Hướng dẫn xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức cho công ty mới

Giới thiệu

1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty là gì?

2. Lợi ích của việc xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức

• Tăng tính minh bạch trong quản lý: Giúp mọi thành viên hiểu rõ vị trí, vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của mình trong toàn bộ hệ thống.
• Nâng cao hiệu quả điều hành: Lãnh đạo dễ dàng phân công công việc, giám sát và kiểm soát hoạt động của từng bộ phận, từ đó tăng năng suất và hiệu quả tổ chức.
• Tối ưu hóa nguồn lực; Giúp tránh chồng chéo nhiệm vụ, hạn chế lãng phí nhân sự và đảm bảo mỗi vị trí đều phục vụ đúng chức năng của mình.
• Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng: Khi hệ thống phân cấp rõ ràng, việc ra quyết định, ủy quyền hay xử lý tình huống trở nên linh hoạt và kịp thời hơn.
• Thuận lợi trong đào tạo và phát triển nhân sự: Dễ dàng xác định lộ trình thăng tiến, xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp với từng vị trí và bộ phận.
• Nền tảng cho phát triển quy mô: Một sơ đồ tổ chức bài bản là nền móng quan trọng để doanh nghiệp mở rộng quy mô, thành lập chi nhánh hoặc chuyển đổi mô hình.
• Cải thiện văn hóa doanh nghiệp: Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, khuyến khích tinh thần trách nhiệm và sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận.

3. Hướng dẫn các bước xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty

3.1. Xác định loại hình và cơ cấu pháp lý của công ty

• Xác định công ty là TNHH, cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, hoặc hợp danh.
• Lựa chọn mô hình tổ chức quản lý theo quy định pháp luật (ví dụ: có hoặc không có ban kiểm soát).
• Cơ cấu tổ chức cần phù hợp với quy mô vốn, số lượng thành viên góp vốn, và phương thức điều hành.
• Ví dụ: Công ty TNHH một thành viên do 1 người làm chủ sở hữu.
    Chọn mô hình quản lý: Chủ sở hữu là Giám đốc điều hành, không có ban kiểm soát theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

3.2. Xác định mục tiêu, định hướng phát triển và mô hình kinh doanh

• Rà soát tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.
• Phân tích mô hình kinh doanh (B2B, B2C, D2C...) để từ đó xác định các phòng ban chủ chốt.
• Lưu ý các yếu tố đặc thù như chuỗi cung ứng, sản xuất, dịch vụ hậu mãi.
• Ví dụ:
  • Mục tiêu: Trở thành thương hiệu bán hàng online chuyên về sản phẩm tiêu dùng, phủ toàn quốc sau 2 năm.
  • Mô hình: D2C – bán trực tiếp cho người tiêu dùng qua website và sàn thương mại điện tử. → Tập trung vào 4 mảng: marketing, vận hành kho, logistics, chăm sóc khách hàng.

3.3. Thống kê các chức năng và bộ phận trong công ty

• Liệt kê toàn bộ chức năng cần thiết: hành chính – nhân sự, kế toán – tài chính, bán hàng – marketing, R&D, sản xuất, pháp lý...
• Với mỗi chức năng, xác định vai trò cụ thể và mục tiêu của từng bộ phận.
• Có thể gom nhóm các chức năng tương đồng để tối ưu nguồn lực.
• Ví dụ:
  • Phòng marketing (quảng cáo Facebook, Google, nội dung website)
  • Phòng bán hàng (quản lý đơn hàng, sàn TMĐT)
  • Phòng chăm sóc khách hàng
  • Bộ phận vận hành – kho hàng
  • Phòng kế toán – tài chính
  • Phòng nhân sự – hành chính → Có thể gom "nhân sự – hành chính – kế toán" thành 1 bộ phận khi công ty còn nhỏ.

3.4. Xác định quyền hạn, thứ bậc và mối quan hệ giữa các bộ phận

• Vẽ hệ thống phân cấp rõ ràng, từ ban giám đốc xuống đến từng nhân sự cấp chuyên viên.
• Xác định rõ mối quan hệ báo cáo, phối hợp ngang hàng, giám sát giữa các phòng ban.
• Tránh tình trạng chồng chéo nhiệm vụ hoặc thiếu người phụ trách.
• Ví dụ:
  • Giám đốc điều hành là người quản lý trực tiếp toàn bộ các trưởng bộ phận.
  • Trưởng bộ phận marketing và bán hàng phối hợp với nhau để tối ưu chuyển đổi.
  • Kho hàng nhận lệnh xuất hàng từ bộ phận bán hàng và báo cáo tồn kho về tài chính.
  • Tất cả báo cáo hàng tuần về cho giám đốc.

3.5. Thiết lập sơ đồ cơ cấu tổ chức trực quan

• Sử dụng các công cụ như PowerPoint, Excel, Lucidchart, Canva hoặc Visio để vẽ sơ đồ.
• Mỗi ô chức năng nên ghi rõ chức danh, vị trí, và tên bộ phận.
• Có thể thiết kế theo dạng sơ đồ hình cây (tree chart) hoặc ma trận tùy mô hình tổ chức.

3.6 Cập nhật sơ đồ cơ cấu tổ chức thường xuyên

4. Mẫu sơ đồ tổ chức theo phân cấp

4.1 Sơ đồ tổ chức theo chức năng

• Đặc điểm: Các bộ phận tổ chức theo từng chức năng chuyên biệt như sản xuất, nhân sự, tài chính, marketing.
• Phù hợp: Doanh nghiệp sản xuất quy mô vừa và lớn, doanh nghiệp áp dụng mô hình quản trị truyền thống.

4.2 Sơ đồ tổ chức phân quyền hạn

• Đặc điểm: Cấp quyền tự chủ cho từng đơn vị, chi nhánh, công ty con; mỗi đơn vị có hệ thống quản lý riêng.
• Phù hợp: Tập đoàn, doanh nghiệp đa ngành nghề hoặc có nhiều chi nhánh ở các địa phương khác nhau.

4.3 Sơ đồ tổ chức ma trận

• Đặc điểm: Kết hợp tổ chức theo chức năng và theo dự án; nhân sự có thể báo cáo cho nhiều cấp quản lý.
• Phù hợp: Doanh nghiệp hoạt động theo dự án như marketing, công nghệ, tổ chức đa nhiệm vụ cần sự linh hoạt cao.

4.4 Sơ đồ tổ chức theo địa lý

• Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý hoặc vùng lãnh thổ, mỗi khu vực có bộ máy vận hành riêng.
• Phù hợp: Doanh nghiệp logistics, vận tải, bán lẻ theo vùng miền, hệ thống cửa hàng phân phối.

4.5 Sơ đồ tổ chức phẳng

• Đặc điểm: Giảm tối đa các cấp quản lý trung gian, tạo môi trường làm việc linh hoạt, đề cao sự tự chủ.
• Phù hợp: Startup, doanh nghiệp công nghệ, doanh nghiệp quy mô nhỏ đến vừa cần tốc độ quyết định nhanh.

5. Mẫu sơ đồ tổ chức theo ngành nghề

5.1 Ngành vận chuyển, logistics

• Bộ phận kho bãi.
• Bộ phận vận chuyển.
• Bộ phận điều phối và chăm sóc khách hàng.

5.2 Ngành sản xuất

• Bộ phận sản xuất.
• Bộ phận kiểm soát chất lượng (QA).
• Bộ phận kho vận.
• Bộ phận bảo trì và kỹ thuật.

5.3 Ngành dịch vụ

• Bộ phận vận hành dịch vụ.
• Bộ phận chăm sóc khách hàng (CSKH).
• Bộ phận kinh doanh và marketing.

5.4 Ngành xây dựng

• Phòng dự án.
• Phòng thi công.
• Phòng giám sát công trình.

5.5 Ngành nhà hàng, khách sạn

• Bộ phận lễ tân.
• Bộ phận bếp.
• Bộ phận buồng phòng.
• Bộ phận phục vụ và chăm sóc khách hàng.

5.6 Ngành kinh doanh online

• Bộ phận marketing online.
• Bộ phận chăm sóc khách hàng (CSKH).
• Bộ phận kho vận.
• Bộ phận giao nhận hàng hóa.

5.7 Ngành công nghệ thông tin

• Bộ phận lập trình (code).
• Bộ phận kiểm thử (test).
• Bộ phận triển khai dự án.

5.8 Ngành giáo dục

• Phòng đào tạo.
• Phòng học vụ.
• Phòng tuyển sinh.
• Bộ phận chăm sóc học viên (CSKH).

5.9 Ngành y tế

• Bộ phận chuyên môn (bác sĩ, điều dưỡng).
• Bộ phận hành chính, nhân sự.
• Bộ phận chăm sóc khách hàng (CSKH).
• Bộ phận dịch vụ y khoa.

5.10 Ngành tài chính, kế toán

• Phòng kế toán tổng hợp.
• Bộ phận điều phối giao dịch.
• Bộ phận phân tích dữ liệu tài chính.

6. Mẫu sơ đồ tổ chức theo loại hình doanh nghiệp

6.1 Doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH 1 thành viên

• Đặc điểm sơ đồ tổ chức: Cơ cấu tập trung, chủ doanh nghiệp hoặc chủ sở hữu trực tiếp quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động. Các bộ phận chuyên môn (kế toán, kinh doanh, nhân sự, vận hành) báo cáo trực tiếp cho chủ doanh nghiệp mà không qua nhiều tầng nấc trung gian.
• Phù hợp với:
  • Doanh nghiệp quy mô nhỏ.
  • Công ty khởi nghiệp muốn tối ưu tốc độ ra quyết định.

6.2 Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần

• Đặc điểm sơ đồ tổ chức: Cơ cấu tổ chức chặt chẽ, phân quyền rõ ràng, bao gồm:
  • Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): Cơ quan quyền lực cao nhất.
  • Hội đồng quản trị (HĐQT): Quản trị và quyết định các vấn đề chiến lược.
  • Giám đốc hoặc Tổng giám đốc: Người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày.
  • Các phòng ban chuyên môn: Kế toán, kinh doanh, nhân sự, marketing, sản xuất… hỗ trợ vận hành và phát triển công ty.
• Phù hợp với:
  • Doanh nghiệp quy mô vừa và lớn.
  • Công ty có nhu cầu mở rộng hoạt động, kêu gọi đầu tư hoặc niêm yết cổ phiếu.

7. Những lưu ý khi xây dựng sơ đồ tổ chức

7.1 Phù hợp với mô hình kinh doanh và chiến lược phát triển

• Sơ đồ tổ chức không nên sao chép rập khuôn từ doanh nghiệp khác.
• Cần phản ánh rõ định hướng thị trường, tầm nhìn và năng lực nội tại.

7.2 Linh hoạt theo quy mô và giai đoạn phát triển

• Giai đoạn khởi nghiệp có thể kiêm nhiệm nhiều vai trò, cơ cấu đơn giản.
• Khi mở rộng, cần tách bộ phận chuyên biệt, bổ sung cấp trung gian để tránh quá tải.

7.3 Tránh chồng chéo chức năng và quyền hạn

• Mỗi vị trí phải có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng.
• Không để xảy ra tình trạng “nhiều người làm – không ai chịu trách nhiệm”.

7.4 Cân đối giữa phân quyền và kiểm soát

• Nếu phân quyền quá mạnh → khó kiểm soát chất lượng.
• Nếu tập trung quá mức → chậm ra quyết định, dễ nghẽn hệ thống. → Cần có mức độ giám sát và ủy quyền hợp lý.

7.5 Đảm bảo tính minh bạch và dễ hiểu

• Sơ đồ cần trực quan, dễ đọc, dễ cập nhật.
• Có thể gắn vào tài liệu nội bộ, onboarding hoặc quy chế công ty.

7.6 Kết hợp giữa tổ chức theo chức năng và theo mục tiêu

• Trong nhiều trường hợp, nên lồng ghép mô hình quản lý theo dự án, sản phẩm hoặc khách hàng, thay vì chỉ theo chức năng.
• Điều này giúp nâng cao hiệu suất làm việc và trách nhiệm cá nhân.

7.7 Gắn với văn hóa doanh nghiệp

• Cơ cấu tổ chức không chỉ là kỹ thuật quản lý, mà còn phản ánh giá trị văn hóa và phong cách lãnh đạo.
• Ví dụ: doanh nghiệp đề cao sáng tạo, tự chủ thì nên tổ chức theo cấu trúc phẳng hoặc linh hoạt (agile).

Kết luận