Giới thiệu
Trong thời đại chuyển đổi số, việc tự đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng đã trở nên đơn giản, nhanh chóng và thuận tiện hơn bao giờ hết. Đây là thủ tục bắt buộc với mọi cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, giúp đảm bảo minh bạch tài chính và quyền lợi thuế. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các hình thức đăng ký, từ ủy quyền cho doanh nghiệp, tự thực hiện online trên Cổng Thuế điện tử, đến nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, giúp bạn chủ động quản lý nghĩa vụ thuế cá nhân một cách dễ dàng.
1. Mã số thuế cá nhân là gì?
Theo khoản 5 Điều 3 Luật Quản Lý Thuế 2019, quy định;
Điều 3. Giải thích từ ngữTrong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:...5. Mã số thuế là một dãy số gồm 10 chữ số hoặc 13 chữ số và ký tự khác do cơ quan thuế cấp cho người nộp thuế dùng để quản lý thuế.
Như vậy ta có thể hiểu, mã số thuế cá nhân là dãy số do cơ quan thuế cấp cho từng cá nhân có thu nhập, nhằm mục đích quản lý thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Mỗi cá nhân chỉ có một mã số duy nhất và sử dụng suốt đời để kê khai, nộp và quyết toán thuế. Việc sở hữu mã số thuế giúp người nộp thuế hưởng nhiều quyền lợi như giảm trừ gia cảnh, minh bạch nghĩa vụ tài chính, và dễ dàng xử lý các thủ tục hành chính liên quan đến thuế.
2. Hướng dẫn tự đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng
2.1. Trường hợp cá nhân ủy quyền cho công ty trả thu nhập đăng ký MST cá nhân
Trong trường hợp cá nhân không trực tiếp đăng ký, có thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập (doanh nghiệp) để thực hiện việc đăng ký mã số thuế cá nhân theo quy trình sau:
Bước 1: Cá nhân chuẩn bị hồ sơ ủy quyền
Cá nhân nộp bộ hồ sơ cho đơn vị trả thu nhập, bao gồm:
- Giấy ủy quyền đăng ký mã số thuế cá nhân
- Bản sao CCCD/CMND còn hiệu lực đối với công dân Việt Nam
- Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực (đối với người nước ngoài hoặc người Việt Nam cư trú ở nước ngoài)
- Các giấy tờ liên quan khác nếu có
Lưu ý: Nếu cá nhân làm việc tại nhiều nơi, chỉ được ủy quyền đăng ký mã số thuế tại một đơn vị duy nhất. Sau đó, cung cấp mã số thuế cho các đơn vị còn lại để kê khai và nộp thuế đúng quy định.
Bước 2: Doanh nghiệp thực hiện đăng ký mã số thuế cá nhân
Doanh nghiệp có trách nhiệm:
- Tổng hợp thông tin đăng ký của người lao động dựa trên hồ sơ nhận được
- Điền vào tờ khai mẫu 05-ĐK-TCT
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính
Bước 3: Tra cứu kết quả đăng ký mã số thuế cá nhân
Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp có thể:
- Truy cập Cổng thông tin Thuế điện tử
- Chọn mục Đăng ký thuế chọn tiếp Tra cứu hồ sơ
- Chọn loại tờ khai 05-ĐK-TH-TCT và nhấn Tra cứu
Kết quả trả về sẽ là mã số thuế cá nhân của người lao động, dùng để khai báo thuế TNCN trong toàn bộ hệ thống.
2.2. Trường hợp cá nhân tự đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng
Bước 1: Đăng nhập vào trang Thuế Điện tử
Bạn chọn vào trang Thuế Điện Tử, sau đó chọn đăng nhập bằng Cá nhân.
Giao diện đăng nhập trang thuế điện tử - Tự đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng
Bước 2: Chọn đối tượng đăng ký thuế
Sau khi bạn đăng nhập hệ thống thành công, bạn chọn Đăng ký thuế lần đầu, rồi Kê khai và nộp hồ sơ, lúc này màn hình sẽ hiện ra danh sách các đối tượng đăng ký mã số thuế cá nhân cho bạn chọn. Bạn chỉ cần chọn đối tượng đăng ký phù hợp rồi bắt đầu kê khai thông tin.
Giao diện chọn đối tượng để tự đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng
Bước 3: Kê khai thông tin
Sau khi chọn đucợ đối tượng phù hợp lúc này bạn cần cung cấp các thông tin:
- Tên người nộp thuế: Ghi đầy đủ cả họ và tên
- Ngày sinh: viết đủ ngày tháng năm sinh. Ví dụ: 01/01/2000
- Loại giấy tờ: Bạn có thể chọn CCCD/Số định danh hoặc Hộ chiếu
- Nhập thông tin số giấy tờ
- Ngày cấp giấy tờ
- Email để liên hệ
Sau khi đã kê khai đầy đủ thông tin bạn chọn Tiếp tục để bắt đầu điền thông tin vào tờ khai
Giao diện kê khai thông tin tự đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng
Bước 4: Điền thông tin theo mẫu
Sau khi bạn đã kê khai đầy đủ các thông tin cần thiết và bấm tiếp tục, lúc này màn hình sẽ hiện thị mẫu Tờ khai đăng ký thuế.
Giao diện kê khai thông tin theo mẫu tự đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng
Bước 5: Hoàn thành kê khai
Sau khi điền đầy đủ thông tin vào tờ khai bạn thực hiện ký điện tử bằng chữ ký số hoặc xác nhận OTP được gửi về điện thoại, email mà bạn đã đăng ký với cơ quan Thuế
Chọn mục Hoàn thành kê khai sau khi điền xong thông tin.
Giao diện Hoàn thành kê khai thông tin tự đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng
2.3. Trường hợp cá nhân đăng ký mã số thuế cá nhân trực tiếp với cơ quan thuế
Nếu không đăng ký qua công ty hoặc online, cá nhân có thể trực tiếp đến cơ quan thuế để đăng ký mã số thuế cá nhân, với quy trình như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Tùy vào từng trường hợp cụ thể, cá nhân cần chuẩn bị:
- Tờ khai đăng ký thuế mẫu 05-ĐK-TCT
- Bản sao CCCD/CMND (đối với người Việt Nam)
- Bản sao Hộ chiếu (đối với người nước ngoài hoặc Việt kiều)
- Các giấy tờ liên quan (tùy từng trường hợp cụ thể)
Phân loại trường hợp:
- Trường hợp 1: Làm việc tại tổ chức quốc tế, đại sứ quán, lãnh sự chưa khấu trừ thuế.
- Trường hợp 2: Làm việc cho tổ chức nước ngoài, nhận thu nhập từ nước ngoài.
- Trường hợp 3: Cá nhân phát sinh nghĩa vụ thuế như thuế đất, chuyển nhượng bất động sản.
- Trường hợp 4: Cá nhân không thuộc các trường hợp trên → đăng ký tại nơi cư trú.
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế
- Nộp trực tiếp: Công chức thuế tiếp nhận, đóng dấu ghi ngày nhận và số lượng tài liệu trong bộ hồ sơ.
- Gửi qua bưu chính: Hồ sơ được đóng dấu tiếp nhận và ghi rõ số văn thư, ngày nhận hồ sơ.
Bước 3: Tra cứu kết quả mã số thuế cá nhân
Sau khi nộp hồ sơ:
- Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn
- Chọn mục Đăng ký thuế lần đầu→ Tra cứu hồ sơ
- Nhập mã giao dịch và mã bảo mật, bấm Tra cứu để kiểm tra kết quả
Giao diện tra cứu hồ sơ tự đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng
3. Hướng dẫn cách tự thay đổi thông tin
3.1. Trường hợp cá nhân ủy quyền cho công ty trả thu nhập thay đổi thông tin mst cá nhân
Trường hợp thông tin đăng ký mã số thuế cá nhân bị sai lệch (ví dụ: thay đổi số CCCD, tên, địa chỉ...) và cá nhân đã ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập, doanh nghiệp sẽ thực hiện thay đổi thông tin với cơ quan thuế theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Hồ sơ gồm:
- Văn bản ủy quyền (nếu trước đó chưa có)
- Bản sao giấy tờ thay đổi thông tin: CCCD, hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác liên quan đến thay đổi thông tin đăng ký thuế của cá nhân hoặc người phụ thuộc
Bước 2: Nộp hồ sơ
Đơn vị chi trả thu nhập (doanh nghiệp) có trách nhiệm:
- Tổng hợp thông tin thay đổi của người lao động hoặc người phụ thuộc
- Lập tờ khai thay đổi thông tin theo:
- Mẫu 05-ĐK-TH-TCT cho người lao động
- Mẫu 20-ĐK-TH-TCT cho người phụ thuộc (Ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC)
- Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp.
- Thời gian xử lý hồ sơ: Theo Khoản 3 Điều 10 Thông tư 105/2020/TT-BTC:
- Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan thuế sẽ:
- Cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý thuế
- Ban hành Giấy chứng nhận đăng ký thuế mới hoặc Thông báo mã số thuế đã cập nhật thông tin
3.2. Trường hợp cá nhân tự thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân qua mạng
3.2.1 Đăng nhập qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Bước 2: Tìm thủ tục
Bạn có thể nhập Thay đổi thông tin đăng ký thuế trên tahnh công cụ tìm kiếm hoặc truy cập trực tiếp vào đường dẫn https://dichvucong.gov.vn/...ma_thu_tuc=1.010244
Giao diện tìm kiếm thủ tục thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân qua mạng
Bước 3: Chọn Nộp trực tuyến
Lúc này bạn có thể đăng nhập bằng:
- Tài khoản Cổng DVC Quốc gia, hoặc
- Tài khoản định danh điện tử do Bộ Công an cấp
Bước 4: Thay đổi thông tin
Hệ thống sẽ định tuyến về Cổng thông tin thuế điện tử, Bạn cần nhập đầy đủ thông tin và bấm Tra cứu.
Giao diện sau khi đăng nhập thành công - tự đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng
Lúc này bạn chọn, Đăng ký thuế, tích chọn vào ô Thay đổi thông tin và chọn trường thông tin cần thay đổi.
Giao diện hoàn thành kê khai để hoàn tất quá trình thay đổi thông tin
Sau khi nhập đầy đủ và chính xác thông tin cần thay đổi, bạn nhấn Hoàn thành kê khai để hoàn tất quá trình thay đổi thông tin.
3.2.2 Đăng nhập qua Cổng TTĐT của Tổng cục Thuế
Tương tự như phương thức đăng nhập từ Cổng Dịch vụ công Quốc gia, cá nhân cũng có thể thực hiện thay đổi thông tin mã số thuế cá nhân trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo quy trình đơn giản:
- Chọn mục Cá nhân, sau đó đăng nhập bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử đã được cấp.
- Sau khi đăng nhập, cá nhân thao tác các bước cập nhật thông tin (như CCCD, địa chỉ...) tương tự như đã hướng dẫn ở phương thức qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Giao diện và chức năng trên hai cổng được kết nối và đồng bộ, giúp người dùng thực hiện nhanh chóng, chính xác mà không cần thao tác lại từ đầu.
4. Một số câu hỏi thường gặp khi tự đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng
4.1 Thời gian cấp mã số thuế cá nhân mất bao lâu?
Thông thường, thời gian xử lý hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng là từ 03 đến 05 ngày làm việc, tính từ ngày nộp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ trên hệ thống của Tổng cục Thuế.
4.2 Có thể đăng ký mã số thuế cá nhân bằng CCCD không?
Có. Kể từ năm 2023, theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, Căn cước công dân (CCCD) chính thức được sử dụng để đăng ký mã số thuế cá nhân, thay thế cho CMND trước đây. Việc sử dụng CCCD giúp tra cứu và xác minh thông tin nhanh chóng hơn qua Cơ sở dữ liệu quốc gia.
4.3 Đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng có mất phí không?
Không. Việc đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng hoàn toàn miễn phí. Cơ quan thuế cung cấp mẫu tờ khai, hướng dẫn thủ tục kê khai và cấp mã số thuế mà không thu bất kỳ khoản lệ phí nào. Bạn có thể thực hiện đăng ký trực tuyến thông qua Cổng thông tin Thuế điện tử của Tổng cục Thuế
4.4 Có thể dùng mã số thuế cá nhân để khai thuế cho nhiều nơi làm việc không?
Có, theo quy định hiện hành, mỗi cá nhân chỉ có một mã số thuế duy nhất trong suốt cuộc đời, không phụ thuộc vào số lượng nơi làm việc hay nguồn thu nhập.
Điều này có nghĩa là:
- Bạn có thể dùng mã số thuế cá nhân đã được cấp để khai và nộp thuế tại nhiều cơ quan chi trả thu nhập (nhiều công ty, đơn vị...).
- Các đơn vị sử dụng lao động khác nhau sẽ khai thuế thu nhập cá nhân của bạn theo đúng mã số thuế hiện hành, giúp tránh trùng lặp và đảm bảo thống nhất nghĩa vụ thuế.
Lưu ý: Bạn cần thông báo mã số thuế cá nhân cho từng đơn vị chi trả thu nhập để họ thực hiện khai thuế đúng quy định.
4.5 Nếu quên mã số thuế cá nhân thì phải làm sao?
Cá nhân có thể tra cứu lại mã số thuế tại: https://tracuunnt.gdt.gov.vn. Chọn mục Người nộp thuế TNCN nhập số CCCD/CMND để tra cứu thông tin mã số thuế cá nhân online một cách chính xác.
Bạn có thể tham khảo bài viết Mã số thuế cá nhân là gì? Cách tra cứu MST cá nhân để biết thêm thông tin chi tiết
Kết luận
Tự đăng ký mã số thuế cá nhân qua mạng là cách làm hiện đại, tiết kiệm thời gian và chi phí, đặc biệt phù hợp với người lao động không có điều kiện nộp hồ sơ trực tiếp. Việc nắm rõ các bước đăng ký, điều kiện, và cách tra cứu kết quả sẽ giúp bạn đảm bảo thông tin thuế luôn chính xác, phục vụ tốt cho việc kê khai, quyết toán và nhận các ưu đãi về thuế thu nhập cá nhân. Hãy liên hệ Thành lập công ty giá rẻ ngay hôm nay để được tư vấn miến phí nhé.
