Giới thiệu
Xuất hoá đơn hộ kinh doanh là một trong những nghiệp vụ quan trọng mà bất kỳ hộ kinh doanh nào cũng cần nắm rõ để tuân thủ các quy định pháp luật về thuế và hóa đơn, chứng từ. Đặc biệt, với những cập nhật mới nhất từ các Nghị định và Thông tư có hiệu lực từ năm 2025, việc hiểu rõ các quy định này trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về việc xuất hóa đơn đối với hộ kinh doanh.
1. Hộ kinh doanh có được xuất hóa đơn không?
Theo quy định mới nhất từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn, hộ kinh doanh hoàn toàn được phép xuất hóa đơn khi có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đặc biệt, từ ngày 01/6/2025, các hộ kinh doanh cá thể phải tuân thủ chặt chẽ hơn về việc sử dụng hóa đơn điện tử, nhất là khi doanh thu hằng năm từ 1 tỷ đồng trở lên hoặc hoạt động trong các lĩnh vực bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, vận tải, giải trí, v.v.
Tuy nhiên, hộ kinh doanh không được xuất hóa đơn đỏ (hóa đơn VAT) trừ khi chuyển đổi thành doanh nghiệp và đăng ký kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
2. Điều kiện để hộ kinh doanh được xuất hóa đơn điện tử
Từ ngày 01/6/2025, hộ kinh doanh muốn sử dụng hóa đơn điện tử cần đáp ứng các điều kiện cụ thể tùy theo loại hình sử dụng:
2.1 Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Áp dụng với hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, đặc biệt trong các lĩnh vực như ăn uống, bán lẻ, khách sạn.
Điều kiện kèm theo:
- Có máy tính tiền kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế;
- Đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn;
- Sẵn sàng tiếp nhận hỗ trợ kỹ thuật từ cơ quan thuế. Nếu không chuyển đổi khi đã được hỗ trợ, sẽ bị xử lý vi phạm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
2.2 Hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh
Hộ kinh doanh nhỏ, chưa đủ điều kiện công nghệ vẫn có thể xin cấp hóa đơn lẻ điện tử có mã của cơ quan thuế cho từng lần phát sinh, nếu có nhu cầu giao hóa đơn cho khách hàng.
2.3 Hóa đơn bán hàng điện tử
Hộ kinh doanh khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp có thể sử dụng hóa đơn bán hàng điện tử (mẫu số bắt đầu bằng số 2).
Ngoài ra, từ 01/7/2025, hộ kinh doanh sẽ sử dụng mã định danh cá nhân thay cho mã số thuế khi xuất hóa đơn.
2.4 Trường hợp đặc biệt
Hộ kinh doanh tại địa bàn kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn có thể được cấp hóa đơn điện tử miễn phí và hỗ trợ đăng ký trực tiếp trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế hoặc qua đơn vị được ủy quyền.
3. Các loại hóa đơn hộ kinh doanh có thể sử dụng
Tùy theo quy mô và hình thức hoạt động, hộ kinh doanh có thể sử dụng các loại hóa đơn sau:
| Loại hóa đơn | Đối tượng sử dụng | Đặc điểm chính |
| Hóa đơn bán hàng điện tử | Hộ kinh doanh không kê khai thuế GTGT | Thông tin cơ bản, không có thuế suất GTGT |
| Hóa đơn GTGT điện tử | Hộ kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp | Có chỉ tiêu thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán |
| Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền | Hộ kinh doanh bán lẻ, ăn uống, khách sạn, v.v. | Không yêu cầu chữ ký số trên từng hóa đơn, nội dung đơn giản, kết nối cơ quan thuế |
| Hóa đơn lẻ do cơ quan thuế cấp | Hộ kinh doanh nhỏ, phát sinh từng lần | Xin cấp từng lần tại cơ quan thuế khi có nhu cầu |
4. Cách xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh
Việc xuất hóa đơn phụ thuộc vào loại hóa đơn mà hộ kinh doanh được phép sử dụng, gồm ba hình thức chính:
4.1 Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh
Áp dụng cho hộ kinh doanh nhỏ, phát sinh giao dịch không thường xuyên và chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cố định.
Quy trình thực hiện:
- Nộp Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã (Mẫu 06/ĐN-PSĐT – Phụ lục IA) đến cơ quan thuế.
- Truy cập hệ thống của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn trực tuyến.
- Sau khi kê khai, nộp thuế (nếu có), cơ quan thuế sẽ cấp mã hóa đơn trong ngày làm việc.
- Hộ kinh doanh chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác của thông tin và phải gửi hóa đơn cho người mua qua phương tiện điện tử.
4.2 Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Áp dụng với hộ kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên trong các lĩnh vực như bán lẻ, ăn uống, khách sạn.
Đặc điểm và cách sử dụng:
- Sử dụng phần mềm hoặc thiết bị máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
- Hóa đơn phải có đầy đủ thông tin:
- Người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế
- Người mua (nếu có yêu cầu): Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân
- Hàng hóa/dịch vụ: Tên, đơn giá, số lượng, thành tiền
- Thời điểm lập, mã tra cứu, mã QR hoặc đường link truy xuất
- Hộ kinh doanh gửi hóa đơn cho người mua qua email, tin nhắn, mã QR hoặc đường dẫn
4.3 Lưu ý về thông tin trên hóa đơn
- Từ 01/7/2025, sử dụng mã định danh cá nhân thay cho mã số thuế trên hóa đơn.
- Đảm bảo thông tin người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ rõ ràng, chính xác.
5. Lưu ý khi xuất hóa đơn cho khách hàng là hộ kinh doanh
Lưu ý khi xuất hóa đơn cho khách hàng là hộ kinh doanh
Khi xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng là hộ kinh doanh, tổ chức kinh tế hoặc cá nhân kinh doanh, cần lưu ý các quy định sau để đảm bảo tính pháp lý và tránh sai phạm:
5.1 Thông tin người mua
- Ghi đúng tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân theo giấy đăng ký kinh doanh/thuế của người mua.
- Cho phép viết tắt các từ thông dụng như “Phường” thành “P.”, “Quận” thành “Q.”… nếu không làm sai lệch nội dung.
- Trường hợp người mua không có mã số thuế: không bắt buộc ghi mã số thuế trên hóa đơn.
5.2 Xử lý hóa đơn sai sót
Xử lý hóa đơn sai sót - Xuất hóa đơn hộ kinh doanh
- Chưa gửi cho người mua:
- Thông báo hủy hóa đơn qua Mẫu 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA);
- Lập hóa đơn mới thay thế.
- Đã gửi cho người mua:
- Sai tên, địa chỉ (không sai mã số thuế):
- Thông báo sai sót cho người mua và cơ quan thuế, không cần lập lại hóa đơn.
- Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa:
- Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Hóa đơn mới phải ghi rõ nội dung: “Điều chỉnh/Thay thế cho hóa đơn số... ngày... tháng... năm...”.
- Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
- Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, phải có văn bản thỏa thuận với người mua (trừ khi người mua là cá nhân, có thể thông báo trực tiếp hoặc công khai trên website).
- Được phép lập 1 hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng và cùng một người mua.
5.3 Chiết khấu thương mại và trả lại hàng
- Chiết khấu: Có thể điều chỉnh trên hóa đơn cuối cùng hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê.
- Trả lại hàng: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc người mua lập hóa đơn trả lại (nếu thỏa thuận).
5.4 Kê khai thuế
- Hóa đơn điều chỉnh/thay thế thông thường: Khai bổ sung vào kỳ phát sinh của hóa đơn sai.
- Trường hợp đặc biệt (chiết khấu, trả hàng, điều chỉnh sau thanh tra...):
- Người bán kê khai vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh,
- Người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
5.5 Lưu trữ và nghĩa vụ sử dụng
- Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định.
- Chỉ xuất hóa đơn khi có giao dịch thực tế và đầy đủ hồ sơ chứng minh.
- Không được ghi lùi ngày, không xuất hóa đơn khống.
- Không được chuyển nhượng, cho mượn, bán mã số hóa đơn dưới bất kỳ hình thức nào.
6. Một số câu hỏi thường gặp
6.1 Khi nào các quy định mới về hóa đơn điện tử có hiệu lực đối với hộ kinh doanh?
Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã có hiệu lực từ ngày 01/7/2022, quy định chung về hóa đơn, chứng từ.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 01/6/2025, bổ sung các quy định mới đối với hộ kinh doanh, đặc biệt là:
- Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền;
- Quy trình xử lý hóa đơn sai sót và ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử.
6.2 Nếu đang sử dụng hóa đơn giấy, hộ kinh doanh có bắt buộc chuyển sang hóa đơn điện tử không?
Có. Theo Nghị định 123, hóa đơn giấy do cơ quan thuế phát hành chỉ được phép sử dụng tối đa 12 tháng. Sau đó, hộ kinh doanh phải chuyển sang hóa đơn điện tử, đồng thời:
- Dừng sử dụng hóa đơn giấy còn tồn chưa dùng;
- Tiêu hủy hóa đơn giấy theo đúng thủ tục quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.
6.3 Hộ kinh doanh có được xuất hóa đơn đỏ (VAT) không?
Không. Chỉ doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế mới được xuất hóa đơn đỏ. Hộ kinh doanh chỉ xuất hóa đơn bán hàng điện tử hoặc hóa đơn lẻ.
Kết luận
Việc xuất hoá đơn hộ kinh doanh không còn là lựa chọn mà đã trở thành nghĩa vụ pháp lý bắt buộc với các hộ cá thể có hoạt động thương mại, dịch vụ. Từ ngày 01/6/2025, hầu hết các hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử – đặc biệt là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền – và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thông tin, thời điểm lập, xử lý sai sót và lưu trữ. Việc nắm vững các quy định mới không chỉ giúp hộ kinh doanh hoạt động đúng luật mà còn tăng tính minh bạch, tạo uy tín trong quan hệ thương mại và hợp tác lâu dài. Nếu bạn cần thêm thông tin, hãy liên hệ Thành lập công ty giá rẻ ngay nhé.
