Giới thiệu
Trong quá trình thành lập và vận hành doanh nghiệp, địa chỉ liên hệ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự kết nối giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước, đối tác và khách hàng. Đây không chỉ là thông tin hành chính bắt buộc trong hồ sơ pháp lý mà còn là yếu tố quyết định sự thông suốt trong trao đổi văn bản, thông báo và thông tin nội bộ. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ địa chỉ liên hệ là gì, cách phân biệt với địa chỉ thường trú, quy định pháp lý liên quan và các lưu ý khi sử dụng trong hồ sơ doanh nghiệp theo quy định mới nhất năm 2025.
1. Địa chỉ liên hệ là gì?
1.1 Định nghĩa
Theo quy định tại Khoản 13 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ liên hệ được hiểu là nơi để các cơ quan nhà nước, tổ chức hoặc cá nhân có thể gửi thông báo, công văn hoặc giấy tờ chính thức cho người nhận. Cụ thể:
Điều 4. Giải thích từ ngữTrong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:13. Địa chỉ liên lạc là địa chỉ đăng ký trụ sở chính đối với tổ chức; địa chỉ thường trú hoặc nơi làm việc hoặc địa chỉ khác của cá nhân mà người đó đăng ký với doanh nghiệp để làm địa chỉ liên lạc.
1.2 Vai trò trong giao dịch hành chính, pháp lý và giao tiếp doanh nghiệp
Địa chỉ liên hệ đóng vai trò là nơi tiếp nhận các văn bản, thông báo, thư từ từ cơ quan nhà nước, đối tác hoặc khách hàng. Trong doanh nghiệp, đây là địa chỉ được sử dụng để làm việc với các cơ quan thuế, ngân hàng, bảo hiểm xã hội và các đơn vị quản lý khác.
3. Địa chỉ liên hệ có phải là địa chỉ thường trú không?
3.1 So sánh địa chỉ liên hệ và địa chỉ thường trú
| Tiêu chí | Địa chỉ liên hệ | Địa chỉ thường trú |
| Định nghĩa pháp lý | Là địa chỉ mà cá nhân chọn để nhận liên lạc từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp | Là nơi cư trú hợp pháp của cá nhân, được ghi trên sổ hộ khẩu hoặc Căn cước công dân |
| Tính pháp lý | Không nhất thiết phải là nơi cư trú chính thức, miễn là có thể nhận thư tín | Phải được đăng ký theo quy định pháp luật về cư trú |
| Mức độ linh hoạt | Linh hoạt, có thể là nơi làm việc, nhà thuê, văn phòng đại diện | Cố định theo hồ sơ quản lý cư trú |
| Mục đích sử dụng phổ biến | Dùng để liên hệ nhanh, phục vụ hành chính, pháp lý | Dùng để xác minh nơi cư trú trong các giao dịch quan trọng, làm thủ tục hành chính cấp cao |
Bảng so sánh địa chỉ liên hệ và địa chỉ thường trú
Ví dụ: Anh Nam đang sinh sống tại TP. Thủ Đức (địa chỉ thường trú) nhưng làm việc tại Quận 1. Khi ký hợp đồng lao động với công ty, anh Nam khai địa chỉ liên hệ là văn phòng làm việc tại Quận 1 để tiện nhận lương và giấy tờ. Đây là địa chỉ liên hệ, không phải thường trú, nhưng hợp pháp vì anh có mặt thường xuyên tại đó.
3.2 Trường hợp sử dụng từng loại trong hồ sơ cá nhân, doanh nghiệp
Trường hợp sử dụng từng loại trong hồ sơ cá nhân, doanh nghiệp
Đối với cá nhân:
- Địa chỉ thường trú thường được sử dụng trong các thủ tục liên quan đến quyền công dân như cấp hộ chiếu, đăng ký tạm trú, xác minh nhân thân.
- Địa chỉ liên hệ lại được sử dụng phổ biến trong giao dịch với doanh nghiệp: ký hợp đồng lao động, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký tài khoản thuế cá nhân (mã số thuế TNCN).
- Ví dụ: Trong hồ sơ kê khai mã số thuế, cá nhân chỉ cần cung cấp địa chỉ liên hệ – không cần trùng với hộ khẩu thường trú.
Đối với doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp có thể yêu cầu người đại diện theo pháp luật, cổ đông, thành viên góp vốn hoặc nhân sự chủ chốt khai địa chỉ liên hệ để phục vụ cho việc:
- Gửi thông báo họp Đại hội đồng cổ đông
- Gửi văn bản pháp lý hoặc thông tin nội bộ
- Xác nhận nơi nhận báo cáo tài chính, phiếu lương, bảo hiểm xã hội
Ví dụ: Một công ty TNHH hai thành viên có trụ sở tại Đà Nẵng. Một thành viên góp vốn đang sinh sống ở Pháp. Người này cung cấp địa chỉ liên hệ tại Quận 3, TP. HCM – là nơi cư trú tạm thời mỗi lần về Việt Nam – để thuận tiện nhận thư báo từ công ty. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể gửi thư bảo đảm, thông báo họp hoặc văn bản chuyển phát trực tiếp khi cần thiết, không cần gửi ra nước ngoài gây chậm trễ.
4. Địa chỉ liên hệ có phải là trụ sở công ty?
4.1 Địa chỉ trụ sở chính trong giấy phép kinh doanh
Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của công ty chính là địa chỉ liên hệ của doanh nghiệp. Đây là nơi thực hiện giao dịch và nhận thông báo từ cơ quan nhà nước. Trụ sở phải ghi rõ địa chỉ hành chính và có thông tin liên hệ đầy đủ.
Điều 42. Trụ sở chính của doanh nghiệpTrụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
4.2 Trường hợp doanh nghiệp đăng ký địa chỉ liên hệ khác với trụ sở
Luật không cho phép doanh nghiệp tách biệt địa chỉ liên hệ và trụ sở chính. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm địa chỉ giao dịch hoặc địa điểm kinh doanh khác nếu cần.
5. Cách sử dụng địa chỉ liên hệ trong hồ sơ doanh nghiệp
5.1 Trong đăng ký doanh nghiệp, thuế, ngân hàng, bảo hiểm
Khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính, địa chỉ trụ sở chính được khai báo trong hồ sơ đồng thời là địa chỉ liên hệ chính thức của doanh nghiệp. Đây là địa chỉ được sử dụng để:
- Cơ quan thuế gửi thông báo nghĩa vụ thuế, mã số thuế, hóa đơn điện tử, thông báo vi phạm (nếu có).
- Ngân hàng gửi sao kê, hợp đồng tín dụng, phong tỏa tài khoản, xác minh giao dịch.
- Cơ quan bảo hiểm xã hội thông báo về tình hình đóng bảo hiểm, chốt sổ, giải quyết chế độ cho người lao động.
- Đối tác, khách hàng gửi thư bảo đảm, thông báo hợp tác, công văn pháp lý.
Ví dụ: Công ty TNHH ABC đăng ký trụ sở chính tại số 12 Nguyễn Văn Trỗi, Quận Phú Nhuận, TP.HCM. Sau khi thành lập, công ty này mở tài khoản tại Vietcombank. Mọi thông báo về biến động tài khoản, hợp đồng vay vốn, hoặc giấy mời làm việc với chi nhánh ngân hàng đều được gửi đến địa chỉ đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh – tức là địa chỉ liên hệ chính thức.
5.2 Lưu ý khi thay đổi địa chỉ liên hệ
Khi thay đổi trụ sở chính (đồng nghĩa với thay đổi địa chỉ liên hệ):
- Doanh nghiệp bắt buộc phải nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày thay đổi theo quy định tại Điều 31 Luật Doanh nghiệp 2020.
Điều 31. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp2. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
- Nếu địa chỉ mới khác quận/huyện, cần thực hiện thêm thủ tục chốt thuế tại chi cục cũ, đăng ký lại tại chi cục mới.
Ví dụ: Công ty XYZ chuyển trụ sở từ Quận Bình Thạnh sang Quận 7. Trong thời gian chưa hoàn tất thủ tục cập nhật, cơ quan thuế gửi thông báo quyết toán thuế về địa chỉ cũ. Do không nhận được, công ty bị phạt chậm nộp theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Đây là rủi ro thực tế khi không cập nhật địa chỉ liên hệ đúng hạn.
Khi cổ đông, thành viên góp vốn hoặc người đại diện pháp luật thay đổi địa chỉ liên hệ:
- Các cá nhân có liên quan phải thông báo thay đổi địa chỉ liên hệ với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông hoặc hồ sơ quản lý.
- Việc không thông báo sẽ không làm phát sinh trách nhiệm cho doanh nghiệp nếu gửi thông báo đến địa chỉ cũ mà người nhận không phản hồi.
Ví dụ: Ông Huy là cổ đông trong Công ty TNHH ABC. Ông chuyển nhà từ Quận Tân Bình sang Thủ Đức nhưng không thông báo thay đổi địa chỉ liên hệ. Khi công ty gửi thư triệu tập họp cổ đông qua đường bưu điện đến địa chỉ cũ, ông Huy không nhận được và sau đó khiếu nại về quyền biểu quyết. Tuy nhiên, doanh nghiệp không phải chịu trách nhiệm vì đã thực hiện đúng nghĩa vụ gửi đến địa chỉ đã đăng ký.
6. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi sử dụng địa chỉ liên hệ?
Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi sử dụng địa chỉ liên hệ?
- Địa chỉ liên hệ phải cụ thể, đầy đủ và có thật, bao gồm số nhà, đường, phường, quận và thành phố.
- Nếu sử dụng địa chỉ thuê, cần có hợp đồng hợp pháp; nếu là địa chỉ sở hữu, cần có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
- Không được đặt địa chỉ trụ sở công ty tại chung cư chỉ dùng để ở. Nếu là chung cư hỗn hợp, cần xác nhận từ chủ đầu tư hoặc UBND.
- Cần kiểm tra tính hợp lệ của địa chỉ trên hệ thống quản lý hành chính để tránh bị từ chối khi đăng ký kinh doanh hoặc làm việc với cơ quan nhà nước.
Kết luận
Có thể thấy, địa chỉ liên hệ là thông tin pháp lý thiết yếu mà mọi doanh nghiệp và cá nhân liên quan cần sử dụng chính xác, đầy đủ và cập nhật kịp thời. Việc hiểu đúng và áp dụng chuẩn quy định về địa chỉ liên hệ sẽ giúp doanh nghiệp duy trì kết nối hiệu quả với cơ quan quản lý, đối tác và khách hàng, đồng thời hạn chế tối đa rủi ro pháp lý trong hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát và điều chỉnh thông tin địa chỉ liên hệ trong mọi hồ sơ đăng ký, thuế, ngân hàng và bảo hiểm để đảm bảo tuân thủ pháp luật và vận hành hiệu quả. Hãy liên hệ Thành lập công ty giá rẻ ngay để biết thêm thông tin chi tiết nhé.
