Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty: cập nhật chuẩn 2025

Giới thiệu

1. Khi nào cần thông báo thay đổi địa chỉ công ty?

• Chuyển trụ sở chính sang quận/huyện khác
• Chuyển trụ sở sang địa chỉ mới trong cùng quận/huyện
• Sáp nhập địa giới hành chính (ví dụ: xã/phường bị giải thể, đổi tên)
• Di chuyển văn phòng vì lý do pháp lý, vận hành hoặc chiến lược kinh doanh

2. Những nội dung cần có trong thông báo thay đổi địa chỉ công ty

2.1. Thông tin nhận diện doanh nghiệp

• Tên công ty đầy đủ ghi đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Mã số doanh nghiệp/mã số thuế

2.2. Địa chỉ cũ

• Địa chỉ trụ sở cũ ghi rõ ràng (bao gồm số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố)
• Lưu ý nếu địa chỉ cũ thuộc địa bàn có thay đổi đơn vị hành chính (ví dụ: Phường Cô Giang đã sáp nhập vào Phường Bến Nghé)

2.3. Địa chỉ mới

• Địa chỉ sau khi thay đổi (đã cập nhật theo giấy phép đăng ký kinh doanh mới)
• Ghi rõ nếu chỉ thay đổi tên đơn vị hành chính chứ không thay đổi vị trí thực tế

2.4. Thời điểm áp dụng

• Ghi rõ thời điểm bắt đầu sử dụng địa chỉ mới (thường là ngày trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới)

2.5. Lý do thay đổi (nếu cần thiết)

• Trình bày lý do ngắn gọn, ví dụ: Theo Nghị quyết 1248/NQ-UBTVQH15 ngày 27/6/2024 về sắp xếp đơn vị hành chính cấp xã tại TP.HCM…

2.6. Cam kết và lời cảm ơn

• Cam kết cập nhật đầy đủ thông tin mới trên hợp đồng, hóa đơn và hệ thống quản lý
• Lời cảm ơn khách hàng, đối tác đã đồng hành và hỗ trợ

3. Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty gửi khách hàng/đối tác

3.1 Hướng dẫn điền mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty

• Mã số thuế doanh nghiệp
• Ngày cấp giấy đăng ký kinh doanh
• Nơi cấp giấy đăng ký kinh doanh
• Họ tên người đại diện pháp luật
• Địa chỉ mới của công ty

3.2 Hướng dẫn cách viết chi tiết mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty cho khách hàng thông dụng

3.3 Hướng dẫn viết mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch

1. Lưu ý khi sử dụng mẫu thông báo thay đổi địa chỉ

• Thời điểm gửi thông báo: Sau khi đã nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có địa chỉ mới.
• Hình thức thông báo: Có thể thông báo qua:
  • Email hàng loạt đến danh sách đối tác
  • Dán thông báo tại trụ sở cũ
  • Gửi văn bản đến ngân hàng, cơ quan thuế, khách hàng lớn
• Nội dung ngắn gọn, đúng chuẩn: Không nên sử dụng thông báo chung chung, thiếu chi tiết như “chúng tôi đã chuyển văn phòng” mà cần ghi rõ địa chỉ, ngày chuyển, người liên hệ.
• Cập nhật thông tin liên quan: Cần đồng bộ địa chỉ mới trên hóa đơn, hợp đồng, website, Google Maps, biển tên công ty,…

3.4 Hướng dẫn mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty do sáp nhập

4. Dịch vụ hỗ trợ thay đổi địa chỉ công ty do sáp nhập tại Thành lập công ty giá rẻ

4.1 Thành lập công ty giá rẻ sẽ làm

4.1.1 Tư vấn chuyên sâu

• Tư vấn cập nhật địa chỉ trụ sở phù hợp theo địa danh mới sau sáp nhập (theo Nghị quyết 202/2025/QH15, 76/2025/UBTVQH15 và 1685/NQ-UBTVQH15 – áp dụng tại TP.HCM).
• Hướng dẫn lập danh sách chủ sở hữu hưởng lợi đúng mẫu theo Nghị định 168/2023/NĐ-CP.
• Phân tích rủi ro pháp lý nếu không cập nhật thông tin đúng hạn và cách xác định đơn vị hành chính mới theo quy hoạch.

4.1.2 Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng quy định

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ‑CP).
• Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật (CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực).
• Giấy ủy quyền và CCCD của người được ủy quyền, nếu hồ sơ không do người đại diện pháp luật trực tiếp nộp.
• Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi, lập theo mẫu mới ban hành kèm Nghị định 168/2025/NĐ‑CP, áp dụng bắt buộc kể cả khi chỉ thay đổi địa chỉ.

4.1.3 Đại diện nộp và hoàn tất thủ tục

• Nộp hồ sơ lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
• Đóng lệ phí, nhận biên nhận và theo dõi xử lý hồ sơ
• Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản mới, bàn giao tận nơi cho khách hàng
• Hỗ trợ cập nhật địa chỉ mới trên:
  • Hệ thống thuế điện tử
  • Hóa đơn điện tử, chữ ký số
  • Phần mềm BHXH (VNPT, TS24, EFY…)
  • Google Maps, website công ty

4.2 Khách hàng sẽ làm

• Cung cấp thông tin địa chỉ trụ sở hiện tại và xác nhận đơn vị hành chính mới sau sáp nhập.
• Cung cấp giấy tờ pháp lý: CCCD/CMT người đại diện pháp luật, giấy phép kinh doanh bản cũ
• Ký duyệt hồ sơ do Thành lập công ty giá rẻ soạn sẵn
• Hỗ trợ xác nhận khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới

4.3 Bảng giá dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty (áp dụng từ 07/2025)

4.4 Cam kết từ Thành lập công ty giá rẻ:

• Chi phí tiết kiệm – không phát sinh phụ phí.
• Hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ, đúng chuẩn pháp lý mới nhất.
• Tư vấn cập nhật địa chỉ đúng quy định sau sáp nhập địa giới hành chính.
• Đại diện nộp hồ sơ, xử lý nhanh chóng trên hệ thống quốc gia.
• Bàn giao giấy tờ tận nơi, hỗ trợ đồng bộ thông tin trên thuế, hóa đơn, BHXH.
• Đội ngũ chuyên nghiệp – hỗ trợ trọn gói từ A đến Z.

Kết luận