Giới thiệu
Việc xuất hóa đơn sai thời điểm là một trong những vi phạm phổ biến nhất của doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Theo thống kê từ Tổng cục Thuế, hàng ngàn doanh nghiệp mỗi năm bị xử phạt do không tuân thủ đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn. Nghị định 125/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn đã quy định rõ mức phạt và thời điểm cụ thể để xuất hóa đơn. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các quy định về phạt xuất hóa đơn sai thời điểm, giúp doanh nghiệp hiểu rõ để tránh vi phạm và tuân thủ đúng pháp luật.
1.Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm là bao nhiêu?
Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm được chia thành nhiều mức khác nhau tùy thuộc vào tính chất và mức độ vi phạm như sau:
Điều 24. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ
1.1. Phạt cảnh cáo
Phạt cảnh cáo áp dụng với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
Ví dụ cụ thể: Công ty A giao hàng cho khách hàng vào ngày 15/3 nhưng do lỗi hệ thống, hóa đơn được xuất vào ngày 16/3. Tuy nhiên, công ty đã kê khai và nộp thuế đầy đủ, đúng hạn và tự phát hiện, báo cáo với cơ quan thuế. Trong trường hợp này, công ty có thể bị phạt cảnh cáo do có tình tiết giảm nhẹ.
1.2. Phạt tiền từ 3.000.000 đến 5.000.000 đồng
Mức phạt này áp dụng cho hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, không thuộc trường hợp phạt cảnh cáo.
Ví dụ cụ thể: Nhà hàng B cung cấp dịch vụ ăn uống cho khách vào ngày 20/4, nhưng do quên lập hóa đơn, đến ngày 25/4 mới xuất hóa đơn. Mặc dù không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế nhưng vi phạm đã kéo dài và không có tình tiết giảm nhẹ, nhà hàng sẽ bị phạt từ 3-5 triệu đồng.
1.3. Phạt tiền từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng
Đây là mức phạt nghiêm khắc nhất cho vi phạm về thời điểm lập hóa đơn, áp dụng trong các trường hợp:
- Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
- Lập hóa đơn ghi ngày trên hóa đơn trước ngày mua hóa đơn của cơ quan thuế
- Lập hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ trong thời gian tạm ngừng hoạt động kinh doanh
Ví dụ cụ thể: Công ty C giao hàng cho khách vào ngày 10/5 nhưng chậm 15 ngày mới xuất hóa đơn vào ngày 25/5, dẫn đến chậm kê khai thuế. Hoặc công ty D xuất hóa đơn có ngày 5/6 trong khi thực tế chỉ mua hóa đơn từ cơ quan thuế vào ngày 8/6. Các trường hợp này sẽ bị phạt từ 4-8 triệu đồng.
1.4. Phạt tiền từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng
Đây là mức phạt nặng nhất, áp dụng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định.
Ví dụ cụ thể: Cửa hàng MNO bán hàng cho khách hàng nhưng hoàn toàn không lập hóa đơn, chỉ ghi chép trong sổ sách nội bộ. Khi cơ quan thuế kiểm tra phát hiện, cửa hàng sẽ bị phạt từ 10-20 triệu đồng cho hành vi không lập hóa đơn này.
Lưu ý: Mức phạt này không áp dụng cho trường hợp không lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu đã quy định tại điểm b khoản 2.
1.5. Biện pháp khắc phục hậu quả
Ngoài việc bị phạt tiền, doanh nghiệp vi phạm còn bị buộc lập hóa đơn theo quy định khi người mua có yêu cầu, đặc biệt đối với các hành vi lập sai loại hóa đơn và không lập hóa đơn.
1.6. Bảng tóm tắt mức phạt
| Mức phạt | Điều kiện vi phạm | Ví dụ điển hình |
| Cảnh cáo | Sai thời điểm, không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế, có tình tiết giảm nhẹ | Chậm 1-2 ngày do lỗi hệ thống, tự phát hiện và báo cáo |
| 3-5 triệu | Sai thời điểm, không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế, không có tình tiết giảm nhẹ | Chậm 3-7 ngày, không tự phát hiện |
| 4-8 triệu | Sai thời điểm nghiêm trọng hoặc có ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế | Chậm trên 7 ngày, xuất hóa đơn có ngày sớm hơn ngày mua |
| 10-20 triệu | Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ | Bán hàng nhưng hoàn toàn không xuất hóa đơn |
2.Quy định về thời điểm xuất hóa đơn bán hàng là lúc nào?
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
2.1. Quy định chung cho hoạt động bán hàng hóa
“1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
Ví dụ cụ thể: Công ty TNHH ABC bán 100 thùng nước ngọt cho siêu thị XYZ. Hàng được xuất kho và giao đến siêu thị vào lúc 14h ngày 15/6. Theo quy định, công ty ABC phải lập hóa đơn ngay trong ngày 15/6, không được trì hoãn đến ngày hôm sau dù chưa thu được tiền từ siêu thị.
2.2. Quy định chung cho hoạt động cung cấp dịch vụ
2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).”
Ví dụ cụ thể: Công ty tư vấn DEF ký hợp đồng tư vấn thiết kế cho khách hàng trong 3 tháng. Dự án được chia làm 3 giai đoạn: thiết kế sơ bộ, thiết kế chi tiết và hoàn thiện. Khi hoàn thành giai đoạn 1 vào ngày 20/7 và có xác nhận từ khách hàng, công ty DEF phải lập hóa đơn cho phần dịch vụ giai đoạn 1 này ngay trong ngày 20/7.
2.3. Quy định đặc biệt cho xuất khẩu hàng hóa
Đối với xuất khẩu hàng hóa bao gồm cả gia công xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày thông quan.
Ví dụ cụ thể: Công ty GHI xuất khẩu 1 container hàng may mặc sang Mỹ. Hàng hóa được thông quan tại cảng Cát Lái vào thứ Ba ngày 10/8. Công ty GHI có thể lập hóa đơn vào ngày 10/8 hoặc chậm nhất là thứ Tư ngày 11/8.
3.Thời điểm xuất hóa đơn và thời điểm ký số có được khác nhau không?
Theo quy định hiện hành, thời điểm xuất hóa đơn và thời điểm ký số điện tử có thể khác nhau nhưng phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
3.1. Nguyên tắc chung
Theo khoản Nghị định 70/2025/NĐ-CP thời điểm xuất hóa đơn được ghi trên hóa đơn phải là thời điểm thực tế chuyển giao hàng hóa, dịch vụ. Thời điểm ký số điện tử là thời điểm người bán thực hiện ký điện tử vào hóa đơn đã lập:
“9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định này). Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; thời điểm khai thuế đối với người mua là thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này.”
3.2. Trường hợp được phép khác nhau
Ví dụ cụ thể: Cửa hàng JKL bán hàng cho khách vào lúc 18h ngày 25/9. Do hệ thống ký số gặp sự cố, cửa hàng chỉ có thể ký số vào 8h sáng ngày 26/9. Trong trường hợp này:
- Ngày trên hóa đơn: 25/9 (thời điểm thực tế bán hàng)
- Thời điểm ký số: 26/9 lúc 8h (thời điểm thực hiện ký số)
Điều này được chấp nhận vì có lý do khách quan và không cố ý trì hoãn.
3.3. Lưu ý quan trọng
Doanh nghiệp cần lưu giữ bằng chứng về thời điểm thực tế giao hàng, cung cấp dịch vụ như biên bản giao nhận, hợp đồng, ảnh chụp để làm căn cứ giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
4.Có được gộp hóa đơn xuất cuối ngày hay không?
Theo quy định pháp luật hiện hành, việc gộp hóa đơn xuất cuối ngày được phép trong một số trường hợp cụ thể:
4.1. Các trường hợp được phép gộp hóa đơn
Các trường hợp được phép gộp hóa đơn
- Dịch vụ y tế:
n) Đối với cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh và quản lý viện phí, từng giao dịch khám, chữa bệnh và thực hiện các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm có in phiếu thu tiền (thu viện phí hoặc tiền khám, xét nghiệm) và có lưu trên hệ thống công nghệ thông tin, nếu khách hàng (người đến khám, chữa bệnh) không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày cơ sở khám bệnh, chữa bệnh căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và thông tin từ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở khám bệnh, chữa bệnh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh lập hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội tại thời điểm được cơ quan bảo hiểm xã hội thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh cho người có thẻ bảo hiểm y tế.”
Các cơ sở y tế được lập hóa đơn cuối ngày nếu khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn ngay. Nếu khách hàng có yêu cầu thì phải lập ngay.
Ví dụ cụ thể: Phòng khám đa khoa MNO khám cho 50 bệnh nhân trong ngày 30/10. Trong đó 40 người không yêu cầu hóa đơn, 10 người yêu cầu hóa đơn ngay. Phòng khám phải lập hóa đơn ngay cho 10 người có yêu cầu, còn 40 người kia có thể lập hóa đồn tổng hợp cuối ngày.
- Dịch vụ ngân hàng, ví điện tử: Được lập hóa đơn tổng cuối ngày hoặc cuối tháng. Nếu khách hàng yêu cầu thì lập theo từng giao dịch.
- Dịch vụ viễn thông: Trường hợp bán thẻ trả trước, thu cước hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin, cơ sở kinh doanh lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày.
4.2. Các trường hợp không được gộp hóa đơn
- Bán lẻ hàng hóa: Siêu thị, cửa hàng bán lẻ phải lập hóa đơn tại thời điểm thanh toán, không được gộp cuối ngày.
- Nhà hàng, khách sạn: Phải lập hóa đơn ngay khi khách hàng thanh toán, không được trì hoãn.
Ví dụ cụ thể: Nhà hàng PQR phục vụ 30 bàn khách trong ngày. Mỗi khi khách thanh toán, nhà hàng phải lập hóa đơn ngay lập tức. Không được chờ cuối ngày mới lập hóa đơn tổng hợp cho tất cả các bàn.
4.3. Điều kiện để được gộp hóa đơn
Điều kiện để được gộp hóa đơn - Các trường hợp được phép gộp hóa đơn
- Phải thuộc ngành nghề được quy định cụ thể trong pháp luật
- Khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn ngay
- Phải đảm bảo đầy đủ thông tin trên hóa đơn tổng hợp
- Phải có sổ sách, chứng từ chứng minh cho từng giao dịch
5.Những trường hợp nào cho phép ngày xuất hóa đơn khác với ngày cung cấp hàng hóa, dịch vụ?
Pháp luật cho phép một số trường hợp đặc biệt có thể có sự khác biệt về thời điểm xuất hóa đơn so với thời điểm cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
5.1. Trường hợp thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ
Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.
Ví dụ cụ thể: Khách sạn ABC nhận tiền đặt phòng trước 1 tuần từ khách hàng cho dịch vụ lưu trú. Khách sạn phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm thu tiền đặt phòng, không phải chờ đến khi khách hàng thực tế sử dụng dịch vụ.
Lưu ý đặc biệt: Quy định này không áp dụng cho trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính thuế, thẩm định giá, khảo sát thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng.
5.2. Các dịch vụ cần đối soát dữ liệu
Đối với các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
Các ngành nghề áp dụng:
- Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không
- Cung ứng nhiên liệu hàng không
- Hoạt động cung cấp điện
- Dịch vụ hỗ trợ vận tải đường sắt, nước
- Dịch vụ truyền hình, quảng cáo truyền hình
- Dịch vụ thương mại điện tử
- Dịch vụ bưu chính và chuyển phát
- Dịch vụ viễn thông
- Dịch vụ logistic
- Dịch vụ công nghệ thông tin
- Dịch vụ ngân hàng (trừ hoạt động cho vay)
- Chuyển tiền quốc tế
- Dịch vụ chứng khoán
- Xổ số điện toán
- Thu phí sử dụng đường bộ
Ví dụ cụ thể: Công ty viễn thông DEF cung cấp dịch vụ internet cho khách hàng trong tháng 10. Do cần đối soát dữ liệu sử dụng với các đối tác, công ty có thể lập hóa đơn chậm nhất đến ngày 07/11.
5.3. Hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác dầu khí
Đối với dầu thô: Thời điểm lập hóa đơn là khi bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Đối với khí thiên nhiên: Thời điểm lập hóa đơn là khi bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế.
Ví dụ cụ thể: Công ty khai thác dầu GHI bán dầu thô cho công ty lọc dầu trong tháng 9. Do giá dầu thô biến động theo thị trường thế giới, giá bán chính thức chỉ được xác định vào ngày 05/10. Công ty GHI sẽ lập hóa đơn vào ngày 05/10 thay vì ngày giao dầu thực tế.
5.4. Hoạt động cho vay
Thời điểm lập hóa đơn được xác định theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng tín dụng. Trường hợp đến kỳ hạn thu lãi không thu được và tổ chức tín dụng theo dõi ngoại bảng thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu được tiền lãi.
Ví dụ cụ thể: Ngân hàng JKL cho khách hàng vay với lãi suất trả hàng tháng. Hợp đồng quy định thu lãi vào ngày 15 hàng tháng. Ngân hàng sẽ lập hóa đơn vào ngày 15, dù khách hàng có thể đã sử dụng tiền vay từ đầu tháng.
5.5. Dịch vụ y tế
Nếu khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn thì cuối ngày cơ sở khám bệnh, chữa bệnh lập hóa đơn điện tử tổng hợp cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày. Trường hợp khách hàng yêu cầu thì lập hóa đơn ngay.
Ví dụ cụ thể: Phòng khám MNO khám cho 40 bệnh nhân trong ngày. 35 người không yêu cầu hóa đơn, 5 người yêu cầu. Phòng khám lập hóa đơn ngay cho 5 người có yêu cầu, còn 35 người được lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày.
5.6. Kinh doanh bảo hiểm
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định pháp luật về kinh doanh bảo hiểm.
5.7. Hoạt động xổ số
Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết và chậm nhất là trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo, doanh nghiệp lập hóa đơn cho từng đại lý cho vé xổ số được bán trong kỳ.
5.8. Hoạt động casino và trò chơi điện tử có thưởng
Thời điểm lập hóa đơn điện tử chậm nhất là 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu.
Ví dụ cụ thể: Casino PQR hoạt động từ 0h đến 23h59 ngày 20/11. Ngày xác định doanh thu là ngày 20/11, casino phải lập hóa đơn chậm nhất vào ngày 21/11.
5.11. Lưu ý quan trọng
Mặc dù có những trường hợp đặc biệt được phép xuất hóa đơn khác thời điểm cung cấp hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp vẫn phải:
- Tuân thủ đúng quy định cho từng ngành nghề cụ thể
- Có đầy đủ chứng từ, tài liệu chứng minh thời điểm thực tế cung cấp
- Đảm bảo không trì hoãn quá thời hạn quy định
- Thực hiện đúng nghĩa vụ kê khai, nộp thuế
- Lưu giữ hồ sơ, tài liệu về việc đối soát dữ liệu (nếu áp dụng)
- Phải có văn bản được cơ quan thuế chấp nhận và hướng dẫn cụ thể đối với từng doanh nghiệp
Kết luận
Việc xuất hóa đơn đúng thời điểm là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh. Mức phạt từ cảnh cáo đến 8 triệu đồng cho thấy sự nghiêm khắc của pháp luật trong việc quản lý hóa đơn. Doanh nghiệp cần nắm vững quy định về thời điểm xuất hóa đơn cho từng loại hình kinh doanh, hiểu rõ các trường hợp đặc biệt được phép và luôn tuân thủ đúng quy định để tránh vi phạm.
Thành lập công ty giá rẻ là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý, kế toán thuế và hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và tuân thủ đúng pháp luật. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết về các quy định hóa đơn và dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp.
