Giới thiệu
Trong thời đại chuyển đổi số, hóa đơn siêu thị đang trở thành công cụ không thể thiếu giúp các đơn vị bán lẻ như siêu thị, cửa hàng tạp hóa quản lý doanh thu minh bạch, kê khai thuế chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Việc áp dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy không chỉ nâng cao hiệu suất vận hành mà còn giảm thiểu sai sót trong nghiệp vụ kế toán. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, nội dung bắt buộc, thời gian xuất, yêu cầu ký số và quy trình đăng ký dịch vụ hóa đơn điện tử dành riêng cho siêu thị – tạp hóa theo đúng quy định mới nhất.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là chứng từ kế toán được lập dưới dạng dữ liệu điện tử bởi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ghi nhận thông tin và được lưu trữ, quản lý qua phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế và thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy truyền thống.
Điều 3. Giải thích từ ngữTrong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
2. Hóa đơn siêu thị, tạp hoá là gì?
Hóa đơn siêu thị là chứng từ do siêu thị, cửa hàng tạp hoá lập khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng, thường dưới dạng hóa đơn điện tử. Tùy theo hình thức kê khai thuế, hóa đơn có thể là hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) hoặc hóa đơn bán hàng.
Với các đơn vị bán lẻ như siêu thị mini, cửa hàng tiện lợi hoặc tạp hóa, khi bán hàng cho khách lẻ không lấy hóa đơn, hệ thống vẫn phải ghi nhận giao dịch và xử lý theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử tổng hợp cuối ngày dựa trên dữ liệu từ phần mềm máy tính tiền.
Hóa đơn bán hàng siêu thị không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý doanh thu minh bạch, mà còn là căn cứ pháp lý cho việc kê khai thuế và chứng minh giao dịch khi có tranh chấp. Với khách lẻ, dù không yêu cầu xuất hóa đơn đỏ, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo đầy đủ quy trình theo quy định hiện hành.
3. Nội dung bắt buộc phải có trong hóa đơn siêu thị
Từ Nghị định 70/2023/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123/2020) và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn siêu thị – tạp hóa khởi tạo từ máy tính tiền phải chứa đủ bảy nhóm thông tin dưới đây; thiếu nội dung nào, hóa đơn điện tử sẽ bị coi là không hợp lệ:
| Nhóm thông tin | Yêu cầu chi tiết | Ghi chú quan trọng |
| Người bán | Tên, địa chỉ, mã số thuế siêu thị/tạp hóa | Bắt buộc ký số trên hóa đơn điện tử |
| Người mua | Tên, địa chỉ, mã số thuế/số ĐDCN/số điện thoại (nếu khách yêu cầu lấy hóa đơn) | Khách lẻ không lấy hóa đơn ⇒ có thể bỏ trống |
| Hàng hóa – dịch vụ | Tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền | Nếu kê khai khấu trừ VAT: ghi rõ giá chưa thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng có thuế |
| Tổng thanh toán | Cộng tiền hàng + thuế (nếu có) | Phải khớp dữ liệu máy tính tiền |
| Thời điểm lập | Ngày, giờ xuất hóa đơn | Hóa đơn tổng hợp cuối ngày áp dụng khi khách hàng không lấy hóa đơn |
| Mã cơ quan thuế / mã truy xuất | Mã QR hoặc chuỗi dữ liệu để tra cứu, kê khai | Cho phép người mua quét QR để tải hóa đơn |
| Phương thức chuyển cho khách | Gửi e-mail, SMS, app, hoặc đường dẫn/QR | Bắt buộc hoàn thành trước khi giao hàng/nhận tiền |
Nội dung bắt buộc phải có trong hóa đơn siêu thị
4. Thời gian xuất hóa đơn siêu thị, tạp hoá
| Tình huống bán lẻ | Thời điểm bắt buộc lập hóa đơn | Căn cứ pháp lý chính |
| Bán hàng trực tiếp tại quầy (khách thanh toán ngay) | Ngay khi chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho khách, không phân biệt đã thu tiền hay chưa | Khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP |
| Khách lẻ không lấy hóa đơn (đã in phiếu tính tiền) | Cuối ngày → xuất 1 hóa đơn điện tử tổng hợp từ dữ liệu máy tính tiền | Điểm g Khoản 4 Điều 9 NĐ 123/2020 (bổ sung bởi Khoản 6 Điều 1 NĐ 70/2025/NĐ-CP) |
| Xuất khẩu hàng (siêu thị miễn thuế, quầy duty-free) | Do người bán tự xác định, chậm nhất ngày làm việc kế tiếp sau khi tờ khai được thông quan | Khoản 1 Điều 9 (sửa đổi tại NĐ 70/2025) |
| Bán hàng nhiều lần, giao nhiều đợt | Mỗi lần giao lập 1 hóa đơn cho phần giá trị giao tương ứng | Khoản 3 Điều 9 NĐ 123/2020 |
| Dịch vụ ăn uống tại siêu thị, cửa hàng tiện lợi | Khi hoàn thành dịch vụ; nếu thu tiền trước ⇒ xuất hóa đơn tại thời điểm thu tiền | Khoản 2 Điều 9 NĐ 123/2020 |
Thời gian xuất hóa đơn siêu thị, tạp hóa
Như vậy, thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.
5. Hóa đơn siêu thị, tạp hoá có yêu cầu ký số không?
Có, bắt buộc phải ký số. Theo Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và không bị miễn trừ trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mọi hóa đơn siêu thị, hóa đơn bán lẻ tạp hoá được khởi tạo từ máy tính tiền đều phải gắn chữ ký số của người bán để đảm bảo hợp lệ và có giá trị pháp lý.
Dưới đây là bảng tổng hợp quy định cụ thể:
| Nội dung quy định | Có bắt buộc ký số không? | Giải thích chi tiết |
| Hóa đơn bán lẻ tại siêu thị, tạp hoá cho khách lẻ (dù có lấy hay không) | Bắt buộc ký số của người bán | Theo khoản 1 Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nghị định 70/2025 không miễn trừ. |
| Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền | Chỉ cần chữ ký số của người bán | Không bắt buộc người mua ký số. Theo điểm a khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. |
| Một số trường hợp được miễn chữ ký số | Có thể miễn | Chỉ áp dụng với tem, vé, thẻ mệnh giá sẵn; hóa đơn cơ quan thuế cấp từng lần; hóa đơn bán lẻ xăng dầu cho cá nhân (Điểm b, d khoản 14 Điều 10 và bổ sung tại NĐ 70/2025). |
Hóa đơn siêu thị, tạp hoá có yêu cầu ký số
Lưu ý: Khi khách hàng không lấy hóa đơn, doanh nghiệp vẫn phải xuất hóa đơn tổng hợp cuối ngày và ký số trước khi gửi cho cơ quan thuế. Đây là nghĩa vụ bắt buộc với mọi cơ sở bán lẻ dùng máy tính tiền như siêu thị, cửa hàng tạp hoá, nhà hàng.
6. Giá cước dịch vụ hóa đơn siêu thị, hóa đơn máy tính tiền của VNPT
VNPT cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tích hợp máy tính tiền với giá linh hoạt theo số lượng hóa đơn. Gói cơ bản dành cho siêu thị – tạp hóa thường có chi phí từ 150,000 đồng. Dưới đây chính là chi tiết giá hóa đơn điện tử máy tính tiền của VNPT:
Bảng giá hóa đơn điện tử máy tính tiền của VNPT cho Siêu thị
7. Quy trình, thủ tục cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử máy tính tiền VNPT
Đăng ký hóa đơn điện tử VNPT không còn là thủ tục phức tạp. Với quy trình 4 bước đơn giản dưới đây, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ trọn gói từ báo giá, cung cấp hồ sơ đến kích hoạt tài khoản và hướng dẫn sử dụng.
Bước 1: Nhận báo giá và chốt gói dịch vụ
Tùy từng loại hóa đơn (hóa đơn bán lẻ, hóa đơn siêu thị, hóa đơn có mã cơ quan thuế...), mức giá sẽ khác nhau. Doanh nghiệp chỉ cần liên hệ với Thành lập công ty giá rẻ để:
- Nhận báo giá chi tiết từ VNPT
- Lựa chọn gói hóa đơn phù hợp với mô hình kinh doanh
- Nhận tư vấn về tính năng: ký số, kết nối máy tính tiền, mẫu hóa đơn, QR tra cứu...
Ngay sau khi chọn gói, nhân viên VNPT sẽ cung cấp hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ.
Bước 2: Cung cấp thông tin cần Thiết
Để hoàn tất đăng ký, bạn cần cung cấp:
- Ảnh Chụp Giấy Phép Kinh Doanh (GPKD): Cung cấp ảnh chụp bản gốc hoặc bản photo công chứng của Giấy Phép Kinh Doanh trong vòng 6 tháng.
- Ảnh Chụp Căn cước công dân/chứng minh nhân dân/hộ chiếu (CCCD/CMND/Passport) Của Người Đại Diện: Nếu người ký hợp đồng là người đại diện thì cung cấp ảnh chụp CCCD của người đại diện. Nếu người ký được ủy quyền thì cung cấp thêm giấy ủy quyền và ảnh chụp CCCD của người được ủy quyền.
- Địa Chỉ Email: Để nhận thông báo và gửi hóa đơn điện tử về mail bạn đã cung cấp
- Số Điện Thoại Liên Hệ: Để chúng tôi có thể liên lạc khi cần
- Logo Doanh Nghiệp (Nếu Có): để chúng tôi có thể thiết kế mẫu hóa đơn
Bước 3. Ký hợp đồng và Thanh toán
Sau khi nhận thông tin, VNPT sẽ soạn hợp đồng dịch vụ. Tùy vào nhu cầu, hợp đồng có thể là giấy hoặc điện tử
- Hợp đồng giấy: VNPT sẽ soạn hợp đồng theo những thông tin mà bạn đã cung cấp và tiến hành trình ký trước. Tùy vào khoảng cách mà có thể gửi hợp đồng qua thư hoặc mang trực tiếp để ký và đóng dấu.
- Hợp đồng điện tử: Nếu có chữ ký số, thì hợp đồng điện tử sẽ tiết kiệm thời gian hơn. VNPT sẽ gửi hợp đồng qua email và hướng dẫn bạn ký.
Sau khi ký hợp đồng, thanh toán khoản tiền tương ứng với gói dịch vụ đã chọn. VNPT sẽ cung cấp thông tin ngân hàng và nội dung thanh toán. Gửi lại ủy nhiệm chi (UNC) để VNPT kích hoạt tài khoản hóa đơn cho bạn.
Bước 4: Kích hoạt tài khoản và hướng dẫn sử dụng
Sau khi nhận được hợp đồng hiệu lực kèm UNC, nhân viên VNPT sẽ tiến hành kích hoạt tài khoản hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp của bạn. Bạn sẽ nhận được thông tin tài khoản và mật khẩu qua mail
Thông báo nhận tài khoản hóa đơn điện tử
Sau khi nhận được tài khoản và mật khẩu hóa đơn điện tử, tiếp theo bạn cần đăng ký Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn (01ĐKTĐ/HĐĐT). Hãy yên tâm chúng tôi cam kết hỗ trợ bạn trong suốt quá trình sử dụng dịch vụ, từ việc tạo lập hóa đơn đến xử lý các vấn đề phát sinh, nhằm đảm bảo rằng hệ thống hóa đơn điện tử hoạt động trơn tru và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Kết luận
Việc áp dụng hóa đơn siêu thị không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn mới nhất, mà còn là bước tiến chiến lược giúp doanh nghiệp bán lẻ tăng tính minh bạch, tối ưu quy trình quản lý và đáp ứng tốt hơn kỳ vọng của cơ quan thuế cũng như khách hàng. Dù khách lẻ không lấy hóa đơn, cơ sở kinh doanh vẫn phải thực hiện đúng thủ tục xuất hóa đơn tổng hợp, ký số và truyền dữ liệu. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp triển khai nhanh chóng và hiệu quả, dịch vụ hóa đơn điện tử máy tính tiền VNPT là lựa chọn phù hợp cho mọi cửa hàng siêu thị và tạp hóa hiện đại. Hãy liên hệ Thành lập công ty giá rẻ ngay để được hỗ tư vấn miễn phí nhé.
