Thủ tục hành chính là gì? Khái niệm, đặc điểm và cách thực hiện

1. Thủ tục hành chính là gì?

Điều 3. Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. “Thủ tục hành chính” là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức.

• Đăng ký kinh doanh: Doanh nghiệp muốn thành lập phải chuẩn bị hồ sơ, nộp tại Sở Tài Chính, chờ xét duyệt và nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Cấp căn cước công dân: Công dân chuẩn bị giấy tờ, đến cơ quan công an, thực hiện các bước lấy dấu vân tay, chụp ảnh, nhận giấy hẹn và sau đó nhận thẻ căn cước.

Điều 223. Các thủ tục hành chính về đất đai

1. Các thủ tục hành chính về đất đai bao gồm:

a) Thủ tục thu hồi đất, giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất, gia hạn sử dụng đất, điều chỉnh thời hạn sử dụng đất;

b) Thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất;

c) Thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất; thủ tục đính chính, thu hồi, hủy giấy chứng nhận đã cấp;

d) Thủ tục thực hiện các quyền của người sử dụng đất;

đ) Thủ tục tách thửa đất, hợp thửa đất;

e) Thủ tục cưỡng chế thực hiện quyết định kiểm đếm bắt buộc, cưỡng chế thực hiện quyết định thu hồi đất;

g) Thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai, giải quyết tranh chấp đất đai tại cơ quan hành chính;

h) Thủ tục xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai;

i) Thủ tục cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai;

k) Thủ tục hành chính khác về đất đai.

2. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

2. Đặc điểm của thủ tục hành chính

2.1 Mang tính pháp lý, bắt buộc theo quy định

2.2 Thực hiện giữa cá nhân, tổ chức và cơ quan nhà nước

2.3 Có trình tự, biểu mẫu và thời hạn rõ ràng

Điều 224. Nguyên tắc thực hiện thủ tục hành chính về đất đai

1. Bảo đảm sự bình đẳng, khách quan, công khai, minh bạch và có sự phối hợp chặt chẽ, kịp thời, chính xác giữa các cơ quan có thẩm quyền trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

2. Bảo đảm phương thức thực hiện đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện, lồng ghép trong việc giải quyết thủ tục hành chính về đất đai, tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức của tổ chức, cá nhân và cơ quan có thẩm quyền góp phần cải cách thủ tục hành chính.

3. Tổ chức, cá nhân yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính về đất đai chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung kê khai và các giấy tờ trong hồ sơ đã nộp.

4. Các thủ tục hành chính về đất đai được thực hiện bằng hình thức trực tiếp, qua hệ thống bưu chính hoặc trên môi trường điện tử và có giá trị pháp lý như nhau.

5. Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính về đất đai chịu trách nhiệm thực hiện đúng thẩm quyền và thời gian theo quy định của pháp luật, không chịu trách nhiệm về những nội dung trong các văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ đã được cơ quan, người có thẩm quyền khác chấp thuận, thẩm định, phê duyệt hoặc giải quyết trước đó.

• Bảo đảm bình đẳng, khách quan, công khai, minh bạch
• Có sự phối hợp kịp thời, chính xác giữa các cơ quan liên quan
• Đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện và tiết kiệm thời gian, chi phí

3. Mục đích và vai trò của thủ tục hành chính

• Đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong quản lý nhà nước: Thủ tục hành chính tạo ra khuôn khổ pháp lý công khai, minh bạch và thống nhất, giúp mọi cá nhân, tổ chức tiếp cận bình đẳng với quyền và nghĩa vụ được pháp luật quy định. Điều này góp phần kiểm soát quyền lực, ngăn ngừa tiêu cực trong quá trình thực thi công vụ.
• Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức: Thủ tục hành chính là phương tiện xác lập và bảo vệ các quyền hợp pháp như quyền sở hữu tài sản, quyền kinh doanh, quyền tiếp cận dịch vụ công… Ví dụ: Thủ tục đăng ký quyền sử dụng đất là điều kiện pháp lý để cá nhân được Nhà nước công nhận và bảo hộ quyền sử dụng đất.
• Nâng cao hiệu quả quản trị hành chính công: Thủ tục hành chính chuẩn hóa giúp cơ quan nhà nước vận hành hiệu quả, giảm trùng lắp, nhũng nhiễu và lãng phí. Việc quy định rõ ràng quy trình, biểu mẫu, thời hạn xử lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát và nâng cao trách nhiệm giải trình trong bộ máy công quyền.
• Thúc đẩy phát triển kinh tế – xã hội và môi trường đầu tư: Một hệ thống thủ tục hành chính hiệu quả là nền tảng cho môi trường kinh doanh minh bạch và cạnh tranh. Việc cải cách, đơn giản hóa quy trình thủ tục giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm rủi ro pháp lý, từ đó thúc đẩy tăng trưởng kinh tế.
• Làm nền tảng cho chuyển đổi số và hiện đại hóa quản trị công: Trong xu thế Chính phủ điện tử và chuyển đổi số quốc gia, thủ tục hành chính là đối tượng cốt lõi được số hóa nhằm cung cấp dịch vụ công trực tuyến hiệu quả, minh bạch và phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân, doanh nghiệp.

4. Các hình thức công khai thủ tục hành chính

Điều 17. Hình thức công khai

Ngoài hình thức công khai bắt buộc trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính và niêm yết tại trụ sở cơ quan, đơn vị trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính cho cá nhân, tổ chức, việc công khai thủ tục hành chính có thể thực hiện theo một hoặc các hình thức sau đây:

1. Đăng tải trên cổng thông tin điện tử của Chính phủ hoặc trang thông tin điện tử của cơ quan ban hành văn bản có quy định về thủ tục hành chính và cơ quan thực hiện thủ tục hành chính.

2. Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng.

3. Các hình thức khác.

4.1 Công khai trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính

4.2 Công khai tại trụ sở cơ quan tiếp nhận, giải quyết thủ tục

4.3 Công khai trên cổng thông tin điện tử các cấp

• Cổng thông tin điện tử Chính phủ
• Cổng thông tin của bộ, cơ quan ngang bộ
• Cổng thông tin UBND cấp tỉnh Việc công khai này thực hiện trên cơ sở kết nối và tích hợp dữ liệu từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.

4.4 Hình thức công khai bổ sung theo điều kiện thực tế

5. Phân loại thủ tục hành chính phổ biến

5.1 Phân loại theo lĩnh vực quản lý của cơ quan nhà nước

5.2 Phân loại theo cấp giải quyết

5.3 Phân loại theo quan hệ công tác

• Thủ tục hành chính nội bộ: Áp dụng trong nội bộ cơ quan nhà nước như bổ nhiệm, điều động, khen thưởng cán bộ.
• Thủ tục hành chính liên hệ: Giữa cơ quan nhà nước với cá nhân, tổ chức như cấp giấy phép, xử phạt vi phạm.
• Thủ tục hành chính văn thư: Quản lý, xử lý văn bản hành chính, công văn, quyết định…

5.4 Phân loại theo mục đích, tính chất công việc

6. Các bước thực hiện thủ tục hành chính

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu

• Xác định thủ tục cần thực hiện và tra cứu thành phần hồ sơ tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính
• Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, biểu mẫu, tờ khai theo đúng quy định:
  • Bản sao giấy tờ tùy thân hoặc giấy phép có liên quan
  • Biểu mẫu hành chính theo mẫu chuẩn
  • Giấy ủy quyền (nếu có)
• Kiểm tra kỹ lưỡng để tránh sai sót hoặc thiếu hồ sơ, gây kéo dài thời gian xử lý.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền

• Trực tiếp: Tại Bộ phận một cửa của UBND hoặc cơ quan chuyên môn có thẩm quyền.
• Trực tuyến: Qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp bộ/tỉnh.
• Qua bưu chính công ích: Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu điện đến đúng địa chỉ tiếp nhận được quy định trong thủ tục.

Bước 3: Nhận kết quả giải quyết thủ tục

• Căn cứ theo giấy hẹn hoặc thông báo điện tử, người nộp hồ sơ đến nhận kết quả hoặc nhận qua bưu điện/online.
• Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ có văn bản hoặc thông báo yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa.
• Một số thủ tục cho phép phản hồi hoặc bổ sung trực tuyến để tiết kiệm thời gian.

7. Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục hành chính

7.1 Nắm rõ quy định từng lĩnh vực và cập nhật văn bản pháp luật mới

• Luật Căn cước 2023 (số 26/2023/QH15) có hiệu lực từ 01/7/2024, quy định cấp căn cước cho công dân dưới 14 tuổi, bỏ thông tin vân tay và quê quán trên thẻ.
• Luật Đất đai 2024 có hiệu lực từ 01/8/2024, riêng một số điều thi hành từ 01/01/2025, liên quan đến chuyển mục đích sử dụng đất, thu hồi đất và giao đất.
• Nghị định 168/2024/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/01/2025, quy định trừ điểm giấy phép lái xe và tăng mức phạt với nhiều hành vi vi phạm giao thông.

7.2 Cập nhật biểu mẫu mới nhất theo quy định

• Cổng Dịch vụ công quốc gia: https://dichvucong.gov.vn
• Website của bộ, sở, UBND tỉnh/thành phố
• Bộ phận Một cửa tại cơ quan hành chính có thẩm quyền

7.3 Ưu tiên thực hiện thủ tục qua dịch vụ công trực tuyến

• Tiết kiệm thời gian di chuyển và chi phí giao dịch
• Cho phép tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ 24/7
• Hạn chế hồ sơ giấy, giảm sai sót và tăng minh bạch
• Có thể thực hiện tại mọi nơi, mọi thời điểm

7.4 Chủ động tiếp cận kênh hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn

• Tổng đài hỗ trợ: 1800 1096 (miễn phí cước)
• Hướng dẫn chi tiết: Có sẵn tại các cổng thông tin điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính
• Hỗ trợ tại chỗ: Bộ phận Một cửa tại địa phương thường có cán bộ hướng dẫn trực tiếp

7.5 Lưu ý thời hạn giải quyết và trách nhiệm phản hồi

• Mỗi thủ tục đều có thời hạn giải quyết cụ thể, được ghi rõ trong giấy hẹn hoặc thông báo điện tử.
• Trường hợp hồ sơ cần bổ sung, cá nhân/tổ chức phải phản hồi đúng thời gian quy định, nếu không sẽ bị hủy hoặc xử lý lại từ đầu.

Kết luận