Xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền như thế nào đúng quy định?

Giới thiệu

1. Có phải xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền không?

Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Nội dung tại ND70

(i) Bổ sung các trường hợp người bán phải lập hóa đơn giao cho người mua bao gồm “các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19”.

(ii) Bổ sung quy định: Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sử dụng cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử để thực hiện các biện pháp khuyến khích người tiêu dùng lấy hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ như: Chương trình khách hàng thường xuyên, chương trình tham gia dự thưởng, chương trình hóa đơn may mắn. Đối với biện pháp khuyến khích người tiêu dùng là cá nhân lấy hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ công tác tuyên truyền, nâng cao ý thức người tiêu dùng do cơ quan thuế thực hiện, Bộ Tài chính tổ chức thực hiện nội dung này từ nguồn ngân sách nhà nước được đảm bảo hàng năm để hiện đại hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý thuế theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

2. Các quy định về nội dung trên hóa đơn hàng mẫu không thu tiền

• Tên hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng (tùy theo phương pháp tính thuế của doanh nghiệp).
• Tên hàng hóa: Ghi rõ "Hàng mẫu không thu tiền" hoặc "Hàng cho biếu tặng không thu tiền" để thể hiện rõ mục đích.
• Số lượng, đơn giá: Vẫn phải ghi rõ ràng số lượng và đơn giá theo giá thị trường hoặc giá vốn (tùy vào chính sách kế toán của doanh nghiệp).
• Thành tiền: Ghi tổng giá trị hàng hóa, nhưng ghi chú rõ là không thu tiền.
• Thuế suất và tiền thuế GTGT: Tính thuế theo mức thuế suất áp dụng bình thường với hàng hóa đó. Doanh nghiệp vẫn phải nộp thuế GTGT đầu ra như khi bán hàng.
• Ghi chú: Trên dòng mô tả hàng hóa, nên ghi thêm "Hàng mẫu không thu tiền - không thu tiền từ người nhận" để tránh hiểu lầm.
• Chữ ký số, thời điểm lập: Tuân thủ theo đúng quy định về hóa đơn điện tử.

3. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn hàng mẫu không thu tiền

4. Hóa đơn hàng mẫu không thu tiền hạch toán như thế nào?

4.1 Hạch toán bên xuất hóa đơn

• Nếu không nhập kho:
  • Nợ TK 641 hoặc 642 (chi phí bán hàng/chi phí quản lý)
  • Nợ TK 133 (thuế GTGT đầu vào)
  • Có TK 111, 112, 331 (tiền mặt, ngân hàng, công nợ)
• Nếu nhập kho rồi mới xuất:
  • Nhập kho: Nợ TK 152, 153, 156; Nợ TK 1331; Có TK 111, 112, 331
  • Khi xuất biếu tặng:
    • Nợ TK 641
    • Có TK 156, 3331 (hàng hóa và thuế GTGT đầu ra)

4.2 Hạch toán bên nhận hàng mẫu

• Nợ TK 156, 211, 242: ghi nhận tài sản, hàng hóa nhận được
• Có TK 711: thu nhập khác (giá trị ghi nhận tương đương thị trường)

5. Những câu hỏi thường gặp

5.1 Hàng mẫu không thu tiền có phải xuất hóa đơn không?

• Có. Phải xuất hóa đơn đúng thời điểm giao hàng theo quy định tại Nghị định 123 và Nghị định 70.

5.2 Trên hóa đơn hàng mẫu ghi gì?

5.3 Có bị xử phạt nếu không lập hóa đơn hàng mẫu không?

• Có. Mức phạt từ 500.000 đến 1.500.000 đồng theo khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

5.4 Xuất hóa đơn quà tặng như thế nào đúng quy định?

5.5 Hóa đơn điện tử là gì? Quy định về hoá đơn mới nhất theo NĐ 70/2025

Kết luận