Giới thiệu
Làm con dấu công ty là một bước quan trọng sau khi hoàn tất thủ tục thành lập doanh nghiệp. Con dấu không chỉ thể hiện tư cách pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp xác lập cam kết trong các văn bản, hợp đồng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các loại dấu công ty, điều kiện làm dấu, thủ tục thực hiện và các quy định pháp lý liên quan một cách dễ hiểu và chính xác nhất.
1. Con dấu công ty doanh nghiệp là gì?
Con dấu công ty là công cụ đại diện pháp lý của doanh nghiệp, dùng để đóng lên các loại giấy tờ, hợp đồng, văn bản… nhằm xác nhận tính pháp lý và cam kết của doanh nghiệp. Hiện nay, pháp luật không còn quy định bắt buộc về hình thức, nội dung của con dấu nhưng vẫn công nhận giá trị pháp lý khi được sử dụng đúng cách.
2. Các loại dấu công ty
Theo Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, quy định về các loại con dấu như sau:
Điều 43. Dấu của doanh nghiệp1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Các loại dấu công ty - Làm con dấu công ty
Như vậy, con dấu doanh nghiệp có 2 loại:
- Con dấu khắc truyền thống: Thường được làm từ cao su, dùng mực để in dấu lên giấy.
- Con dấu điện tử: Là con dấu được mã hóa và tích hợp trong chữ ký số, dùng trong các giao dịch điện tử và ký văn bản online.
Tùy theo nhu cầu sử dụng và hình thức hoạt động, doanh nghiệp có thể chọn loại con dấu phù hợp.
3. Đặc điểm con dấu công ty
Theo Khoản 2 -3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, quy định về đặc điểm con dấu:
Điều 43. Dấu của doanh nghiệp2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Một số đặc điểm nổi bật của con dấu doanh nghiệp bao gồm:
- Hình dạng, màu sắc, nội dung: Do doanh nghiệp tự quyết định, phải đảm bảo không vi phạm pháp luật.
- Số lượng con dấu: Doanh nghiệp được quyền sở hữu nhiều con dấu, nhưng cần đảm bảo quản lý chặt chẽ.
- Quyền quản lý và sử dụng con dấu: Do doanh nghiệp quy định trong điều lệ công ty hoặc quyết định riêng của chủ doanh nghiệp.
Đặc điểm con dấu công ty - Làm con dấu công ty
4. Điều kiện để có thể làm con dấu công ty
Để làm con dấu công ty, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện cơ bản sau:
- Đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và có mã số thuế để xác lập tư cách pháp nhân.
- Có người đại diện theo pháp luật hợp lệ, là người có quyền quyết định về loại dấu, nội dung và cách sử dụng dấu.
- Xác định trước mẫu con dấu: về hình dạng (tròn, vuông...), màu sắc (đỏ, xanh...) và nội dung (tên công ty, mã số thuế...).
- Quy định rõ cách sử dụng và quản lý con dấu trong Điều lệ công ty hoặc quy chế nội bộ để tránh tranh chấp và đảm bảo minh bạch.
Điều kiện để có thể làm con dấu công ty
Sau khi đáp ứng các điều kiện trên, doanh nghiệp có thể khắc dấu và sử dụng dấu hợp pháp trong các văn bản, hợp đồng và giao dịch liên quan.
5. Thủ tục làm con dấu công ty cần giấy tờ gì?
Sau khi đáp ứng đầy đủ điều kiện, doanh nghiệp có thể tiến hành làm con dấu công ty tại cơ sở khắc dấu hoặc đơn vị cung cấp chữ ký số. Dưới đây là những giấy tờ và thông tin cần chuẩn bị:
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép kinh doanh.
- Thông tin mẫu dấu: tên công ty, mã số thuế, hình dạng, màu sắc và kích thước mong muốn.
- CMND/CCCD của người đại diện pháp luật.
Lưu ý: Hiện nay, doanh nghiệp không cần xin phép khắc dấu như trước. Sau khi khắc, chỉ cần đăng tải mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để được pháp luật công nhận.
6. Có cần khai báo mẫu dấu công ty không?
Theo Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định về Thông báo sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu như sau:
Điều 34. Thông báo sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu với hình thức và nội dung như nhau.2. Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm:a) Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện;b) Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu.3. Khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.4. Phòng Đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, hợp pháp, phù hợp thuần phong mỹ tục, văn hóa, khả năng gây nhầm lẫn của mẫu con dấu và tranh chấp phát sinh do việc quản lý và sử dụng con dấu.5. Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện mới thì thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện của các lần trước đó không còn hiệu lực.Bổ sung
Như vậy, trước đây doanh nghiệp phải thông báo mẫu dấu theo quy định tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP. Tuy nhiên, từ ngày 04/01/2021, khi Nghị định 01/2021/NĐ-CP có hiệu lực, quy định này đã bị bãi bỏ. Như vậy, hiện nay doanh nghiệp không còn phải thông báo mẫu dấu khi sử dụng, thay đổi hoặc hủy mẫu dấu nữa, phù hợp với Luật Doanh nghiệp 2020.
7. Những câu hỏi thường gặp
7.1. Làm con dấu công ty mất bao lâu?
Thông thường, việc làm con dấu công ty mất khoảng 1–2 ngày làm việc kể từ khi doanh nghiệp cung cấp đầy đủ thông tin mẫu dấu cho đơn vị khắc dấu hoặc đơn vị cung cấp chữ ký số (nếu dùng dấu điện tử). Thời gian có thể nhanh hơn nếu sử dụng dịch vụ khắc dấu lấy liền.
7.2. Con dấu có bắt buộc phải tròn và màu đỏ không?
Không. Luật Doanh nghiệp hiện hành không bắt buộc con dấu phải có hình tròn hay màu đỏ. Doanh nghiệp được toàn quyền quyết định về hình dạng (tròn, vuông, elip…), màu sắc (đỏ, xanh, đen...) và nội dung con dấu, miễn là không vi phạm pháp luật hoặc gây nhầm lẫn với cơ quan nhà nước.
7.3. Không đăng ký mẫu dấu có được không?
Được. Theo quy định mới tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP và Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không bắt buộc phải đăng ký hoặc thông báo mẫu dấu với cơ quan nhà nước. Doanh nghiệp chỉ cần tự quản lý và sử dụng con dấu theo quy định nội bộ.
7.4. Có thể làm nhiều con dấu cho một công ty không?
Có. Doanh nghiệp được phép làm nhiều con dấu với cùng nội dung và hình thức nếu có nhu cầu sử dụng tại các chi nhánh, bộ phận khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần quy định rõ việc quản lý và sử dụng các con dấu này trong Điều lệ công ty hoặc quy chế nội bộ để tránh rủi ro và tranh chấp.
Việc làm con dấu công ty ngày nay đã đơn giản hơn nhờ chính sách pháp luật cởi mở, trao quyền chủ động cho doanh nghiệp. Tuy không còn bắt buộc phải thông báo mẫu dấu, nhưng doanh nghiệp vẫn cần lưu ý các quy định về quản lý và sử dụng dấu để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro. Nếu bạn cần hỗ trợ làm con dấu, chữ ký số hoặc dịch vụ thành lập công ty giá rẻ, hãy liên hệ Thành lập công ty giá rẻ ngay để được hỗ trợ nhé.
