Giới thiệu
Trong hoạt động doanh nghiệp, việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là một trong những nghĩa vụ pháp lý quan trọng và bắt buộc. Đây là phương thức thu thuế tại nguồn, nhằm đảm bảo cá nhân thực hiện nghĩa vụ thuế đúng thời điểm phát sinh thu nhập. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không nắm rõ quy định hoặc áp dụng sai phương thức khấu trừ, có thể đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý, bị truy thu và xử phạt. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, quy định pháp lý và hướng dẫn đầy đủ các bước thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đúng chuẩn.
1. Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?
Theo Khoản 1 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, quy định:
Điều 25. Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế1. Khấu trừ thuếKhấu trừ thuế là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập
Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện trừ trước một khoản thuế phải nộp từ tiền lương, tiền công hoặc thu nhập khác của cá nhân, rồi mới chi trả phần còn lại. Đây là hình thức thu thuế tại nguồn nhằm đảm bảo cá nhân hoàn thành nghĩa vụ thuế đúng thời điểm phát sinh thu nhập.
2. Những quy định pháp lý về khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Theo Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là trách nhiệm của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập và được áp dụng theo từng loại thu nhập cụ thể như sau:
- Thu nhập từ tiền lương, tiền công:
- Cá nhân cư trú có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
- Cá nhân cư trú làm việc không ký hợp đồng hoặc dưới 3 tháng: khấu trừ 10% trên tổng thu nhập từ 2 triệu đồng/lần trở lên.
- Cá nhân không cư trú: khấu trừ 20% trên thu nhập chịu thuế.
- Thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán: Khấu trừ 0,1% trên giá chuyển nhượng (không phân biệt có lãi hay lỗ), áp dụng cho cả giao dịch qua sàn và ngoài sàn.
- Thu nhập từ trúng thưởng, bản quyền, nhượng quyền thương mại, đầu tư vốn: Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ theo thuế suất tương ứng:
- Trúng thưởng: 10% phần vượt 10 triệu đồng
- Bản quyền, nhượng quyền: 5% phần vượt 10 triệu đồng
- Đầu tư vốn: 5% trên tổng thu nhập nhận được
- Thu nhập từ hoạt động đại lý xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp: Khấu trừ 10% trên tổng thu nhập.
- Cam kết không khấu trừ thuế: Cá nhân có thể làm cam kết (mẫu 08/CK-TNCN) nếu thu nhập chưa đến mức chịu thuế sau giảm trừ gia cảnh, có mã số thuế và chỉ phát sinh thu nhập tại một nơi. Doanh nghiệp căn cứ cam kết để tạm thời không khấu trừ.
Ngoài ra, tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế nếu cá nhân yêu cầu (trừ khi cá nhân ủy quyền quyết toán). Cách cấp chứng từ tùy theo hình thức hợp đồng lao động:
- Hợp đồng < 3 tháng: được cấp theo từng lần hoặc gộp trong kỳ.
- Hợp đồng ≥ 3 tháng: cấp 1 lần cho mỗi kỳ tính thuế.
3. Hướng dẫn phương thức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cho doanh nghiệp
Khi thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước cụ thể dưới đây để đảm bảo đúng quy định pháp luật và tránh rủi ro khi quyết toán thuế:
Bước 1: Xác định đối tượng và loại thu nhập phải khấu trừ
- Cá nhân cư trú ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên: khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
- Cá nhân ký hợp đồng dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng: khấu trừ 10% nếu tổng chi trả từ 2 triệu đồng/lần.
- Cá nhân không cư trú: khấu trừ 20% thuế suất toàn phần.
- Các khoản thu nhập từ chứng khoán, trúng thưởng, bản quyền, đầu tư vốn... có quy định khấu trừ cụ thể (từ 0,1% – 10%).
Bước 2: Lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế
Doanh nghiệp phải lập chứng từ khấu trừ theo Mẫu số 02/CK-TNCN (Thông tư 80/2021/TT-BTC) nếu cá nhân yêu cầu, trừ khi họ ủy quyền quyết toán. Nội dung bắt buộc gồm:
- Tên, mã số thuế, địa chỉ của bên trả và người nhận thu nhập
- Quốc tịch (nếu là cá nhân nước ngoài)
- Tổng thu nhập, số thuế đã khấu trừ, số còn được nhận
- Ngày lập chứng từ, chữ ký người chi trả (hoặc chữ ký số nếu là chứng từ điện tử)
Lưu ý:
- Với hợp đồng dưới 3 tháng, doanh nghiệp có thể cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ hoặc tổng hợp theo kỳ.
- Với hợp đồng từ 3 tháng trở lên, chỉ cấp 1 chứng từ cho cả kỳ tính thuế.
Bước 3: Hạch toán, kê khai và nộp thuế đúng thời hạn
- Doanh nghiệp kê khai số thuế đã khấu trừ theo tờ khai mẫu 05/KK-TNCN(nộp hàng tháng hoặc quý).
- Hạn nộp tiền thuế là chậm nhất ngày 20 của tháng/quý kế tiếp.
- Đảm bảo nộp đúng mã chương, tiểu mục và không để chậm trễ để tránh bị phạt vi phạm hành chính.
4. Nguyên tắc lập, quản lý khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Nguyên tắc lập, quản lý khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải tuân thủ các nguyên tắc về lập, quản lý và sử dụng chứng từ thuế theo đúng quy định pháp luật. Cụ thể:
4.1 Lập chứng từ khấu trừ thuế đầy đủ
Khi tiến hành khấu trừ, tổ chức trả thu nhập phải lập chứng từ khấu trừ thuế và giao cho cá nhân bị khấu trừ, trừ trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế. Chứng từ phải thể hiện đầy đủ các thông tin theo Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trả thu nhập
- Tên, mã số thuế (nếu có), quốc tịch của người nộp thuế
- Tổng thu nhập, số thuế đã khấu trừ, thời điểm trả thu nhập
- Chữ ký người trả thu nhập (hoặc chữ ký số nếu là chứng từ điện tử)
4.2 Cấp chứng từ đúng quy định
- Cá nhân không ký hợp đồng hoặc hợp đồng < 3 tháng: tổ chức trả thu nhập có thể cấp chứng từ khấu trừ theo từng lần hoặc gộp cho cả kỳ tính thuế.
- Cá nhân ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên: chỉ cấp 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
4.3 Quản lý hóa đơn, chứng từ đúng định dạng
- Nếu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, doanh nghiệp phải đảm bảo định dạng đúng chuẩn dữ liệu do cơ quan thuế quy định.
- Các chứng từ khấu trừ, hóa đơn, biên lai phải được báo cáo tình hình sử dụng định kỳ và lưu trữ theo Luật Kế toán.
4.4 Trách nhiệm đăng ký và phát hành
Trước khi sử dụng mẫu chứng từ khấu trừ thuế (hoặc biên lai thu thuế), doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hoặc thông báo phát hành theo quy định tại Điều 15, 34 và 36 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
5. Những điều doanh nghiệp cần lưu ý khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là trách nhiệm pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn. Dưới đây là những lưu ý không thể bỏ qua:
5.1 Xác định đúng đối tượng và mức khấu trừ
- Hợp đồng từ 3 tháng trở lên: khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến từng phần.
- Hợp đồng dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng: khấu trừ 10% từ mức chi trả từ 2 triệu đồng/lần.
- Cá nhân không cư trú: áp dụng thuế suất 20% toàn phần.
Doanh nghiệp cần rà soát kỹ hợp đồng lao động, quốc tịch, mã số thuế để áp dụng mức khấu trừ chính xác.
5.2 Cập nhật quy định mới thường xuyên
Chính sách thuế thu nhập cá nhân thường xuyên thay đổi. Doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời các văn bản hướng dẫn từ Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế để tránh sai sót trong việc khấu trừ và quyết toán.
5.3 Cam kết không khấu trừ chỉ áp dụng khi đủ điều kiện
Trường hợp cá nhân làm cam kết 08/CK-TNCN để không bị khấu trừ 10%, doanh nghiệp chỉ được chấp nhận nếu cá nhân:
- Có mã số thuế;
- Chỉ có thu nhập tại một nơi;
- Ước tính không đến ngưỡng chịu thuế sau khi trừ giảm trừ gia cảnh.
Nếu không đảm bảo đủ điều kiện, việc không khấu trừ thuế sẽ khiến doanh nghiệp bị truy thu và xử phạt.
5.4 Lưu trữ chứng từ và dữ liệu đúng quy định
Toàn bộ chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, bảng lương, hợp đồng và hồ sơ kê khai phải được lưu trữ ít nhất 10 năm và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế kiểm tra.
5.5 Nộp thuế và kê khai đúng thời hạn
Doanh nghiệp phải nộp số thuế đã khấu trừ chậm nhất vào ngày 20 của tháng/quý tiếp theo. Việc kê khai chậm, sai thông tin hoặc không đầy đủ sẽ bị xử phạt theo Luật Quản lý thuế.
Những điều doanh nghiệp cần lưu ý khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân
Kết luận
Thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân không chỉ là tuân thủ quy định pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao tính minh bạch, phòng ngừa rủi ro và tiết kiệm chi phí quản trị thuế. Từ việc xác định đúng đối tượng đến lập chứng từ và kê khai đúng hạn, mọi khâu đều cần được chuẩn hóa và kiểm soát chặt chẽ. Doanh nghiệp nên chủ động cập nhật các quy định mới, đồng thời áp dụng công nghệ và dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp để đảm bảo việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân diễn ra chính xác, hiệu quả và an toàn trong dài hạn.
