Giới thiệu
Trong thời đại hội nhập kinh tế toàn cầu, việc hợp tác và giao dịch với các đối tác quốc tế ngày càng trở nên phổ biến. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn lúng túng trong việc xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài, đặc biệt về loại hóa đơn, thuế suất, thời điểm lập và các thủ tục liên quan. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu và cập nhật theo đúng quy định pháp luật giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình, tránh rủi ro xử phạt và tối ưu hóa thủ tục kế toán, thuế trong giao dịch quốc tế.
1 .Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Khoản 2 điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có định nghĩa về hoá đơn điện tử:
Điều 3. Giải thích từ ngữ2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử là một loại chứng từ kế toán được lập dưới dạng dữ liệu điện tử bởi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Khác với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử không tồn tại dưới dạng vật lý mà được khởi tạo, ký số, phát hành, truyền nhận và lưu trữ hoàn toàn trên hệ thống điện tử.
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/7/2022, tất cả doanh nghiệp và tổ chức kinh tế bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử trong mọi giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ – kể cả với đối tác nước ngoài.
Việc triển khai hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển
- Rút ngắn thời gian xử lý và phát hành hóa đơn
- Giảm thiểu rủi ro mất mát, gian lận hoặc thất lạc chứng từ
- Nâng cao tính minh bạch và thuận tiện trong tra cứu, đối chiếu dữ liệu thuế
Việc triển khai hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp
2. Có bắt buộc xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài khi bán hàng không?
Theo quy định tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ – kể cả cho tổ chức, cá nhân nước ngoài – người bán tại Việt Nam vẫn bắt buộc phải lập hóa đơn.
Việc lập hóa đơn cho công ty nước ngoài không chỉ là căn cứ xác định doanh thu và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp tại Việt Nam, mà còn giúp minh bạch hóa giao dịch, thuận tiện cho việc hạch toán kế toán và làm việc với cơ quan thuế.
Ví dụ: Nếu công ty bạn bán phần mềm, xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ kỹ thuật cho đối tác nước ngoài, bạn vẫn phải xuất hóa đơn điện tử, kể cả khi đối tác không yêu cầu hóa đơn.
Hóa đơn này thường ghi bằng tiếng Việt, có thể kèm tiếng nước ngoài, và sử dụng đồng Việt Nam (hoặc ngoại tệ nếu đủ điều kiện theo quy định).
3. Quy định về thuế VAT đối với hóa đơn xuất cho công ty nước ngoài là bao nhiêu?
Theo quy định tại Điều 9 Thông tư 219/2013/TT-BTC và được hướng dẫn tại các công văn của Tổng cục Thuế, thuế suất thuế giá trị gia tăng (VAT) áp dụng cho hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu là 0%, nếu doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ 3 điều kiện sau:
- Có hợp đồng xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ với tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
- Có chứng từ thanh toán qua ngân hàng hoặc các hình thức thanh toán hợp pháp khác theo quy định của pháp luật.
- Có tờ khai hải quan (đối với hàng hóa xuất khẩu) đã làm thủ tục xuất khẩu theo quy định.
Nếu thiếu bất kỳ điều kiện nào ở trên, doanh nghiệp sẽ không được áp dụng thuế suất 0%, mà phải xuất hóa đơn với thuế suất 10% (mức thuế suất thông thường).
Ví dụ: Một doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu phần mềm cho một đối tác tại Mỹ. Nếu có hợp đồng xuất khẩu, thanh toán qua ngân hàng và chứng từ chứng minh dịch vụ đã cung cấp đúng quy định, họ được áp dụng thuế suất 0%. Nếu không có chứng từ thanh toán hợp lệ, sẽ bị áp dụng thuế 10%.
Quy định về thuế VAT đối với hóa đơn xuất cho công ty nước ngoài
4. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho bên mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Cụ thể:
- Đối với hàng hóa xuất khẩu: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm doanh nghiệp hoàn tất thủ tục hải quan hoặc giao hàng cho đơn vị vận chuyển, tùy theo hợp đồng. Tuy nhiên, thời điểm lập hóa đơn không được chậm hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan.
- Đối với dịch vụ cung cấp cho công ty nước ngoài: Hóa đơn được lập tại thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc từng phần dịch vụ (nếu chia giai đoạn theo hợp đồng).
- Lưu ý: Doanh nghiệp cần căn cứ vào tiến độ giao hàng, hoàn thành dịch vụ và điều khoản thanh toán trong hợp đồng để xác định thời điểm lập hóa đơn phù hợp. Nếu lập hóa đơn sai thời điểm có thể bị xử phạt hành chính.
5. Quy định xử phạt khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc lập hóa đơn sai thời điểm, sai nội dung hoặc không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ – kể cả với công ty nước ngoài – sẽ bị xử phạt hành chính như sau:
- Phạt từ 500.000 đến 1.500.000 đồng nếu không lập hóa đơn đúng quy định nhưng không làm thay đổi nghĩa vụ thuế.
- Phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng nếu lập hóa đơn sai thời điểm theo quy định.
- Phạt từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng nếu không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ mà ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.
Ngoài ra, nếu hành vi vi phạm làm giảm số thuế phải nộp, doanh nghiệp còn bị truy thu thuế và tính tiền chậm nộp theo quy định của Luật Quản lý thuế.
Ví dụ: Một công ty xuất phần mềm cho đối tác ở Nhật nhưng không lập hóa đơn đúng thời điểm, hoặc ghi sai nội dung về tên hàng, giá trị... thì có thể bị phạt từ vài triệu đồng đến hàng chục triệu đồng, tùy mức độ sai phạm.
Quy định xử phạt khi xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài
Kết luận
Việc xuất hóa đơn cho công ty nước ngoài là yêu cầu bắt buộc và cần tuân thủ đúng các quy định pháp lý về thời điểm, thuế suất và nội dung hóa đơn. Thực hiện đúng không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các mức xử phạt hành chính mà còn tạo nền tảng minh bạch, chuyên nghiệp trong quan hệ thương mại quốc tế. Nếu chưa nắm rõ các quy định, hãy liên hệ Thành lập công ty giá rẻ ngay để đucợ tư vấn miễn phí nhé.
