Giới thiệu
Trong thời đại giao dịch điện tử phát triển mạnh mẽ, kiểm tra chữ ký số trở thành bước không thể thiếu nhằm đảm bảo tính pháp lý, độ tin cậy và sự minh bạch của các văn bản điện tử. Dù bạn là cá nhân hay tổ chức, việc xác minh chữ ký số giúp ngăn chặn rủi ro liên quan đến giả mạo, sai lệch thông tin và các hành vi gian lận. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết 04 cách kiểm tra chữ ký số hiệu quả và phổ biến hiện nay, giúp bạn chủ động xác thực các tài liệu đã ký trong quá trình giao dịch số.
1. Chữ ký số như thế nào là hợp lệ
Theo Điều 11 Luật Giao dịch điện tử năm 2023, chữ ký số hợp lệ là chữ ký có khả năng:
- Xác thực đúng danh tính người ký.
- Bảo đảm thông điệp dữ liệu không bị thay đổi kể từ khi ký.
- Chống chối bỏ – tức là người ký không thể phủ nhận đã thực hiện việc ký.
Một chữ ký số được xem là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Được tạo ra bằng chứng thư số còn hiệu lực, do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) cấp phép.
- Chữ ký gắn liền với thông điệp dữ liệu, không bị thay đổi sau khi ký.
- Có thể kiểm tra được bằng phần mềm kiểm tra chữ ký số (ví dụ: Adobe Acrobat Reader, hệ thống xác thực của CA).
- Chứng thư số đi kèm phải chứa đầy đủ các thông tin như: tên chủ thể ký, số serial, tên đơn vị CA, thời hạn hiệu lực, và trạng thái không bị thu hồi hoặc hết hạn.
2. Cách kiểm tra chữ ký số hợp lệ
Cách 1: Kiểm tra chữ ký số theo OneSME
Bước 1: Truy cập website NEAC
Truy cập vào trang chính thức của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia
Bước 2: Chọn mục kiểm tra văn bản ký số
Trên thanh menu, chọn mục Dịch vụ trực tuyến, sau đó click vào dòng Chọn tải tệp lên sau đó chọn Kiểm tra văn bản
Giao diện tải file kiểm tra chữ ký số
Bước 3: Thực hiện kiểm tra
Sau khi tải file và nhấn nút Kiểm tra văn bản ở mục Kiểm tra văn bản ký số. Nếu chữ ký số hợp lệ, kết quả sẽ hiển thị đầy đủ thông tin sau:
- Tên chữ ký: hiển thị tên người ký và đơn vị phát hành
- Trạng thái chữ ký: Hợp lệ tại thời điểm kiểm tra
- Tính toàn vẹn dữ liệu: Không bị thay đổi sau khi ký
- Trạng thái chứng thư số: Chứng thư còn hiệu lực tại thời điểm ký
Ngược lại, nếu chữ ký không hợp lệ, hệ thống sẽ thông báo lỗi chi tiết tại mục Chi tiết nếu chữ ký không hợp lệ.
Giao diện kiểm tra chữ ký số thành công
Lưu ý khi sử dụng hệ thống kiểm tra của NEAC
- Nên sử dụng trình duyệt mới nhất để đảm bảo tương thích.
- Có thể kiểm tra chữ ký số của tất cả các nhà cung cấp chứng thư số công cộng tại Việt Nam.
- Trong trường hợp hệ thống không hoạt động, có thể sử dụng phần mềm NEACSigner hoặc các công cụ kiểm tra chữ ký số của nhà cung cấp dịch vụ điện tử tương ứng.
Cách 2: Kiểm tra chữ ký số bằng phần mềm NEACSigner của Bộ Thông tin và Truyền thông
NEACSigner là phần mềm chính thức được phát triển bởi Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia (NEAC) – Bộ Thông tin và Truyền thông. Phần mềm này không chỉ hỗ trợ ký điện tử mà còn cho phép người dùng kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số trên các loại văn bản điện tử một cách nhanh chóng và chính xác.
Ưu điểm của phần mềm NEACSigner
- Giao diện đơn giản, thân thiện người dùng
- Hỗ trợ kiểm tra chữ ký số trên nhiều định dạng:
.pdf,.docx,.xlsx,.xml, v.v. - Có thể kiểm tra offline sau khi tải và cài đặt
Hạn chế: Cần tải và cài đặt phần mềm trước khi sử dụng
Dưới đây là hướng dẫn kiểm tra chữ ký số bằng NEACSigner
Bước 1: Truy cập vào trang web https://neac.gov.vn/vi
Bước 2: Tải phần mềm ký số NEACSigner
Trên thanh menu chọn danh mục Dịch vụ trực tuyến chọn Kiểm tra văn bản ký số. Tại giao diện hệ thống, chọn dòng Tải phần mềm ký số NEACSigner. Sau khi quá trình tải về máy hoàn tất, mở tệp đã tải và chọn dòng Tiến hành cài đặt phần mềm.
Giao diện tải phần mềm ký số NEACSigner - kiểm tra chữ ký số
Bước 3: Mở phần mềm NEACSigner và chọn văn bản cần kiểm tra
- Mở phần mềm
- Vào mục Hệ thống chọn Mở tệp
- Chọn văn bản có chữ ký số cần kiểm tra
Giao diện chọn chức năng mở tệp văn bản cần kiểm tra chữ ký số của NEAC
Bước 4: Kiểm tra chữ ký số
- Trên góc phải màn hình, nhấn nút Kiểm tra chữ ký. Lúc này, bạn có thể xem được tình trạng chữ ký số có hợp lệ hay không, kèm theo thông tin chứng thư số của người ký. Nếu chữ ký hợp lệ, bạn sẽ thấy các thông tin như:
- Tên người ký và tổ chức phát hành chứng thư số
- Tình trạng chữ ký: Hợp lệ tại thời điểm kiểm tra
- Tính toàn vẹn nội dung: Không bị thay đổi
- Trạng thái chứng thư số: Còn hiệu lực khi ký
Việc sử dụng NEACSigner giúp doanh nghiệp chủ động kiểm tra nhanh mọi văn bản ký số ngay trên thiết bị nội bộ, mà không phụ thuộc vào trình duyệt hay kết nối mạng. Đây là giải pháp hiệu quả và chính thống được khuyến nghị trong mọi hoạt động điện tử liên quan đến chữ ký số.
Cách 3: Tra cứu bằng website của bên thứ ba cung cấp dịch vụ điện tử
Trong thực tế, nhiều tài liệu điện tử như hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử... được phát hành qua nền tảng của các nhà cung cấp dịch vụ điện tử (VNPT Invoice, Viettel Invoice, MISA meInvoice, FPT eContract…). Các đơn vị này thường tích hợp sẵn hệ thống tra cứu xác thực văn bản và chữ ký số trên nền tảng của mình.
Bước 1: Xác định tên đơn vị ký số phát hành hóa đơn
Quan sát ở đầu hoặc cuối tài liệu (hóa đơn, hợp đồng...) để tìm dòng chữ giới thiệu về đơn vị phát hành kèm mã tra cứu.
Ví dụ: Trên hóa đơn điện tử của VNPT Invoice, thường hiển thị dòng: Đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử – Trung tâm kinh doanh VNPT TP.Hồ Chí Minh...
Giao diện kiểm tra đơn vị ký số phát hành hóa đơn - kiểm tra chữ ký số
Bước 2: Truy cập website tra cứu do đơn vị đó cung cấp
Thông thường địa chỉ website sẽ được in tại cuối văn bản, bạn chỉ cần nhấp vào link hoặc nhập mã tra cứu và mã xác thực (nếu có)
- Hệ thống sẽ trả về thông tin chi tiết về hóa đơn/hợp đồng đã ký.
- Nếu chữ ký số hợp lệ, trạng thái sẽ hiển thị: Hợp lệ, kèm thời gian ký và đơn vị phát hành chứng thư số
Giao diện kiểm tra chữ ký số thông qua bên thứ 3
Lưu ý khi tra cứu qua bên thứ ba
- Phương pháp này chỉ áp dụng với văn bản được phát hành qua hệ thống có tích hợp chức năng tra cứu online.
- Nếu văn bản không có mã tra cứu hoặc không rõ nguồn gốc phát hành, bạn nên quay lại sử dụng NEACSigner hoặc website https://neac.gov.vn để xác thực độc lập.
- Đối với hóa đơn điện tử, bạn cũng có thể kiểm tra tại Cổng thông tin Tổng cục Thuế theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Cách 4: Kiểm tra chữ ký số bằng phần mềm Adobe Acrobat Reader
Adobe Acrobat Reader là phần mềm đọc file PDF phổ biến, đồng thời cũng hỗ trợ kiểm tra nhanh tính hợp lệ của chữ ký số trên tài liệu định dạng .pdf mà không cần cài thêm công cụ chuyên biệt.
Bước 1: Mở file PDF có chữ ký số
- Dùng phần mềm Adobe Acrobat Reader (phiên bản mới nhất)
- Mở tài liệu PDF chứa chữ ký điện tử cần kiểm tra
Bước 2: Chọn chữ ký để kiểm tra
- Click trực tiếp vào biểu tượng chữ ký hoặc thanh ký số phía trên văn bản
- Chọn Signature Properties (thuộc tính chữ ký)
- Vào tab Summary để xem thông tin chi tiết
Bước 3: kiểm tra các thông tin xác thực
- Validity Summary: hiển thị tình trạng chữ ký (Valid / Invalid)
- Issuer: tổ chức phát hành chứng thư số
- Subject: tên người hoặc tổ chức đã ký
- Ngày hiệu lực: kiểm tra xem chứng thư có còn hạn tại thời điểm ký hay không
Ưu điểm của Adobe Acrobat Reader
- Không cần kết nối internet
- Hỗ trợ kiểm tra nhanh với file PDF có sẵn
- Hiển thị rõ ràng các thành phần kỹ thuật liên quan đến chứng thư số
Hạn chế: Chỉ áp dụng với file .pdf
Kết luận
Việc kiểm tra chữ ký số không chỉ là thao tác kỹ thuật, mà còn là bước quan trọng giúp doanh nghiệp và cá nhân bảo vệ quyền lợi pháp lý trong mọi giao dịch điện tử. Tùy theo nhu cầu và định dạng tài liệu, bạn có thể lựa chọn cách kiểm tra phù hợp như qua website NEAC, phần mềm NEACSigner, hệ thống tra cứu của nhà cung cấp hoặc dùng Adobe Reader. Dù áp dụng phương pháp nào, điều cốt lõi là đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của văn bản, từ đó nâng cao uy tín và hiệu quả xử lý công việc. Hãy liên hệ Thành lập công ty giá rẻ ngay để được hỗ trợ nhé.
