Hướng dẫn cách tra cứu mẫu dấu doanh nghiệp

1. Mẫu dấu doanh nghiệp là gì?

Điều 43. Dấu của doanh nghiệp

2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

2. Các quy định về mẫu dấu doanh nghiệp

2.1 Hình dạng mẫu dấu doanh nghiệp

• Hình tròn: Là loại hình phổ biến nhất hiện nay, chiếm đến hơn 90% doanh nghiệp lựa chọn. Đây là hình thức truyền thống, dễ nhận diện và được các đối tác cũng như cơ quan nhà nước ưu tiên chấp nhận.
• Hình vuông, chữ nhật hoặc sáng tạo khác: Một số doanh nghiệp mới hoặc startup chọn thiết kế sáng tạo để tăng tính nhận diện thương hiệu. Tuy nhiên, cần đảm bảo mẫu dấu không gây nhầm lẫn hoặc làm mất tính nghiêm túc trong giao dịch.

2.2 Kích thước mẫu dấu

• Dấu tròn: Thông dụng nhất là đường kính 36mm – 40mm, vừa đảm bảo tính chuyên nghiệp, vừa phù hợp với đa số tài liệu hành chính.
• Dấu vuông/chữ nhật: Thường được khắc với kích thước 20mm x 50mm hoặc tuỳ chỉnh theo nhu cầu nội bộ (thường dùng cho dấu mã số thuế, dấu chức danh hoặc dấu địa chỉ).

2.3 Màu sắc mực dấu

• Màu đỏ tươi: Là lựa chọn truyền thống và phổ biến nhất vì tạo cảm giác nổi bật, trang trọng và dễ kiểm tra khi in trên giấy trắng.
• Màu xanh dương, tím hoặc đen: Được một số doanh nghiệp sử dụng để thể hiện sự khác biệt hoặc đồng bộ với nhận diện thương hiệu.

2.4 Nội dung khắc trên mẫu dấu

• Tên doanh nghiệp: Viết IN HOA, KHÔNG DẤU, theo đúng tên ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ví dụ: CONG TY TNHH ABC VIET NAM).
• Mã số doanh nghiệp: Gồm 10 chữ số, là yếu tố nhận diện pháp lý bắt buộc trong nhiều văn bản.
• Thông tin mở rộng (tuỳ chọn):
  • Địa chỉ trụ sở (nếu muốn xác định rõ chi nhánh)
  • Logo hoặc biểu tượng đặc trưng (giúp cá nhân hóa dấu, tăng tính nhận diện thương hiệu)
  • Chức danh: Đối với dấu chức danh (VD: GIAM DOC – TRAN VAN A)

2.5 Quản lý và sử dụng

• Doanh nghiệp tự quy định việc quản lý và lưu giữ con dấu trong nội bộ công ty, có thể ghi rõ trong Điều lệ doanh nghiệp hoặc văn bản nội bộ.
• Dấu có thể được sử dụng trong hợp đồng, hóa đơn, giấy tờ hành chính, hoặc các văn bản nội bộ cần xác thực.

2.6 Không bắt buộc thông báo mẫu dấu

• Trước năm 2021:

• Từ năm 2021 trở đi:

3. Các bước để đăng ký và sử dụng mẫu dấu doanh nghiệp

Bước 1: Thiết kế mẫu dấu

• Lựa chọn hình dáng (thường là hình tròn), kích thước (đường kính 36–40mm), màu mực (thường là đỏ) và nội dung thể hiện (tên công ty viết hoa không dấu, mã số thuế).
• Có thể bổ sung logo, địa chỉ hoặc chức danh nếu cần.
• Tham khảo các mẫu chuẩn từ đơn vị khắc dấu uy tín để đảm bảo dấu chuyên nghiệp và đúng quy cách.

Bước 2: Khắc dấu

• Doanh nghiệp được tự do lựa chọn cơ sở khắc dấu.
• Sau khi khắc xong, nên lưu trữ file ảnh mẫu dấu (dạng JPG hoặc PDF) để phục vụ cho các hồ sơ nội bộ hoặc gửi đối tác khi cần xác nhận.

Bước 3: Quy định về sử dụng con dấu

• Ghi rõ nguyên tắc quản lý và sử dụng dấu trong điều lệ công ty hoặc quy chế nội bộ.
• Chỉ định người chịu trách nhiệm quản lý dấu (thường là giám đốc hoặc kế toán trưởng).
• Có thể ủy quyền cho người khác sử dụng dấu trong một số trường hợp cụ thể.

4. Các bước tra cứu mẫu dấu doanh nghiệp

Bước 1: Truy cập trang web

Bước 2: Nhập thông tin doanh nghiệp

Bước 3: Chọn doanh nghiệp cần tra cứu

Bước 4: Truy cập Danh mục sản phẩm

Bước 5: Thêm vào đơn hàng

Bước 6: Hoàn thành tra cứu mẫu dấu của doanh nghiệp

5. Những vấn đề cần lưu ý khi đăng ký và sử dụng mẫu dấu doanh nghiệp

5.1 Mẫu dấu cần thể hiện đúng tên và mã số doanh nghiệp

• Tên doanh nghiệp phải viết in hoa không dấu, đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Mã số doanh nghiệp là thông tin bắt buộc và phải khắc rõ ràng, chính xác.

5.2 Lựa chọn hình dáng và màu sắc thống nhất

• Dấu hình tròn, mực đỏ vẫn là lựa chọn phổ biến và dễ được chấp nhận trong các giao dịch hành chính.
• Tránh chọn các hình dáng, màu mực quá khác biệt có thể gây khó khăn khi giao dịch với ngân hàng, thuế hoặc đối tác.

5.3 Không cần thông báo mẫu dấu từ năm 2021

• Doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/01/2021 trở đi không còn nghĩa vụ thông báo mẫu dấu với Sở KH&ĐT.
• Tuy nhiên, vẫn nên lưu file mẫu dấu để sử dụng nội bộ hoặc cung cấp cho đối tác khi cần.

5.4 Ghi rõ quy định sử dụng dấu trong nội bộ

• Cần quy định rõ người được phép sử dụng dấu trong điều lệ hoặc quy chế công ty (thường là Giám đốc hoặc kế toán trưởng).
• Nên có sổ lưu hành dấu hoặc hệ thống theo dõi để tránh lạm dụng.

5.5 Thay đổi mẫu dấu khi có thay đổi pháp lý

• Thay đổi tên công ty
• Thay đổi loại hình doanh nghiệp (VD: từ TNHH sang cổ phần)
• Dấu cũ bị mất, mờ, hỏng

Kết luận