Giới thiệu
Trong quá trình vận hành và mở rộng hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu thay đổi nhân sự điều hành tại các chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Khi đó, việc chuẩn bị mẫu thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh là bước đầu tiên và bắt buộc để đảm bảo cập nhật kịp thời trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ thủ tục thay đổi, hướng dẫn chi tiết cách nộp hồ sơ trực tuyến, yêu cầu hồ sơ và thời gian thực hiện để đảm bảo tính pháp lý và tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.
1. Thay đổi người đứng đầu chi nhánh là làm gì?
Thay đổi người đứng đầu chi nhánh là thủ tục pháp lý nhằm cập nhật thông tin cá nhân hoặc chức danh của người đại diện theo ủy quyền đang điều hành hoạt động của chi nhánh trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia. Việc này bắt buộc thực hiện khi doanh nghiệp có sự thay đổi nhân sự quản lý tại chi nhánh, nhằm đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp trong giao dịch và quản lý nhà nước. Đây là một phần quan trọng trong quá trình vận hành doanh nghiệp, đặc biệt với các công ty mở rộng hoạt động tại nhiều địa phương hoặc thường xuyên điều chuyển nhân sự.
2. Mẫu thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Mẫu thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh được quy định theo Phụ lục II-9 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Thông báo gồm các nội dung cơ bản sau:
- Tên doanh nghiệp mẹ và mã số doanh nghiệp
- Thông tin chi nhánh/văn phòng đại diện
- Họ tên, chức danh người đứng đầu cũ
- Họ tên, chức danh người đứng đầu mới
- Thời điểm thay đổi
- Cam kết và chữ ký đại diện pháp luật doanh nghiệp
Mẫu thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Tải Phụ lục II-9 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT tại đây.
3. Hướng dẫn quy trình nộp hồ sơ thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Thủ tục thay đổi người đứng đầu chi nhánh hoặc trưởng văn phòng đại diện được thực hiện theo hình thức nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Quy trình được quy định chi tiết tại Điều 44 và Điều 62 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bao gồm:
- Kê khai thông tin thay đổi
- Tải hồ sơ điện tử hợp lệ
- Ký xác thực hồ sơ bằng chữ ký số
- Thanh toán lệ phí nhà nước qua mạng điện tử
Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy biên nhận hồ sơ điện tử từ hệ thống để theo dõi tình trạng xử lý.
Bạn có thể tham khảo thêm bài viết: Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty để biết thêm thông tin chi tiết.
4. Các bước nộp hồ sơ thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
Khi thực hiện thủ tục thay đổi trưởng văn phòng đại diện hoặc người đứng đầu chi nhánh, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ theo quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, bao gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh hoặc văn phòng đại diện (Mẫu theo Phụ lục II-9 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
- Bản sao hợp lệ căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người được bổ nhiệm làm người đứng đầu chi nhánh hoặc văn phòng đại diện mới.
- Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục trong trường hợp người đại diện pháp luật không trực tiếp nộp hồ sơ.
Bước 2: Nộp hồ sơ online
Bước 1: Đăng nhập hệ thống
- Truy cập website Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
- Chọn "Đăng nhập", nếu chưa có tài khoản, bạn cần đăng ký mới.
Bước 2: Chọn Phương thức nộp hồ sơ
Tùy từng trường hợp cụ thể, người nộp hồ sơ chọn một trong các phương thức sau:
- Sử dụng chữ ký số công cộng
- Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh
Phương thức nộp hồ sơ - Mẫu thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Nếu doanh nghiệp chọn:
Cách 1: Thay đổi người đứng đầu chi nhánh bằng chữ ký số công cộng
Doanh nghiệp cần cắm chữ ký số vào máy và kết nối với tài khoản rồi chọn tiếp theo.
Kết nối chữ ký số với tài khoản đăng ký doanh nghiệp - Mẫu thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Lúc này bạn cần chọn chữ ký số đã kết nối, kiểm tra lại thông tin chữ ký số và chọn tiếp tục thực hiện đăng ký doanh nghiệp
Liên kết chữ ký số - thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
Cách 2: Thay đổi người đứng đầu chi nhánh bằng tài khoản đăng ký kinh doanh
Doanh nghiệp bấm chọn Nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh rồi bấm Tiếp tục.
Nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh - Mẫu thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Bước 3: Đăng ký thay đổi doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc
Chọn loại đăng ký trực tuyến - Mẫu thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Sau đó nhập mã số doanh nghiệp/mã số nội bộ trong Hệ thống để tìm kiếm doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc, để hiện thông tin doanh nghiệp rồi bấm Tiếp theo.
Giao diện tìm kiếm doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc - Mẫu thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Lưu ý:
- Chỉ cần nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ trong Hệ thống để tìm kiếm (không cần nhập cả 2 loại mã số).
Chọn người nộp hồ sơ là người ủy quyền - Mẫu thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Chọn loại đăng ký thay đổi: Lúc này doanh nghiệp cần chọn Thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh rồi bấm Tiếp theo.
Lúc này màn hình sẽ hiển thị những thông tin người sử dụng đã đăng ký, nhấn nút Bắt đầu để tiếp tục đăng ký hoặc Trở về để quay lại màn hình trước.
Giao diện chọn loại đăng ký thay đổi - Mẫu thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Bước 4: Kê khai thông tin vào khối dữ liệu
Màn hình sẽ hiển thị các khối thông tin doanh nghiệp cần chỉnh sửa, bạn chỉ cần chọn từng khối thông tin tương ứng rồi nhập thông tin vào sau đó bấm lưu.
Đầu tiên, bạn chọn Hình thức đăng ký: ở khối dữ liệu này bạn không cần chỉnh sửa, chỉ cần bấm Lưu.
Giao diện nhập khối dữ liệu - Mẫu thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Tiếp đến là khối Người đại diện theo pháp luật: Ở khối dữ liệu này bạn bấm Sửa đối, sau đó nhập đầy đủ thông tin về người đại diện pháp luật mới vào rồi bấm Lưu.
Giao diện nhập khối dữ liệu Người đại diện pháp luật - Mẫu thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Tương tự, bạn chọn tiếp các khối dữ liệu tương ứng và điền thông tin như:
- Người nộp hồ sơ
- Thông tin ủy quyền
- Người ký
- Thông tin về người đại diện pháp luật
- Thông tin về chủ sở hữu
Giao diện nhập khối dữ liệu - Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn bấm Lưu cho từng khối dữ liệu để hệ thống ghi nhận. Đảm bảo các thông tin được nhập chính xác, thống nhất với nội dung trong biên bản, quyết định thay đổi tên công ty đính kèm.
Bước 5: Đính kèm hồ sơ
Khi nộp hồ sơ đăng ký điện tử, người dùng cần tải lên đầy đủ các giấy tờ theo quy định về thành phần hồ sơ (giống như hồ sơ bản giấy)
Giao diện đính kèm hồ sơ - Mẫu thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Lưu ý đối với hồ sơ:
- Được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy
- Có định dạng “.doc”, “.docx” hoặc “.pdf”
- Thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định)
- Thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định)
- Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy
- Có dung lượng không quá 15Mb
Cách tải tài liệu đính kèm lên
- Nhấn chọn vào tài liệu đính kèm và tiến hành tải các tài liệu theo các mục tương ứng
- Sau khi tải lên tài liệu đính kèm, người sử dụng nhấn vào mục Loại tài liệu đính kèm và lựa chọn trong các loại tài liệu có sẵn
- Hệ thống chấp nhận cả 2 loại tài liệu đính kèm:
- Tài liệu đính kèm thông thường được scan (có đủ chữ ký theo yêu cầu)
- Tài liệu đính kèm có đầy đủ chữ ký số theo quy định dưới dạng bản điện tử.
Bước 6: Ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
Sau khi đã hoàn tất kê khai các khối thông tin và bấm Lưu, bạn thực hiện theo các bước sau để hoàn tất việc nộp hồ sơ:
- Nhấn Kiểm tra thông tin để hệ thống rà soát các trường dữ liệu đã khai báo. Đảm bảo không có lỗi hoặc mục nào còn thiếu.
- Nếu tất cả thông tin đã chính xác và đầy đủ, bạn bấm Chuẩn bị để hệ thống tạo file hồ sơ điện tử.
- Cuối cùng, nhấn Xác nhận để hoàn tất quá trình tạo hồ sơ và chuyển sang bước ký số.
Giao diện xác nhận hồ sơ - Mẫu thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Việc chỉ định người ký số/xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại bước kê khai thông tin trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.
Giao diện xác nhận ký số - Mẫu thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Lưu ý: Người nộp hồ sơ chỉ có thể nộp hồ sơ khi tất cả người ký hồ sơ đã ký vào hồ sơ
Bước 7: Thanh toán và hoàn tất quy trình đăng ký
Sau khi thực hiện ký số để xác thực, doanh nghiệp cần thanh toán để hoàn tất quy trình thông báo thay đổi tên công ty.
Sau khi nhấn nút Thanh toán, màn hình sẽ hiển thị đơn hàng yêu cầu thành toán
Click vào Thanh toán để thực hiện thanh toán hoặc Đóng để quay lại màn hình trước.
Người nộp hồ sơ kiểm tra/chỉnh sửa các thông tin phát hành biên lai điện tử
Tích vào ô Tôi đồng ý với Điều khoản và Điều kiện sử dụng để xác nhận thông tin
Lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp
Nhấn Tiếp tục để lưu thông tin và tiếp tục thực hiện thanh toán hoặc Hủy thanh toán để trở về màn hình trước.
Lưu ý: Lưu ý: Các thông tin gắn dấu * là trường thông tin ghi trên BIÊN LAI ĐIỆN TỬ và phục vụ cho việc gửi, nhận biên lai điện tử. Người nộp hồ sơ vui lòng nhập ĐẦY ĐỦ, CHÍNH XÁC thông tin và CHỊU TRÁCH NHIỆM về những thông tin đó.
Bước 8: Theo dõi tình trạng hồ sơ và nhận kết quả
Sau khi hồ sơ được lưu trên ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, người nộp hồ sơ có thể tìm kiếm hồ sơ tại bất kỳ thời điểm nào.
Người nộp hồ sơ đăng nhập vào tài khoản, chọn Danh sách hồ sơ đăng ký => Tìm kiếm hồ sơ theo các tiêu chí có sẵn như tên doanh nghiệp; mã số doanh nghiệp; số tham chiếu của hồ sơ.
Tại danh sách hồ sơ, người sử dụng có thể nhìn thấy tình trạng xử lý bộ hồ sơ đã đăng ký
Giao diện theo dõi tình trạng hồ sơ - Mẫu thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh
Bước 3: Theo dõi kết quả xử lý
Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ:
- Nếu hồ sơ hợp lệ, sẽ cấp giấy xác nhận thay đổi
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, sẽ thông báo yêu cầu bổ sung qua hệ thống điện tử
5. Lệ phí và thời gian thực hiện thay đổi người đứng đầu chi nhánh
- Lệ phí nhà nước: 50.000 đồng/lần (theo Thông tư 47/2019/TT-BTC)
- Thời gian giải quyết: Không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
- Hình thức nộp: Trực tuyến bằng thẻ ngân hàng, ví điện tử tích hợp trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia
6. Kết quả thực hiện thủ tục
Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ thay đổi người đứng đầu chi nhánh hoặc trưởng văn phòng đại diện, nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được:
- Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh do Phòng Đăng ký kinh doanh cấp;
- Thông tin người đứng đầu mới được cập nhật trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp;
- Hồ sơ được lưu trữ đầy đủ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, bảo đảm tính pháp lý cho các giao dịch phát sinh tại chi nhánh.
Đây là bước hoàn tất thủ tục thay đổi trưởng văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch và đúng quy định khi có sự thay đổi nhân sự điều hành tại địa phương.
Kết luận
Việc sử dụng đúng mẫu thông báo thay đổi người đứng đầu chi nhánh và thực hiện đầy đủ thủ tục theo quy định không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là cách để doanh nghiệp bảo vệ uy tín và tính minh bạch trong vận hành. Quy trình nộp hồ sơ hiện nay đã được số hóa, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Nếu doanh nghiệp có sự thay đổi trưởng văn phòng đại diện, hãy chủ động cập nhật thông tin để đảm bảo mọi giao dịch, quản lý và báo cáo với cơ quan chức năng luôn chính xác, đúng quy trình và không phát sinh rủi ro về sau.
