Giới thiệu
Trong bối cảnh hội nhập quốc tế và chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là nhu cầu thực tế của doanh nghiệp trong các giao dịch xuyên biên giới. Vậy hóa đơn điện tử tiếng Anh là gì? Đây là câu hỏi quan trọng giúp doanh nghiệp Việt Nam chủ động trong việc lập hóa đơn song ngữ khi hợp tác với đối tác nước ngoài. Bài viết này sẽ giải thích rõ khái niệm, quy định và các mẫu hóa đơn điện tử tiếng Anh thông dụng để bạn áp dụng hiệu quả trong thực tiễn.
1. Hoá đơn điện tử là gì?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán được lập dưới dạng dữ liệu điện tử bởi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ghi nhận thông tin và được lưu trữ, quản lý qua phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế và thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy truyền thống.
Điều 3. Giải thích từ ngữTrong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
2. Hoá đơn điện tử tiếng Anh là gì?
Hóa đơn điện tử tiếng Anh là gì? Trong tiếng Anh, hóa đơn điện tử được gọi là Electronic Invoice (viết tắt: e-Invoice). Đây là thuật ngữ phổ biến dùng để chỉ loại hóa đơn được tạo lập, xử lý và lưu trữ trên hệ thống máy tính, phần mềm kế toán hoặc nền tảng điện tử. Một số thuật ngữ liên quan bao gồm:
- Value Added Tax Invoice: Hóa đơn giá trị gia tăng
- Sales Invoice: Hóa đơn bán hàng
- Commercial Invoice: Hóa đơn thương mại (trong xuất nhập khẩu)
3. Có bắt buộc phải sử dụng hoá đơn điện tử không?
Theo quy định tại Điều 59 và Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2022) được quy định như sau:
"Điều 59. Hiệu lực thi hành1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.
Theo Khoản 2 Điều 151 Luật Quản lý Thuế 2019 quy định;
Điều 151. Hiệu lực thi hành1. Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2020, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.2. Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2022; khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.
Điều này có nghĩa, kể từ ngày 01/7/2022, theo Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế). Trường hợp chưa đáp ứng hạ tầng công nghệ thông tin thì phải thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT để đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế. Việc sử dụng hóa đơn giấy theo các Nghị định cũ đã chấm dứt hiệu lực từ ngày 30/6/2022.
4. Có bao nhiêu loại hoá đơn điện tử?
Có bao nhiêu loại hoá đơn điện tử?
Theo khoản 8, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn gồm các loại:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Dành cho tổ chức khai thuế theo phương pháp khấu trừ, sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nước, xuất khẩu hoặc vận tải quốc tế.
- Hóa đơn bán hàng: Dành cho cá nhân, tổ chức áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp hoặc trong khu phi thuế quan.
- Hóa đơn điện tử bán tài sản công: Dùng khi bán tài sản thuộc sở hữu nhà nước như tài sản kết cấu hạ tầng, tài sản công bị thu hồi…
- Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia: Áp dụng với hoạt động bán hàng từ hệ thống dự trữ quốc gia.
- Các loại hóa đơn khác: Bao gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu cước vận chuyển hàng không, vận tải quốc tế, phí ngân hàng… nếu đáp ứng quy định về nội dung và hình thức.
- Chứng từ quản lý như hóa đơn: Gồm: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (được quản lý như hóa đơn điện tử).
Tất cả các loại trên đều có thể là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, tùy theo hình thức áp dụng.
5. Hoá đơn điện tử cần phải có những nội dung gì?
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một hóa đơn điện tử hợp lệ cần đảm bảo đầy đủ các nội dung chính sau:
- Tên, ký hiệu hóa đơn và mẫu số hóa đơn: Ví dụ: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng…
- Tên liên hóa đơn: nếu là hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
- Số hóa đơn: Ghi liên tục, không trùng lặp, tối đa 8 chữ số.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Tên công ty, MST và địa chỉ công ty
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua: Có thể viết tắt các từ thông dụng nhưng phải đảm bảo xác định chính xác.
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Bao gồm: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán.
- Chữ ký điện tử: Chữ ký số của người bán (bắt buộc), người mua (tùy trường hợp).
- Thời điểm lập hóa đơn: Ghi rõ ngày, tháng, năm theo định dạng dương lịch.
- Thời điểm ký số trên hóa đơn: Phải hiển thị rõ ràng và có thể khác thời điểm lập.
- Mã của cơ quan thuế: Đối với hóa đơn điện tử có mã.
- Thông tin chiết khấu, khuyến mại, phí, lệ phí (nếu có)
- Thông tin tổ chức nhận in hóa đơn: nếu là hóa đơn do cơ quan thuế đặt in
- Ngôn ngữ, chữ số và tiền tệ
- Chữ viết: tiếng Việt, có thể bổ sung tiếng nước ngoài.
- Chữ số: Ả-rập (0–9), có thể dùng dấu phân tách phù hợp.
- Tiền tệ: Đồng Việt Nam; nếu dùng ngoại tệ thì ghi kèm tỷ giá và mã ngoại tệ.
- Trường hợp ngoại lệ không cần đầy đủ nội dung: Ví dụ: siêu thị, vé máy bay, hóa đơn bán xăng dầu, phiếu xuất kho nội bộ,…
- Thông tin bổ sung khác: Logo, mã khách hàng, mã hợp đồng, hình ảnh thương hiệu...
- Hóa đơn bán tài sản công: Lập theo mẫu đặc thù Mẫu số 08/TSC-HĐ ban hành kèm theo Nghị định 151/2017/NĐ-CP.
Việc đảm bảo đầy đủ các nội dung trên là điều kiện cần thiết để hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ trong kê khai thuế, hạch toán kế toán và giao dịch thương mại.
6. Các mẫu hoá đơn điện tử song ngữ thông dụng
6.1 Hóa đơn giá trị gia tăng song ngữ (Value Added Tax Invoice)
Áp dụng cho doanh nghiệp khấu trừ thuế. Ghi rõ thông tin người bán, người mua, hàng hóa, thuế suất và tổng tiền bằng tiếng Việt và tiếng Anh.
Mẫu hóa đơn GTGT song ngữ- Hóa đơn điện tử tiếng anh là gì
6.2 Hóa đơn bán hàng song ngữ (Sales Invoice)
Dành cho hộ, cá nhân, tổ chức tính thuế theo phương pháp trực tiếp. Nội dung đơn giản, không ghi dòng thuế nếu không áp dụng GTGT.
Mẫu hóa đơn bán hàng song ngữ- Hóa đơn điện tử tiếng anh là gì
6.3 Hóa đơn vận tải quốc tế song ngữ (Freight Invoice)
Dành cho doanh nghiệp logistics, xuất khẩu. Bao gồm: vận đơn, tuyến đường, loại hàng, cước phí, cảng đi – đến bằng hai ngôn ngữ.
6.4 Hóa đơn khách sạn – du lịch song ngữ (Hotel/Tour Invoice)
Phục vụ ngành du lịch, lưu trú. Ghi rõ số đêm, loại phòng, dịch vụ sử dụng và tổng chi phí cho khách nước ngoài.
6.5 Hóa đơn thương mại điện tử song ngữ (E-commerce Invoice)
Áp dụng cho doanh nghiệp bán hàng qua sàn TMĐT quốc tế. Hiển thị mã đơn hàng, sản phẩm, khách hàng, phương thức thanh toán, đơn vị vận chuyển bằng song ngữ.
Các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay thường hỗ trợ mẫu hóa đơn song ngữ để phù hợp với nhu cầu giao dịch quốc tế.
Kết luận
Nắm rõ hóa đơn điện tử tiếng Anh là gì giúp doanh nghiệp tăng tính chuyên nghiệp khi làm việc với đối tác nước ngoài, đồng thời tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật Việt Nam. Trong xu hướng toàn cầu hóa, hóa đơn điện tử song ngữ không chỉ giúp chuẩn hóa giao dịch mà còn là bước quan trọng để doanh nghiệp chuyển đổi số và mở rộng thị trường quốc tế. Hãy lựa chọn phần mềm hóa đơn uy tín, hỗ trợ định dạng song ngữ để tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng hiệu quả quản lý tài chính – kế toán.
