Giới thiệu
Trong quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến mã cơ quan thuế – yếu tố xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn khi phát hành. Kể từ ngày 1/7/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc trên toàn quốc. Vậy mã cơ quan thuế là gì? Ai bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử có mã? Quy trình cấp mã như thế nào và tại sao đây lại là bước quan trọng trong hoạt động kế toán – thuế? Thành lập công ty giá rẻ sẽ giúp bạn hiểu rõ trong bài viết này.
1. Mã cơ quan thuế là gì?
Theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về mã cơ quan thuế như sau:
Điều 3. Giải thích từ ngữTrong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
Mã cơ quan thuế là một dãy ký tự số do Tổng cục Thuế cấp tự động để xác nhận tính hợp lệ, hợp pháp của một hóa đơn điện tử. Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, dữ liệu hóa đơn được gửi đến hệ thống của cơ quan thuế để cấp mã xác thực trước khi phát hành cho người mua.
2. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì?
Theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, như sau:
Điều 3. Giải thích từ ngữTrong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn do doanh nghiệp lập trên hệ thống phần mềm, được gửi đến Cổng thông tin Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực và sau đó gửi cho người mua.
3. Ai bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế?
3.1 Trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế
Theo Điều 91 Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn, các đối tượng sau bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thông thường: Tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, không phân biệt giá trị giao dịch, trừ các trường hợp được miễn theo khoản 2.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện khai thuế theo phương pháp kê khai: Các hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ mức phải kê khai thuế giá trị gia tăng trở lên, hoặc thuộc nhóm ngành nghề bắt buộc theo quy định tại khoản 5 Điều 51 của Luật Quản lý thuế, phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
- Các trường hợp cần hóa đơn lẻ: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử thường xuyên, nhưng có nhu cầu xuất hóa đơn cho từng lần bán hàng – thì phải được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh, sau khi hoàn thành nghĩa vụ khai, nộp thuế.
3.2 Trường hợp nào không bắt buộc sử dụng hóa đơn có mã cơ quan thuế
Theo khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế, doanh nghiệp hoạt động trong các ngành có hạ tầng công nghệ tốt và không có rủi ro cao về thuế được phép sử dụng hóa đơn không có mã, ví dụ:
- Ngân hàng, bảo hiểm, tài chính, điện lực, xăng dầu, viễn thông
- Bán lẻ qua siêu thị, thương mại điện tử, logistics, vận tải...
Tuy nhiên, nếu các đơn vị này bị xếp loại rủi ro thuế cao, họ vẫn phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã.
4. Quy trình cấp mã cơ quan thuế cho hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Điều 9 Quyết định 1447/QĐ-TCT năm 2021, quy định:
Điều 9. Tiếp nhận, xử lý và cấp mã của cơ quan thuế cho hóa đơn điện tử có mã1. Đối chiếu bước 1:Trong thời gian 05 phút kể từ khi Cổng điện tử tiếp nhận HĐĐT đề nghị cấp mã từ NNT (không bao gồm HĐĐT theo từng lần phát sinh thực hiện theo quy định tại Điều 12 Quy trình này), Hệ thống HĐĐT tự động đối chiếu các thông tin, bao gồm:
Việc cấp mã cơ quan thuế cho hóa đơn điện tử được thực hiện qua hệ thống tự động của Tổng cục Thuế với 3 bước chính sau:
Bước 1: Tiếp nhận và đối chiếu thông tin hóa đơn
Trong vòng 5 phút kể từ thời điểm nhận được yêu cầu cấp mã từ người nộp thuế (NNT), Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tự động đối chiếu thông tin của hóa đơn, bao gồm:
- Mã số thuế của người bán phải đang hoạt động (trạng thái 00, 02, 04)
- Chữ ký số hợp lệ, đã đăng ký theo chuẩn của Bộ Thông tin và Truyền thông
- Số hóa đơn duy nhất trong từng ký hiệu
- Loại hóa đơn phù hợp với đăng ký ban đầu (Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT)
- Hóa đơn không thuộc diện tạm ngừng sử dụng
- Thời điểm lập hóa đơn hợp lệ, phù hợp hình thức hóa đơn đã đăng ký
- Với hóa đơn thay thế/điều chỉnh: hóa đơn gốc chưa bị điều chỉnh, chưa bị hủy, chưa bị thay thế
Trường hợp ủy nhiệm hoặc qua tổ chức truyền nhận, hệ thống cũng kiểm tra thông tin ủy quyền và tổ chức trung gian theo quy định.
Bước 2: Cấp mã cơ quan thuế hoặc thông báo lỗi
- Nếu hóa đơn điện tử hợp lệ, hệ thống sẽ cấp mã cơ quan thuế, ký số thay mặt Tổng cục Thuế và gửi lại cho doanh nghiệp trong tối đa 5 phút.
- Nếu hóa đơn không hợp lệ, hệ thống sẽ lập Thông báo kiểm tra dữ liệu hóa đơn (Mẫu số 01/TB-KTDL), cũng được ký số bởi Tổng cục Thuế và gửi lại theo phương thức điện tử.
Bước 3: Đối chiếu định kỳ hàng tháng
Từ ngày 01 đến ngày 10 hàng tháng, hệ thống hóa đơn điện tử sẽ:
- Tự động đối chiếu dữ liệu đã cấp mã trong kỳ trước với các thông tin cập nhật
- Nếu có nghi vấn, cơ quan thuế sẽ yêu cầu giải trình, xử lý theo Điều 19 của Quy trình
Đây là bước giúp cơ quan thuế kiểm soát gian lận, làm rõ các sai lệch giữa hóa đơn đã cấp mã và thông tin thực tế phát sinh.
Quy trình cấp mã cơ quan thuế cho hóa đơn điện tử
5. Lợi ích của hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế
- Xác minh tính hợp pháp, hợp lệ: Hóa đơn được Tổng cục Thuế cấp mã và ký số trước khi phát hành, đảm bảo đầy đủ giá trị pháp lý, được công nhận khi kiểm tra thuế hoặc quyết toán. Doanh nghiệp không phải lo hóa đơn bị bác bỏ khi kê khai.
- Chống gian lận hóa đơn: Việc cấp mã trước khi sử dụng giúp ngăn chặn tình trạng:
- Phát hành trùng số
- Sử dụng hóa đơn khống
- Gian lận trong giao dịch nội bộ
- Tất cả hóa đơn đều được ghi nhận trên hệ thống tập trung của cơ quan thuế.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí: Không cần in ấn, lưu trữ giấy tờ thủ công, không mất công gửi hóa đơn qua đường bưu điện. Doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn qua email hoặc qua phần mềm tích hợp, tiết kiệm chi phí vận hành.
- Dễ dàng truy vết, lưu trữ: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế được lưu trữ điện tử, dễ dàng tra cứu, truy vết khi cần. Hệ thống phần mềm cũng hỗ trợ tự động sao lưu và kiểm soát vòng đời hóa đơn.
- Tăng uy tín và minh bạch với đối tác: Hóa đơn điện tử có mã thể hiện doanh nghiệp đang tuân thủ pháp luật, chuyên nghiệp và minh bạch – điều này giúp nâng cao niềm tin với khách hàng, đối tác và nhà đầu tư.
6. So sánh hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế
| Tiêu chí | Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế | Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế |
| Khái niệm | Là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực và ký số trước khi doanh nghiệp gửi cho người mua | Là hóa đơn do doanh nghiệp tự phát hành, không cần cơ quan thuế cấp mã |
| Cơ quan cấp mã | Tổng cục Thuế (thông qua hệ thống điện tử) | Không có mã xác thực từ cơ quan thuế |
| Đối tượng áp dụng | Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh (theo phương pháp kê khai) – bắt buộc với doanh nghiệp mới hoặc rủi ro cao về thuế | Doanh nghiệp hoạt động ổn định, ngành nghề đặc thù, có hạ tầng CNTT mạnh (ngân hàng, viễn thông, bảo hiểm...) |
| Quy trình phát hành | Lập hóa đơn → Gửi lên Cổng thông tin Tổng cục Thuế → Cấp mã → Gửi cho người mua | Lập hóa đơn → Gửi trực tiếp cho người mua, đồng thời truyền dữ liệu định kỳ về cơ quan thuế |
| Tính pháp lý | Cao, có xác nhận của cơ quan thuế, dễ chứng minh tính hợp lệ | Pháp lý vẫn được công nhận nhưng doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm toàn bộ nếu có sai sót |
| Thời gian phát hành | Tối đa 5 phút nếu hợp lệ | Gửi ngay sau khi lập |
| Khả năng kiểm tra, tra cứu | Có thể tra cứu trực tiếp trên hệ thống Tổng cục Thuế | Doanh nghiệp tự lưu trữ, người mua không tra cứu được qua Cổng Thuế |
| Rủi ro quản lý | Rất thấp, được kiểm soát tự động bởi cơ quan thuế | Cao hơn, dễ sai sót hoặc bị nghi ngờ khi thanh tra |
| Chi phí vận hành | Có thể phát sinh nếu dùng dịch vụ tích hợp (nhưng được cơ quan thuế hỗ trợ cấp mã miễn phí) | Tiết kiệm thời gian phát hành nhưng yêu cầu hạ tầng phần mềm mạnh |
| Phù hợp với ai? | Doanh nghiệp mới, startup, doanh nghiệp nhỏ, ngành nhạy cảm về thuế | Doanh nghiệp lớn, ngành nghề đặc thù, rủi ro thấp, có lịch sử tín nhiệm thuế tốt |
So sánh hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế
7. Câu hỏi thường gặp về mã cơ quan thuế
7.1 Mã cơ quan thuế có phải là mã số thuế không?
Không. Mã cơ quan thuế không phải là mã số thuế của doanh nghiệp. Đây là mã xác thực duy nhất do Tổng cục Thuế cấp cho từng hóa đơn điện tử sau khi kiểm tra các tiêu chí hợp lệ. Mã này được ký số bởi cơ quan thuế và có giá trị xác minh tính pháp lý của hóa đơn.
7.2 Mã cơ quan thuế hiển thị ở đâu trên hóa đơn?
Mã cơ quan thuế thường được hiển thị ở cuối hóa đơn điện tử, ngay bên cạnh:
- Mã vạch (QR code) để tra cứu,
- Thông tin thời điểm cấp mã (ngày, giờ, giây),
- Thông tin ký số của cơ quan thuế.
Mã này có thể bao gồm cả dãy số và chữ, thường được ghi rõ “Mã của cơ quan thuế” hoặc “Cơ quan thuế cấp mã xác thực”.
7.3 Mất bao lâu để được cấp mã cơ quan thuế?
Thông thường, hệ thống HĐĐT của Tổng cục Thuế xử lý yêu cầu cấp mã tự động trong vòng từ 1 đến 5 phút, nhưng phần lớn thực tế chỉ 1–3 giây nếu hóa đơn hợp lệ. Trường hợp bị lỗi (ví dụ: sai định dạng, sai chữ ký số, mã số thuế ngừng hoạt động...), hệ thống sẽ phản hồi thông báo từ chối cấp mã ngay lập tức.
7.4 Khi hóa đơn đã có mã nhưng bị sai, có được hủy không?
Từ ngày 01/6/2025, theo quy định tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp không còn được phép hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế khi phát hiện sai sót. Thay vào đó, các sai sót trên hóa đơn phải được xử lý thông qua việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, tùy theo từng trường hợp cụ thể.
Để hiểu rõ hơn về các quy định liên quan đến việc hủy hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bạn có thể tham khảo bài viết Có được phép hủy hóa đơn? Cập nhật mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Kết luận
Mã cơ quan thuế là minh chứng pháp lý khẳng định hóa đơn điện tử đã được xác thực bởi Tổng cục Thuế, giúp doanh nghiệp yên tâm khi kê khai và lưu hành hóa đơn. Đây là giải pháp nâng cao tính minh bạch, chống gian lận và bảo vệ quyền lợi cho cả người bán lẫn người mua. Việc nắm rõ đối tượng áp dụng, quy trình cấp mã và lợi ích của hóa đơn điện tử có mã là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp vận hành đúng pháp luật, tiết kiệm chi phí và tối ưu quy trình tài chính. Thành lập công ty giá rẻ luôn đồng hành giúp bạn thực hiện điều đó một cách đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả. Hãy liên hệ Thành lập công ty giá rẻ để được hỗ trợ ngay nhé.
