Trong hoạt động thương mại quốc tế, chứng từ đóng vai trò vô cùng quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và hợp pháp của các giao dịch. Một trong những chứng từ không thể thiếu là hóa đơn thương mại. Vậy hóa đơn thương mại là gì? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về khái niệm, vai trò, nội dung bắt buộc và cách phân biệt hóa đơn thương mại với các loại hóa đơn khác.
1. Hóa đơn thương mại là gì?
Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử, như sau:
Điều 3. Giải thích từ ngữTrong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.
Hóa đơn thương mại (tiếng Anh: Commercial Invoice) là một chứng từ do người bán lập, thể hiện đầy đủ thông tin về hàng hóa, giá trị giao dịch và điều kiện bán hàng trong một hợp đồng thương mại quốc tế. Đây là một trong những chứng từ quan trọng nhất được sử dụng trong quy trình xuất nhập khẩu để làm căn cứ cho việc khai hải quan, tính thuế và thanh toán quốc tế.
Ví dụ: Một doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu linh kiện từ Nhật Bản sẽ nhận được hóa đơn thương mại từ nhà cung cấp Nhật Bản, ghi rõ tên hàng, số lượng, giá cả và điều kiện giao hàng như FOB, CIF,...
2. Vai trò của hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu
Vai trò của hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu
- Chứng từ khai báo hải quan: Hóa đơn thương mại là căn cứ để cơ quan hải quan xác định trị giá tính thuế và kiểm tra thông tin hàng hóa.
- Cơ sở thanh toán quốc tế: Được sử dụng trong bộ chứng từ thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C), chuyển tiền (T/T),... giúp ngân hàng thực hiện thanh toán.
- Công cụ chứng minh giao dịch thương mại: Là tài liệu pháp lý quan trọng chứng minh quyền sở hữu, nghĩa vụ và giá trị hợp đồng.
- Phục vụ mục đích kế toán và kiểm toán: Giúp doanh nghiệp hạch toán và chứng minh tính hợp pháp của giao dịch.
3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn thương mại
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và được sửa đổi, bổ sung tại khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, một hoá đơn điện tử hợp lệ cần có các nội dung sau:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có);
- Tên hàng hóa, dịch vụ;
- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT;
- Thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán;
- Thời điểm lập hóa đơn;
- Chữ ký số của người bán (trừ trường hợp sử dụng máy tính tiền);
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã);
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn (theo hướng dẫn tại Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC);
- Số hóa đơn theo thứ tự;
- Đồng tiền thể hiện (đồng Việt Nam hoặc ngoại tệ theo quy định);
- Trường hợp đặc thù có thể có hoặc không có các chỉ tiêu như tên người mua, chữ ký điện tử người bán, hoặc bổ sung các thông tin khác như biển số xe, thông tin cước vận chuyển, hành trình, tên hàng hóa cụ thể...
Lưu ý: Hóa đơn thương mại có thể được lập dưới dạng điện tử hoặc giấy, nhưng bắt buộc phải đảm bảo các yếu tố pháp lý và dữ liệu chuẩn theo định dạng của cơ quan thuế theo Điều 10 và Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
4. Mẫu hóa đơn thương mại phổ biến
Ngày 31/5/2025 Bộ Tài chính ban hành Thông tư 32/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/6/2025, hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Mẫu hóa đơn thương mại là Mẫu tham khảo số 4 ban hành kèm theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Mẫu hóa đơn thương mại - Hóa đơn thương mại là gì?
5. Phân biệt hóa đơn thương mại với các loại hóa đơn khác
| Tiêu chí | Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) | Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) | Hóa đơn bán hàng |
| Mục đích sử dụng | Giao dịch quốc tế, xuất nhập khẩu | Giao dịch nội địa, kê khai thuế | Giao dịch nội địa |
| Nội dung đặc thù | Không bắt buộc tách riêng thuế GTGT, có điều khoản thanh toán, vận chuyển | Bắt buộc ghi rõ thuế GTGT, không cần điều khoản vận chuyển | Không ghi thuế GTGT |
| Đối tượng áp dụng | Doanh nghiệp xuất nhập khẩu | Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT | Doanh nghiệp, cá nhân |
| Chức năng | Căn cứ khai giá hải quan, tính bảo hiểm | Căn cứ tính thuế GTGT | Ghi nhận doanh thu bán hàng |
| Kê khai thuế | Không phải kê khai | Phải kê khai thuế GTGT | Không phải kê khai thuế GTGT |
Phân biệt hóa đơn thương mại với các loại hóa đơn khác
Ví dụ: Khi bán hàng cho khách nước ngoài, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn thương mại. Nhưng khi bán hàng trong nước, họ sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng tùy theo chế độ kế toán.
Kết luận
Hóa đơn thương mại là chứng từ thiết yếu trong thương mại quốc tế, giúp bảo vệ quyền lợi pháp lý của các bên tham gia và hỗ trợ cơ quan chức năng trong công tác quản lý, thu thuế. Để đảm bảo sự chính xác, doanh nghiệp cần lập hóa đơn đúng quy định pháp luật, đặc biệt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc lập hóa đơn hoặc thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu, hãy liên hệ ngay với Thành lập công ty giá rẻ để được hỗ trợ ngay nhé.
