Giới thiệu
Khi thành lập doanh nghiệp, việc xác định trụ sở chính là yêu cầu bắt buộc và là yếu tố quan trọng đầu tiên trong hồ sơ pháp lý. Trụ sở chính không chỉ là nơi doanh nghiệp hoạt động, giao dịch mà còn là căn cứ để cơ quan quản lý thuế và pháp luật giám sát. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm trụ sở chính, các quy định pháp luật liên quan cũng như hậu quả nếu đăng ký sai thông tin này.
1.Trụ sở chính công ty là gì?
Trụ sở chính cũng chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp. Theo điều 42 luật doanh nghiệp 2020 quy định về trụ sở chính như sau:
Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệpTrụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Trụ sở chính là địa điểm giao dịch chính thức của doanh nghiệp.
Địa chỉ trụ sở phải rõ ràng, chính xác theo địa giới hành chính.
Trụ sở chính được ghi nhận trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Căn cứ Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020 về nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:
Điều 28. Nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệpGiấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp;Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; đối với thành viên hợp danh của công ty hợp danh; đối với chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn;Vốn điều lệ đối với công ty, vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân.
Ví dụ: Nếu công ty A đăng ký địa chỉ tại "Số 10, đường Nguyễn Huệ, phường Bến Nghé, quận 1, TP.HCM" thì đây là trụ sở chính để tiếp nhận văn bản pháp lý, hóa đơn, thư tín... Và địa chỉ này phải là địa chỉ trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp
2.Những quy định về trụ sở chính công ty
2.1. Đối với địa chỉ thông thường
Trụ sở phải có đầy đủ thông tin địa chỉ: số nhà, tên đường, phường, quận, tỉnh/thành phố.
Nếu thuê nhà làm trụ sở, doanh nghiệp phải có hợp đồng thuê hợp pháp.
Mỗi công ty chỉ được đăng ký một trụ sở chính. Các địa điểm khác được gọi là chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
2.2. Đối với địa chỉ chung cư
Theo Điều 2 Luật Nhà Ở năm 2023, không phải tất cả các căn hộ chung cư đều được phép sử dụng làm địa chỉ kinh doanh. Căn hộ phải có chức năng thương mại, văn phòng hoặc được cơ quan quản lý phê duyệt để làm trụ sở kinh doanh
Điều 2. Giải thích từ ngữTrong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:Nhà chung cư là nhà ở có từ 02 tầng trở lên, có nhiều căn hộ, có lối đi, cầu thang chung, có phần sở hữu riêng, phần sở hữu chung và hệ thống công trình hạ tầng sử dụng chung cho gia đình, cá nhân, tổ chức, bao gồm nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở và nhà chung cư được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp
Như vậy, điều kiện để đăng ký kinh doanh tại chung cư là:
Căn hộ thuộc khu vực được quy hoạch để làm văn phòng, không thuộc diện chỉ để ở.
Được chủ đầu tư hoặc ban quản lý chung cư xác nhận về công năng sử dụng phù hợp để kinh doanh.
Đảm bảo các giấy tờ pháp lý cần thiết, tránh rủi ro vi phạm quy định pháp luật.
Ví dụ: Công ty B thuê tầng 3 tại tòa nhà văn phòng có giấy phép kinh doanh đầy đủ. Đây là địa điểm hợp pháp để đăng ký trụ sở chính.
3.Mức tiền xử phạt khi doanh nghiệp đăng ký sai địa chỉ trên giấy phép kinh doanh
Theo quy định tại Nghị định 98/2020/NĐ-CP, đã sửa đổi bởi Nghị định 17/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp kinh doanh sai địa điểm trong giấy phép sẽ bị phạt từ 10.000.000 VND đến 20.000.000 VND
Phạt bổ sung: buộc doanh nghiệp phải cập nhật lại thông tin trụ sở trên hệ thống đăng ký kinh doanh quốc gia.
Nếu trụ sở bị xác minh là không tồn tại hoặc giả mạo, doanh nghiệp có thể bị thu hồi giấy phép.
Trường hợp sử dụng nhà chung cư mục đích để ở mà làm văn phòng sẽ bị xử phạt theo khoản 2 Điều 66 Nghị định 139/2017/NĐ-CP từ 30 triệu đồng đến 40 triệu đồng.
Điều 66. Vi phạm quy định về quản lý sử dụng nhà chung cưPhạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:a) Tự ý thay đổi kết cấu chịu lực hoặc thay đổi thiết kế phần sở hữu riêng của nhà chung cư;b) Sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở;c) Sử dụng phần diện tích và các trang thiết bị thuộc quyền sở hữu, sử dụng chung vào sử dụng riêng.
Ví dụ: Doanh nghiệp C đăng ký địa chỉ tại một căn hộ chung cư chỉ để ở, không được phép kinh doanh. Sau kiểm tra, cơ quan chức năng lập biên bản xử phạt 15 triệu đồng và yêu cầu thay đổi lại thông tin trụ sở.
4.Thủ tục đăng ký địa chỉ trụ sở chính công ty
Khi tiến hành thành lập doanh nghiệp, việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký trụ sở chính là bước không thể thiếu. Tùy thuộc vào loại hình địa chỉ, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện pháp lý khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng loại địa chỉ:
4.1 Địa chỉ nhà
• Doanh nghiệp có thể sử dụng nhà riêng để làm trụ sở chính nếu nhà đó không thuộc diện chung cư chỉ để ở.
• Phải có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp (sổ hồng, sổ đỏ hoặc hợp đồng thuê có công chứng).
• Không cần xin xác nhận của phường nếu địa chỉ đã rõ ràng và đầy đủ thông tin hành chính.
Ví dụ: Ông A sử dụng tầng trệt nhà riêng của mình tại Quận Bình Thạnh làm trụ sở công ty, có hợp đồng thuê hợp pháp và được chấp nhận.
4.2 Địa chỉ chung cư
Việc sử dụng căn hộ chung cư làm trụ sở chính của doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành. Dưới đây là những điểm cần lưu ý:
• Không được sử dụng căn hộ chung cư chỉ để ở làm trụ sở chính: Theo quy định tại khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2014, việc sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở, bao gồm làm trụ sở công ty, là hành vi bị nghiêm cấm .
• Chỉ được phép đặt trụ sở chính tại chung cư có chức năng thương mại: Doanh nghiệp có thể đăng ký trụ sở chính tại các căn hộ thuộc tòa nhà chung cư được xây dựng với mục đích sử dụng hỗn hợp (vừa để ở, vừa để kinh doanh). Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng phần diện tích sử dụng làm trụ sở nằm trong khu vực được phép kinh doanh của tòa nhà .
• Hồ sơ cần thiết khi đăng ký trụ sở chính tại chung cư:
Hồ sơ cần thiết khi đăng ký trụ sở chính tại chung cư
- Quyết định phê duyệt dự án của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, trong đó ghi rõ căn hộ được sử dụng vào mục đích kinh doanh.
- Giấy xác nhận của chủ đầu tư hoặc ban quản trị chung cư về việc căn hộ được phép sử dụng làm trụ sở công ty.
- Hợp đồng thuê hoặc mua bán căn hộ.
- Giấy xác nhận của UBND phường/xã nơi căn hộ tọa lạc, xác nhận việc sử dụng căn hộ làm trụ sở công ty .
• Mức xử phạt khi vi phạm: Nếu doanh nghiệp sử dụng căn hộ chung cư chỉ để ở làm trụ sở chính, có thể bị xử phạt từ 20 triệu đến 40 triệu đồng đối với cá nhân, và từ 40 triệu đến 80 triệu đồng đối với tổ chức. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ bị buộc chấm dứt hoạt động kinh doanh tại căn hộ đó .
Ví dụ: Công ty B đặt trụ sở tại chung cư Vinhomes Central Park, sử dụng căn hộ tầng trệt có chức năng thương mại, được cấp phép hợp lệ.
4.3 Địa chỉ tại cao ốc, văn phòng
• Đây là loại hình địa chỉ trụ sở chính phổ biến nhất với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn.
• Chỉ cần hợp đồng thuê mặt bằng kèm giấy phép kinh doanh của tòa nhà là đủ điều kiện.
• Không cần bổ sung giấy tờ xác minh khác nếu địa chỉ đã rõ ràng trong hợp đồng.
Ví dụ: Doanh nghiệp C thuê văn phòng tại lầu 5, tòa nhà SCB Tower, Quận 1 – hợp đồng thuê 12 tháng, hợp lệ để đăng ký trụ sở chính.
4.4 Địa chỉ văn phòng ảo
Việc sử dụng văn phòng ảo làm trụ sở chính cho doanh nghiệp là một lựa chọn phổ biến hiện nay, đặc biệt đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có quy mô nhỏ. Tuy nhiên, cần lưu ý các quy định pháp luật liên quan để đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh.
• Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo được hiểu là một địa điểm được các công ty thuê để sử dụng làm địa chỉ trụ sở chính khi đăng ký kinh doanh và treo biển hiệu của công ty. Thực chất, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có thể diễn ra ở một địa điểm khác như chung cư, nhà ở không đủ điều kiện để đăng ký kinh doanh .
• Sử dụng văn phòng ảo có vi phạm pháp luật không?
Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính. Pháp luật không cấm việc một địa chỉ được sử dụng làm trụ sở chính cho nhiều doanh nghiệp. Do đó, việc sử dụng văn phòng ảo để làm địa chỉ đăng ký thành lập doanh nghiệp là không trái với quy định của pháp luật.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo làm trụ sở chính nhưng không thực hiện hoạt động kinh doanh tại đây mà lại thực hiện hoạt động kinh doanh ở một địa điểm khác mà không thông báo với cơ quan chức năng thì sẽ vi phạm pháp luật. Cụ thể, theo Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, hành vi kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh có thể bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng và buộc thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh .
• Ưu điểm và nhược điểm của văn phòng ảo
- Ưu điểm:
- Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng.
- Địa chỉ thường nằm ở các tòa nhà lớn, trung tâm thành phố, tạo hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
- Nhược điểm:
- Một địa chỉ có thể được nhiều doanh nghiệp sử dụng làm trụ sở chính, dễ gây nhầm lẫn.
- Khó khăn trong việc tiếp đón khách hàng, đối tác tại trụ sở chính nếu cần.
- Có thể bị nghi ngờ là "công ty ma" nếu không có hoạt động thực tế tại trụ sở chính .
Ví dụ: Công ty ABC sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tại một tòa nhà ở trung tâm TP.HCM làm trụ sở chính. Tuy nhiên, mọi hoạt động kinh doanh thực tế diễn ra tại một địa điểm khác mà không thông báo với cơ quan chức năng. Trong trường hợp này, công ty ABC có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
5.Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty
Hồ sơ cần chuẩn bị thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty
Việc thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp là một thủ tục pháp lý quan trọng, yêu cầu tuân thủ đúng quy định để đảm bảo tính hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục này:
5.1 Hồ sơ cần chuẩn bị
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu Phụ lục II-1).
• Quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên); hoặc Nghị quyết, quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên), Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) về việc thay đổi trụ sở chính.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của cá nhân nộp hồ sơ (CMND/CCCD/Hộ chiếu).
• Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật).
• Hợp đồng thuê địa điểm mới và giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp của địa điểm đó (nếu có).
5.2 Trình tự thực hiện
• Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính mới.
• Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới trong thời hạn 03 ngày làm việc.
• Doanh nghiệp phải công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
5.3 Lưu ý khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính
• Nếu việc thay đổi trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý (chuyển sang quận/huyện/tỉnh/thành phố khác), doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế cũ trước khi nộp hồ sơ thay đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin địa chỉ mới trên hóa đơn điện tử, thông báo với cơ quan bảo hiểm xã hội, ngân hàng và các đối tác liên quan.
• Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính.
6.Những câu hỏi thường gặp
6.1.Thay đổi địa chỉ trụ sở chính có cần chốt thuế không?
→ Có. Trường hợp doanh nghiệp thay đổi trụ sở chính sang một quận/huyện hoặc tỉnh/thành phố khác thì phải thực hiện thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế nơi đăng ký cũ. Sau khi có thông báo không nợ thuế và xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp mới được phép hoàn tất hồ sơ thay đổi địa chỉ tại Phòng Đăng ký kinh doanh. Tham khảo bài viết Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty
6.2. Một địa chỉ có thể làm trụ sở chính cho nhiều công ty không?
→ Có thể. Pháp luật không giới hạn số doanh nghiệp đặt trụ sở chính tại cùng một địa chỉ, miễn là địa chỉ đó hợp pháp, có đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp lệ (sổ đỏ, hợp đồng thuê, xác nhận chủ sở hữu…) và không nằm trong danh sách cấm như nhà ở xã hội, chung cư chỉ để ở.
6.3.Có thể thay đổi trụ sở chính bao nhiêu lần?
→ Không bị giới hạn. Doanh nghiệp được quyền thay đổi trụ sở chính bao nhiêu lần tùy nhu cầu phát triển kinh doanh. Tuy nhiên, mỗi lần thay đổi đều phải thực hiện đúng quy trình pháp lý: thông báo với Sở Kế hoạch và Đầu tư, công bố thông tin trên Cổng thông tin doanh nghiệp, và cập nhật với các cơ quan liên quan như thuế, bảo hiểm, ngân hàng.
6.4.Có cần treo biển hiệu tại trụ sở chính không?
→ Có. Đây là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật. Doanh nghiệp phải gắn biển hiệu tại trụ sở chính sau khi thành lập. Biển hiệu phải thể hiện đầy đủ tên doanh nghiệp, mã số thuế và địa chỉ rõ ràng. Thiếu biển hiệu có thể bị xử phạt hành chính trong đợt kiểm tra đột xuất của cơ quan chức năng. Tham khảo bài viết về Bảng hiệu công ty là gì?
6.5.Nếu trụ sở chính không hoạt động thực tế thì có sao không?
→ Có. Nếu doanh nghiệp đăng ký một địa chỉ trụ sở chính nhưng không có hoạt động thực tế tại địa chỉ đó mà không đăng ký thêm địa điểm kinh doanh, cơ quan chức năng có thể xử phạt hành chính và yêu cầu điều chỉnh lại thông tin. Trong một số trường hợp nghiêm trọng, doanh nghiệp có thể bị đề nghị ngừng hoạt động hoặc thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
6.6.Doanh nghiệp có thể đặt trụ sở chính ở tỉnh khác nơi chủ sở hữu cư trú không?
→ Được phép. Pháp luật không yêu cầu người đại diện pháp luật hay chủ sở hữu doanh nghiệp phải có hộ khẩu thường trú tại địa phương nơi đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp có thể hoạt động ở bất kỳ tỉnh thành nào trên lãnh thổ Việt Nam, miễn là địa chỉ trụ sở được xác lập đúng theo quy định và có đủ giấy tờ chứng minh hợp lệ.
6.7.Sau khi thay đổi trụ sở chính có cần thông báo gì thêm không?
→ Có. Doanh nghiệp phải công bố thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia trong vòng 30 ngày. Ngoài ra, phải cập nhật thông tin tại cơ quan thuế (cục thuế mới), ngân hàng nơi mở tài khoản, cơ quan bảo hiểm xã hội, các đối tác, khách hàng và nhà cung cấp để bảo đảm hoạt động không bị gián đoạn. Tham khảo các mẫu thông báo chuyển địa điểm kinh doanh
