Giới thiệu
Trong bối cảnh nhiều địa phương đang thực hiện sáp nhập địa giới hành chính, dẫn đến việc thay đổi tên đường, tên phường, nhiều doanh nghiệp buộc phải cập nhật lại thông tin địa chỉ trụ sở trên giấy phép kinh doanh để đảm bảo đúng pháp luật. Thay vì nộp hồ sơ trực tiếp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh online một cách nhanh chóng, tiện lợi thông qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở doanh nghiệp qua mạng, bao gồm: thành phần hồ sơ cần chuẩn bị, các bước thực hiện trên hệ thống, lưu ý khi ký số và thanh toán lệ phí – giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót trong quá trình thực hiện.
1. Hồ sơ thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh qua mạng
Hồ sơ thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh qua mạng
Hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh qua mạng tương tự như khi nộp trực tiếp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị file PDF của các hồ sơ:
- Giấy đề nghị thay đổi địa chỉ công ty theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
- Biên bản họp và quyết định của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên) hoặc Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần) về việc thay đổi địa chỉ trụ sở.
- Quyết định của chủ sở hữu công ty: đối với công ty TNHH 1 thành viên.
- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê địa điểm mới (nếu cơ quan thuế yêu cầu).
- Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế nếu địa chỉ công ty khác quận, tỉnh.
- Giấy ủy quyền (nếu không phải người đại diện pháp luật trực tiếp thực hiện thủ tục).
- Thông báo thay đổi địa chỉ công ty với cơ quan thuế (nếu chuyển địa chỉ khác quận/tỉnh)
2. Quy trình nộp hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh qua mạng
Bước 1: Đăng nhập hệ thống
- Truy cập website Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
- Chọn "Đăng nhập", nếu chưa có tài khoản, bạn cần đăng ký mới.
Giao diện đăng nhập tài khoản đăng ký kinh doanh - Thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh
Bước 2: Chọn Phương thức nộp hồ sơ
Tùy từng trường hợp cụ thể, người nộp hồ sơ chọn một trong các phương thức sau:
- Sử dụng chữ ký số công cộng
- Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh
Phương thức nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh
Nếu doanh nghiệp chọn:
Cách 1: Thay đổi địa chỉ công ty trên GPKD bằng chữ ký số công cộng
Doanh nghiệp cần cắm chữ ký số vào máy và kết nối với tài khoản rồi chọn tiếp theo.
Kết nối chữ ký số với tài khoản đăng ký doanh nghiệp - Thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh
Lúc này bạn cần chọn chữ ký số đã kết nối, kiểm tra lại thông tin chữ ký số và chọn tiếp tục thực hiện đăng ký doanh nghiệp
Liên kết chữ ký số - Thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh
Cách 2: Thay đổi địa chỉ công ty trên GPKD bằng tài khoản đăng ký kinh doanh
Doanh nghiệp bấm chọn Nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh rồi bấm Tiếp tục.
Nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh - Thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh
Bước 3: Đăng ký thay đổi doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc
Chọn loại đăng ký trực tuyến - Thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh
Sau đó nhập mã số doanh nghiệp/mã số nội bộ trong Hệ thống để tìm kiếm doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc, để hiện thông tin doanh nghiệp rồi bấm Tiếp theo.
Giao diện tìm kiếm doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc - Thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh
Lưu ý:
- Chỉ cần nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ trong Hệ thống để tìm kiếm (không cần nhập cả 2 loại mã số).
- Nếu tạo hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh: cần nhập mã số của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh 8 doanh (không nhập mã số của doanh nghiệp).
Nhập thông tin về Người đại diện pháp luật/ Người đứng đầu đơn vị trực thuộc chọn Tiết theo để tiếp tục đăng ký.
- Nếu người nộp hồ sơ là người được ủy quyền, chọn người ủy quyền rồi bấm tiếp theo để tiếp tục.
Chọn người nộp hồ sơ là người ủy quyền - Thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh
- Nếu người nộp hồ sơ là người có thẩm quyền ký Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, chọn người có thẩm quyền ký Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp rồi bấm tiếp theo để tiếp tục.
Chọn người có thẩm quyền ký Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp - Thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh
Lưu ý:
- Đối với trường hợp đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp: nhập thông tin của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
- Đối với trường hợp đăng ký thay đổi địa chỉ chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh: nhập thông tin của người đứng đầu chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh đó.
Chọn loại đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp rồi bấm tiếp theo.
Chọn loại hình đăng ký thay đổi - Thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh
Lúc này màn hình sẽ hiển thị những thông tin người sử dụng đã đăng ký, nhấn nút Bắt đầu để tiếp tục đăng ký hoặc Trở về để quay lại màn hình trước.
Xác nhận thông tin đăng ký thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh
Bước 4: Kê khai thông tin trong hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ qua mạng điện tử
Nhập các thông tin từ hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ vào các khối thông tin tương ứng trong các khối dữ liệu trên màn hình.
Giao diện nhập thông tin các khối dữ liệu cần nhập thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh
Sau khi chọn vào mục địa chỉ, bạn nhấn vào mục mà bạn muốn sửa lại sau đó nhấn lưu và tiếp tục chọn các khối dữ liệu còn lại và điền tiếp thông tin.
Giao diện nhập thông tin thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh
Bước 5: Đính kèm hồ sơ thay đổi giấy phép kinh doanh
Khi nộp hồ sơ đăng ký điện tử, người dùng cần tải lên đầy đủ các giấy tờ theo quy định về thành phần hồ sơ (giống như hồ sơ bản giấy)
Giao diện đính kèm hồ sơ thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh
Lưu ý đối với hồ sơ:
- Được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy
- Có định dạng “.doc”, “.docx” hoặc “.pdf”
- Thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định)
- Thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định)
- Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy
- Có dung lượng không quá 15Mb
Cách tải tài liệu đính kèm lên
- Nhấn chọn vào tài liệu đính kèm và tiến hành tải các tài liệu theo các mục tương ứng
- Sau khi tải lên tài liệu đính kèm, người sử dụng nhấn vào mục Loại tài liệu đính kèm và lựa chọn trong các loại tài liệu có sẵn
- Hệ thống chấp nhận cả 2 loại tài liệu đính kèm:
- Tài liệu đính kèm thông thường được scan (có đủ chữ ký theo yêu cầu)
- Tài liệu đính kèm có đầy đủ chữ ký số theo quy định dưới dạng bản điện tử.
Bước 6: Ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
Nếu hồ sơ đã đầy đủ thông tin theo quy định, nhấn nút Xác nhận để hoàn thành bước chuẩn bị hồ sơ.
Giao diện xác nhận hoàn tất hồ sơ thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh
Sau khi xác nhận hoàn tất hồ sơ, bạn cần chọn ký số. Việc chỉ định người ký số/xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại bước kê khai thông tin trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.
Giao diện thực hiện ký số để xác thực thay đổi địa chỉ giấy phép kinh doanh
Lưu ý: Người nộp hồ sơ chỉ có thể nộp hồ sơ khi tất cả người ký hồ sơ đã ký vào hồ sơ
Bước 7: Thanh toán và hoàn tất quy trình thay đổi GPKD
Sau khi thực hiện ký số để xác thực, doanh nghiệp cần thanh toán để hoàn tất quy trình thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh.
Sau khi nhấn nút Thanh toán, màn hình sẽ hiển thị đơn hàng yêu cầu thành toán
- Click vào Thanh toán để thực hiện thanh toán hoặc Đóng để quay lại màn hình trước.
- Người nộp hồ sơ kiểm tra/chỉnh sửa các thông tin phát hành biên lai điện tử
- Tích vào ô Tôi đồng ý với Điều khoản và Điều kiện sử dụng để xác nhận thông tin
- Lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp
- Nhấn Tiếp tục để lưu thông tin và tiếp tục thực hiện thanh toán hoặc Hủy thanh toán để trở về màn hình trước.
Lưu ý: Lưu ý: Các thông tin gắn dấu * là trường thông tin ghi trên BIÊN LAI ĐIỆN TỬ và phục vụ cho việc gửi, nhận biên lai điện tử. Người nộp hồ sơ vui lòng nhập ĐẦY ĐỦ, CHÍNH XÁC thông tin và CHỊU TRÁCH NHIỆM về những thông tin đó.
Bước 8: Theo dõi tình trạng hồ sơ và nhận kết quả
Sau khi hồ sơ được lưu trên ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, người nộp hồ sơ có thể tìm kiếm hồ sơ tại bất kỳ thời điểm nào.
Người nộp hồ sơ đăng nhập vào tài khoản, chọn Danh sách hồ sơ đăng ký => Tìm kiếm hồ sơ theo các tiêu chí có sẵn như tên doanh nghiệp; mã số doanh nghiệp; số tham chiếu của hồ sơ.
Tại danh sách hồ sơ, người sử dụng có thể nhìn thấy tình trạng xử lý bộ hồ sơ đã đăng ký
Giao diện theo dõi tình trạng hồ sơ thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh
Thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh là thủ tục bắt buộc nếu doanh nghiệp chuyển sang địa điểm mới, dù trong cùng một quận/huyện. Việc thực hiện online không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý mà còn đảm bảo tính minh bạch, tiện lợi trong quá trình quản lý hồ sơ.
Tuy nhiên, để tránh các lỗi phổ biến như: thiếu chữ ký số, sai định dạng file đính kèm, hoặc nộp sai mẫu biểu,… doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ hướng dẫn hoặc liên hệ dịch vụ Thành lập doanh nghiệp giá rẻ để được hỗ trợ thay đổi địa chỉ uy tín để được đồng hành từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi nhận kết quả.
