Giới thiệu
Đăng ký thuế lần đầu là một trong những thủ tục pháp lý quan trọng mà mọi doanh nghiệp mới thành lập tại Việt Nam bắt buộc phải thực hiện. Thông qua thủ tục này, doanh nghiệp chính thức được ghi nhận thông tin trong hệ thống quản lý thuế, được cấp mã số thuế, đăng ký chữ ký số, khai báo phương pháp tính thuế và phát hành hóa đơn điện tử. Việc thực hiện đúng và đầy đủ quy trình đăng ký thuế lần đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, mà còn tạo nền tảng để hoạt động minh bạch và ổn định ngay từ những ngày đầu.
1. Đăng ký thuế lần đầu là làm gì?
Đăng ký thuế lần đầu là thủ tục bắt buộc đối với doanh nghiệp mới thành lập nhằm khai báo các thông tin thuế ban đầu với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thủ tục này giúp doanh nghiệp được cấp mã số thuế, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chữ ký số và xác lập nghĩa vụ kê khai, nộp thuế đúng quy định pháp luật. Đây là bước khởi đầu quan trọng để doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động hợp pháp.
2. Doanh nghiệp đăng ký thuế lần đầu cần thủ tục gì?
Doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện đăng ký thuế lần đầu để được cấp mã số thuế, khai báo phương pháp tính thuế, sử dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử. Thủ tục này là bước bắt buộc để doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động hợp pháp.
2.1 Quy trình đăng ký thuế lần đầu
Quy trình đăng ký thuế lần đầu
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Chuẩn bị hồ sơ khai thuế ban đầu theo quy định.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Nộp hồ sơ trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở hoặc qua Cổng dịch vụ công quốc gia/Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
Bước 3: Nhận kết quả
Nhận thông báo tiếp nhận và xác nhận hồ sơ từ cơ quan thuế.
2.2 Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký thuế lần đầu
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Chi cục Thuế sẽ:
- Gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ qua hệ thống
- Cập nhật thông tin doanh nghiệp vào cơ sở dữ liệu thuế
- Gửi lại thông báo chấp thuận đăng ký thuế ban đầu
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có sai sót, cơ quan thuế sẽ yêu cầu bổ sung, sửa đổi qua văn bản hoặc thông báo điện tử.
3. Hồ sơ đăng ký thuế lần đầu của doanh nghiệp mới thành lập
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản pho có đóng dấu treo (2 bản)
- Bản sao y công chứng CCCD/CMND/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật công ty (2 bản)
Cam kết địa chỉ kinh doanh thực tế đúng với giấy phép kinh doanh
Phiếu đăng ký trao đổi thông tin với cơ quan thuế qua phương thức điện tử
4. Nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu ở đâu?
Theo Điều 7 Thông tư 105/2020/TT-BTC, doanh nghiệp mới thành lập sẽ nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu tại Cục Thuế nơi đặt trụ sở chính. Trường hợp đơn vị phụ thuộc (chi nhánh, văn phòng đại diện) thì nộp tại Chi cục Thuế quản lý địa bàn hoạt động. Cụ thể:
- Doanh nghiệp (tổ chức kinh tế) nộp tại Cục Thuế tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính;
- Chi nhánh, văn phòng đại diện nộp tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp tại địa phương;
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp tại Chi cục Thuế nơi đặt địa điểm kinh doanh;
- Tổ chức do cơ quan cấp huyện thành lập nộp tại Chi cục Thuế cấp huyện;
- Tổ chức do cơ quan cấp tỉnh hoặc trung ương thành lập nộp tại Cục Thuế tỉnh/thành phố.
5. Những điều cần làm sau khi đăng ký thuế lần đầu
Những điều cần làm sau khi đăng ký thuế lần đầu
Sau khi hoàn tất đăng ký thuế lần đầu, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện các nghĩa vụ và thủ tục quan trọng sau:
- Đăng ký chữ ký số và nộp tờ khai thuế điện tử: đây là điều kiện bắt buộc để kê khai và nộp thuế trực tuyến.
- Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thông báo với cơ quan thuế: theo quy định, doanh nghiệp phải đăng ký tài khoản thanh toán với Sở Kế hoạch và Đầu tư, đồng thời thông báo cho cơ quan thuế quản lý.
- Kê khai lệ phí môn bài: doanh nghiệp phải nộp tờ khai lệ phí môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử: theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả doanh nghiệp mới bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế.
- Kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): tùy theo phương pháp khai thuế (trực tiếp hoặc khấu trừ), doanh nghiệp cần kê khai theo đúng kỳ và mẫu biểu quy định.
Việc hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ trên không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp mà còn tránh được các xử phạt hành chính do chậm nộp hồ sơ hoặc kê khai sai quy định.
6. Những điều cần lưu ý khi làm hồ sơ đăng ký thuế lần đầu
Khi chuẩn bị hồ sơ đăng ký thuế lần đầu, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau để tránh bị từ chối hồ sơ hoặc bị yêu cầu bổ sung:
- Chọn đúng mẫu tờ khai theo từng đối tượng:
Mẫu 01-ĐK-TCT: dành cho tổ chức kinh tế, công ty độc lập
Mẫu 02-ĐK-TCT: dành cho đơn vị phụ thuộc (chi nhánh, VPĐD)
Mẫu 03-ĐK-TCT: dành cho hộ kinh doanh
Mẫu 05-ĐK-TCT: dành cho cá nhân nộp thuế TNCN
- Bản sao giấy tờ pháp lý cần rõ ràng, còn hiệu lực: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập, CCCD hoặc hộ chiếu của cá nhân liên quan.
- Tên file điện tử và dung lượng file: khi nộp hồ sơ online, tên tài liệu phải đúng loại biểu mẫu và dung lượng không vượt quá 15MB theo quy định của hệ thống.
- Tránh kê khai thiếu hoặc sai thông tin cơ bản: như mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, thông tin người đại diện pháp luật.
- Không quên khai báo các đơn vị phụ thuộc hoặc địa điểm kinh doanh (nếu có): cần điền chính xác theo mẫu BK02, BK03.
- Luôn theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ trên Cổng thông tin đăng ký thuế để kịp thời bổ sung nếu bị yêu cầu chỉnh sửa.
Những lưu ý trên sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện đăng ký thuế lần đầu nhanh chóng, đúng quy định và tránh rủi ro pháp lý không đáng có.
Kết luận
Thủ tục đăng ký thuế lần đầu là bước khởi đầu cần thiết và bắt buộc trong hành trình vận hành của một doanh nghiệp. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, nộp tại đúng cơ quan thuế và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ sau đăng ký không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp mà còn hạn chế tối đa các rủi ro vi phạm. Đối với các doanh nghiệp mới, việc hiểu rõ và tuân thủ quy trình đăng ký thuế lần đầu là tiền đề quan trọng để xây dựng nền tảng quản trị tài chính và kế toán vững chắc, tạo niềm tin với đối tác và cơ quan quản lý nhà nước.
