Từ ngày 01/6/2025, quy định về hóa đơn bán lẻ có nhiều thay đổi quan trọng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Việc hiểu rõ mẫu hóa đơn bán lẻ và cách sử dụng đúng quy định là điều cần thiết để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo tuân thủ luật thuế.
1. Hóa đơn bán lẻ là gì?
Hóa đơn bán lẻ là chứng từ kế toán do người bán lập và trao cho người mua khi phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Đây là bằng chứng xác nhận việc mua bán đã được thực hiện, ghi nhận chi tiết về sản phẩm, số lượng, đơn giá và tổng giá trị giao dịch. Hóa đơn bán lẻ thường được sử dụng tại các cửa hàng, siêu thị, nhà hàng, hộ kinh doanh cá thể và không có giá trị khấu trừ thuế giá trị gia tăng như hóa đơn GTGT
1.1 Đặc điểm của hóa đơn bán lẻ
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
- Không có giá trị khấu trừ thuế GTGT cho người mua
- Không được dùng để kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Không bắt buộc phải có mã số do cơ quan thuế cấp (đối với một số trường hợp)
- Chủ yếu sử dụng trong giao dịch bán lẻ với người tiêu dùng cuối
1.2 Phân biệt hóa đơn bán lẻ và hóa đơn GTGT
| Tiêu chí | Hóa đơn bán lẻ | Hóa đơn GTGT |
| Đối tượng mua | Chủ yếu cá nhân | Doanh nghiệp, tổ chức |
| Khấu trừ thuế | Không được khấu trừ | Được khấu trừ thuế |
| Mã số cơ quan thuế | Không bắt buộc (một số TH) | Bắt buộc phải có |
| Mục đích sử dụng | Chứng minh giao dịch | Kê khai thuế, khấu trừ |
Lưu ý quan trọng: Từ 01/7/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả giao dịch bán hàng đều bắt buộc phải xuất hóa đơn, không phân biệt giá trị.
2. Mục đích sử dụng hóa đơn bán lẻ
2.1 Mục đích chính
- Ghi nhận doanh thu: Giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh theo dõi doanh số bán hàng, quản lý hàng hóa, dịch vụ đã bán ra.
- Chứng từ kế toán: Là căn cứ hợp lệ để hạch toán, lưu trữ, đối chiếu khi cần thiết.
- Tạo sự minh bạch: Đảm bảo quyền lợi cho người mua, giúp kiểm soát giao dịch, hạn chế gian lận thương mại.
- Tuân thủ pháp luật: Đáp ứng yêu cầu về chứng từ trong hoạt động kinh doanh theo quy định mới nhất tại Thông tư 32/2025/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP
2.2 Đối tượng áp dụng
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025), các trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn bán lẻ (hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền) bao gồm:
- Cửa hàng bán lẻ: Thời trang, mỹ phẩm, tạp hóa, siêu thị, trung tâm thương mại.
- Dịch vụ ăn uống: Nhà hàng, quán cà phê, quán ăn, cơ sở ăn uống.
- Dịch vụ giải trí: Karaoke, bida, rạp chiếu phim, các dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí khác.
- Dịch vụ cá nhân khác: Cắt tóc, spa, massage, các dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
- Bán xăng dầu cho khách hàng cá nhân: Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng cá nhân không kinh doanh không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký số của người mua.
Từ ngày 01/6/2025, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh có hoạt động bán lẻ thuộc các lĩnh vực trên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế. Cụ thể:
- Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, hoạt động trong các lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, dịch vụ giải trí, dịch vụ cá nhân, bán xăng dầu cho cá nhân, v.v.
- Yêu cầu: Hóa đơn điện tử phải được khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, đảm bảo minh bạch, quản lý doanh thu và chống gian lận thuế.
- Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin: Cơ quan thuế sẽ có kế hoạch hỗ trợ, nếu không chuyển đổi đúng hạn sẽ bị xử lý vi phạm theo quy định pháp luật
3. Nội dung cần có trên mẫu hóa đơn bán lẻ
3.1 Nội dung bắt buộc trên hóa đơn bán lẻ
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được sửa đổi, bổ sung tại khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, một hoá đơn điện tử hợp lệ cần có các nội dung sau:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có);
- Tên hàng hóa, dịch vụ;
- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT;
- Thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán;
- Thời điểm lập hóa đơn;
- Chữ ký số của người bán (trừ trường hợp sử dụng máy tính tiền);
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã);
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn (theo hướng dẫn tại Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC);
- Số hóa đơn theo thứ tự;
- Đồng tiền thể hiện (đồng Việt Nam hoặc ngoại tệ theo quy định);
- Trường hợp đặc thù có thể có hoặc không có các chỉ tiêu như tên người mua, chữ ký điện tử người bán, hoặc bổ sung các thông tin khác như biển số xe, thông tin cước vận chuyển, hành trình, tên hàng hóa cụ thể...
3.3 Các trường hợp đặc biệt không cần đầy đủ thông tin
Theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
- Không cần chữ ký điện tử của người mua đối với khách hàng cá nhân hoặc nước ngoài.
- Không cần tên, địa chỉ, MST người mua trong hóa đơn điện tử tại siêu thị, trung tâm thương mại.
- Hóa đơn xăng dầu bán cho cá nhân không cần các chỉ tiêu: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên, địa chỉ, MST người mua, chữ ký điện tử của các bên, thuế suất GTGT.
- Tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá không cần đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Dịch vụ vận tải hàng không xuất qua hệ thống điện tử quốc tế không cần MST, địa chỉ người mua, thuế suất, chữ ký số nếu khách hàng là cá nhân.
- Hóa đơn xây dựng, lắp đặt, xây nhà theo tiến độ hợp đồng không cần đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
- Phiếu xuất kho nội bộ và hàng gửi đại lý có thể linh hoạt về chỉ tiêu thể hiện theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Hóa đơn thanh toán Interline giữa các hãng hàng không hoặc giữa hãng với đại lý có thể không cần đơn giá, ký hiệu, thông tin người mua.
- Hoạt động sản xuất cung ứng sản phẩm quốc phòng, an ninh có thể không cần đơn vị tính, số lượng, đơn giá; nội dung hàng hóa ghi theo hợp đồng.
4. Các mẫu hóa đơn bán lẻ thông dụng
4.1 Mẫu hóa đơn bán lẻ 1 liên
Đặc điểm:
- Chỉ có 1 liên duy nhất giao cho khách hàng
- Thường dùng cho các giao dịch nhỏ lẻ
- In thành quyển, dễ xé ra khi sử dụng
Mẫu hóa đơn bán lẻ 1 liên
4.2 Mẫu hóa đơn bán lẻ 2 liên
Đặc điểm:
- Gồm 2 liên: Liên 1 giao khách, Liên 2 lưu trữ
- Sử dụng giấy carbon để sao chép nội dung
- Phù hợp với cửa hàng cần lưu trữ thông tin
Mẫu hóa đơn bán lẻ 2 liên
4.3 Mẫu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Từ 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
Đối tượng bắt buộc sử dụng:
- Doanh nghiệp có hoạt động bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy)
- Cơ sở kinh doanh ăn uống, nhà hàng, khách sạn
- Dịch vụ vận tải hành khách, hỗ trợ vận tải đường bộ
- Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, chiếu phim
- Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên
Đặc điểm:
- Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế
- Có mã số do cơ quan thuế cấp
- Được in tự động từ máy tính tiền (POS)
- Dữ liệu được chuyển ngay cho cơ quan thuế
Mẫu hóa đơn bán lẻ - Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
4.4 Ký hiệu hóa đơn mới theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
Theo quy định tại Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC (hiệu lực từ ngày 01/7/2025), hệ thống ký hiệu hóa đơn điện tử được chuẩn hóa với hai thành phần chính: ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử, giúp cơ quan thuế và doanh nghiệp dễ dàng nhận diện, phân loại và quản lý hóa đơn.
4.4.1 Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử
Là một chữ số tự nhiên từ 1 đến 9, phản ánh loại hóa đơn tương ứng:
| Ký hiệu | Loại hóa đơn điện tử |
| 1 | Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) |
| 2 | Hóa đơn bán hàng |
| 3 | Hóa đơn bán tài sản công |
| 4 | Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia |
| 5 | Tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử |
| 6 | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, gửi bán đại lý điện tử |
| 7 | Hóa đơn thương mại điện tử |
| 8 | Hóa đơn GTGT tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí |
| 9 | Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí |
4.4.2 Ký hiệu hóa đơn điện tử
Là một chuỗi 6 ký tự bao gồm chữ và số, phản ánh loại mã hóa đơn, năm lập, mục đích sử dụng và mã quản lý nội bộ. Cấu trúc như sau: [C/K] [YY] [Loại][XX]
| Thành phần | Giải thích |
| C hoặc K | C: hóa đơn có mã cơ quan thuế K: hóa đơn không có mã |
| YY | Hai số cuối của năm lập hóa đơn (VD: 25 = 2025) |
| T/D/L/M/N/B/G/H/X | Loại hóa đơn: T – Hóa đơn doanh nghiệp tự phát hành D – Hóa đơn đặc thù (bán tài sản công, hàng dự trữ quốc gia) L – Hóa đơn cơ quan thuế cấp theo từng lần M – Hóa đơn từ máy tính tiền N – Phiếu xuất kho nội bộ B – Phiếu xuất kho gửi đại lý G – Tem, vé GTGT H – Tem, vé bán hàng X – Hóa đơn thương mại điện tử |
| XX | Hai ký tự cuối tùy chọn để quản lý nội bộ (nếu không có nhu cầu thì dùng “YY”) |
ví dụ ký hiệu:
| Ký hiệu | Diễn giải |
| 1C25TAA | Hóa đơn GTGT có mã, lập năm 2025, loại T, mã quản lý AA |
| 2C25TBB | Hóa đơn bán hàng có mã, lập năm 2025 |
| 1K25TYY | Hóa đơn GTGT không mã, lập năm 2025 |
| 6K25NAB | Phiếu xuất kho nội bộ không mã, lập năm 2025 |
| 7K25XAB | Hóa đơn thương mại điện tử không mã, lập năm 2025 |
Lưu ý: Ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số phải thể hiện rõ ràng ở góc trên bên phải của hóa đơn điện tử hoặc tại vị trí dễ nhận biết.
5. Cách viết hóa đơn bán lẻ đúng quy định
5.1 Nguyên tắc lập hóa đơn
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Nguyên tắc cơ bản:
- Lập đúng thời điểm: Ngay khi giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ
- Ghi đầy đủ nội dung: Theo đúng mẫu quy định
- Không tẩy xóa, sửa chữa: Nếu sai phải lập hóa đơn mới
- Sử dụng cùng màu mực: Đảm bảo tính nhất quán
- Viết rõ ràng, dễ đọc: Tránh gây hiểu nhầm
5.2 Thời điểm lập hóa đơn
Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
Đối với bán hàng hóa:
- Thời điểm: Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng
- Không phân biệt: Đã thu tiền hay chưa thu tiền
- Đặc biệt: Bán xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ - thời điểm kết thúc việc bán
Đối với cung cấp dịch vụ:
- Thời điểm: Khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ
- Không phân biệt: Đã thu tiền hay chưa thu tiền
5.3 Cách ghi thông tin cụ thể
Ghi tên hàng hóa, dịch vụ:
- Ghi đầy đủ, chi tiết tên hàng hóa
- Không viết tắt gây hiểu nhầm
- Có mã hàng hóa thì ghi cả tên và mã
- Trường hợp có chữ nước ngoài: đặt trong ngoặc đơn () hoặc dòng dưới
Ghi số tiền:
- Sử dụng chữ số Ả-rập: 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9
- Dấu phân cách: Dùng dấu chấm (.) sau hàng nghìn, triệu, tỷ
- Phần thập phân: Dùng dấu phẩy (,) sau hàng đơn vị
- Đơn vị tiền tệ: Đồng Việt Nam, ký hiệu "đ"
Ví dụ cách ghi: 1.250.000đ hoặc 1.250.000,50đ
5.4 Xử lý trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn
Quy định mới từ 01/6/2025:
Bắt buộc lập hóa đơn dù khách không lấy:
- Mọi giao dịch đều phải xuất hóa đơn (không phân biệt giá trị)
- Ghi rõ trên hóa đơn: "Người mua không lấy hóa đơn"
- Hoặc ghi: "Người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế"
Trường hợp đặc biệt:
- Bán lẻ xăng dầu: Lập 1 hóa đơn tổng cuối ngày cho khách không lấy hóa đơn
- Siêu thị, trung tâm thương mại: Không cần đầy đủ thông tin người mua
5.5 Lưu ý về xử lý sai sót
Từ 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
Bỏ quy định hủy hóa đơn sai:
- Không còn hủy hóa đơn điện tử đã lập sai
- Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế thay vì hủy
- Phải có văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua về nội dung sai
Các trường hợp xử lý:
- Sai tên, địa chỉ người mua: Lập hóa đơn điều chỉnh
- Sai mã số thuế, số tiền: Lập hóa đơn thay thế
- Có thể lập 1 hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng
Kết luận
Việc hiểu rõ quy định mới và áp dụng đúng mẫu hóa đơn bán lẻ theo Thông tư 32/2025/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế, tránh rủi ro xử phạt và tăng cường minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát hệ thống phát hành hóa đơn, cập nhật phần mềm máy tính tiền và đào tạo nhân sự để vận hành đúng quy định từ ngày 01/6/2025. Hãy liên hệ Thành lập công ty giá rẻ ngay để biết thêm thông tin chi tiết nhé.
