Sáp nhập xã phường có cần thay đổi thông tin trên GPKD không?

Giới thiệu

1. Cơ sở pháp lý về sáp nhập xã phường 2025

1.1 Chủ trương và định hướng sáp nhập tỉnh giai đoạn 2025–2030

• Nghị quyết số 60-NQ/TW ngày 12/4/2025 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa XIII xác định định hướng tiếp tục sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh theo lộ trình, nhằm tinh gọn bộ máy và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.
• Kết luận số 126-KL/TW và 127-KL/TWcủa Bộ Chính trị khẳng định mô hình không tổ chức cấp huyện, tiếp tục sáp nhập xã và tỉnh theo hướng hiện đại hóa nền hành chính.

1.2 Quy định pháp lý về tổ chức chính quyền sau sáp nhập

• Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025 (hiệu lực từ ngày 01/3/2025) quy định nguyên tắc, điều kiện và cơ cấu bộ máy chính quyền tại các tỉnh mới sau khi sáp nhập.
• Luật sửa đổi Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2025 làm rõ thẩm quyền điều chỉnh tên gọi, địa giới hành chính và ban hành văn bản áp dụng tại các đơn vị mới.

1.3 Danh sách sáp nhập và kế hoạch triển khai

• Nghị quyết 202/2025/QH15 của Quốc hội (ban hành ngày 12/6/2025) chính thức thông qua danh sách và phương án sáp nhập các tỉnh thành trên cả nước.
• Quyết định số 758/QĐ-TTg ngày 14/4/2025 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Kế hoạch thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh giai đoạn 2025–2030 theo từng năm.

1.4 Nguyên tắc tổ chức và lấy ý kiến cộng đồng

• Nghị quyết số 35/2023/UBTVQH15 yêu cầu quá trình sắp xếp bảo đảm tiêu chí diện tích, dân số; tôn trọng đặc thù văn hóa – lịch sử địa phương; thực hiện lấy ý kiến người dân trên tinh thần đồng thuận, tự nguyện.

1.5 Hướng dẫn cập nhật đăng ký kinh doanh khi thay đổi địa giới hành chính

• Công văn số 4370/BTC-DNTN năm 2025 của Bộ Tài chính, doanh nghiệp có trách nhiệm cập nhật thông tin địa chỉ trụ sở, chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh khi địa danh hành chính thay đổi.
• Thủ tục được thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính nơi đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp không cần thay đổi mã số doanh nghiệp, mã số thuế – chỉ điều chỉnh địa danh trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các tờ khai thuế liên quan.

2. Sáp nhập xã phường có cần thay đổi thông tin trên GPKD không?

2.1 Không bắt buộc thay đổi nếu chỉ do điều chỉnh địa giới hành chính

2.2 Nên chủ động cập nhật để đảm bảo đồng bộ pháp lý

• Tính pháp lý chính xác: Căn cứ theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính là một nội dung bắt buộc trên GPKD. Việc để sai lệch giữa địa chỉ thực tế và địa chỉ trên giấy tờ có thể dẫn đến rủi ro khi làm việc với cơ quan nhà nước hoặc đối tác.

Điều 28. Nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

1. Tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp;

2. Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp;

3. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; đối với thành viên hợp danh của công ty hợp danh; đối với chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn;

4. Vốn điều lệ đối với công ty, vốn đầu tư đối với doanh nghiệp tư nhân.

• Tránh nhầm lẫn trong giao dịch: Khi địa chỉ mới chưa được cập nhật, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc xuất hóa đơn điện tử, mở tài khoản ngân hàng, ký kết hợp đồng, hoặc giao dịch với các cơ quan quản lý.
• Hỗ trợ kê khai thuế và bảo hiểm: Một số cơ quan như Thuế và Bảo hiểm xã hội có thể yêu cầu cập nhật địa chỉ để đồng bộ thông tin trong hệ thống. Nếu địa chỉ không đồng nhất, doanh nghiệp có thể bị gián đoạn trong việc nộp hồ sơ hoặc nhận thông báo.
• Được miễn lệ phí đăng ký khi thay đổi do sáp nhập địa giới: doanh nghiệp được miễn hoàn toàn lệ phí khi cập nhật địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu lý do là do thay đổi địa giới hành chính như sáp nhập xã, phường, quận, huyện hoặc tỉnh theo khoản 3 Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP:

Điều 57. Thông báo cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

3. Doanh nghiệp không phải trả lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung thông tin sau:

a) Số điện thoại, số fax, thư điện tử, website của doanh nghiệp;

b) Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp và địa chỉ chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh do thay đổi về địa giới hành chính;

c) Trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh và không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi quy định từ Điều 49 đến Điều 54 Nghị định này.

3. Thời gian thực hiện sáp nhập xã phường

4. Các trường hợp cụ thể về sáp nhập xã phường

4.1 Sáp nhập xã phường tại TP.HCM

Điều 1. Sắp xếp các đơn vị hành chính cấp xã của Thành phố Hồ Chí Minh

164. Sau khi sắp xếp, Thành phố Hồ Chí Minh có 168 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 113 phường, 54 xã và 01 đặc khu; trong đó có 112 phường, 50 xã, 01 đặc khu hình thành sau sắp xếp quy định tại Điều này và 05 đơn vị hành chính cấp xã không thực hiện sắp xếp là phường Thới Hòa, các xã Long Sơn, Hòa Hiệp, Bình Châu, Thạnh An.

4.2 Sáp nhập xã phường tại Hà Nội

Điều 1. Sắp xếp các đơn vị hành chính cấp xã của thành phố Hà Nội

Trên cơ sở Đề án số 369/ĐA-CP ngày 09 tháng 5 năm 2025 của Chính phủ về sắp xếp đơn vị hành chính cấp xã của thành phố Hà Nội năm 2025, Ủy ban Thường vụ Quốc hội quyết định sắp xếp để thành lập các đơn vị hành chính cấp xã của thành phố Hà Nội như sau:

127. Sau khi sắp xếp, thành phố Hà Nội có 126 đơn vị hành chính cấp xã, gồm 51 phường và 75 xã.

4.3 Quy mô toàn quốc

Về tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 2 cấp: (1) Đồng ý chủ trương tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp: Cấp tỉnh (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương), cấp xã (xã, phường, đặc khu trực thuộc tỉnh, thành phố); kết thúc hoạt động của đơn vị hành chính cấp huyện từ ngày 01/7/2025 sau khi Nghị quyết sửa đổi, bổ sung một số điều của Hiến pháp năm 2013 và Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025 (sửa đổi) có hiệu lực thi hành. (2) Đồng ý số lượng đơn vị hành chính cấp tỉnh sau sáp nhập là 34 tỉnh, thành phố (28 tỉnh và 6 thành phố trực thuộc Trung ương); tên gọi và trung tâm chính trị - hành chính của đơn vị hành chính cấp tỉnh sau sắp xếp được xác định theo các nguyên tắc nêu tại Tờ trình và Đề án của Đảng uỷ Chính phủ (Danh sách chi tiết kèm theo). (3) Đồng ý sáp nhập đơn vị hành chính cấp xã bảo đảm cả nước giảm khoảng 60 - 70% số lượng đơn vị hành chính cấp xã so với hiện nay.

5. Hướng dẫn thực tiễn cho doanh nghiệp

5.1 Các bước cần thực hiện ngay

Bước 1: Xác định đơn vị hành chính mới sau sáp nhập xã phường

Bước 2: Đánh giá nhu cầu cập nhật thông tin doanh nghiệp

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ nếu có nhu cầu cập nhật thông tin

• Mẫu số 12 – Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Mẫu số 12 được ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC, sử dụng để cập nhật nội dung đăng ký doanh nghiệp, bao gồm thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Văn bản này phải được người đại diện theo pháp luật ký tên và ghi rõ thông tin theo mẫu quy định.
• Mẫu số 10 – Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi: Đây là mẫu mới yêu cầu khai báo đối tượng sở hữu từ 25% vốn điều lệ trở lên. Theo Thông tư 68/2025/TT-BTC, mẫu số 10 bắt buộc áp dụng trong trường hợp thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp từ ngày 01/07/2025.
• Giấy ủy quyền (nếu có): Trường hợp người nộp không phải là đại diện theo pháp luật,
• CCCD sao y bản chính của người nộp hồ sơ (áp dụng nếu là người được ủy quyền).

5.2 Lưu ý quan trọng trong quá trình chuyển đổi

• Về hóa đơn điện tử

• Về giao dịch với đối tác

5.3 Khuyến nghị cho doanh nghiệp

• Theo dõi sát thông tin chính thức: Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin từ các nguồn chính thức như Cổng thông tin điện tử của Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế để tránh nhầm lẫn hoặc bị lừa đảo bởi các đơn vị môi giới không uy tín.
• Chuẩn bị hồ sơ pháp lý đầy đủ:Lưu trữ đầy đủ các quyết định sáp nhập, công văn của chính quyền và các văn bản xác nhận liên quan để sẵn sàng sử dụng khi cần thực hiện thủ tục pháp lý.
• Tư vấn pháp lý chuyên nghiệp: Nên chủ động tham khảo ý kiến từ luật sư, chuyên gia tư vấn doanh nghiệp hoặc liên hệ trực tiếp Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính để được hướng dẫn chính xác.

6. Tác động lâu dài của sáp nhập xã phường

6.1 Tác động tích cực

• Giảm thiểu thủ tục hành chính: Công văn 4370/BTC-DNTN của Bộ Tài chính hướng dẫn rõ ràng rằng doanh nghiệp, hộ kinh doanh không bắt buộc phải điều chỉnh thông tin địa chỉ do thay đổi địa giới. Quy định này giúp giảm áp lực thủ tục, đảm bảo hoạt động liên tục, không bị gián đoạn.
• Tăng hiệu quả quản lý nhà nước: Việc giảm 60% – 70% số lượng đơn vị hành chính cấp xã giúp tinh gọn bộ máy, nâng cao chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp, đúng theo tinh thần của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2025.

6.2 Thách thức và giải pháp

• Thách thức về nhận thức: Nhiều doanh nghiệp vẫn hiểu nhầm rằng việc thay đổi tên xã/phường bắt buộc phải cập nhật lại toàn bộ giấy tờ pháp lý, gây tâm lý lo ngại và mất thời gian không cần thiết.
• Giải pháp cho doanh nghiệp
  • Theo dõi văn bản hướng dẫn chính thức từ Tổng cục Thuế, Bộ Kế hoạch và Đầu tư
  • Tham gia các buổi tập huấn hoặc hội thảo từ cơ quan nhà nước hoặc đơn vị pháp lý chuyên trách
  • Lựa chọn dịch vụ tư vấn pháp lý miễn phí hoặc có chi phí thấp từ các đơn vị uy tín để được hỗ trợ thủ tục nhanh chóng

Kết luận