hợp:

- Hộ, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 4 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng;

3. Quy định mới về hóa đơn điện tử áp dụng cho hộ kinh doanh

3.1 Bổ sung các loại hóa đơn điện tử mới

• Hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí
• Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí
• Hóa đơn thương mại
• Hóa đơn của nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam
• Hóa đơn điện tử bán tài sản công
• Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia

3.2 Bổ sung và điều chỉnh nội dung hóa đơn

• Ngoài các thông tin cơ bản như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, hóa đơn điện tử có thể bổ sung số định danh cá nhân hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách, nhằm tăng tính định danh và đối chiếu dữ liệu thuế.
• Đối với hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) và hóa đơn bán hàng (HĐBH) trong kinh doanh dịch vụ vận tải, hóa đơn phải thể hiện:
  • Biển kiểm soát phương tiện vận tải
  • Hành trình vận chuyển (từ điểm đi đến điểm đến)
  • Đối với doanh nghiệp vận tải nền tảng số, phải có thông tin về hàng hóa vận chuyển và người gửi hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân)

  Điều 10. Nội dung của hóa đơn

  ...

  Thông tin người mua, ngoài thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế thì sử dụng số định danh cá nhân của người mua hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách.

  ...

  Trường hợp kinh doanh vận tải thì trên hóa đơn phải thể hiện biển kiểm soát phương tiện vận tải, hành trình (điểm đi-điểm đến); đối với doanh nghiệp kinh doanh vận tải cung cấp dịch vụ vận tải trên nền tảng số, hoạt động thương mại điện tử thì phải thể hiện tên hàng hóa vận chuyển, thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh người gửi hàng.

• Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã có quy định đặc biệt nhằm đơn giản hóa nội dung trên hóa đơn bán lẻ xăng dầu khi người mua là cá nhân không kinh doanh. Cụ thể, không bắt buộc phải thể hiện các chỉ tiêu sau:
  • Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua
  • Chữ ký điện tử của người mua
  • Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán
  • Thuế suất thuế giá trị gia tăng

Điều 5. Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn

...

Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

...

Quy định rõ hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký số của người mua.

• Ngược lại với lĩnh vực xăng dầu, hóa đơn điện tử trong lĩnh vực casino lại yêu cầu chặt chẽ hơn về mặt thông tin. Theo quy định tại Nghị định 70, các chỉ tiêu bắt buộc phải thể hiện đầy đủ trên hóa đơn bao gồm
  • Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn
  • Chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của người bán
  • Thuế suất thuế GTGT
  • Đồng thời phải kèm bảng kê tổng hợp doanh thu theo mẫu 01/TH-DT và đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật riêng về dữ liệu hóa đơn.

3.3 Quy định mới về thời điểm lập, ký số và gửi hóa đơn điện tử

• Thời điểm gửi hóa đơn có mã đến cơ quan thuế hoặc chuyển dữ liệu đối với hóa đơn không mã phải thực hiện chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.
• Thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn, ngay cả khi thời điểm ký số khác.
• Đối với một số ngành nghề đặc thù, quy định thời điểm lập hóa đơn như sau:
  • Khai thác, chế biến dầu thô: chậm nhất 7 ngày sau ngày gửi thông báo lượng khí giao tháng
  • Cơ sở khám chữa bệnh: lập hóa đơn vào thời điểm cơ quan bảo hiểm xã hội thanh toán chi phí
  • Hoạt động bảo hiểm: lập hóa đơn tại thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm
  • Kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng: lập hóa đơn chậm nhất 1 ngày sau ngày kết thúc kỳ xác định doanh thu
  • Kinh doanh xổ số: lập hóa đơn trước thời điểm mở thưởng của kỳ tiếp theo

3.4 Quy định mới về xử lý sai sót hóa đơn

• Bỏ quy định về hủy hóa đơn. Từ nay, việc xử lý sai sót chỉ còn áp dụng hai hình thức: điều chỉnh hóa đơn và thay thế hóa đơn.
• Bổ sung thêm các tình huống cần điều chỉnh hóa đơn, bao gồm:
  • Hóa đơn không có sai sót nhưng trong quá trình thanh toán phát sinh điều chỉnh về giá trị hoặc khối lượng.
  • Hóa đơn trong trường hợp hàng hóa hoặc dịch vụ bị trả lại.
  • Các giao dịch hoàn phí của tổ chức tín dụng cung cấp dịch vụ thanh toán.
• Việc điều chỉnh hóa đơn phải thể hiện đúng bản chất giao dịch:
  • Điều chỉnh tăng ghi dấu dương.
  • Điều chỉnh giảm ghi dấu âm.
• Trong trường hợp đã áp dụng điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn cho một sai sót, nếu tiếp tục phát hiện sai sót khác, người bán buộc phải sử dụng lại hình thức đã áp dụng lần đầu để xử lý.
• Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đã lập sai:
  • Nếu người mua là doanh nghiệp hoặc tổ chức kinh tế: hai bên phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót.
  • Nếu người mua là cá nhân: người bán có thể thông báo trực tiếp hoặc công khai thông tin trên website chính thức.
• Bổ sung quy định về việc lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai trong cùng tháng và cùng một người mua. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình và giảm số lượng hóa đơn phát sinh.

3.5 Quy định về tổng hợp dữ liệu hóa đơn

• Bổ sung quy định đối với các ngành nghề đặc thù có khối lượng hóa đơn lớn như:
  • Dịch vụ bưu chính viễn thông
  • Bảo hiểm
  • Ngân hàng – tài chính
  • Vận tải hàng không
  • Chứng khoán
  • Cung cấp điện, nước (nếu có thông tin mã khách hàng hoặc mã số thuế)
• Bổ sung quy định lập bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo mẫu 01/TH-HĐĐT áp dụng cho các lĩnh vực như: viễn thông, tài chính – ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán, hàng không, điện, nước (nếu có mã khách hàng hoặc mã số thuế).
• Bỏ yêu cầu lập bảng tổng hợp dữ liệu đối với hoạt động bán xăng dầu trong ngày như quy định cũ.
• Trường hợp phát hiện sai sót hoặc thiếu dữ liệu đã gửi, người bán được lập bảng tổng hợp bổ sung, kèm thông tin đối chiếu tại cột 14 của mẫu báo cáo.

4. Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

4.1 Điều kiện cần thiết trước khi đăng ký

• Có thiết bị kết nối Internet: Laptop, máy tính, điện thoại thông minh
• Có địa chỉ thư điện tử (email)
• Có sử dụng chữ ký số theo thông tin mã số thuế

4.2 Thủ tục đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Bước 1: Nhận báo giá và lựa chọn gói dịch vụ

• Nhận báo giá chi tiết từ đơn vị phát hành như VNPT
• Lựa chọn gói hóa đơn phù hợp với mô hình kinh doanh
• Được tư vấn cụ thể về tính năng như ký số, tích hợp máy tính tiền, mẫu hóa đơn, QR tra cứu...

Bước 2: Cung cấp thông tin đăng ký cần thiết

• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh: Bản chụp gốc hoặc bản sao công chứng còn hiệu lực trong vòng 6 tháng
• Căn cước công dân (CCCD) của người đại diện
• Email đăng ký: Dùng để nhận thông báo và hóa đơn điện tử
• Số điện thoại liên hệ: Để bộ phận kỹ thuật hỗ trợ khi cần thiết
• Logo doanh nghiệp (nếu có): Phục vụ thiết kế mẫu hóa đơn điện tử

Bước 3: Ký hợp đồng và thanh toán

• Đối với hợp đồng giấy: Hợp đồng sẽ được in sẵn và gửi đến hộ kinh doanh để ký và đóng dấu
• Đối với hợp đồng điện tử: Nếu hộ kinh doanh có chữ ký số, có thể ký hợp đồng trực tuyến qua email để tiết kiệm thời gian

Bước 4: Kích hoạt tài khoản và hướng dẫn sử dụng

• Nhận tài khoản và mật khẩu truy cập hệ thống
• Được hỗ trợ đăng ký tờ khai sử dụng hóa đơn mẫu 01ĐKTĐ/HĐĐT
• Nhận hướng dẫn đầy đủ về cách sử dụng phần mềm, tạo lập và phát hành hóa đơn

5. Những lưu ý quan trọng khi hộ kinh doanh xuất hóa đơn

5.1 Thời điểm có hiệu lực

5.2 Thời điểm lập hóa đơn

• Bán hàng hóa: Ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng
• Cung cấp dịch vụ: Ngày hoàn thành cung cấp dịch vụ
• Xây dựng, lắp đặt: Ngày nghiệm thu và bàn giao công trình hoặc hạng mục

5.3 Thông tin bắt buộc trên hóa đơn

• Thông tin người bán: Tên hộ kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ đăng ký
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân (nếu có yêu cầu)
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
• Thuế GTGT: Thuế suất 0%, 5% hoặc 10% và số tiền thuế GTGT
• Tổng tiền thanh toán: Bao gồm giá trị hàng hóa, dịch vụ và tiền thuế

5.4 Cách gửi hóa đơn cho khách hàng

• Gửi qua thư điện tử (email)
• Gửi qua tin nhắn SMS
• Cung cấp đường dẫn truy cập hóa đơn
• Cung cấp mã QR để tra cứu và tải hóa đơn

5.5 Xử lý hóa đơn sai sót

• Thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định
• Lập văn bản thỏa thuận với người mua (nếu là tổ chức hoặc doanh nghiệp) trước khi điều chỉnh
• Trường hợp người mua là cá nhân, phải có thông báo bằng văn bản hoặc đăng trên website của người bán
• Có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng và cùng người mua

5.6 Lưu trữ hóa đơn điện tử

• Sử dụng phần mềm có khả năng sao lưu và lưu trữ an toàn
• Đảm bảo tính toàn vẹn, không thay đổi dữ liệu trong thời gian lưu trữ
• Đáp ứng khả năng truy xuất khi có yêu cầu kiểm tra

5.7 Máy tính tiền có kết nối dữ liệu

Kết luận