Xuất hóa đơn quà tặng như thế nào đúng quy định?

Giới thiệu

1. Quà tặng có phải xuất hóa đơn không?

Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Nội dung tại ND70

(i) Bổ sung các trường hợp người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua bao gồm “các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19”.

(ii) Bổ sung quy định: Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sử dụng cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử để thực hiện các biện pháp khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ như: Chương trình khách hàng thường xuyên, chương trình tham gia dự thưởng, chương trình hóa đơn may mắn. Đối với biện pháp khuyến khích người tiêu dùng là cá nhân lấy hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ công tác tuyên truyền, nâng cao ý thức người tiêu dùng do cơ quan thuế thực hiện, Bộ Tài chính tổ chức thực hiện nội dung này từ nguồn ngân sách nhà nước được đảm bảo hàng năm để hiện đại hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý thuế theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

2. Các trường hợp cần xuất hóa đơn hàng biếu tặng

• Biếu tặng khách hàng, đối tác trong dịp lễ, Tết hoặc sự kiện xúc tiến thương mại.
• Biếu tặng nội bộ trong doanh nghiệp, cho cán bộ nhân viên làm phần thưởng, quà sinh nhật, tri ân.
• Cho, tặng các tổ chức từ thiện, cơ sở xã hội mà không thu tiền.
• Tặng hàng mẫu để dùng thử, quảng cáo sản phẩm.
• Các hoạt động tặng hàng trong các chương trình khuyến mại có điều kiện hoặc không có điều kiện mua hàng.

3. Quy định xuất hóa đơn hàng quà tặng (NĐ 70/2025)

3.1 Nội dung bắt buộc khi xuất hoá đơn quà tặng

• Tên loại hóa đơn: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG.
• Thông tin người bán, người mua: ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
• Tên hàng hóa, dịch vụ tặng, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Mức thuế suất GTGT, số tiền thuế GTGT.
• Tổng giá thanh toán (bao gồm cả phần thuế).
• Ghi chú "Hàng biếu tặng không thu tiền" trong phần diễn giải.

3.2 Thời điểm xuất hoá đơn quà tặng

3.3 Thực hiện kê khai và tính thuế GTGT khi xuất hoá đơn quà tặng

3.4 Các quy định với thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua vào

4. Cách xuất hóa đơn quà tặng không thu tiền bằng VNPT

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống VNPT Invoice

• Xác nhận đăng nhập tài khoản: Sau khi bấm vào mục đăng nhập tài khoản bạn cần nhập tên tài khoản, mật khẩu và mã xác thực để hoàn tất đăng nhập

Bước 2: Chọn menu Lập hóa đơn - Chọn Danh sách hóa đơn

• Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy giao diện chính của phần mềm.
• Tìm và chọn mục Lập hóa đơn chọn mục Danh sách hóa đơn

Bước 3: Bấm tạo mới và nhập thông tin

• Chọn mẫu số và ký hiệu cho phù hợp
• Nhập thông tin người mua hàng: họ tên người mua hàng, tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, chọn hình thức thanh toán và loại tiền tệ phù hợp
• Nhập thông tinthông tin hàng hóa tặng: tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất
• Tại phần diễn giải ghi rõ Hàng biếu tặng không thu tiền sau đó xem lại tờ hóa đơn

• Sau khi bấm Tạo mới thì tờ hóa đơn vừa tạo sẽ hiển thị ở màn hình trạng thái là mới tạo lập
• Ở giao diện này bạn có thể vào để xem lại, chỉnh sửa, xóa hoặc phát hành hóa đơn

Bước 4: Xuất hóa đơn

• Sau khi bấm phát hành, trạng thái hóa đơn sẽ chuyển từ mới tạo lập - Thành công. Là hóa đơn của bạn đã xuất thành công và đã được sự chấp của cơ quan thuế

5. Cách hạch toán hàng biếu tặng không thu tiền

5.1 Hạch toán bên xuất hóa đơn quà tặng

• Khi mua hàng về để biếu tặng (không nhập kho):
  • Nợ TK 641 hoặc 642 (TT 200/2014/TT-BTC)
  • Nợ TK 642 (TT 133/2016/TT-BTC)
  • Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)
  • Có TK 111, 112, 331
• Khi mua hàng về nhập kho:
  • Nợ TK 152, 153, 156: Ghi nhận hàng tồn kho
  • Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)
  • Có TK 111, 112, 331
• Khi xuất hàng biếu tặng:
  • Ghi nhận chi phí:
    • Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
    • Có TK 152, 153, 156: Giá trị hàng xuất kho
    • Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra
  • Khấu trừ thuế:
    • Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
    • Có TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

• Nợ TK 353: 8.400.000 VNĐ
• Có TK 511: 7.560.000 VNĐ
• Có TK 3331: 840.000 VNĐ
• Nợ TK 632: 7.200.000 VNĐ
• Có TK 156: 7.200.000 VNĐ

5.2 Hạch toán cho bên nhận hoá đơn quà tặng

• Trường hợp nhận hàng nội địa:
  • Nợ TK 156, 211, 242: Giá trị hàng nhận (gồm thuế)
  • Có TK 711: Thu nhập khác
• Trường hợp nhận hàng nhập khẩu phi mậu dịch:
  • Ghi nhận giá trị hàng:
    • Nợ TK 152, 156, 211, 642
    • Có TK 711
  • Nộp thuế nhập khẩu:
    • Nợ TK 33312: Thuế GTGT nhập khẩu
    • Nợ TK 3333: Thuế nhập khẩu
    • Có TK 111, 112
  • Nếu tính thuế vào chi phí:
    • Nợ TK 642: Chi phí quản lý
    • Có TK 3333

6. Quy định về xử phạt khi không xuất hoá đơn quà tặng

Điều 24. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

...

2. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

b) Không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.

• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định.
• Nếu hành vi không lập hóa đơn dẫn đến trốn thuế, gian lận thuế thì có thể bị xử lý hình sự theo quy định tại Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2017).
• Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị buộc lập hóa đơn, kê khai bổ sung và nộp đủ số tiền thuế bị thiếu, bị truy thu và tiền chậm nộp (nếu có).

7. Những điều cần lưu ý khi xuất hoá đơn quà tặng

• Dù không thu tiền từ người nhận, vẫn phải lập hóa đơn đầy đủ.
• Hóa đơn phải ghi rõ giá trị hàng hóa, thuế suất, số tiền thuế GTGT theo đúng quy định.
• Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
• Cần phân biệt rõ hàng cho biếu tặng với hàng mẫu, khuyến mại để tránh nhầm lẫn trong hạch toán.
• Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa.
• Đảm bảo chữ ký số, định dạng hóa đơn điện tử theo đúng chuẩn của cơ quan thuế.
• Nên lưu trữ đầy đủ hồ sơ, hợp đồng, biên bản tặng để làm căn cứ khi cơ quan thuế kiểm tra.

Kết luận