Hướng dẫn thủ tục làm thông báo thay đổi tên công ty

1. Thay đổi thông báo tên công ty là gì?

2. Những trường hợp nào sẽ làm thông báo thay đổi tên công ty?

• Thay đổi chiến lược kinh doanh hoặc tái định vị thương hiệu: Khi mở rộng lĩnh vực hoạt động, đổi hướng thị trường hoặc làm mới hình ảnh thương hiệu.
• Sáp nhập, hợp nhất hoặc chia tách doanh nghiệp: Việc thay đổi tên giúp thống nhất hoặc phân biệt các đơn vị sau thay đổi cơ cấu.
• Thay đổi chủ sở hữu hoặc cơ cấu tổ chức: Khi chuyển nhượng công ty, thay đổi cổ đông lớn hoặc thay đổi mô hình hoạt động.
• Yêu cầu từ cơ quan nhà nước: Trường hợp tên công ty vi phạm quyền sở hữu công nghiệp, bị trùng tên hoặc theo yêu cầu từ cơ quan đăng ký kinh doanh (theo khoản 2 Điều 19 Nghị định 01/2021/NĐ-CP).
• Phù hợp với thị trường và khách hàng: Doanh nghiệp muốn tên mới hiện đại, dễ nhớ, dễ nhận diện hơn.
• Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể đổi tên vì lý do cá nhân như: phong thủy, dễ phát âm, tạo sự khác biệt so với đối thủ…

3. Quy trình các bước để thay đổi tên công ty

3.1. Soạn hồ sơ thay đổi tên công ty

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
• Quyết định của Chủ sở hữu: đối với công ty TNHH 1 thành viên.
• Biên bản họp và Quyết định của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông: đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần.
• Giấy ủy quyền: nếu không phải người đại diện pháp luật trực tiếp nộp.
• Bản sao giấy tờ cá nhân của người nộp hồ sơ.

3.2. Hướng dẫn nộp hồ sơ thay đổi tên công ty

Nộp trực tiếp:

• Tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi công ty đặt trụ sở.
• Khi đi, cần mang theo đầy đủ hồ sơ bản giấy đã ký và giấy tờ tùy thân của người nộp (CMND/CCCD).
• Sau khi tiếp nhận, bộ phận đăng ký kinh doanh sẽ cấp biên nhận hồ sơ và hẹn ngày trả kết quả.

Nộp online:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

• Truy cập website Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
• Chọn "Đăng nhập", nếu chưa có tài khoản, bạn cần đăng ký mới.

Bước 2: Chọn Phương thức nộp hồ sơ

• Sử dụng chữ ký số công cộng
• Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh

Cách 1: Thay đổi địa chỉ công ty trên GPKD bằng chữ ký số công cộng

Cách 2: Thay đổi địa chỉ công ty trên GPKD bằng tài khoản đăng ký kinh doanh

Bước 3: Đăng ký thay đổi doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc

• Chỉ cần nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ trong Hệ thống để tìm kiếm (không cần nhập cả 2 loại mã số).

• Nếu người nộp hồ sơ là người được ủy quyền, chọn người ủy quyền rồi bấm tiếp theo để tiếp tục.
• Nếu người nộp hồ sơ là người có thẩm quyền ký Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, chọn người có thẩm quyền ký Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp rồi bấm tiếp theo để tiếp tục.

Bước 4: Kê khai thông tin vào khối dữ liệu

• Người nộp hồ sơ
• Thông tin ủy quyền
• Người ký

Bước 5: Đính kèm hồ sơ

• Được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy
• Có định dạng “.doc”, “.docx” hoặc “.pdf”
• Thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định)
• Thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định)
• Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy
• Có dung lượng không quá 15Mb

• Nhấn chọn vào tài liệu đính kèm và tiến hành tải các tài liệu theo các mục tương ứng
• Sau khi tải lên tài liệu đính kèm, người sử dụng nhấn vào mục Loại tài liệu đính kèm và lựa chọn trong các loại tài liệu có sẵn
• Hệ thống chấp nhận cả 2 loại tài liệu đính kèm:
  • Tài liệu đính kèm thông thường được scan (có đủ chữ ký theo yêu cầu)
  • Tài liệu đính kèm có đầy đủ chữ ký số theo quy định dưới dạng bản điện tử.

Bước 6: Ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

• Nhấn Kiểm tra thông tin để hệ thống rà soát các trường dữ liệu đã khai báo. Đảm bảo không có lỗi hoặc mục nào còn thiếu.
• Nếu tất cả thông tin đã chính xác và đầy đủ, bạn bấm Chuẩn bị để hệ thống tạo file hồ sơ điện tử.
• Cuối cùng, nhấn Xác nhận để hoàn tất quá trình tạo hồ sơ và chuyển sang bước ký số.

Bước 7: Thanh toán và hoàn tất quy trình thay đổi GPKD

Bước 8: Theo dõi tình trạng hồ sơ và nhận kết quả

4. Những lưu ý sau khi đổi tên công ty

4.1. Hướng dẫn thay đổi con dấu, bảng tên công ty

• Thay đổi con dấu công ty
  • Dấu tròn khắc: Doanh nghiệp cần cung cấp GPKD mới với tên công ty đã thay đổi cho đơn vị khắc dấu để làm con dấu mới theo tên công ty mới.
  • Dấu trong chữ ký số: Đối với doanh nghiệp thay đổi tên công ty cần thông báo với nhà cung cấp chữ ký số để cập nhật lại tên công ty mới trên chữ ký số.

• Thay bảng tên công ty

4.2. Hướng dẫn thay đổi thông tin chữ ký số và cập nhật lên thuế điện tử

• Truy cập vào trang Thuế điện tử và đăng nhập tài khoản doanh nghiệp
• Vào mục Quản lý tài khoản Chọn Thay đổi thông tin dịch vụ
• Bấm Thay đổi, sau đó cập nhật lại chữ ký số mới (đã cập nhật tên công ty) và lưu lại

4.3. Hướng dẫn cập nhật hoá đơn điện tử

• Nếu doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử, cần liên hệ nhà cung cấp để cập nhật thông tin và gửi tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số: 01ĐKTĐ/HDDT) lên cơ quan thuế cập nhật thay đổi tên công ty.
• Một số trường hợp cần phát hành lại hóa đơn điện tử mới, tuân thủ đúng theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC.

• Sau 1-2 ngày, Cơ quan Thuế sẽ thông báo chấp thuận hoặc từ chối đăng ký hóa đơn điện tử. Tùy vào cơ quan thuế người đại diện doanh nghiệp cần mang GPKD, con dấu, CCCD người đại diện đến trình diện tại cơ quan thuế để hoàn tất thủ tục.

4.4. Cập nhật tên công ty mới tại ngân hàng nơi mở tài khoản.

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (bản gốc và bản sao)
• CMND/CCCD của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền
• Giấy ủy quyền (nếu không phải người đại diện đi làm thủ tục)

4.5. Cập nhật tên trên các hợp đồng kinh doanh, website, bảng hiệu, các kênh truyền thông chính thức.

• Hợp đồng, phụ lục hợp đồng với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp.
• Website, email doanh nghiệp, chữ ký email, tài liệu marketing.
• Mạng xã hội chính thức như Facebook, Zalo, YouTube, TikTok, LinkedIn…
• Bảng hiệu, banner, biển quảng cáo tại trụ sở, chi nhánh, showroom…

4.6. Thông báo cho đối tác, khách hàng, cơ quan bảo hiểm, cơ quan quản lý thuế.

• Cơ quan bảo hiểm xã hội nơi công ty đang tham gia.
• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp để cập nhật thông tin trên hệ thống quản lý thuế.
• Đối tác, khách hàng, nhà cung cấp để điều chỉnh thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, thanh toán.
• Các đơn vị liên kết khác như ngân hàng, sàn thương mại điện tử, đối tác vận chuyển…

5. Dịch vụ đổi tên công ty tại Thành lập công ty giá rẻ

5.1. Giá dịch vụ thông báo thay đổi tên công ty tại Thành lập công ty giá rẻ

5.2. Quy trình cung cấp dịch vụ thông báo thay đổi tên công ty tại Thành lập công ty giá rẻ

5.2.1. Tư vấn đổi tên công ty

• Tư vấn đổi tên công ty theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
• Hướng dẫn lựa chọn tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài, tên viết tắt phù hợp.
• Kiểm tra trùng tên công ty trên hệ thống quốc gia.
• Tư vấn tên theo phong thủy, định hướng thương hiệu và lĩnh vực kinh doanh.

5.2.2. Khách hàng cần chuẩn bị

• CCCD/CMND của người đại diện pháp luật (bản photo công chứng không quá 6 tháng).
• Cung cấp tên công ty mới dự kiến để Thành lập công ty giá rẻ kiểm tra và tư vấn.
• Ký vào hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do Thành lập công ty giá rẻ soạn sẵn.

5.2.3. Thành lập công ty giá rẻ sẽ làm gì cho bạn?

Bước 1: Soạn hồ sơ & nộp lên cổng thông tin quốc gia

• Soạn bộ hồ sơ thay đổi tên công ty đúng quy định.
• Trình ký tận nơi nếu khách hàng ở TP.HCM.
• Thay mặt khách hàng nộp hồ sơ lên Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
• Đóng lệ phí thay đổi và bàn giao biên nhận hồ sơ cho khách hàng.

Bước 2: Nhận giấy phép kinh doanh mới & hỗ trợ thay đổi con dấu

• Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (bản cứng).
• Hỗ trợ khắc con dấu mới theo tên công ty mới (nếu khách hàng yêu cầu).
• Bàn giao con dấu và giấy xác nhận mẫu dấu.

Bước 3: Thay bảng tên công ty (tùy chọn)

• Làm bảng hiệu công ty loại tốt kích thước 20x30cm.
• Hỗ trợ treo bảng hiệu tại trụ sở (nếu có nhu cầu).

Bước 4: Cập nhật chữ ký số & thông tin trên hệ thống thuế

• Thay đổi thông tin tên công ty trên chữ ký số miễn phí: áp dụng cho chữ ký số VNPT.
• Cập nhật chữ ký số mới lên trang Thuế điện tử.
• Hướng dẫn đăng nhập và kiểm tra thông tin trên hệ thống.

Bước 5: Cập nhật thông tin hóa đơn điện tử (tùy chọn)

• Hỗ trợ cập nhật thông tin doanh nghiệp trên hệ thống hóa đơn điện tử VNPT.
• Hỗ trợ nộp tờ khai thay đổi thông tin công ty lên cơ quan thuế miễn phí: nếu dùng hóa đơn VNPT.

5.3. Hình thức thanh toán & cam kết

• Thanh toán: Trả trước theo gói cước đã báo giá.
• Cam kết:
  • Không phát sinh chi phí trong quá trình thực hiện.
  • Bàn giao hồ sơ, con dấu, bảng hiệu tận nơi.
  • Hỗ trợ tận tình đến khi hoàn tất toàn bộ thủ tục.

5.4. Thời gian xử lý

• 3–5 ngày làm việc, tùy theo tiến độ phê duyệt của Sở KH&ĐT.
• Nếu ở TP.HCM, khách hàng có thể được yêu cầu trình diện tại Sở KH&ĐT để xác minh thông tin. Thành lập công ty giá rẻ sẽ có chuyên viên đi cùng để hỗ trợ.