Khi nào cần xuất hóa đơn VAT cho cá nhân

Giới thiệu

1. Xuất hóa đơn VAT cho cá nhân là gì?

2. Khi nào doanh nghiệp phải xuất hóa đơn VAT cho cá nhân?

Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

2.1. Bắt buộc lập hóa đơn cho mọi giao dịch hàng hóa, dịch vụ

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thông thường;
• Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu;
• Hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động;
• Xuất tiêu dùng nội bộ (trừ hàng luân chuyển nội bộ để tiếp tục sản xuất);
• Cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.

2.2. Áp dụng với cả các giao dịch cá nhân không yêu cầu hóa đơn

2.3. Giao dịch có liên quan đến thuế thu nhập cá nhân, phí, lệ phí

2.4. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử do bên thứ ba lập (ủy nhiệm)

• Có hợp đồng ủy nhiệm bằng văn bản rõ ràng;
• Thông báo với cơ quan thuế bằng Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (theo Thông tư 32/2025/TT-BTC);
• Hóa đơn ủy nhiệm vẫn thể hiện đầy đủ thông tin bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

2.5. Các chương trình khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn

3. Cá nhân có cần mã số thuế để được xuất hóa đơn không?

• Trường hợp cá nhân có mã số thuế: Doanh nghiệp cần ghi đầy đủ thông tin họ tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua trên hóa đơn. Thông tin này phải trùng khớp với giấy tờ đăng ký mã số thuế hoặc giấy tờ định danh hợp lệ.
• Trường hợp cá nhân không có mã số thuế:
  • Trên hóa đơn không cần ghi mã số thuế của người mua.
  • Nếu là giao dịch với người tiêu dùng cá nhân thông thường, doanh nghiệp vẫn được phép để trống mục tên, địa chỉ người mua trong một số trường hợp đặc thù theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123 (như bán lẻ tại siêu thị, cửa hàng tiện lợi, thương mại điện tử quy mô nhỏ…).

Điều 10. Nội dung của hóa đơn

14. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung

Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng.

Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký số của người mua.

• Khách hàng nước ngoài không có mã số thuế: Trên hóa đơn có thể ghi số hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc quốc tịch thay cho mã số thuế, đảm bảo vẫn xác định được người mua.
• Nội dung mới từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP: Bổ sung thêm lựa chọn ghi số định danh cá nhân hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách (nếu có) thay cho mã số thuế, nhằm tạo thuận lợi trong việc lập hóa đơn cho cá nhân không kinh doanh.

4. Cách xuất hóa đơn VAT cho khách hàng cá nhân

4.1. Quy trình xuất hóa đơn VAT cho cá nhân

Bước 1: Xác định loại hóa đơn phù hợp

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): áp dụng cho doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
• Hóa đơn bán hàng: áp dụng cho doanh nghiệp kê khai theo phương pháp trực tiếp, hoặc hộ/cá nhân kinh doanh.

Bước 2: Thu thập thông tin khách hàng cá nhân

• Họ tên đầy đủ;
• Địa chỉ liên hệ (nếu có yêu cầu);
• Mã số thuế hoặc số định danh cá nhân (nếu được cung cấp);
• Số điện thoại/email (dùng để gửi hóa đơn điện tử nếu cần).

Bước 3: Lập hóa đơn

Bước 4: Ký số và phát hành hóa đơn:

Bước 5: Giao hóa đơn cho khách hàng:

Bước 6: Lưu trữ hóa đơn:

4.2. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn VAT

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có);
• Tên hàng hóa, dịch vụ;
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT;
• Thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán;
• Thời điểm lập hóa đơn;
• Chữ ký số của người bán (trừ trường hợp sử dụng máy tính tiền);
• Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã);
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn (theo hướng dẫn tại Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC);
• Số hóa đơn theo thứ tự;
• Đồng tiền thể hiện (đồng Việt Nam hoặc ngoại tệ theo quy định);
• Trường hợp đặc thù có thể có hoặc không có các chỉ tiêu như tên người mua, chữ ký điện tử người bán, hoặc bổ sung các thông tin khác như biển số xe, thông tin cước vận chuyển, hành trình, tên hàng hóa cụ thể...

5. Lưu ý khi xuất hóa đơn cho cá nhân

5.1. Về thời điểm xuất hóa đơn

• Hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, hoặc khi hoàn thành cung cấp dịch vụ, hoặc khi thu tiền trước – tùy theo thỏa thuận với khách hàng.
• Việc xuất hóa đơn sai thời điểm có thể bị xử phạt từ 3 – 8 triệu đồng theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

5.2. Về thông tin trên hóa đơn

• Tất cả thông tin như: họ tên, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, địa chỉ người mua cần phải chính xác và trùng khớp với hồ sơ kế toán, chứng từ liên quan.
• Trường hợp khách không cung cấp mã số thuế hoặc số định danh, doanh nghiệp được phép để trống mục này mà không vi phạm.
• Một số lĩnh vực đặc thù như siêu thị, xăng dầu, vé điện tử, thẻ trả trước... được phép không ghi đầy đủ thông tin người mua trên hóa đơn, theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

5.3. Về mức phạt vi phạm

• Phạt cảnh cáo: Trường hợp lập sai thời điểm nhưng không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 3 – 5 triệu đồng: Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không gây thiệt hại về thuế.
• Phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng: Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

5.4. Về hóa đơn điện tử và ủy nhiệm lập hóa đơn

• Từ 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, người bán (bao gồm cả cá nhân, hộ kinh doanh) được phép ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử, điển hình như sàn thương mại điện tử.
• Tuy nhiên, việc ủy nhiệm phải được thông báo bằng văn bản hợp lệ với cơ quan thuế và thể hiện rõ thông tin trên hóa đơn.

5.5. Về thuế suất và doanh thu chịu thuế

• Từ 01/7/2025, thuế suất GTGT giảm từ 10% xuống còn 8% với hầu hết hàng hóa, dịch vụ phổ thông.
• Từ 01/01/2026, mức doanh thu không chịu thuế GTGT đối với hộ, cá nhân kinh doanh tăng từ 100 triệu lên 200 triệu đồng/năm.

6. Một số câu hỏi thường gặp

6.1 Cá nhân không lấy hóa đơn có phải xuất không?

6.2 Xuất hóa đơn VAT cho cá nhân để làm gì?

6.3 Cá nhân không kinh doanh có cần mã số thuế để lấy hóa đơn không?

6.4 Nội dung bắt buộc giữa hóa đơn điện tử thường và hóa đơn điện tử MTT là gì:

Kết luận