Giới thiệu
Trong quá trình kinh doanh, việc lập sai số lượng, đơn giá hoặc thuế suất trên hóa đơn là điều khó tránh khỏi. Để khắc phục, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định pháp luật. Bắt đầu từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã cập nhật nhiều điểm mới quan trọng về hình thức, điều kiện và thủ tục điều chỉnh. Việc nắm vững quy trình lập hóa đơn điều chỉnh không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn giảm thiểu rủi ro về thuế và tránh bị xử phạt hành chính không đáng có.
1. Hóa đơn điều chỉnh là gì?
- Căn cứ theo NĐ123/2020/NĐ-CP và TT78/2021/TT-BTC, hóa đơn điều chỉnh là hóa đơn được lập để sửa đổi nội dung của một hóa đơn đã lập trước đó, bao gồm: tên hàng, số lượng, đơn giá, tiền thuế...Doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh khi phát hiện sai sót.
- Ví dụ: Lập sai số lượng 20 sản phẩm thành 12 sản phẩm, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điều chỉnh số lượng tăng.
Hóa đơn điều chỉnh là gì?
2. Những trường hợp được phép xuất hóa đơn điều chỉnh
Theo Điều 19, 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và cập nhật tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC:
- Trường hợp sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế: chỉ cần thông báo sai sót, không cần lập lại hóa đơn. Ví dụ: Địa chỉ ghi “Số 12 Lê Lợi” thành “Số 21 Lê Lợi” nhưng mã số thuế vẫn đúng chỉ cần làm thông báo sai sót không cần lập lại hóa đơn.
- Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc hàng hóa ghi sai:
- Lập hóa đơn điều chỉnh có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
- Hoặc lập hóa đơn thay thế có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
- Trước khi điều chỉnh/thay thế, cần có văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán (trừ trường hợp người mua là cá nhân).
- Ví dụ: Sai số lượng 10 sản phẩm thành 20 sản phẩm → thỏa thuận, lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ phần tăng thêm.
- Lập một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng, cùng người mua kèm bảng kê các hóa đơn bị điều chỉnh. Ví dụ: 3 hóa đơn sai thuế suất trong tháng 5 cho cùng một khách hàng → lập 01 hóa đơn điều chỉnh chung.
- Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót:
- Gửi thông báo 01/TB-RSĐT đến người bán.
- Người bán có trách nhiệm kiểm tra, lập báo cáo điều chỉnh theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Nếu không phản hồi đúng hạn, sẽ bị thông báo lần 2 và có thể bị kiểm tra việc sử dụng hóa đơn.
- Một số tình huống đặc biệt được phép điều chỉnh:
- Thay đổi giá trị, khối lượng sau thanh toán hoặc quyết toán có căn cứ từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền: lập hóa đơn phản ánh chênh lệch (ghi âm nếu giảm, ghi dương nếu tăng).
- Chiết khấu thương mại sau bán hàng: điều chỉnh trên hóa đơn lần cuối hoặc lập hóa đơn riêng kèm bảng kê hóa đơn điều chỉnh.
- Trả lại hàng hóa hoặc hủy/chấm dứt dịch vụ sau khi đã thu tiền: người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp hai bên thỏa thuận người mua lập.
- Tài sản phải đăng ký quyền sở hữu: nếu trả lại, người mua phải lập hóa đơn trả lại nếu sử dụng hóa đơn điện tử.
- Giảm phí bảo hiểm hoặc hoàn phí: người bán lập hóa đơn điều chỉnh kèm biên bản hoặc thỏa thuận với khách hàng.
- Ngành hàng không: hóa đơn hoàn/đổi vé được coi là hóa đơn điều chỉnh, không cần ghi rõ thông tin điều chỉnh.
- Ngành tài chính (thanh toán không dùng tiền mặt): hóa đơn hoàn phí không cần thông tin điều chỉnh cụ thể.
- Ngành viễn thông: khách hàng dùng thẻ trả trước để thanh toán dịch vụ khác được lập hóa đơn điều chỉnh theo bảng kê.
- Tổ chức tín dụng hoàn phí dịch vụ thanh toán: được phép lập hóa đơn điều chỉnh mà không cần ghi rõ thông tin hóa đơn gốc.
Những trường hợp được phép xuất hóa đơn điều chỉnh
3. Hình thức xử phạt khi không thực hiện đúng quy định xuất hóa đơn điều chỉnh
Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP):
- Cảnh cáo nếu lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt từ 500.000 đến 1.500.000 đồng nếu không lập hóa đơn cho khuyến mại, biếu tặng... theo quy định.
- Phạt từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng nếu lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế.
- Phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng nếu lập sai loại hóa đơn, không đúng trình tự, chưa được cơ quan thuế chấp thuận...
- Phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng nếu không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định.
- Biện pháp khắc phục: Buộc lập hóa đơn đúng quy định nếu người mua có yêu cầu.
4. Những câu hỏi thường gặp
4.1 Hóa đơn sai số lượng có điều chỉnh được không?
Theo, khoản 4 Điều 26 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định:
Điều 26. Xử lý đối với hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập4. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số, ký hiệu. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc hai bên lập biên bản ghi rõ sai sót trước khi người bán lập hóa đơn điều chỉnh thì các bên lập biên bản ghi rõ sai sót sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
Nếu hàng hóa đã giao, hai bên đã kê khai thuế nhưng phát hiện sai số lượng, người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh, không được ghi âm tổng tiền, mà chỉ thể hiện phần tăng hoặc giảm rõ ràng.
Quy trình thực hiện:
- Hai bên lập biên bản thỏa thuận bằng văn bản, nêu rõ nội dung sai lệch. (Đặc biệt bắt buộc từ 01/6/2025 theo khoản 13 Điều 1 NĐ 70/2025/NĐ-CP)
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, dòng mô tả ghi: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, Ký hiệu…, Số…, Ngày…/…/…”
- Hai bên thực hiện kê khai bổ sung thuế đầu ra, đầu vào tại kỳ phát sinh điều chỉnh.
4.2 Một biên bản điều chỉnh cho nhiều hóa đơn được không?
Cho phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai (cùng lỗi, cùng người mua, cùng kỳ thuế).
Yêu cầu:
- Các hóa đơn sai phải cùng lỗi về tính chất
- Phải cùng kỳ khai thuế
- Biên bản thỏa thuận cần liệt kê rõ từng hóa đơn: số, ký hiệu, ngày lập, nội dung điều chỉnh.
Yêu cầu một biên bản điều chỉnh cho nhiều hóa đơn
4.3 Cách viết hóa đơn điều chỉnh?
Trên hóa đơn điều chỉnh cần đảm bảo:
- Ghi đầy đủ các thông tin bắt buộc: tên đơn vị, mã số thuế, hàng hóa, thuế suất, số tiền...
- Dòng mô tả: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, Ký hiệu…, Số…, Ngày…” (nếu là thay thế thì ghi: “Thay thế…”)
- Mức điều chỉnh:
- Hóa đơn điện tử: cho phép ghi số âm nếu là điều chỉnh giảm
- Hóa đơn giấy: không được ghi âm
- Phải ký số, gửi cơ quan thuế cấp mã (đối với hóa đơn có mã) trước khi gửi cho người mua
4.5 Cách điều chỉnh báo cáo sử dụng hóa đơn khi có sai sót?
Theo Điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/HĐG hoặc BC26/HĐĐT) có sai:
- Phải lập báo cáo bổ sung, gửi kèm văn bản giải trình tới Chi cục Thuế quản lý trực tiếp
- Hạn nộp: chậm nhất là ngày cuối tháng đầu quý kế tiếp
- Báo cáo bổ sung cần:
- Tích chọn ô “Bổ sung lần thứ…”
- Ghi rõ nguyên nhân sai sót
- Đính kèm bảng kê điều chỉnh (BK02/QT-HĐG hoặc bảng tổng hợp hóa đơn điện tử)
- Lưu biên nhận điện tử để chứng minh đã hoàn tất thủ tục
5. Một số lưu ý quan trọng cần tuân thủ
- Bắt buộc lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh hóa đơn nếu người mua là tổ chức hoặc hộ kinh doanh (theo NĐ 70/2025/NĐ-CP)
- Không cần lập hóa đơn điều chỉnh nếu sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế ➜ chỉ cần thông báo bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT
- Lưu trữ đầy đủ hồ sơ: biên bản thỏa thuận, hóa đơn điều chỉnh/thay thế, bảng kê và các chứng từ liên quan trong thời hạn tối thiểu 10 năm
Kết luận
Việc xử lý hóa đơn điều chỉnh đúng cách là bước quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp cho các giao dịch thương mại và số liệu kế toán của doanh nghiệp. Từ việc lập biên bản thỏa thuận đến cách ghi hóa đơn, gửi cơ quan thuế, kê khai bổ sung… tất cả đều phải tuân thủ chặt chẽ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát hóa đơn định kỳ và lưu trữ hồ sơ đầy đủ nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế trong mọi thời điểm. Hãy liên hệ Thành lập công ty giá rẻ ngay để được hỗ trợ ngay nhé.
