Hướng dẫn cập nhật thông tin CCCD và địa chỉ đơn vị trên hệ thống hóa đơn điện tử

Hướng dẫn cập nhật thông tin CCCD và địa chỉ đơn vị trên hệ thống VNPT E-Invoice theo quy định mới từ 01/7/2025, giúp doanh nghiệp phát hành hóa đơn hợp lệ và đúng pháp luật.

Hướng dẫn cập nhật thông tin CCCD và địa chỉ đơn vị trên hệ thống hóa đơn điện tử

1. Cập nhật thông tin CCCD thay thế cho mã số thuế

Từ ngày 01/7/2025, hệ thống VNPT E-Invoice cho phép người đại diện pháp luật là cá nhân thực hiện cập nhật thông tin căn cước công dân (CCCD) để thay thế mã số thuế (MST). Quy trình thực hiện trên hệ thống quản trị Cadmin gồm các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống Cadmin bằng đường dẫn và tài khoản được cấp.

man_hinh_dang_nhap_he_thong_-_cap_nhat_thong_tin
Màn hình đăng nhập hệ thống -cập nhật thông tin

Bước 2: Chon thông tin đơn vị để cập nhật

Tại giao diện chính, chọn menu “Hệ thống” → “Thông tin đơn vị” hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin của đơn vị phát hành hóa đơn để người sử dụng cập nhật.

man_hinh_xem_thong_tin_don_vi_phat_hanh_-_cap_nhat_thong_tin
Màn hình Xem thông tin đơn vị phát hành - cập nhật thông tin

Bước 3: Chỉnh sử thông tin đơn vị

Trên giao diện thông tin đơn vị kích vào nút Chỉnh sửa để cập nhật.
Lúc này, hệ thống sẽ hiển thị màn hình Sửa thông tin đơn vị phát hành hóa đơn. Tại đây, người dùng có thể cập nhật số căn cước công dân của người đại diện pháp luật và đánh dấu chọn mục Sử dụng căn cước công dân thay mã số thuế đơn vị nếu bạn là hộ kinh doanh, còn bạn là doanh nghiệp thì không cần tích chọn vào mục thay thế mã số thuế đơn vị

sua_thong_tin_don_vi_phat_hanh_hoa_don_-_cap_nhat_thong_tin
Sửa thông tin đơn vị phát hành hóa đơn - cập nhật thông tin

Bước 4: Xác nhận sử dụng CCCD thay cho MST

Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin, Bạn bấm chọn OK để xác nhận sẽ dùng CCCD thay thế cho MST toàn bộ hóa đơn kể từ thời điểm xác nhận.

giao_dien_xac_nhan_cap_nhat_thong_tin
Giao diện xác nhận cập nhật thông tin
Lưu ý: Kể từ thời điểm thay đổi sang sử dụng căn cước công dân thay cho mã số thuế, toàn bộ hóa đơn điện tử được phát hành sẽ hiển thị MST người bán là số CCCD (12 số) thay vì mã số thuế trước đây.

2. Cập nhật địa chỉ theo đơn vị hành chính mới

Theo quy định về sắp xếp lại đơn vị hành chính từ ngày 01/7/2025, doanh nghiệp cần cập nhật địa chỉ đăng ký kinh doanh trên hóa đơn điện tử để bảo đảm tính pháp lý và đồng bộ dữ liệu.

2.1 Trường hợp thay đổi địa chỉ nhưng không thay đổi cơ quan thuế

Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn theo địa chỉ mới bằng cách:
  • Cập nhật thông tin địa chỉ trong phần “Thông tin đơn vị” trên hệ thống Cadmin.
  • Đồng thời thực hiện điều chỉnh địa chỉ trong tờ khai ĐK01 nếu cần đồng bộ với dữ liệu cơ quan thuế.
Lưu ý: việc cập nhật ĐK01 trong trường hợp này không bắt buộc, vì cơ quan thuế đã cập nhật địa chỉ mới của doanh nghiệp trong hệ thống. Trong thời gian chờ cơ quan thuế phê duyệt tờ khai ĐK01, doanh nghiệp vẫn được phát hành hóa đơn với địa chỉ mới như bình thường.

Hướng dẫn khách hàng thực hiện thay đổi địa chỉ đơn vị

Người sử dụng thực hiện cập nhật địa chỉ mới trong thông tin đơn vị phát hành hóa đơn theo các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống Cadmin thông qua đường dẫn và tài khoản được cung cấp.

Giao diện đăng nhập hệ thống háo đơn diện tử để cập nhật thông tin
Bước 2: Chọn menu Hệ thống chọn tiếp thông tin đơn vị

man_hinh_xem_thong_tin_don_vi_phat_hanh_-_cap_nhat_thong_tin
Giao diện chọn thông tin đơn vị cập nhật thông tin
Bước 3: Chọn nút Chỉnh sửa

Giao diện chỉ sửa thông tin đơn vị - cập nhật thông tin
Bước 4: Nhập thông tin Địa chỉ mới đã thay đổi

giao_dien_nhap_thong_tin_dia_chi_moi_-_cap_nhat_thong_tin
Giao diện nhập thông tin địa chỉ mới- cập nhật thông tin
Lúc này bạn cần nhập thông tin địa chỉ mới sau đó bấm Lưu để hệ thống ghi nhận lại thông tin địa chỉ mới
Kết quả:
  • Khi lập hóa đơn, hệ thống sẽ tự động cập nhật địa chỉ mới vào vùng thông tin người bán trên hóa đơn.
  • Khi phát hành, hệ thống sẽ đồng bộ thông tin XML của hóa đơn theo địa chỉ mới mà doanh nghiệp đã cập nhật.

2.2 Trường hợp thay đổi địa chỉ, đồng thời thay đổi thông tin Cơ quan thuế quản lý

Trong trường hợp này, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (nộp lại tờ khai ĐK01) theo địa chỉ và cơ quan thuế mới.
Chỉ được phát hành hóa đơn sau khi cơ quan thuế phê duyệt tờ khai ĐK01.

Hướng dẫn khách hàng thực hiện:

gười sử dụng thực hiện cập nhật địa chỉ mới trong thông tin đơn vị phát hành hóa đơn theo các bước sau:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống Cadmin thông qua đường dẫn và tài khoản được cung cấp.
Giao diện đăng nhập hệ thống háo đơn diện tử để cập nhật thông tin
Bước 2: Chọn menu Hệ thống chọn tiếp thông tin đơn vị

giao_dien_chon_thong_tin_don_vi_cap_nhat_thong_tin


Giao diện chọn thông tin đơn vị cập nhật thông tin
Bước 3: Chọn nút Chỉnh sửa
Giao diện chỉ sửa thông tin đơn vị - cập nhật thông tin
Bước 4: Nhập thông tin Địa chỉ mới đã thay đổi
Nhập đầy đủ thông tin địa chỉ mới, sau đó chọn tên cơ quan thuế quản lý mới tương ứng với địa chỉ đã cập nhật.
Bấm Lưu để hệ thống ghi nhận lại thông tin địa chỉ, Cơ quan thuế quản lý mới

giao_dien_nhap_thong_tin_dia_chi_moi_cap_nhat_thong_tin
Giao diện nhập thông tin địa chỉ mới- cập nhật thông tin

Đăng ký thay đổi ĐK01

Bước 1: Doanh nghiệp bấm chọn menu Đăng ký phát hành
Sau khi đăng nhập thành công vào hệ thống VNPT E-Invoice theo tài khoản được cung cấp, quý doanh nghiệp thực hiện thao tác đăng ký phát hành hóa đơn như sau:
  • Trên thanh menu, chọn mục Đăng ký phát hành
  • Trong danh sách xổ xuống, nhấn vào Đăng ký phát hành sau đó chọn tạo mới để tiến hành kê khai thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
  • Sau đó chọn nút thay đổi để tiến hành cập nhật lại địa chỉ và cơ quan quản lý thuế mới
giao_dien_dang_ky_phat_hanh_-_cap_nhat_thong_tin

Giao diện đăng ký phát hành - cập nhật thông tin
Bước 2: Kiểm tra và nhập thông tin
Hệ thống sẽ tự động hiển thị thông tin tờ khai ĐK01 đã được cập nhật theo địa chỉ mới và Cơ quan thuế quản lý mới mà người sử dụng vừa khai báo


giao_dien_kiem_tra_thong_tin_sau_cap_nhat_thong_tin

Giao diện kiểm tra thông tin sau cập nhật thông tin
Người sử dụng kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên tờ khai, đặc biệt lưu ý thông tin về chứng thư số để đảm bảo tính chính xác. Sau đó nhấn nút lưu để lưu lại thông tin vừa cập nhật.
Bước 3: Gửi tờ khai đăng ký
Sau khi kiểm tra thông tin chính xác lúc này bạn nhấn chọn “Gửi” để hệ thống VNPT Invoice tiến hành gửi tờ khai ĐK01 để cập nhật thông tin mới lên hệ thống thuế.

giao_dien_gui_to_khai_cap_nhat_thong_tin_su_dung_hoa_don_dien_tu

Giao diện gửi tờ khai cập nhật thông tin sử dụng hóa đơn điện tử

Kết luận

Việc cập nhật thông tin căn cước công dân và địa chỉ đơn vị trên hệ thống VNPT E-Invoice là bước bắt buộc theo quy định mới từ 01/7/2025 nhằm đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần chủ động thực hiện đúng quy trình cập nhật để tránh bị gián đoạn trong quá trình phát hành hóa đơn và giao dịch thương mại. Bên cạnh đó, việc kiểm tra thường xuyên trạng thái tờ khai ĐK01 và liên hệ cơ quan thuế khi phát sinh lỗi sẽ giúp quá trình cập nhật thông tin diễn ra chính xác, đồng bộ và đúng thời hạn theo quy định pháp luật hiện hành. Nếu có bất kỳ thắc mắc bạn hãy liên hệ Thành lập công ty giá rẻ ngay để được tư vấn miễn phí nhé.
Tác giả: Hoàng Phúc

Viết bình luận

Ảnh đại diện
Tối đa: 1500 ký tự

Bình luận (0)

Các bài viết liên quan