Mẫu hóa đơn bán hàng mới nhất theo Nghị định 70/2025

Giới thiệu

1. Hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán lẻ là gì?

Điều 8. Loại hóa đơn

Hóa đơn quy định tại Nghị định này gồm các loại sau:

2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:

a) Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
• Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

b) Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

2. Những quy định về mẫu hóa đơn bán hàng

2.1 Hóa đơn bán hàng gồm những loại nào?

• Hóa đơn bán hàng thông thường: Dành cho các tổ chức, cá nhân tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, áp dụng cho các hoạt động sau:
  • Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước
  • Vận tải quốc tế
  • Xuất hàng vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi là xuất khẩu
  • Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài
• Hóa đơn bán hàng trong khu phi thuế quan: Áp dụng cho tổ chức, cá nhân hoạt động trong khu phi thuế quan, khi thực hiện các giao dịch sau:
  • Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa
  • Giao dịch giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan
  • Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài

2.2 Sửa đổi quan trọng từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP

• Bổ sung quy định về thời điểm lập hóa đơn xuất khẩu: chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo ngày thông quan.
• Thời điểm lập hóa đơn dịch vụ: là thời điểm hoàn thành dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
• Ngành nghề đặc thù như: bán lẻ xăng dầu, vận tải hành khách bằng taxi, vé số, bảo hiểm, dịch vụ y tế… có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn hoặc hình thức hóa đơn tổng hợp cuối ngày.

2.3 Các điểm loại bỏ từ Nghị định cũ

• Bỏ quy định lập hóa đơn tổng cuối ngày/tháng đối với các dịch vụ ngân hàng, bảo hiểm, ví điện tử… nếu người tiêu dùng không yêu cầu lấy hóa đơn.
• Bỏ điểm g khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP: từng cho phép hóa đơn lập cuối kỳ cho một số dịch vụ lẻ.

2.4 Ngôn ngữ và định dạng mẫu hóa đơn

• Hóa đơn có thể sử dụng song ngữ Việt – Anh nếu doanh nghiệp có đối tác nước ngoài.
• Chữ viết là tiếng Việt, có thể kèm tiếng nước ngoài trong ngoặc đơn hoặc dòng bên dưới.
• Số hóa đơn sử dụng chữ số Ả-rập, định dạng chuẩn XML nếu là hóa đơn điện tử.

3. Khi nào phải xuất hóa đơn bán hàng?

3.1 Đối với bán hàng hóa

3.2 Đối với xuất khẩu hàng hóa

• Là thời điểm người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.

3.3 Đối với cung cấp dịch vụ

• Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
• Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền (không áp dụng cho đặt cọc, tạm ứng của các hợp đồng dịch vụ tư vấn, thiết kế, kế toán...).

3.4 Đối với dịch vụ phát sinh thường xuyên, số lượng lớn cần đối soát

• Được phép lập hóa đơn sau khi đối soát xong, nhưng không quá ngày 07 của tháng tiếp theo hoặc 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
• Áp dụng cho các lĩnh vực: logistics, thương mại điện tử, viễn thông, truyền hình, điện lực, ngân hàng (trừ cho vay), dịch vụ bưu chính, vận tải...

3.5 Đối với hoạt động đặc thù khác

3.6 Một số điều chỉnh đáng chú ý khác

• Bỏ quy định lập hóa đơn tổng cuối ngày/tháng đối với: dịch vụ ngân hàng, bảo hiểm, ví điện tử, điện lực đối với khách hàng cá nhân không lấy hóa đơn.
• Sửa đổi cụm từ "cơ sở y tế kinh doanh" thành "cơ sở khám bệnh, chữa bệnh" và quy định rõ thời điểm lập hóa đơn cho Bảo hiểm xã hội là khi được thanh toán chi phí khám chữa bệnh.

4. Mẫu hóa đơn bán hàng theo quy định phải có những thông tin gì?

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn: Ví dụ: HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, ký hiệu mẫu số: 02GTTT0/001.
• Tên liên hóa đơn: Áp dụng với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
• Số hóa đơn: Dãy số thứ tự duy nhất, tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ 1 đến 99.999.999 mỗi năm.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân/mã ngân sách của người mua: Nếu người mua không có mã số thuế thì không cần ghi mã; một số trường hợp được miễn ghi tên, địa chỉ.
• Thông tin hàng hóa/dịch vụ
  • Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
  • Thành tiền trước thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng cộng.
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua: Hóa đơn điện tử không bắt buộc có chữ ký của người mua trong một số trường hợp đặc biệt.
• Thời điểm lập hóa đơn: Ghi theo ngày, tháng, năm dương lịch.
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử: Không được trễ hơn 01 ngày làm việc sau ngày lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế: Chỉ với hóa đơn điện tử có mã
• Phí, lệ phí ngân sách, chiết khấu, khuyến mại (nếu có)
• Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn: Áp dụng với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
• Chữ viết, chữ số và đồng tiền ghi trên hóa đơn: Dùng chữ số Ả-rập (0–9) và đồng Việt Nam là đơn vị chính. Có thể thể hiện ngoại tệ với tỷ giá chuyển đổi hợp lệ theo quy định pháp luật.

• Có những trường hợp không bắt buộc ghi đầy đủ tất cả thông tin, ví dụ:
  • Hóa đơn tại siêu thị cho cá nhân không kinh doanh không cần tên, mã số thuế người mua.
  • Vé xổ số, vận tải hàng không, casino, phiếu xuất kho… được miễn ghi một số chỉ tiêu nhất định.
  • Dịch vụ bán hàng nhiều lần/ngày được phép xuất hóa đơn tổng hợp theo bảng kê.

5. Các mẫu hóa đơn bán hàng phổ biến

5.1 Mẫu hóa đơn bán hàng điện tử có mã của cơ quan thuế

• Dành cho hộ/cá nhân/doanh nghiệp bắt buộc kê khai thuế và đã kết nối hạ tầng công nghệ.
• Đặc điểm: Được cơ quan thuế cấp mã; truy xuất được trên hệ thống e-invoice.
• Sử dụng: Siêu thị, bán hàng online, đại lý lớn, cửa hàng thời trang, điện máy.

5.2 Mẫu hóa đơn bán hàng điện tử không có mã của cơ quan thuế

• Dùng cho các đơn vị đủ điều kiện theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Thường áp dụng cho doanh nghiệp có hệ thống CNTT đáp ứng việc lưu trữ, chuyển dữ liệu định kỳ.
• Giao dịch B2B (doanh nghiệp với doanh nghiệp) phổ biến hơn.

5.3 Mẫu hóa đơn bán hàng POS từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế

• Ghi nhận và lập hóa đơn ngay tại điểm bán qua phần mềm tích hợp với máy tính tiền.
• Bắt buộc với một số ngành như F&B, bán lẻ, thời trang (theo Nghị định 123 và Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
• Đặc điểm: Tự động gửi dữ liệu hóa đơn về Tổng cục Thuế theo thời gian thực.

5.4 Mẫu hóa đơn bán lẻ (bill bán hàng, phiếu tính tiền)

• Không có giá trị pháp lý về thuế nếu không phải hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn đặt in hợp lệ.
• Dùng nội bộ hoặc để khách hàng kiểm tra lại thông tin mua hàng.
• Thường thấy tại: Quán ăn, siêu thị, nhà thuốc nhỏ, cửa hàng tiện lợi.

5.5 Mẫu hóa đơn bán hàng song ngữ (tiếng Việt – tiếng Anh)

• Phù hợp với doanh nghiệp có giao dịch với người nước ngoài.
• Đảm bảo đúng nội dung theo Điều 10 Nghị định 123 và thể hiện song ngữ cho khách dễ hiểu.

5.6 Mẫu hóa đơn bán hàng online, thương mại điện tử

• Tích hợp trên các nền tảng như Shopee, Tiki, Lazada, sàn quốc tế.
• Có thể là hóa đơn điện tử GTGT hoặc hóa đơn bán hàng điện tử, tùy phương pháp tính thuế của người bán.

6. Có cần phải đăng ký mẫu hóa đơn bán hàng với cơ quan thuế không?

7. Những ngành nghề nào bắt buộc phải xuất hóa đơn bán hàng?

• Thương mại – bán buôn, bán lẻ hàng hóa
  • Siêu thị, cửa hàng tiện lợi, tạp hóa
  • Cửa hàng bán đồ điện tử, điện lạnh, thiết bị gia dụng
  • Kinh doanh điện thoại, laptop, thiết bị công nghệ
  • Bán quần áo, thời trang, phụ kiện, mỹ phẩm
• Dịch vụ ăn uống, nhà hàng, cà phê
  • Nhà hàng, quán ăn, quán nhậu
  • Quán cà phê, trà sữa, quán giải khát
• Vận tải, giao hàng, kho bãi
  • Vận tải hành khách, vận tải hàng hóa
  • Giao hàng, logistics, kho vận
• Dịch vụ khách sạn, du lịch, lưu trú
  • Khách sạn, nhà nghỉ, homestay
  • Đại lý du lịch, tour trong nước và quốc tế
• Giáo dục, y tế, đào tạo, thẩm mỹ
  • Trường học tư thục, trung tâm ngoại ngữ
  • Phòng khám, nha khoa, spa, thẩm mỹ viện
• Dịch vụ chuyên môn
  • Dịch vụ kế toán, kiểm toán, tư vấn pháp lý, công nghệ
  • Dịch vụ thiết kế, quảng cáo, in ấn, tổ chức sự kiện
• Hoạt động sản xuất – gia công: Các cơ sở sản xuất nhỏ lẻ, gia công sản phẩm theo đơn hàng

8. Giá cước hóa đơn bán hàng của VNPT (hóa đơn điện tử máy tính tiền)

9. Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn bán hàng

Bước 1: Nhận báo giá và chọn gói dịch vụ phù hợp

• Liên hệ để được tư vấn gói dịch vụ phù hợp (hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán lẻ, hóa đơn song ngữ…).
• Sau khi chốt gói, bạn sẽ được gửi thông tin chi tiết về hồ sơ cần chuẩn bị và quy trình thực hiện.

Bước 2: Cung cấp thông tin đăng ký hóa đơn

• Ảnh chụp Giấy phép kinh doanh (GPKD): bản gốc hoặc bản sao công chứng (trong vòng 6 tháng).
• Ảnh CCCD/CMND/Passport của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền (kèm giấy ủy quyền nếu có).
• Email cá nhân/doanh nghiệp: để nhận tài khoản và hóa đơn.
• Số điện thoại liên hệ: để xác minh thông tin và hỗ trợ kịp thời.
• Logo doanh nghiệp (nếu có): để thiết kế mẫu hóa đơn đồng bộ nhận diện thương hiệu.

Bước 3: Ký hợp đồng và thanh toán

• Hợp đồng giấy: gửi tận nơi hoặc qua đường bưu điện để bạn ký, đóng dấu.
• Hợp đồng điện tử: nhanh hơn, tiện lợi hơn nếu doanh nghiệp có chữ ký số.

Bước 4: Kích hoạt tài khoản và đăng ký sử dụng

• Doanh nghiệp sẽ được cấp tài khoản hóa đơn điện tử, gửi qua email.

• Bạn sẽ được hướng dẫn đăng ký tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo quy định.
• Chúng tôi sẽ đồng hành trong suốt quá trình sử dụng, từ tạo hóa đơn, xử lý lỗi đến kết nối phần mềm kế toán – giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống hóa đơn trơn tru và đúng quy định.

10. Mức phạt đối với trường hợp không xuất hóa đơn bán hàng theo từng lần bán

• Phạt cảnh cáo: áp dụng khi lập hóa đơn bán hàng không đúng thời điểm, nhưng không làm chậm nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Trường hợp này thường áp dụng với doanh nghiệp tự phát hiện sai sót và chủ động khắc phục.
• Phạt tiền từ 500.000 – 1.500.000 đồng: nếu không lập hóa đơn đối với các hoạt động khuyến mại, biếu tặng, hàng mẫu, hoặc dùng để trả thay lương cho người lao động mà không phải là luân chuyển nội bộ.
• Phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng: đối với trường hợp lập hóa đơn sai thời điểm nhưng chưa ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.
• Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng: áp dụng nếu:
  • Lập mẫu hóa đơn bán hàng sai thời điểm làm ảnh hưởng nghĩa vụ thuế
  • Lập sai loại hóa đơn, lập hóa đơn điện tử khi chưa được cơ quan thuế chấp thuận
  • Xuất hóa đơn trong thời gian tạm ngừng kinh doanh hoặc sai thứ tự số hóa đơn
• Phạt tiền từ 10.000.000 – 20.000.000 đồng: đây là mức phạt cao nhất, áp dụng khi:
  • Không xuất hóa đơn bán hàng cho từng giao dịch phát sinh với khách hàng theo đúng quy định, trừ các trường hợp được miễn

Kết luận