Xuất hóa đơn sai thời điểm bị xử phạt như thế nào?

Giới thiệu

1. Quy định về thời điểm xuất hoá đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

• Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
  • Đối với hàng hóa là sản phẩm, vật tư, hàng hóa: thời điểm lập hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
  • Đối với cung cấp dịch vụ: thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
  • Đối với trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.
• Riêng một số lĩnh vực đặc thù (xây dựng, bất động sản, điện lực...) có quy định chi tiết riêng theo hợp đồng hoặc pháp luật chuyên ngành.

2. Xuất hoá đơn sai thời điểm là gì?

• Xuất hóa đơn sai thời điểm là hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
• Việc này có thể xảy ra trong hai tình huống:
  • Xuất hóa đơn sớm: lập hóa đơn trước khi hàng hóa được giao, dịch vụ được hoàn thành hoặc chưa đến thời điểm thu tiền theo hợp đồng.
  • Xuất hóa đơn muộn: lập hóa đơn sau thời điểm được pháp luật quy định (quá thời hạn thông quan, bàn giao, nghiệm thu...).
• Ví dụ: Một doanh nghiệp hoàn thành cung cấp dịch vụ ngày 05/06 nhưng lập hóa đơn ngày 20/06 → đây là hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm.

3. Quy định về xử phạt xuất hoá đơn sai thời điểm

• Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP và được cập nhật bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP:
  • Phạt cảnh cáo nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không gây ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
  • Phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng chưa ảnh hưởng nghĩa vụ thuế.
  • Phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng nếu lập hóa đơn sai loại, sai thời điểm, không theo thứ tự số, lập trước ngày được phép sử dụng...
  • Phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng nếu không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua.
  • Buộc lập hóa đơn khi người mua yêu cầu (biện pháp khắc phục hậu quả)

4. Thời gian ký số trên hoá đơn có phải là thời điểm xuất hoá đơn không?

• Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 9 bổ sung từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm ký số không được xem là thời điểm lập hóa đơn.
• Trong trường hợp thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số khác nhau, thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.
• Người bán phải ký số và gửi hóa đơn có mã (hoặc chuyển dữ liệu hóa đơn không có mã) đến cơ quan thuế chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.
• Người mua khai thuế căn cứ vào thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng và đủ nội dung theo quy định.

5. Cách xử lý các hoá đơn xuất sai thời điểm

• Trường hợp hóa đơn xuất sớm: Nếu chưa giao hàng hay chưa hoàn tất dịch vụ, cần lập biên bản thu hồi hóa đơn và xuất lại đúng thời điểm theo quy định.
• Trường hợp hóa đơn xuất muộn: Lập biên bản điều chỉnh, ghi nhận rõ lý do lập muộn, kèm theo các chứng từ chứng minh thời điểm giao hàng, hoàn thành dịch vụ.
• Cập nhật kê khai thuế: Người bán phải khai bổ sung trên tờ khai thuế GTGT của kỳ hiện tại, ghi rõ điều chỉnh cho kỳ nào nếu hóa đơn sai thời điểm đã kê khai sai trước đó.
• Thông báo với cơ quan thuế: Trường hợp hóa đơn đã chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế, cần lập báo cáo giải trình và gửi kèm các biên bản điều chỉnh.
• Lưu trữ chứng từ: Giữ lại toàn bộ chứng từ liên quan, biên bản điều chỉnh, thông báo gửi cơ quan thuế để phục vụ kiểm tra sau này.
• Lưu ý: Không được xóa bỏ hóa đơn đã lập sai thời điểm bằng cách hủy hóa đơn nếu hóa đơn đã chuyển dữ liệu hoặc giao cho người mua.

6. Những rủi ro khi xuất hoá đơn sai thời điểm

• Bị xử phạt hành chính: Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm có thể bị phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng, tùy vào mức độ vi phạm và tình tiết tăng nặng hoặc giảm nhẹ.
• Ảnh hưởng đến kê khai và khấu trừ thuế: Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm dẫn đến sai sót trong kỳ kê khai thuế GTGT, làm mất quyền khấu trừ hoặc bị truy thu, xử phạt về thuế với người mua lẫn người bán.
• Rủi ro khi thanh, kiểm tra thuế: Các hóa đơn sai thời điểm thường bị phát hiện khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra. Nếu không có đủ chứng từ giải trình hợp lệ, doanh nghiệp có thể bị ấn định thuế và truy thu.
• Mất uy tín với đối tác, khách hàng: Đối tác không thể hạch toán đúng thời điểm, ảnh hưởng tới báo cáo tài chính, làm giảm uy tín và gây khó khăn trong quan hệ kinh doanh.
• Tăng rủi ro bị nghi ngờ gian lận thuế: Xuất hóa đơn sai thời điểm có thể bị cơ quan thuế xem xét như hành vi cố tình điều chỉnh doanh thu để trốn thuế hoặc chuyển doanh thu sang kỳ khác.
• Khó khăn trong việc điều chỉnh và xử lý hậu kiểm: Khi hóa đơn đã được gửi đến cơ quan thuế, việc điều chỉnh sẽ phức tạp, đòi hỏi lập biên bản, báo cáo giải trình, điều chỉnh kê khai, gây mất thời gian và nguồn lực kế toán.

Kết luận