Giới thiệu
Soạn thảo hợp đồng là một kỹ năng thiết yếu đối với doanh nghiệp mới thành lập, giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi tối đa cho các bên tham gia giao dịch. Để startup tiết kiệm thông minh, đầu tư hiệu quả vào sự phát triển, dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách làm hợp đồng chuyên nghiệp và đúng luật.
1. Soạn thảo hợp đồng là gì?
Soạn thảo hợp đồng là quá trình tạo lập một văn bản pháp lý thể hiện rõ các thỏa thuận về quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm giữa các bên tham gia giao dịch. Việc soạn hợp đồng đúng nguyên tắc sẽ giúp hạn chế rủi ro, tránh tranh chấp, đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho doanh nghiệp trong các giao dịch kinh tế. Đây là kỹ năng quan trọng mà mỗi doanh nghiệp mới cần trang bị để vận hành hiệu quả và phát triển bền vững.
Soạn thảo hợp đồng bài bản giúp doanh nghiệp những gì?
Trong môi trường kinh doanh ngày càng chuyên nghiệp, hợp đồng không chỉ là một văn bản hành chính, mà còn là công cụ pháp lý thể hiện sự chuẩn chỉnh trong quản trị và vận hành doanh nghiệp. Việc soạn thảo hợp đồng bài bản giúp doanh nghiệp:
- Bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong các mối quan hệ thương mại.
- Giảm thiểu rủi ro tranh chấp phát sinh từ sự mơ hồ, thiếu rõ ràng.
- Tăng tính minh bạch và uy tín với đối tác và khách hàng.
- Tiết kiệm chi phí xử lý hậu quả từ các sai sót trong thoả thuận.
2. Những điểm cần lưu ý của người soạn thảo hợp đồng
2.1. Kỹ năng chuyên môn
- Hiểu rõ luật áp dụng: Mỗi loại hợp đồng đều chịu sự điều chỉnh bởi các quy định pháp luật khác nhau. Người soạn thảo cần cập nhật thường xuyên các văn bản pháp luật hiện hành liên quan để đảm bảo nội dung hợp đồng hợp lệ và có thể thực thi.
- Xác định rõ bản chất giao dịch: Mỗi giao dịch có đặc điểm riêng (cung cấp dịch vụ, mua bán hàng hóa, hợp tác kinh doanh...) nên cách thức diễn đạt và cấu trúc hợp đồng cũng cần tương ứng, tránh áp dụng máy móc.
- Sử dụng ngôn ngữ chính xác và rõ ràng: Tránh sử dụng thuật ngữ mơ hồ, dễ gây hiểu lầm. Cấu trúc câu cần ngắn gọn, mạch lạc và đủ tính ràng buộc.
- Dự liệu tình huống phát sinh: Một hợp đồng bài bản phải lường trước được các rủi ro có thể xảy ra (vi phạm tiến độ, bất khả kháng, chấm dứt hợp đồng...) và đưa ra giải pháp cụ thể, hợp pháp.
2.2. Kỹ năng mềm
- Tư duy logic và phản biện: Soạn thảo hợp đồng là quá trình vừa phân tích logic nội dung giao dịch, vừa dự đoán phản ứng của các bên tham gia. Người soạn thảo giỏi cần có tư duy phản biện để nhận diện những điểm bất hợp lý trong điều khoản.
- Kỹ năng thương lượng: Trong nhiều trường hợp, soạn thảo hợp đồng gắn liền với việc đàm phán điều khoản. Người làm hợp đồng cần biết cân bằng lợi ích, hiểu rõ giới hạn thương lượng của doanh nghiệp để đưa ra phương án tối ưu.
- Tư duy bảo vệ doanh nghiệp: Một bản hợp đồng tốt không phải là bản mang lại lợi thế tuyệt đối, mà là bản bảo vệ được doanh nghiệp khỏi các rủi ro không cần thiết, đồng thời giữ được uy tín và mối quan hệ bền vững với đối tác.
3. Các nội dung cần có đối với một hợp đồng
3.1. Các bên ký hợp đồng
Xác định đầy đủ thông tin pháp lý, bao gồm: tên tổ chức/cá nhân, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), người đại diện, chức vụ và căn cứ ủy quyền ký kết. Điều này là nền tảng để xác định tư cách và trách nhiệm pháp lý của các bên.
3.2. Giá trị, tiến độ, quy trình cung cấp và phương thức thanh toán
Nội dung này cần thể hiện rõ ràng số tiền, hình thức thanh toán, tiến độ thực hiện hợp đồng, điều kiện thanh toán từng đợt nếu có, cùng quy trình cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ để tránh hiểu nhầm và mâu thuẫn sau này.
3.3. Giao, vận chuyển, nhận đối tượng hợp đồng và quyền sở hữu
Cần nêu rõ bên chịu trách nhiệm giao hàng, thời gian – địa điểm giao nhận, và thời điểm chuyển quyền sở hữu nhằm xác lập ranh giới pháp lý về quyền và nghĩa vụ.
3.4. Chính sách bảo quản và bảo hiểm
Nếu đối tượng hợp đồng là hàng hóa có giá trị hoặc dễ hư hỏng, hợp đồng cần quy định rõ bên chịu trách nhiệm bảo quản và bên mua bảo hiểm (nếu cần) trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng.
3.5. Chính sách bảo hành, đổi trả
Quy định chi tiết về thời hạn bảo hành, điều kiện đổi trả, phạm vi bảo hành và trách nhiệm xử lý khi sản phẩm/dịch vụ không đạt chất lượng cam kết.
3.6. Trở ngại khách quan
Xác định các trường hợp bất khả kháng như thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh... và quy định trách nhiệm miễn trừ hoặc hoãn thực hiện nghĩa vụ trong các tình huống này.
3.7. Các điều khoản miễn trừ
Làm rõ những trường hợp cụ thể mà các bên được miễn trách nhiệm, thường áp dụng cho lỗi phát sinh ngoài ý chí và khả năng kiểm soát của các bên.
3.8. Chế tài vi phạm hợp đồng
Nêu cụ thể mức phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại, phương án xử lý khi một trong các bên không thực hiện hoặc thực hiện sai cam kết.
3.9. Điều khoản về bên thứ ba
Nếu có bên thứ ba tham gia trong quá trình thực hiện hợp đồng (ví dụ: đơn vị vận chuyển, bên bảo hiểm), cần làm rõ vai trò, phạm vi trách nhiệm và nghĩa vụ phối hợp của họ.
3.10. Khiếu nại, thỏa thuận các điều khoản phát sinh
Quy định về quy trình tiếp nhận, xử lý khiếu nại, thời hạn thông báo và phương thức điều chỉnh, bổ sung hợp đồng khi có vấn đề phát sinh.
3.11. Cơ chế giải quyết tranh chấp
Đưa ra lộ trình giải quyết tranh chấp theo thứ tự: thương lượng – hòa giải – trọng tài – tòa án, đồng thời ghi rõ tòa án có thẩm quyền xử lý để đảm bảo tính khả thi khi phát sinh tranh chấp thực tế.
4. Một số lưu ý khi soạn thảo hợp đồng
Một số lưu ý khi soạn thảo hợp đồng
4.1. Xác định các luật căn cứ để áp dụng trong hợp đồng
Hợp đồng cần dẫn chiếu rõ ràng các văn bản pháp lý hiện hành điều chỉnh nội dung thỏa thuận như: Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005, Luật Doanh nghiệp 2020, v.v. Việc nêu rõ căn cứ giúp đảm bảo hợp đồng có giá trị pháp lý và là cơ sở xử lý tranh chấp nếu phát sinh.
4.2. Xác định cá nhân hoặc pháp nhân chịu trách nhiệm
Cần chỉ rõ ai là người chịu trách nhiệm thực thi hợp đồng – là cá nhân cụ thể hay tổ chức pháp nhân, và trong trường hợp tổ chức thì người đại diện hợp pháp là ai. Điều này giúp tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm hoặc phát sinh nghĩa vụ ngoài dự tính.
4.3. Các nội dung liên quan đến quyền và nghĩa vụ các bên
Ghi nhận đầy đủ, cụ thể và cân đối quyền lợi và nghĩa vụ của từng bên. Đây là yếu tố cốt lõi đảm bảo sự minh bạch trong quan hệ hợp tác và giảm thiểu nguy cơ xung đột quyền lợi trong quá trình thực hiện hợp đồng.
4.4. Các nội dung về tranh chấp hợp đồng
Hợp đồng cần dự liệu trước các kịch bản tranh chấp và đưa ra phương án giải quyết cụ thể như: thương lượng, hòa giải, trọng tài thương mại hoặc tòa án. Việc này không chỉ giúp xử lý tranh chấp nhanh gọn, mà còn tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí cho doanh nghiệp, đúng với tinh thần “save wisely”.
Kết luận
Việc soạn thảo hợp đồng chính xác và rõ ràng là bước quan trọng giúp các doanh nghiệp mới khởi nghiệp tối ưu nguồn lực, giảm thiểu các rủi ro pháp lý không đáng có. Với triết lý "Save wisely – Invest in growth", Thành lập công ty giá rẻ luôn sẵn sàng tư vấn soạn thảo hợp đồng chuyên nghiệp, minh bạch và tiết kiệm chi phí, giúp startup tập trung phát triển kinh doanh bền vững.
Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được hỗ trợ và tư vấn tận tình nhất!
