Bán hàng không xuất hóa đơn: Trường hợp nào được phép và mức phạt mới nhất

Giới thiệu

1. Bán hàng không xuất hóa đơn là gì?

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

2. Quy định pháp luật về xuất hóa đơn khi bán hàng

2.1 Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

• Doanh nghiệp, chi nhánh, hợp tác xã
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
• Đơn vị sự nghiệp công lập có hoạt động kinh doanh
• Tổ chức thu thuế, phí, lệ phí
• Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
• Cơ quan thuế, cơ quan hải quan và các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:

e) Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử” và sử dụng loại hóa đơn là hóa đơn giá trị gia tăng.

2.2 Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn

• Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn giao cho người mua ngay khi phát sinh giao dịch.
• Trước khi sử dụng hóa đơn, phải thực hiện đăng ký sử dụng hoặc thông báo phát hành với cơ quan thuế theo đúng quy trình.
• Việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về kế toán, thuế, giao dịch điện tử và quản lý thuế.
• Dữ liệu hóa đơn là cơ sở pháp lý phục vụ công tác quản lý thuế, thanh tra và đối chiếu nghĩa vụ thuế.
• Người bán được phép ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử, nhưng phải lập bằng văn bản, thông báo cơ quan thuế và đảm bảo hóa đơn thể hiện đầy đủ thông tin của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

2.3 Thời điểm lập hóa đơn theo quy định

2.3.1 Đối với bán hàng hóa:

• Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
• Bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Với hoạt động xuất khẩu hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn do người bán tự xác định nhưng không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan.

Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn

1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

2.3.2 Đối với cung cấp dịch vụ

• Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Nếu có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp, hóa đơn phải lập tại thời điểm thu tiền, trừ các khoản tạm ứng, đặt cọc chưa đủ điều kiện ghi nhận doanh thu.
• Bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Với dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài, thời điểm lập hóa đơn vẫn là thời điểm hoàn thành dịch vụ, tương tự như với khách hàng trong nước.

Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn

2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

• Trường hợp giao hàng nhiều lần, bàn giao từng hạng mục dịch vụ: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao phải lập hóa đơn tương ứng với phần giá trị thực hiện.
• Trường hợp đặc thù: Có quy định riêng đối với các lĩnh vực như điện, nước, viễn thông, vận tải, xổ số, tài chính, bất động sản, xăng dầu, casino, ngân hàng và các dịch vụ đặc biệt khác.

3. Các trường hợp không bắt buộc xuất hóa đơn

3.1 Trường hợp duy nhất không bắt buộc lập hóa đơn khi bán hàng hóa

Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

3.2 Một số trường hợp không cần đầy đủ nội dung trên hóa đơn

3.3 Giao dịch không cần lập hóa đơn, sử dụng chứng từ khác thay thế

Điều 13. Áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

e) Trường hợp góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam để thành lập doanh nghiệp thì không phải lập hóa đơn mà sử dụng các chứng từ biên bản chứng nhận góp vốn, biên bản giao nhận tài sản, biên bản định giá tài sản kèm theo bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản.

g) Trường hợp điều chuyển tài sản giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong tổ chức; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thì tổ chức có tài sản điều chuyển phải có lệnh điều chuyển tài sản, kèm theo bộ hồ sơ nguồn gốc tài sản và không phải lập hóa đơn.

• Góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh: Sử dụng biên bản góp vốn, biên bản định giá, giao nhận tài sản kèm hồ sơ pháp lý, không cần lập hóa đơn.
• Điều chuyển tài sản nội bộ: Điều chuyển giữa các đơn vị phụ thuộc cùng hệ thống (như chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình), không phải lập hóa đơn mà sử dụng lệnh điều chuyển và hồ sơ nguồn gốc tài sản.

3.4 Lưu ý quan trọng từ ngày 01/6/2025

Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Điều 90. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

4. Mức phạt khi không xuất hóa đơn theo quy định

5. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần lưu ý gì?

5.1. Bắt buộc lập hóa đơn cho mọi giao dịch

5.2. Chuyển đổi và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Cơ quan thuế có thể đối chiếu thông tin người nộp thuế với cơ sở dữ liệu dân cư hoặc hệ thống định danh để xác minh thông tin pháp lý trước khi chấp thuận.

5.3. Đối tượng được miễn phí sử dụng hóa đơn điện tử có mã

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ và cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn.
• Các doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề xuất của UBND cấp tỉnh gửi Bộ Tài chính (trừ doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu công nghệ cao).

5.4. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối truyền dữ liệu với cơ quan thuế.
• Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện hạ tầng công nghệ, cơ quan thuế sẽ có phương án hỗ trợ kỹ thuật, phần mềm và thời gian chuyển đổi cụ thể.

5.5. Quản lý rủi ro và giám sát đặc biệt từ cơ quan thuế

• Người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao về thuế (có dấu hiệu vi phạm, gian lận hóa đơn, địa chỉ không rõ ràng...) có thể bị yêu cầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã, hoặc phải giải trình rõ ràng với cơ quan thuế.
• Nếu không tuân thủ việc chuyển đổi, cơ quan thuế sẽ phối hợp với chính quyền địa phương để xử lý vi phạm.

5.6. Xử lý hóa đơn sai sót theo quy định mới

• Nếu sai sót được phát hiện trước khi gửi hóa đơn cho người mua, người bán được phép hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới thay thế.
• Nếu đã gửi, việc xử lý được chia thành các tình huống:

• Lưu ý mới từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Đối với hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế đã gửi, nếu người mua là tổ chức, phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai giữa hai bên. Nếu người mua là cá nhân, người bán có thể thông báo trực tiếp hoặc công khai trên website.

5.7. Lưu trữ và tra cứu hóa đơn điện tử

5.8. Nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn

• Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi rõ ràng, chi tiết từng chủng loại.
• Dịch vụ vận tải: Phải ghi biển số xe và hành trình vận chuyển.
• Hóa đơn dịch vụ có đặc thù: Áp dụng tiêu thức linh hoạt theo hướng dẫn tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

5.9. Khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn

• Chương trình khách hàng thường xuyên
• Chương trình dự thưởng, quay số
• Chương trình hóa đơn may mắn

Kết luận