Hướng dẫn thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện

Giới thiệu

1. Văn phòng đại diện là gì?

Điều 44. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

2. Các trường hợp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện

2.1 Trường hợp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện không dẫn đến thay đổi cơ quan thuế

• Đây là trường hợp phổ biến khi doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện sang một địa điểm khác trong cùng quận, huyện hoặc thành phố trực thuộc tỉnh. Do địa chỉ mới vẫn thuộc sự quản lý của cùng một cơ quan thuế nên doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục chốt nghĩa vụ thuế. Hồ sơ và quy trình xử lý cũng đơn giản và nhanh chóng hơn.
• Ví dụ: Chuyển văn phòng đại diện từ Quận 1 sang Quận 3 (nếu cùng thuộc TP.HCM và không thay đổi cơ quan thuế trực tiếp quản lý).

2.2 Trường hợp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện dẫn đến thay đổi cơ quan thuế

• Khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện từ tỉnh này sang tỉnh khác hoặc giữa các quận/huyện có cơ quan thuế khác nhau, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện thêm thủ tục chốt nghĩa vụ thuế tại nơi đăng ký cũ trước khi hoàn tất thủ tục thay đổi tại nơi mới. Đây là thủ tục bắt buộc để đảm bảo việc chuyển đổi không làm gián đoạn nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
• Ví dụ: Chuyển văn phòng đại diện từ TP.HCM ra Hà Nội, hoặc từ Quận Tân Bình sang Quận Thủ Đức nhưng mỗi nơi do một chi cục thuế khác nhau quản lý.

3. Hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện

3.1 Hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện đối với doanh nghiệp Việt Nam

3.1.1 Trường hợp chuyển địa chỉ cùng tỉnh, không thay đổi cơ quan thuế

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng đại diện mẫu II-19 – Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT
• Quyết định của chủ sở hữu, hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
• Biên bản họp tương ứng với loại hình doanh nghiệp
• Giấy ủy quyền nếu không phải đại diện pháp luật trực tiếp thực hiện
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân nộp hồ sơ
• Tờ khai mẫu 08-MST gửi cơ quan thuế theo Thông tư 105/2020/TT-BTC

3.1.2 Trường hợp chuyển địa chỉ khác tỉnh, thay đổi cơ quan thuế

• Văn bản đề nghị chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện tại nơi cũ
• Công văn xin xác nhận không nợ thuế tại Chi cục Thuế nơi chuyển đi (nếu có mã số thuế riêng)
• Văn bản xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế(mẫu 09-MST)
• Tờ khai mẫu 08-MST tại cả nơi đi và nơi đến
• Thông báo thu hồi mẫu dấu (nếu có dấu riêng)

3.2 Hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện đối với thương nhân nước ngoài

3.2.1 Trường hợp chuyển địa chỉ trong cùng tỉnh/thành phố hoặc khu vực địa lý

• Đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (theo mẫu của Bộ Công Thương)
• Bản sao tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm mới:
  • Hợp đồng thuê địa điểm hoặc tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng
  • Bản sao tài liệu pháp lý về địa điểm (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng thuê nhà, v.v.)
• Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đang còn hiệu lực

3.2.2 Trường hợp chuyển địa chỉ sang tỉnh/thành phố hoặc khu vực khác

• Đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
• Thông báo chấm dứt hoạt động tại nơi cũ gửi Cơ quan cấp phép
• Bản sao Giấy phép thành lập đã được cấp
• Hồ sơ về địa điểm mới đặt trụ sở

3.3 Hồ sơ liên quan đến cơ quan thuế

• Mẫu 08-MST (Tờ khai điều chỉnh thông tin thuế)
• Bản sao Giấy phép thành lập hoặc giấy phép tương đương
• Trường hợp thay đổi địa chỉ làm thay đổi cơ quan thuế, cần nộp hồ sơ tại cả nơi đi và nơi đến
• Thực hiện trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày có thông báo của cơ quan thuế nơi chuyển đi

4. Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện

4.1 Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện không thay đổi cơ quan thuế

• Doanh nghiệp trong nước chuyển địa chỉ văn phòng đại diện trong cùng quận/huyện
• Thương nhân nước ngoài chuyển văn phòng trong cùng tỉnh hoặc cùng khu vực quản lý

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: theo hướng dẫn tại mục 3.1.1 hoặc 3.2.1

Bước 2: Nộp hồ sơ:

• Doanh nghiệp trong nước nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư
• Thương nhân nước ngoài nộp tại Sở Công Thương

Bước 3:Cập nhật thông tin thuế:

Bước 4: Nhận kết quả:

• Thời gian xử lý hồ sơ: khoảng 3–5 ngày làm việc
• Không cần thay đổi mã số thuế

4.2 Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện dẫn đến thay đổi cơ quan thuế

• Doanh nghiệp chuyển văn phòng đại diện sang tỉnh/thành phố khác
• Thương nhân nước ngoài chuyển sang khu vực do cơ quan khác quản lý

4.2.1 Đối với doanh nghiệp trong nước:

Bước 1: Chốt nghĩa vụ thuế tại nơi cũ

• Nộp công văn đề nghị chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
• Xin xác nhận không nợ thuế (nếu có mã số thuế riêng)
• Nhận Thông báo chuyển địa điểm (mẫu 09-MST)

Bước 2: Nộp hồ sơ tại nơi mới

• Tại Sở KH&ĐT nơi văn phòng đại diện mới đặt trụ sở
• Hồ sơ theo hướng dẫn tại mục 3.1.2

Bước 3: Cập nhật thông tin thuế tại nơi đến

• Gửi mẫu 08-MST và nhận thông báo quản lý thuế mới
• Thực hiện trong 10 ngày kể từ khi có mẫu 09-MST

4.2.2 Đối với thương nhân nước ngoài:

Bước 1: Thực hiện thủ tục cấp lại Giấy phép văn phòng đại diện

• Nộp hồ sơ tại Sở Công Thương nơi chuyển đến
• Kèm theo hồ sơ về địa điểm mới và thông báo chấm dứt hoạt động tại nơi cũ (theo Điều 18–20 Nghị định 07/2016/NĐ-CP)

Bước 2: Cập nhật thông tin thuế tại nơi mới

• Hồ sơ cấp lại Giấy phép phải nộp trong vòng 30 ngày kể từ ngày có thông báo chấm dứt hoạt động tại nơi cũ
• Quá thời hạn này, thương nhân nước ngoài phải xin cấp phép mới từ đầu

5. Câu hỏi thường gặp

5.1 Có thể thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện đồng thời với thay đổi các thông tin khác không?

5.2 Doanh nghiệp có thể thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện sang nhà riêng được không?

5.3 Có thể tự thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện không?

5.4 Có cần thông báo việc thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia không?

Kết luận