Giới thiệu
Trong hoạt động kinh doanh, việc xuất hóa đơn theo hợp đồng là một bước không thể thiếu để ghi nhận doanh thu và hoàn tất nghĩa vụ thuế. Đây không chỉ là căn cứ pháp lý chứng minh giao dịch giữa các bên mà còn đảm bảo sự minh bạch, tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn và thuế. Đặc biệt, từ khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực, các doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định mới về nội dung, thời điểm lập và ký số hóa đơn để hạn chế rủi ro vi phạm hành chính. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng nội dung cần lưu ý khi lập hóa đơn theo hợp đồng.
1. Xuất hóa đơn theo hợp đồng là gì?
Xuất hóa đơn theo hợp đồng là việc bên cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ lập hóa đơn để ghi nhận doanh thu khi giao dịch đã hoàn thành hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng đã ký giữa hai bên.
Cụ thể, theo quy định tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc hoàn thành dịch vụ.
- Trường hợp hợp đồng có thỏa thuận nghiệm thu theo từng giai đoạn hoặc từng phần công việc, thì doanh nghiệp được phép lập hóa đơn theo từng đợt nghiệm thu.
Xuất hóa đơn theo hợp đồng không chỉ là chứng từ tài chính mà còn là cơ sở pháp lý để xác nhận nghĩa vụ thuế và quyền lợi của các bên trong giao dịch kinh tế. Việc này giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ pháp luật về thuế, đồng thời quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Quy định về xuất hóa đơn theo hợp đồng
2. Những thông tin có trên hoá đơn theo quy định
Căn cứ theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC, các thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn :
- Tên hóa đơn: Phải ghi rõ loại hóa đơn, ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG.
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn: Được quy định theo hệ thống mã hóa để phân biệt loại hóa đơn, năm lập, cơ quan phát hành...
- Số hóa đơn: Ghi theo thứ tự liên tục, tối đa 8 chữ số.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán: Ghi chính xác theo thông tin đăng ký thuế.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua: Nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp, phải ghi đúng theo giấy chứng nhận đăng ký; nếu là cá nhân thì có thể không bắt buộc ghi đủ các thông tin này tùy trường hợp.
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá: Phải rõ ràng, đầy đủ, đối với một số lĩnh vực như vận tải, ăn uống, thương mại điện tử... cần ghi thêm thông tin đặc thù như biển số xe, hành trình, tên người gửi hàng...
- Thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán: Tính đúng theo quy định và thể hiện rõ từng phần.
- Chữ ký điện tử của người bán và người mua: Với hóa đơn điện tử, chỉ cần chữ ký số của người bán. Một số trường hợp hóa đơn không cần chữ ký người mua (theo khoản 14 Điều 10 Nghị định 123).
- Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số: Có thể khác nhau, nhưng thời điểm ký số không được chậm quá 1 ngày làm việc kể từ thời điểm lập.
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã): Là dãy số do cơ quan thuế cấp.
- Ngôn ngữ, chữ số, đơn vị tiền tệ: Ghi bằng tiếng Việt (có thể thêm tiếng nước ngoài), dùng chữ số Ả-rập và đơn vị là đồng Việt Nam (có thể ghi ngoại tệ nếu phát sinh nghiệp vụ bằng ngoại tệ).
Các nội dung này không chỉ bảo đảm tính hợp pháp cho hóa đơn mà còn là cơ sở để cơ quan thuế quản lý nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp quản lý doanh thu và quyền lợi của các bên trong hợp đồng.
3. Những điều cần lưu ý khi xuất hóa đơn theo hợp đồng
3.1 Thời điểm lập hóa đơn
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm bắt buộc ghi nhận trên hóa đơn, phản ánh việc phát sinh nghĩa vụ tài chính hoặc chuyển giao hàng hóa, dịch vụ giữa bên bán và bên mua. Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP), thời điểm lập hóa đơn được quy định như sau:
- Đối với hoạt động bán hàng hóa: Là khi hoàn tất việc giao hàng hoặc khi hàng được xuất khỏi kho để giao cho bên mua.
- Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc khi có xác nhận từng phần nếu hợp đồng chia giai đoạn.
- Đối với xuất khẩu hàng hóa: Là thời điểm do người bán tự xác định, nhưng không được trễ hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
- Một số lĩnh vực đặc thù:
- Xây dựng: lập hóa đơn theo đợt nghiệm thu, bàn giao.
- Siêu thị, bán lẻ: lập tại thời điểm thanh toán.
- Vận tải hành khách: lập tại thời điểm kết thúc hành trình.
- Giáo dục, đào tạo: lập theo kỳ học hoặc đợt thu phí.
- Casino, trò chơi điện tử: lập trong vòng 1 ngày sau khi kết thúc ngày xác định doanh thu.
- Bất động sản: nếu chưa bàn giao sở hữu thì lập theo tiến độ thu tiền; nếu đã bàn giao thì lập như bán hàng hóa.
- Thương mại điện tử: lập sau đối soát dữ liệu nhưng không quá ngày 7 tháng kế tiếp.
- Viễn thông, điện lực, ví điện tử: lập tổng hợp cuối ngày hoặc tháng, tùy từng loại hình và yêu cầu của khách hàng.
Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn là yếu tố quan trọng để đảm bảo việc kê khai thuế đúng kỳ, hạn chế rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
3.2 Thời điểm ký số lên hóa đơn
Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán sử dụng chữ ký số để ký xác nhận hóa đơn, được hiển thị dưới định dạng ngày, tháng, năm dương lịch. Đây là mốc thời gian thể hiện việc hoàn tất và hợp pháp hóa nội dung trên hóa đơn điện tử. Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
- Trường hợp thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số khác nhau, thì:
- Với hóa đơn có mã của cơ quan thuế: thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã không được trễ hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn.
- Với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: thời điểm chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế cũng không được vượt quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn.
- Trừ trường hợp gửi dữ liệu qua bảng tổng hợp theo điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định 123.
- Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn, còn người mua khai thuế theo thời điểm nhận được hóa đơn hợp lệ (đảm bảo hình thức và nội dung đầy đủ).
- Việc ký số cần đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và tuân thủ quy định tại Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2023.
Thời điểm kí số lên hóa đơn - xuất hóa đơn theo hợp đồng
3.3 Nguyên tắc lập hóa đơn
Theo nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Thông tư 32/2025/TT-BTC, nguyên tắc lập hóa đơn như sau:
Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn để giao cho người mua, bao gồm cả các trường hợp:
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm mẫu
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương hoặc tiêu dùng nội bộ
- Hàng hóa xuất dưới hình thức cho vay, cho mượn, hoàn trả
Hóa đơn phải ghi đầy đủ các nội dung theo Điều 10 Nghị định 123 và nếu là hóa đơn điện tử thì phải tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế (Điều 12).
Một số điểm nổi bật trong quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
- Bổ sung trường hợp phải lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123 (các trường hợp cụ thể về xử lý vi phạm, xuất điều chỉnh, thay thế…)
- Cho phép và khuyến khích người bán, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, cơ quan thuế tổ chức các chương trình thúc đẩy người tiêu dùng lấy hóa đơn như: “hóa đơn may mắn”, “chương trình khách hàng thường xuyên”…
- Bên bán có thể ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử, nhưng phải đảm bảo các điều kiện về hợp đồng ủy nhiệm, nội dung hóa đơn thể hiện đầy đủ tên và thông tin bên ủy nhiệm, và thông báo với cơ quan thuế.
Nguyên tắc khác cần tuân thủ:
- Chỉ lập một hóa đơn duy nhất cho mỗi giao dịch
- Không bỏ trống thông tin bắt buộc
- Hóa đơn phải đảm bảo không trùng số và phù hợp với phương pháp tính thuế
- Phải lưu trữ, quản lý, gửi dữ liệu hóa đơn theo quy định của cơ quan thuế
Việc tuân thủ đúng các nguyên tắc trên không chỉ bảo vệ doanh nghiệp về mặt pháp lý mà còn hỗ trợ hiệu quả trong công tác quản trị tài chính, tránh các rủi ro thuế phát sinh.
Những điều cần lưu ý khi xuất hóa đơn theo hợp đồng
4. Hướng dẫn các nội dung quan trọng khi xuất hóa đơn theo hợp đồng
Khi lập hóa đơn theo hợp đồng, doanh nghiệp cần đảm bảo điền đầy đủ và chính xác các trường thông tin sau:
- Thông tin người bán và người mua:
- Ghi rõ tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế
- Trường hợp người mua là cá nhân không có mã số thuế thì có thể bỏ trống trường mã số thuế
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ:
- Tên hàng hóa, dịch vụ phải cụ thể, rõ ràng (tránh ghi chung chung như “hàng hóa A”, “dịch vụ tổng hợp”)
- Đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền: Phải tương ứng với nội dung hợp đồng và thực tế giao dịch
- Thuế giá trị gia tăng (GTGT):
- Ghi đúng thuế suất GTGT theo từng mặt hàng (0%, 5%, 8%, 10% hoặc không chịu thuế)
- Tính đúng số tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán
- Ngày lập hóa đơn:
- Là ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc hoàn thành dịch vụ, ghi theo đúng định dạng ngày/tháng/năm
- Chữ ký số:
- Người bán phải ký số ngay sau khi lập hóa đơn
- Nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì ký số và gửi cấp mã trong ngày hoặc muộn nhất là ngày làm việc tiếp theo
- Mã cơ quan thuế (nếu có):
- Là mã được cấp khi sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế
- Ngôn ngữ:
- Sử dụng tiếng Việt, có thể kèm theo tiếng nước ngoài nhưng tiếng Việt phải là chính
- Dùng đơn vị tiền tệ đồng Việt Nam, trường hợp dùng ngoại tệ phải ghi thêm tỷ giá quy đổi
Ví dụ: Giả sử Công ty A cung cấp dịch vụ thiết kế website cho Công ty B theo hợp đồng ký ngày 01/06/2025. Dịch vụ hoàn thành ngày 10/06/2025, tổng giá trị 33.000.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 10%).
Hóa đơn cần ghi:
- Ngày lập: 10/06/2025
- Tên hàng hóa, dịch vụ: Dịch vụ thiết kế website theo HĐ số… ngày 01/06/2025
- Số lượng: 1
- Đơn giá: 30.000.000 đồng
- Thuế GTGT: 3.000.000 đồng
- Tổng thanh toán: 33.000.000 đồng
Kết luận
Việc xuất hóa đơn theo hợp đồng đúng quy định là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi và tránh các rủi ro pháp lý. Từ nội dung, thời điểm lập đến nguyên tắc ký số và gửi cơ quan thuế, tất cả đều cần tuân thủ chặt chẽ theo các quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc về Hóa đơn điện tử là gì? Quy định về hoá đơn mới nhất theo NĐ 70/2025. Hãy liên hệ Thành lập công ty giá rẻ ngay để được hỗ trợ tư vấn và triển khai dịch vụ nhanh chóng, đúng pháp luật, tiết kiệm chi phí nhé.
