Giới thiệu
Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều thay đổi quan trọng trong quy trình xử lý sai sót hóa đơn. Thay vì áp dụng hình thức hủy hóa đơn điện tử như trước đây, doanh nghiệp buộc phải chuyển sang phương án điều chỉnh hoặc thay thế. Vậy trong trường hợp nào được phép hủy? Khi nào cần lập hóa đơn điều chỉnh? Trong bài viết này, Thành lập công ty giá rẻ sẽ giúp bạn cập nhật đầy đủ và chính xác các quy định mới về hủy hóa đơn điện tử, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu thủ tục thuế cho doanh nghiệp.
1. Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Huỷ hoá đơn điện tử là gì?
Theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc hủy hóa đơn như sau:
Điều 3. Giải thích từ ngữTrong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:10. Hủy hóa đơn, chứng từ là làm cho hóa đơn, chứng từ đó không có giá trị sử dụng.
Hủy hóa đơn điện tử là việc doanh nghiệp thực hiện xóa bỏ một hóa đơn đã lập do phát hiện sai sót trước khi gửi cho người mua hoặc khi chưa kê khai thuế. Hóa đơn bị hủy sẽ không còn giá trị pháp lý và không được sử dụng trong giao dịch.
Trước Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc hủy hóa đơn điện tử đã lập thường được áp dụng nếu hóa đơn có sai sót nghiêm trọng và chưa gửi cho người mua. Tuy nhiên, quy định mới đã thay đổi cách xử lý sai sót này.
2. Điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?
Điều chỉnh hóa đơn điện tử là phương án thay thế cho việc hủy hóa đơn. Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh để cập nhật thông tin đã sai (như số tiền, mã số thuế, thuế suất...). Hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện rõ nội dung sai và liên kết với hóa đơn gốc.
Theo hướng dẫn mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc điều chỉnh trở thành hình thức xử lý chính, thay cho việc hủy bỏ hóa đơn như trước.
3. Những trường hợp hủy hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/6/2025, quy định về việc hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót đã được thay đổi đáng kể. Cụ thể, Nghị định này bãi bỏ quy định bắt buộc hủy hóa đơn điện tử trong trường hợp phát hiện sai sót, thay vào đó là các phương án xử lý thông qua việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
Trước đây, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (chưa gửi cho người mua), người bán phải hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới. Tuy nhiên, với quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc hủy hóa đơn chỉ còn áp dụng trong một số trường hợp hạn chế, cụ thể như:
- Hóa đơn điện tử đã lập nhưng chưa gửi cho người mua: Nếu doanh nghiệp phát hiện sai sót khi hóa đơn chưa được gửi hoặc chưa thông báo phát hành, có thể hủy hóa đơn điện tử đã lập và tạo lại hóa đơn mới.
- Hóa đơn đã lập, đã gửi nhưng chưa kê khai thuế: Hai bên lập biên bản thỏa thuận sai sót, sau đó lập hóa đơn điện tử thay thế, không cần hủy hóa đơn gốc.
- Hóa đơn đã kê khai thuế: Không được hủy. Doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh và khai bổ sung thuế theo quy định.
Những trường hợp huỷ hoá đơn điện tử
Đối với các trường hợp không được quy định rõ trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC để xử lý phù hợp.
4. Những trường hợp xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 70/2025
Theo Điều 19 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp không còn được phép hủy hóa đơn điện tử đã phát hành khi sai sót, mà phải thực hiện xử lý thông qua hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”....Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.
Dưới đây là các tình huống sai sót thường gặp và cách xử lý chi tiết:
4.1 Sai tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế)
- Cách xử lý: Không lập lại hóa đơn. Người bán chỉ cần:
- Thông báo cho người mua
- Gửi mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế
- Không ảnh hưởng đến nghĩa vụ kê khai thuế.
4.2 Sai mã số thuế, thuế suất, số tiền, quy cách hàng hóa
- Cách xử lý: Có 2 lựa chọn:
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, có ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn số…”
- Lập hóa đơn điện tử thay thế, có ghi “Thay thế cho hóa đơn số…”
- Trước khi lập, cần có biên bản thỏa thuận giữa hai bên nếu người mua là tổ chức/cá nhân kinh doanh. Với cá nhân, người bán chỉ cần thông báo.
4.3 Nhiều hóa đơn sai cùng thông tin trong tháng
- Cách xử lý: Được phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế duy nhất, kèm bảng kê mẫu 01/BK-ĐCTT.
4.4 Cơ quan thuế phát hiện sai sót
- Cách xử lý:
- Cơ quan thuế gửi thông báo mẫu 01/TB-RSĐT
- Người bán phải rà soát và thực hiện điều chỉnh/thay thế theo khoản 1 Điều 19
4.5 Thay đổi giá trị sau quyết toán, nghiệm thu
- Cách xử lý:
- Lập hóa đơn điều chỉnh ghi âm (–) nếu giảm
- Lập hóa đơn điều chỉnh ghi dương (+) nếu tăng
4.6 Chiết khấu thương mại theo doanh số
- Cách xử lý:
- Điều chỉnh trực tiếp trên hóa đơn của lần mua cuối hoặc kỳ kế tiếp
- Hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê
4.7 Trả lại hàng hóa, hủy giao dịch, hoàn dịch vụ
- Trường hợp người bán lập hóa đơn điều chỉnh: Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa
- Trường hợp người mua lập hóa đơn trả lại: Nếu có thỏa thuận, hoặc hàng hóa là tài sản đăng ký sở hữu
- Trường hợp dịch vụ bị hủy hoặc chấm dứt: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm theo điểm b.1 khoản 1
4.8 Hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng (bảo hiểm, ngân hàng)
- Cách xử lý:
- Dựa trên biên bản/thỏa thuận ghi rõ số tiền hoàn giảm
- Lập hóa đơn điều chỉnh theo nội dung phí hoàn trả
4.9 Đặc thù ngành viễn thông
- Khách hàng dùng thẻ trả trước cho dịch vụ trả sau, từ thiện,… → Doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh dựa trên bảng kê hoặc biên bản làm việc.
4.10 Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế
- Nếu đã chọn hình thức điều chỉnh/thay thế ban đầu, các lần sau phải tiếp tục áp dụng hình thức đó
- Điều chỉnh tăng ghi dương, giảm ghi âm
- Kê khai thuế theo đúng kỳ phát sinh hoặc kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh
5. Một số câu hỏi thường gặp về hủy hóa đơn điện tử
5.1 Có được hủy hóa đơn GTGT đã lập không?
- Không được phép hủy hóa đơn điện tử đã lập, trừ khi hóa đơn chưa gửi cho người mua và chưa thông báo phát hành (đối với hóa đơn có mã) hoặc chưa gửi dữ liệu lên cơ quan thuế (đối với hóa đơn không có mã).
- Trong các trường hợp còn lại, việc xử lý sai sót phải thực hiện thông qua hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
5.2 Làm thế nào để hủy hóa đơn điện tử đã xuất?
- Nếu hóa đơn đã ký số, đã gửi cho người mua nhưng chưa kê khai, doanh nghiệp không được hủy mà phải lập hóa đơn thay thế, kèm theo biên bản thỏa thuận với người mua.
- Nếu hóa đơn đã được kê khai thuế, bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh, không được phép xóa hay hủy.
5.3 Hủy hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành có được không?
Không. Theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
- Sau khi đã thông báo phát hành hóa đơn, dù có sai sót thì doanh nghiệp cũng không được hủy hóa đơn điện tử.
- Thay vào đó, phải lập hóa đơn thay thế, ghi rõ nội dung “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...”.
5.4 Hóa đơn viết sai có cần hủy không?
Không cần và không được phép hủy hóa đơn nếu hóa đơn đã gửi cho người mua hoặc đã được cơ quan thuế cấp mã.
Doanh nghiệp sẽ lựa chọn một trong hai phương án xử lý:
- Lập hóa đơn điều chỉnh nếu muốn giữ hóa đơn gốc làm căn cứ
- Lập hóa đơn thay thế nếu muốn xóa bỏ hoàn toàn nội dung sai trên hóa đơn cũ
5.5 Cách làm thông báo hủy hóa đơn điện tử?
- Trước Nghị định 70, nếu hóa đơn điện tử có sai sót (chưa gửi, chưa kê khai), doanh nghiệp lập thông báo hủy hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế kèm lý do và hóa đơn cần hủy.
- Tuy nhiên, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hình thức này chỉ áp dụng khi hóa đơn chưa gửi và chưa phát hành. Các tình huống còn lại phải dùng mẫu 04/SS-HĐĐT (nếu sai tên, địa chỉ) hoặc lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế.
Kết luận
Việc hủy hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP chỉ còn áp dụng rất hạn chế, chủ yếu khi hóa đơn chưa gửi và chưa kê khai. Các trường hợp còn lại phải được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, đúng biểu mẫu và trình tự pháp luật quy định. Doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời quy định mới để tránh sai sót trong kê khai thuế và các rủi ro xử phạt. Thành lập công ty giá rẻ luôn đồng hành cùng bạn xử lý hóa đơn đúng luật, tiết kiệm chi phí và an toàn pháp lý ngay từ đầu. Hãy liên hệ thành lập công ty giá rẻ ngay để được tư vấn miễn phí nhé.
