Giới thiệu
Nghị quyết 202/2025/QH15 quy định việc sáp nhập xã và đổi tên hàng loạt đơn vị hành chính cấp xã/phường tại nhiều địa phương. Khi trụ sở chính doanh nghiệp nằm trên địa bàn bị sáp nhập, doanh nghiệp bắt buộc phải cập nhật địa chỉ đăng ký kinh doanh để phù hợp với bản đồ hành chính mới, tránh rủi ro về pháp lý, thuế và thông tin công khai. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục cập nhật địa chỉ sau khi sáp nhập xã, kèm giải pháp dịch vụ trọn gói từ Thành lập công ty giá rẻ.
Vì sao cần cập nhật địa chỉ doanh nghiệp sau khi sáp nhập xã/phường?
Việc sáp nhập các đơn vị hành chính cấp xã/phường theo Nghị quyết 202/2025/QH15 làm thay đổi tên gọi hành chính tại nhiều địa phương. Khi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp nằm trên địa bàn có sự thay đổi, doanh nghiệp bắt buộc phải cập nhật lại địa chỉ đăng ký kinh doanh để đảm bảo:
- Tuân thủ đúng quy định tại Điều 28 và Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi 2025).
- Tránh bị xử phạt hành chính từ 5 - 10 triệu đồng (theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP).
- Không bị gián đoạn khi thực hiện thủ tục thuế, ngân hàng, hóa đơn điện tử.
- Tránh rủi ro khi đối tác, khách hàng tra cứu thông tin doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp bắt buộc cập nhật địa chỉ
Doanh nghiệp cần thực hiện cập nhật địa chỉ trong các trường hợp sau:
- Xã/phường nơi đặt trụ sở đã bị sáp nhập, đổi tên hoặc giải thể.
- Địa chỉ cũ không còn phù hợp theo bản đồ hành chính mới.
- Địa chỉ cũ và mới thuộc cùng quận/huyện (chỉ cần cập nhật thông tin, không phải thay đổi giấy phép kinh doanh).
- Nếu địa chỉ mới khác quận/huyện, doanh nghiệp cần làm thủ tục chuyển địa điểm trụ sở chính.
3. Thủ tục cập nhật địa chỉ doanh nghiệp sau khi sáp nhập xã
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục này nhanh chóng và đúng pháp luật.
3.1 Trường hợp địa chỉ thay đổi nhưng không thay đổi quận/huyện
Trường hợp địa chỉ thay đổi nhưng không thay đổi quận huyện
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo thay đổi địa chỉ với Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính (trước đây là Sở KH&ĐT TP.HCM). Trình tự gồm 3 bước:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ
- Khi thay đổi địa chỉ công ty do sáp nhập phường, xã, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ‑CP).
- Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật (CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực).
- Giấy ủy quyền và CCCD của người được ủy quyền, nếu hồ sơ không do người đại diện pháp luật trực tiếp nộp.
- Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi, lập theo mẫu mới ban hành kèm Nghị định 168/2025/NĐ‑CP, áp dụng bắt buộc kể cả khi chỉ thay đổi địa chỉ.
Bước 2: Nộp hồ sơ trực tuyến
- Truy cập hệ thống cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
- Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp và chọn mục “Thay đổi đăng ký kinh doanh”
- Đính kèm hồ sơ điện tử đã chuẩn bị
Bạn có thể tham khảo thêm bài viết Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty sau sáp nhập phường xã để biết thêm thông tin chi tiết nhé.
Bước 3: Ký số và chờ kết quả
- Sử dụng chữ ký số để ký và nộp hồ sơ
- Hệ thống sẽ trả kết quả trong 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp vẫn ghi “xã cũ” trong hồ sơ thì có thể bị từ chối do không đúng thông tin hành chính mới. Cần tra cứu kỹ tên đơn vị hành chính mới được cập nhật trước khi nộp.
3.2 Cập nhật địa chỉ doanh nghiệp trên Google Maps
Sau khi cập nhật trên hệ thống đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần chỉnh sửa địa chỉ hiển thị trên Google để đảm bảo sự thống nhất khi khách hàng tìm kiếm.
Các bước thực hiện:
- Truy cập Google Business Profile
- Đăng nhập tài khoản quản lý doanh nghiệp
- Chọn mục Thông tin rồi chọn Địa chỉ
- Nhập địa chỉ mới theo tên xã/phường mới
- Tải ảnh bảng tên tại địa chỉ mới (nếu có) để tăng độ xác thực
3.3 Thông báo đến đối tác và cập nhật trên các nền tảng liên quan
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên chủ động thông báo và cập nhật địa chỉ mới như sau:
- Soạn mẫu thông báo thay đổi địa chỉ:
- Gửi email hoặc công văn chính thức đến khách hàng, đối tác, nhà cung cấp
- Nội dung gồm: Tên doanh nghiệp, địa chỉ cũ, địa chỉ mới, ngày hiệu lực thay đổi
- Cập nhật địa chỉ mới trên các nền tảng:
- Trên hóa đơn điện tử, hợp đồng, website, fanpage
- Trong phần chữ ký email, mẫu biểu, hồ sơ nội bộ (như bảng lương, sổ sách kế toán...)
4. Những rủi ro nếu không cập nhật địa chỉ đúng quy định
Sau khi xã/phường nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp bị sáp nhập hoặc đổi tên theo quyết định của nhà nước, nếu doanh nghiệp không thực hiện cập nhật địa chỉ đăng ký kinh doanh, sẽ đối mặt với nhiều hệ lụy nghiêm trọng về pháp lý và vận hành. Cụ thể:
4.1 Bị xử phạt hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP
Theo Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp không thông báo hoặc thông báo không đúng thời hạn khi thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (trong đó có địa chỉ trụ sở) sẽ bị phạt từ 3.000.000 – 10.000.000 đồng.
Điều 44. Vi phạm về thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp1. Cảnh cáo đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 10 ngày.2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 11 ngày đến 30 ngày.3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm thời hạn đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh quá thời hạn quy định từ 31 ngày đến 90 ngày.
4.2 Không thể khai thuế, nộp thuế điện tử đúng cách
Cơ sở dữ liệu quản lý thuế hiện tại được liên thông với thông tin đăng ký doanh nghiệp. Nếu địa chỉ trên hệ thống đăng ký kinh doanh không khớp với dữ liệu trên hệ thống thuế (TMS), doanh nghiệp có thể gặp các lỗi sau:
- Không thể kê khai thuế qua mạng do lỗi địa chỉ không hợp lệ
- Hệ thống báo lỗi khi lập tờ khai lệ phí môn bài, thuế GTGT, TNCN...
- Chậm trễ trong việc xác định địa bàn quản lý thuế, dẫn đến sai sót khi đóng thuế
Điều này không chỉ ảnh hưởng tới nghĩa vụ thuế mà còn gây rủi ro bị cưỡng chế thuế, đóng mã số thuế nếu cơ quan thuế phát hiện vi phạm hành chính.
4.3 Hóa đơn điện tử có thể bị từ chối hoặc không hợp lệ
Nếu doanh nghiệp vẫn sử dụng địa chỉ cũ trên hóa đơn điện tử, trong khi dữ liệu đăng ký doanh nghiệp và thuế đã yêu cầu cập nhật theo xã/phường mới, các bên nhận hóa đơn có thể:
- Từ chối thanh toán do hóa đơn không khớp thông tin đăng ký
- Từ chối khấu trừ thuế đầu vào do hóa đơn sai lệch thông tin pháp lý
- Cơ quan thuế từ chối chấp nhận hóa đơn trong các báo cáo tài chính, báo cáo thuế
4.4 Đối tác không xác minh được pháp lý công ty
Khi khách hàng, đối tác, cơ quan nhà nước tra cứu doanh nghiệp tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, nếu thấy địa chỉ hiển thị không trùng khớp với thực tế:
- Dễ bị đánh giá là doanh nghiệp không minh bạch, thiếu tin cậy
- Có thể mất cơ hội ký hợp đồng hoặc bị loại khỏi thầu
- Bị yêu cầu cung cấp giấy tờ bổ sung làm chậm tiến độ hợp tác
Trong môi trường kinh doanh chuyên nghiệp, sự khớp thông tin pháp lý là điều kiện tiên quyết để đối tác yên tâm ký kết và giải ngân.
4.5 Gây khó khăn khi vay vốn, mở tài khoản ngân hàng
Các ngân hàng khi xét duyệt hồ sơ vay vốn, mở tài khoản doanh nghiệp, thay đổi thông tin chữ ký... đều đối chiếu dữ liệu đăng ký doanh nghiệp với địa chỉ trên:
- Nếu địa chỉ trên giấy phép cũ không còn tồn tại (do xã đã bị sáp nhập), hồ sơ sẽ bị từ chối
- Doanh nghiệp buộc phải làm lại hồ sơ nhiều lần, mất thời gian, chi phí
- Ảnh hưởng đến lịch trình giải ngân, kế hoạch tài chính ngắn hạn của doanh nghiệp
5. Dịch vụ cập nhật địa chỉ doanh nghiệp sau sáp nhập tại Thành lập công ty giá rẻ
Thành lập công ty giá rẻ cung cấp gói dịch vụ thay đổi địa chỉ doanh nghiệp sau sáp nhập địa giới hành chính, đảm bảo tuân thủ đúng quy định tại Nghị quyết 202/2025/QH15, Nghị định 168/2025/NĐ-CP và các văn bản liên quan mới nhất năm 2025.
5.1 Thành lập công ty giá rẻ sẽ làm
5.1.1 Tư vấn chuyên sâu
- Tư vấn cập nhật địa chỉ trụ sở phù hợp theo địa danh mới sau sáp nhập (theo Nghị quyết 202/2025/QH15, 76/2025/UBTVQH15 và 1685/NQ-UBTVQH15 – áp dụng tại TP.HCM).
- Hướng dẫn lập danh sách chủ sở hữu hưởng lợi đúng mẫu theo Nghị định 168/2023/NĐ-CP.
- Phân tích rủi ro pháp lý nếu không cập nhật thông tin đúng hạn và cách xác định đơn vị hành chính mới theo quy hoạch.
5.1.2 Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng quy định
- Soạn thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Soạn giấy đề nghị thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Lập danh sách chủ sở hữu hưởng lợi theo mẫu 2025.
- Chuẩn bị toàn bộ hồ sơ đầy đủ, đúng quy định của Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
- Trình ký hồ sơ tại địa điểm theo yêu cầu khách hàng.
5.1.3 Đại diện nộp và hoàn tất thủ tục
- Nộp hồ sơ lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
- Đóng lệ phí, nhận biên nhận và theo dõi xử lý hồ sơ
- Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản mới, bàn giao tận nơi cho khách hàng
- Hỗ trợ cập nhật địa chỉ mới trên:
- Hệ thống thuế điện tử
- Hóa đơn điện tử, chữ ký số
- Phần mềm BHXH (VNPT, TS24, EFY…)
- Google Maps, website công ty
5.2 Khách hàng sẽ làm
- Cung cấp thông tin địa chỉ trụ sở hiện tại và xác nhận đơn vị hành chính mới sau sáp nhập.
- Cung cấp giấy tờ pháp lý: CCCD/CMT người đại diện pháp luật, giấy phép kinh doanh bản cũ
- Ký duyệt hồ sơ do Thành lập công ty giá rẻ soạn sẵn
- Hỗ trợ xác nhận khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới
5.3 Bảng giá dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty (áp dụng từ 07/2025)
| STT | Hạng mục | Phí dịch vụ (VNĐ) | Thời gian thực hiện |
| 1 | Soạn và nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tại Phòng ĐKKD – Sở Tài chính - Bao gồm tư vấn, đảm bảo tiến độ, chịu trách nhiệm xử lý nhanh - Cập nhật địa chỉ công ty, địa chỉ thành viên và địa chỉ đại diện pháp luật | 1,210,000 | 1 ngày |
| 2 | Cập nhật danh sách chủ sở hữu hưởng lợi (theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP) | 220,000 | |
| 3 | Ra giấy phép kinh doanh mới và đăng bố cáo thành lập (được miễn lệ phí nhà nước) | 0 | 3-5 ngày |
| 4 | Làm con dấu công ty loại tốt (Trodat – chuẩn pháp lý) | 440,000 | 1 ngày |
| 5 | Làm bảng hiệu công ty chuẩn quy định | 220,000 | |
| 6 | Hỗ trợ cập nhật địa chỉ mới trên các hệ thống: – Thuế điện tử: thuedientu.gdt.gov.vn – Hóa đơn điện tử, chữ ký số, phần mềm kê khai BHXH VNPT | Miễn phí | |
| Tổng gói | 2090000 | 3-5 ngày làm việc | |
5.4 Cam kết từ Thành lập công ty giá rẻ:
- Chi phí tiết kiệm – không phát sinh phụ phí.
- Hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ, đúng chuẩn pháp lý mới nhất.
- Tư vấn cập nhật địa chỉ đúng quy định sau sáp nhập địa giới hành chính.
- Đại diện nộp hồ sơ, xử lý nhanh chóng trên hệ thống quốc gia.
- Bàn giao giấy tờ tận nơi, hỗ trợ đồng bộ thông tin trên thuế, hóa đơn, BHXH.
- Đội ngũ chuyên nghiệp – hỗ trợ trọn gói từ A đến Z.
Kết luận
Sáp nhập xã là chủ trương lớn về cải cách bộ máy hành chính, nhưng cũng kéo theo nhiều thủ tục pháp lý mà doanh nghiệp phải kịp thời cập nhật. Nếu không điều chỉnh địa chỉ đúng hạn, bạn có thể bị xử phạt, gặp rắc rối với thuế, hóa đơn hoặc thậm chí mất uy tín trong mắt đối tác. Hãy để Thành lập công ty giá rẻ hỗ trợ bạn trọn gói cập nhật địa chỉ sau sáp nhập xã – từ tư vấn địa danh mới, soạn hồ sơ, nộp và nhận giấy phép cho đến đồng bộ thông tin trên thuế, hóa đơn, ngân hàng.
