Giới thiệu
Phát hành hóa đơn điện tử là một bước bắt buộc và quan trọng để doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn hợp pháp trong các giao dịch kinh doanh. Việc triển khai đúng quy trình phát hành không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định tại Thông tư 78 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí. Trong bối cảnh số hóa toàn diện, nắm rõ cách phát hành hóa đơn điện tử là điều cần thiết để mọi doanh nghiệp hoạt động bài bản, minh bạch và đúng pháp luật ngay từ đầu.
1. Hoá đơn điện tử là gì?
Theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, định nghĩa về hóa đơn điện tử:
Điều 3. Giải thích từ ngữTrong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, gửi, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Việc áp dụng hóa đơn điện tử ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc quản lý giao dịch và tuân thủ quy định của pháp luật.
2. Hướng dẫn thủ tục làm phát hành hoá đơn điện tử trên phần mềm VNPT
Việc thực hiện phát hành hóa đơn điện tử cần đảm bảo đủ quy trình theo Thông tư 78. Dưới đây là các bước thực hiện trên phần mềm VNPT:
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống VNPT Invoice
- Đăng nhập tài khoản: Ngay tại giao diện mail nhận thông báo tài khoản hóa đơn bạn nhấp vào đăng nhập.
Giao diện mail nhận tài khoản hóa đơn điện tử - phát hành hóa đơn điện tử
- Xác nhận đăng nhập tài khoản: Sau khi bấm vào mục đăng nhập tài khoản bạn cần nhập tên tài khoản, mật khẩu và mã xác thực để hoàn tất đăng nhập
Giao diện đăng nhập trang hóa đơn
Bước 2: Chọn Menu Đăng ký phát hành → Thông báo phát hành
Trước khi đăng ký phát hành hóa đơn doanh nghiệp cần đăng ký Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn (01ĐKTĐ/HĐĐT).
Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn (01ĐKTĐ/HĐĐT) - phát hành hóa đơn điện tử
- Sau khi tờ khai được duyệt, bạn chọn mục "Đăng ký phát hành" chọn mục Đăng ký dãi hóa đơn phát hành
Đăng ký dải hóa đơn phát hành - phát hành hóa đơn điện tử
Bước 3: Tạo mới dải ký hiệu hóa đơn
- Nhấp vào nút Tạo mới dãi hóa đơn -> Tạo mới
Tạo mới dãy hóa đơn - phát hành hóa đơn điện tử
Tạo mới dãy hóa đơn - phát hành hóa đơn điện tử
- Hệ thống sẽ tự động tạo ra một dải ký hiệu hóa đơn mới với các thông tin mặc định.
Mẫu điền thông tin tạo dải hóa đơn - phát hành hóa đơn điện tử
Xem lại dải hóa đơn đã đăng ký - phát hành hóa đơn điện tử
Bước 4: Xác nhận đăng ký dải hóa đơn hoàn tất đăng ký
Bạn nên kiểm tra kỹ lại các thông tin đã đăng ký trước khi xác nhận
Xác nhận sử dụng ký hiệu hóa đơn - phát hành hóa đơn điện tử
Trạng thái đang sử dụng - phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi xác nhận giao diện màn hình sẽ hiện trạng thái Đang sử dụng là bạn đã đăng ký sử dụng thành công dải hóa đơn.
3. Những việc cần làm sau khi thực hiện thông báo phát hành hóa đơn
- Kiểm tra tính hợp lệ: Đảm bảo thông báo đã được Cơ quan Thuế chấp thuận qua email hoặc phần mềm hóa đơn.
- Bắt đầu lập và xuất hóa đơn: Doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành cho các giao dịch phát sinh.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử: Phải đảm bảo lưu trữ đầy đủ trong thời gian tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán.
- Thông báo nội bộ và huấn luyện nhân sự: Phổ biến quy trình sử dụng hóa đơn điện tử trong nội bộ để tránh sai sót.
- Cập nhật mẫu hóa đơn nếu có thay đổi: Trong trường hợp thay đổi mẫu hóa đơn hoặc thông tin doanh nghiệp, cần thực hiện lại thủ tục thông báo phát hành.
4. Những câu hỏi thường gặp
4.1 Cần làm gì để phát hành hóa đơn
Cần có tài khoản phần mềm hóa đơn điện tử (VNPT), chữ ký số, quyết định sử dụng hóa đơn và lập thông báo phát hành theo Thông tư 78.
4.2 Thời gian xử lý thông báo là bao lâu?
Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan Thuế sẽ phản hồi.
4.3 Có mất chi phí không?
Việc phát hành hóa đơn điện tử không mất phí nhà nước nhưng doanh nghiệp cần chi phí sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử và chữ ký số.
4.4 Nếu chưa phát hành mà đã xuất hóa đơn có sao không
Đây là hành vi vi phạm, có thể bị phạt từ 10 - 20 triệu đồng theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Kết luận
Quy trình phát hành hóa đơn điện tử không quá phức tạp nếu doanh nghiệp hiểu rõ các bước và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Từ việc đăng ký tài khoản, sử dụng chữ ký số đến tạo dải hóa đơn trên phần mềm – mỗi khâu đều ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp lệ của hóa đơn được phát hành. Để đảm bảo vận hành hiệu quả và tránh sai sót, doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp phù hợp và có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử chuyên nghiệp từ các đơn vị uy tín như Thành lập công ty giá rẻ. Hãy liên hệ Thành lập công ty giá rẻ ngay để được hỗ trợ ngay nhé.
