Giới thiệu
Khi Nhà nước tiến hành sắp xếp lại địa giới hành chính thông qua sáp nhập phường, xã, nhiều doanh nghiệp gặp phải tình huống địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không còn phù hợp với địa danh mới. Trong trường hợp này, việc cập nhật địa chỉ công ty trên hệ thống đăng ký quốc gia là bước cần thiết để đảm bảo tính đồng bộ và minh bạch trong hoạt động pháp lý, thuế và giao dịch thương mại.
Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết doanh nghiệp cách thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trực tuyến sau sáp nhập hành chính theo đúng quy định mới nhất năm 2025.
1. Khi nào cần thay đổi địa chỉ công ty?
Doanh nghiệp nên thay đổi địa chỉ công ty trong các trường hợp sau:
- Chuyển địa điểm kinh doanh sang nơi khác (cùng quận hoặc khác tỉnh).
- Hết hạn hoặc chấm dứt hợp đồng thuê trụ sở cũ.
- Tái cấu trúc hoạt động hoặc mở rộng quy mô kinh doanh.
- Đáp ứng điều kiện ngành nghề theo quy định chuyên ngành.
- Thay đổi do sáp nhập phường/xã
Theo hướng dẫn tại Công văn 4370/BTC-DNTN ngày 05/4/2025 của Bộ Tài chính, doanh nghiệp không bắt buộc phải thay đổi địa chỉ nếu chỉ là thay đổi địa danh hành chính mà không thay đổi địa điểm thực tế. Tuy nhiên, việc cập nhật được khuyến nghị thực hiện để đảm bảo thông tin thống nhất trên toàn hệ thống pháp lý và kỹ thuật.
2. Căn cứ pháp lý mới nhất về thay đổi địa chỉ công ty
2.1 Luật Doanh nghiệp 2020, sửa đổi bởi Luật số 76/2025/QH15
Luật Doanh nghiệp sửa đổi có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 đã bổ sung quy định mới tại Điều 28 và Điều 31. Theo đó, doanh nghiệp khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào trong nội dung đăng ký doanh nghiệp đều bắt buộc phải nộp kèm danh sách chủ sở hữu hưởng lợi, kể cả khi chỉ cập nhật địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính.
Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi là phần thông tin về cá nhân hoặc tổ chức có quyền kiểm soát hoặc hưởng lợi cuối cùng từ doanh nghiệp, nhằm tăng cường minh bạch và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về phòng chống rửa tiền.
2.2 Nghị định 01/2021/NĐ-CP
Nghị định này tiếp tục là văn bản chính quy định về hồ sơ, thủ tục đăng ký thay đổi nội dung doanh nghiệp.
- Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty phải ghi rõ đơn vị hành chính mới theo thực tế hiện hành.
- Hình thức nộp hồ sơ trực tuyến được chấp nhận tương đương hồ sơ giấy.
2.3 Nghị định 168/2025/NĐ-CP
Đây là nghị định mới của Chính phủ về cải cách thủ tục hành chính, bổ sung các tính năng trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Cụ thể, trong hồ sơ đăng ký online, doanh nghiệp có thể chọn mục “chỉ thay đổi địa giới hành chính” để thực hiện cập nhật địa chỉ mà không cần thay đổi hợp đồng thuê hoặc địa điểm thực tế.
2.4 Công văn 4370/BTC-DNTN ngày 05/4/2025
Bộ Tài chính khẳng định rằng các cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp thay đổi GPKD nếu chỉ là thay đổi địa giới hành chính. Tuy nhiên, doanh nghiệp được khuyến khích chủ động thực hiện nhằm đảm bảo tính thống nhất thông tin khi làm việc với cơ quan thuế, ngân hàng và đối tác.
3. Hướng dẫn thay đổi địa chỉ công ty do sáp nhập online
Bước 1: Truy cập và đăng nhập hệ thống
- Đầu tiên bạn truy cập vào Cổng thông tin Quốc gia đăng ký doanh nghiệp
- Chọn Dịch vụ công rồi chọn Đăng ký doanh nghiệp trực tuyến
Giao diện màn hình chính - Địa chỉ công ty
- Lúc này bạn có thể đăng nhập bằng:
- Tài khoản định danh điện tử (VNeID) hoặc
- Tài khoản đăng ký kinh doanh (nếu đã được cấp trước đó)
Nếu chọn đăng nhập bằng VneID bạn cần nhập số CCCD, mật khẩu sau đó có thể xác nhận bằng cách nhập mã xác thực trên app VneID hoặc nhận OTP qua điện thoại
Giao diện đăng nhập VNeID - địa chỉ công ty
Bước 2: Khởi tạo hồ sơ và lựa chọn hình thức thay đổi
- Sau khi xác nhận đăng nhập tại màn hình chính, chọn Đăng ký doanh nghiệp và Nộp hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh rồi bấm Tiếp theo.
- Chọn loại hồ sơ là Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Chọn loại đăng ký doanh nghiệp - địa chỉ công ty
- Nhập mã số doanh nghiệp và bấm Tìm kiếm. Hệ thống sẽ tự động hiển thị thông tin hiện tại của doanh nghiệp rồi bấm Tiếp theo.
- Về Người nộp hồ sơ:
- Nếu là người được ủy quyền: nhập thông tin CCCD, điện thoại, email của người đại diện theo pháp luật
- Nếu là người đại diện theo pháp luật: hệ thống sẽ tự động nhận diện thông tin
Nhập thông tin vai trò người nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty sau sáp nhập
- Trong phần Loại đăng ký, chọn: Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh
- Tích chọn vào ô Chỉ thực hiện thay đổi địa giới hành chính
Lưu ý: Mục này chỉ dùng khi thay đổi địa chỉ do sáp nhập đơn vị hành chính mà không thay đổi địa điểm thực tế
- Màn hình sẽ hiển thị các trường thông tin cần chọn như:
- Địa chỉ trụ sở chính
- Địa chỉ của người đại diện pháp luật và các thành viên góp vốn (nếu có)
- Địa chỉ đăng ký thuế
- Nên nhớ là tích chọn theo đơn vị hành chính mới sau sáp nhập rồi bấm Xác nhận
Xác nhận thông tin địa chỉ công ty sau sáp nhập
Bước 3: Nhập thông tin khối dữ liệu
Giao diện nhập thông tin khối dữ liệu - địa chỉ công ty
Thông tin người ủy quyền (nếu có). Bạn chọn Đối chiếu với CSDLQG về dân cư hệ thống sẽ load ra đầy đủ thông tin về người được ủy quyền như:
- Họ về tên
- Số CCCD
- Ngày tháng năm sinh
- Địa chỉ liên lạc
Giao diện nhập thông tin ủy quyền - địa chỉ công ty
Người nộp hồ sơ
- Chọn vai trò phù hợp: người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền
- Nhập thông tin CCCD, họ tên, ngày sinh, địa chỉ liên lạc và địa chỉ nhận kết quả rồi bấm lưu.
Nhập thông tin người nộp hồ sơ - địa chỉ công ty
Người ký hồ sơ: Bạn nhập địa chỉ email đã đăng ký sau đó bấm Tìm kiếm
Hệ thống sẽ hiển thị họ tên, email và nhập chức danh phù hợp và xác nhận
Thông tin người ký hồ sơ - địa chỉ công ty
Bước 4: Đính kèm hồ sơ bắt buộc
Hồ sơ bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Bản sao giấy tờ pháp lý của người đại diện pháp luật.
- Giấy ủy quyền và CCCD người được ủy quyền (nếu không phải người đại diện pháp luật trực tiếp nộp).
- Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi theo mẫu quy định mới năm 2025.
Lưu ý: Các tệp đính kèm cần được đặt tên đúng quy định và tải lên theo định dạng hệ thống chấp nhận.
Giao diện đính kèm hồ sơ - địa chỉ công ty
Bước 5: Kiểm tra, ký xác thực và nộp hồ sơ
Trước khi nộp hồ sơ bạn cần:
- Bấm Kiểm tra thông tin để rà soát lại toàn bộ hồ sơ
- Nếu không có cảnh báo đỏ (lỗi), bấm Chuẩn bị hồ sơ rồi xác nhận. Sau đó bấm ký số, bạn có thể thực hiện ký số bằng một trong hai cách:
- Tài khoản VNPT SmartCA
- Tài khoản đăng ký kinh doanh
Nếu dùng tài khoản đăng ký kinh doanh: chọn “Tôi cam kết…” sau đó nhập tài khoản và mật khẩu rồi bấm Xác nhận là hoàn tất quá trình thay đổi địa chỉ công ty sau sáp nhập
Màn hình nhập thông tin ký số để nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty sau sáp nhập
4. Những lưu ý quan trọng khi thay đổi địa chỉ công ty
4.1 Cập nhật thông tin đúng đơn vị hành chính mới
Do ảnh hưởng từ việc sáp nhập xã/phường, quận/huyện theo Nghị quyết 202/2025/QH15, doanh nghiệp cần xác định rõ địa danh hành chính mới theo tên gọi hiện hành và ghi đúng trên hồ sơ. Việc sử dụng địa danh cũ có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc mất hiệu lực trên các hệ thống liên thông như thuế, bảo hiểm, hóa đơn điện tử.
4.2 Không bắt buộc thay đổi nếu chỉ sáp nhập địa giới
Theo Công văn 4370/BTC-DNTN ngày 05/4/2025 của Bộ Tài chính, trong trường hợp chỉ thay đổi tên đơn vị hành chính mà không có sự thay đổi thực tế về trụ sở (vẫn nằm cùng vị trí địa lý), doanh nghiệp không bắt buộc phải thay đổi thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc cập nhật lại là khuyến nghị cần thiết nếu doanh nghiệp cần thực hiện các giao dịch hành chính, mở tài khoản ngân hàng hoặc ký kết hợp đồng mới.
4.3 Cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử và hồ sơ thuế
Ngay cả khi doanh nghiệp không thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, thì vẫn phải cập nhật địa chỉ mới trên hệ thống hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán và hồ sơ quản lý thuế điện tử để đảm bảo tính đồng bộ. Điều này giúp tránh sai lệch khi cơ quan thuế tra soát thông tin người nộp thuế.
4.4 Đồng bộ địa chỉ trên các nền tảng số
Doanh nghiệp cần đồng bộ địa chỉ mới trên các nền tảng như:
- Trang web, Google Maps, fanpage Facebook, nền tảng TMĐT... để đảm bảo uy tín với khách hàng và đối tác.
- Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp để tránh lỗi đối chiếu thông tin trong giao dịch tài chính.
4.5 Cập nhật thông tin với đối tác và cơ quan liên quan
Ngay sau khi có thay đổi địa chỉ, doanh nghiệp nên gửi thông báo chính thức đến các đối tác, ngân hàng, đơn vị bảo hiểm xã hội, cơ quan thuế nhằm tránh các tranh chấp hợp đồng hoặc sai lệch dữ liệu phát sinh từ sự không thống nhất thông tin.
4.6 Hồ sơ cần thống nhất giữa địa chỉ cũ – mới
Khi thực hiện các thủ tục thay đổi, nội dung địa chỉ trong toàn bộ hồ sơ, phụ lục hợp đồng, điều lệ công ty, giấy tờ pháp lý cần thống nhất, tránh xảy ra lỗi hành chính do sự mâu thuẫn giữa tên địa danh cũ và tên mới.
Kết luận
Thay đổi địa chỉ công ty sau sáp nhập đơn vị hành chính là bước quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch và thống nhất thông tin trên toàn bộ hệ thống pháp lý, thuế và giao dịch điện tử. Mặc dù không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng việc cập nhật địa chỉ công ty theo đúng tên gọi mới là khuyến nghị cần thiết để tránh gián đoạn trong hoạt động kinh doanh. Để biết thêm thông tin chi tiết về Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty sau sáp nhập, hãy liên hệ với Thành lập công ty giá rẻ ngay để được hỗ trợ ngay nhé.
