Giới thiệu
Hóa đơn đầu vào là chứng từ kế toán quan trọng giúp doanh nghiệp ghi nhận chi phí, khấu trừ thuế và chứng minh tính hợp pháp của giao dịch mua bán. Trong bối cảnh chuyển đổi số và quản lý thuế ngày càng minh bạch, việc hiểu rõ các quy định về hóa đơn đầu vào là yếu tố thiết yếu để vận hành doanh nghiệp đúng luật, tối ưu chi phí và giảm thiểu rủi ro. Bài viết này sẽ giúp bạn nắm được toàn diện khái niệm, chứng từ kèm theo, thời điểm xuất hóa đơn, cũng như cách kiểm tra và lưu trữ hóa đơn đầu vào hợp lệ.
1. Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào là chứng từ do người bán cung cấp cho người mua, ghi nhận thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp đã mua vào phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Đây là căn cứ pháp lý để:
- Hạch toán chi phí đầu vào của doanh nghiệp.
- Kê khai và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (nếu đủ điều kiện).
- Chứng minh tính hợp pháp của hoạt động mua bán với cơ quan thuế.
Ví dụ: Khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, hóa đơn đầu vào chính là hóa đơn GTGT mà nhà cung cấp xuất để ghi nhận giao dịch đó.
Hóa đơn đầu vào có thể là hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy, nhưng cần đảm bảo đúng quy định pháp luật về nội dung, hình thức và thời điểm xuất hóa đơn để được sử dụng hợp lệ trong kế toán và thuế.
2. Những chứng từ đi kèm với hóa đơn đầu vào
Khi tiếp nhận hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ các chứng từ kèm theo để chứng minh giao dịch là hợp pháp, có thật và phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Cụ thể, các chứng từ đi kèm thường bao gồm:
- Hợp đồng mua bán hoặc cung cấp dịch vụ: Là văn bản thỏa thuận giữa hai bên về nội dung, số lượng, giá trị, điều kiện thanh toán, và thời gian giao hàng.
- Biên bản giao nhận hàng hóa hoặc phiếu nhập kho: Chứng minh hàng hóa đã được giao – nhận thực tế, có xác nhận của cả bên bán và bên mua.
- Chứng từ thanh toán: Bao gồm ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, sao kê ngân hàng hoặc biên lai thu tiền mặt (nếu thanh toán dưới 20 triệu đồng). Đặc biệt đối với hóa đơn trên 20 triệu đồng, thanh toán phải qua hình thức không dùng tiền mặt nếu muốn được khấu trừ thuế GTGT.
- Chứng từ vận chuyển (nếu có): Ví dụ: vận đơn, phiếu xuất kho vận chuyển nội bộ,… thể hiện việc hàng hóa đã được di chuyển đúng địa chỉ ghi trên hóa đơn.
- Các tài liệu nội bộ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng: Phiếu đề xuất mua hàng, phiếu thanh toán, phiếu chi,...
Những chứng từ trên là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi về thuế và tránh bị loại chi phí khi quyết toán. Việc lưu trữ đầy đủ các tài liệu này cũng là yêu cầu bắt buộc khi thanh tra, kiểm tra thuế.
3. Hóa đơn đầu vào và đầu ra khác nhau gì?
| Tiêu chí so sánh | Hóa đơn đầu vào | Hóa đơn đầu ra |
| 1. Nguồn gốc phát sinh | Phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ, hoặc tài sản cố định từ đối tác, nhà cung cấp | Phát sinh khi doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ, hoặc tài sản cố định cho khách hàng |
| 2. Chủ thể phát hành | Do bên bán (đối tác) phát hành | Do doanh nghiệp phát hành |
| 3. Chủ thể tiếp nhận | Doanh nghiệp (bên mua) nhận hóa đơn từ đối tác | Khách hàng (bên mua) nhận hóa đơn từ doanh nghiệp |
| 4. Vai trò trong kế toán | Ghi nhận chi phí đầu vào, là căn cứ kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đủ điều kiện | Ghi nhận doanh thu, là căn cứ kê khai và tính thuế GTGT đầu ra |
| 5. Tác động đến thuế GTGT | Làm tăng thuế GTGT được khấu trừ trong kỳ | Làm tăng thuế GTGT phải nộp cho Nhà nước |
| 6. Ảnh hưởng đến tài chính | Là yếu tố xác định giá vốn hàng bán, ảnh hưởng đến chiến lược định giá và lợi nhuận | Là yếu tố xác định doanh thu, ảnh hưởng đến kế hoạch tài chính, đánh giá hiệu quả kinh doanh |
| 7. Ý nghĩa trong hoạt động | Hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định chi phí, dự toán ngân sách, xây dựng kế hoạch mua hàng | Là căn cứ để lập kế hoạch bán hàng, chiến lược thị trường, và báo cáo doanh thu |
| 8. Chứng từ đi kèm | Hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, phiếu chi, hóa đơn điện tử, chứng từ thanh toán | Hợp đồng bán hàng, biên bản bàn giao, phiếu xuất kho, phiếu thu, hóa đơn điện tử |
| 9. Tính pháp lý bắt buộc | Phải được lưu trữ đúng quy định, có đầy đủ thông tin, hợp lệ để được khấu trừ thuế | Phải được lập đúng thời điểm, ký số (nếu điện tử) và gửi khách hàng đúng quy định |
| 10. Hệ quả khi sai sót | Không được khấu trừ thuế, bị loại chi phí khi quyết toán, có thể bị xử phạt | Bị truy thu thuế, xử phạt hành chính, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp |
Bảng so sánh hóa đơn đầu vào và đầu ra khác nhau
4. Quy định pháp lý về hóa đơn đầu vào
4.1 Nội dung trên hóa đơn đầu vào
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn đầu vào cần có các nội dung sau:
| STT | Tiêu chí nội dung trên hóa đơn đầu vào | Ý nghĩa & yêu cầu pháp lý |
| 1 | Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn | Phải ghi đúng loại hóa đơn (GTGT, bán hàng...) theo quy định tại Điều 8. Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. |
| 2 | Số hóa đơn | Là số thứ tự bằng chữ số Ả Rập, tối đa 8 chữ số, được đánh số liên tục từ 01/01 đến 31/12 trong cùng hệ thống. |
| 3 | Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán | Phải trùng khớp với đăng ký trên GPKD hoặc GCN đăng ký thuế của người bán. |
| 4 | Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua | Nếu người mua có MST, phải ghi đúng như trên giấy đăng ký. Nếu không có MST thì có thể không ghi mã số thuế. |
| 5 | Tên hàng hóa, dịch vụ | Ghi rõ tên hàng hóa, dịch vụ bằng tiếng Việt, chi tiết đến từng chủng loại, mã hàng nếu có. Có thể ghi thêm tiếng nước ngoài trong ngoặc. |
| 6 | Đơn vị tính, số lượng, đơn giá | Phải có đơn vị đo lường phù hợp. Số lượng thể hiện bằng chữ số Ả Rập. Một số trường hợp đặc thù như vé, điện, viễn thông được phép dùng bảng kê kèm theo. |
| 7 | Thành tiền chưa thuế GTGT, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền có thuế | Thể hiện rõ ràng từng loại thuế suất, tổng tiền thuế GTGT, tổng thanh toán bằng số và bằng chữ. |
| 8 | Chữ ký điện tử của người bán | Bắt buộc đối với hóa đơn điện tử. Nếu cá nhân thì có thể dùng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền. |
| 9 | Ngày lập hóa đơn | Phải thể hiện theo định dạng ngày – tháng – năm dương lịch, đúng thời điểm giao hàng hoặc nhận thanh toán. |
| 10 | Mã của cơ quan thuế (với hóa đơn có mã) | Được cấp tự động khi phát hành hóa đơn điện tử qua hệ thống của Tổng cục Thuế. |
| 11 | Tiền tệ thể hiện trên hóa đơn | Mặc định là đồng Việt Nam. Nếu là ngoại tệ thì phải thể hiện rõ tỷ giá quy đổi, tên loại tiền và viết bằng tiếng nước ngoài. |
| 12 | Thông tin bổ sung (nếu có) | Có thể bao gồm: số hợp đồng, mã khách hàng, số bảng kê, logo doanh nghiệp, thông tin vận chuyển... |
Nội dung cần có trên hóa đơn đầu vào
4.2 Thời điểm xuất hóa đơn đầu vào
Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thời điểm lập hóa đơn đầu vào—tức thời điểm người bán xuất hóa đơn cho doanh nghiệp bạn—được xác định như sau:
| Tình huống mua hàng / dịch vụ | Thời điểm lập hóa đơn đầu vào | Căn cứ pháp lý |
| Mua hàng hóa trong nước | Ngay khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa (không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa) | Khoản 1 Điều 9 NĐ 123/2020 |
| Xuất khẩu hàng hóa (kể cả gia công xuất khẩu) | Người bán tự xác định nhưng chậm nhất ngày làm việc kế tiếp sau khi hàng thông quan | Khoản 1 Điều 9 (sửa đổi tại NĐ 70/2025) |
| Cung cấp dịch vụ | Khi hoàn thành dịch vụ; nếu thu tiền trước/đang thực hiện ⇒ lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền | Khoản 2 Điều 9 NĐ 123/2020 |
| Giao hàng, bàn giao từng hạng mục nhiều lần | Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ phải lập hóa đơn cho phần giá trị giao tương ứng | Khoản 3 Điều 9 NĐ 123/2020 |
| Dịch vụ bán theo kỳ, phát sinh thường xuyên (điện, nước, viễn thông, logistic, quảng cáo TV, thương mại điện tử, ngân hàng …) | Thời điểm hoàn tất đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng không quá ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày sau kỳ quy ước kết thúc | Điểm a, khoản 4 Điều 9 NĐ 123/2020; khoản 6 Điều 1 NĐ 70/2025 |
| Dịch vụ cung cấp cho tổ chức/cá nhân nước ngoài | Xác định giống dịch vụ trong nước: lập hóa đơn khi hoàn thành dịch vụ | Khoản 2 Điều 9 (bổ sung tại NĐ 70/2025) |
| Bán lẻ tại cửa hàng, siêu thị, ăn uống (khách không lấy hóa đơn) | In phiếu tính tiền; cuối ngày lập 1 hóa đơn điện tử tổng hợp từ dữ liệu POS | Điểm g khoản 4 Điều 9 NĐ 123/2020 |
| Xây dựng, lắp đặt | Thời điểm nghiệm thu, bàn giao khối lượng hoàn thành | Điểm c khoản 4 Điều 9 NĐ 123/2020 |
| Xuất hóa đơn máy tính tiền chưa kết nối thuế | Cuối ngày tổng hợp lập hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế | Điểm g khoản 4 Điều 9 NĐ 123/2020 |
Thời điểm xuất hóa đơn đầu vào
4.3 Bảo quản và lưu trữ hóa đơn đầu vào
4.3.1 Thời hạn lưu trữ hóa đơn đầu vào
Theo khoản Điều 41 Luật Kế toán 2015, hóa đơn điện tử đầu vào là chứng từ kế toán, phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Thời gian được tính từ năm kế toán tiếp theo năm phát hành hóa đơn.
Điều 41. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán...5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:b) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;
4.3.2 Hình thức lưu trữ hợp lệ
- Đối với hóa đơn điện tử:
- Lưu trữ bằng dạng dữ liệu điện tử, có thể trên:
- Hệ thống nội bộ (server nội bộ hoặc NAS)
- Dịch vụ lưu trữ đám mây (cloud)
- Phần mềm hóa đơn điện tử VNPT, MISA, Fast, v.v.
- Phải đảm bảo:
- Tính toàn vẹn: không bị chỉnh sửa nội dung.
- Tính xác thực: có chữ ký số hợp lệ của người bán.
- Tính truy xuất: dễ dàng tra cứu, tìm kiếm khi có yêu cầu của cơ quan quản lý.
- Đối với hóa đơn giấy (nếu có):
- Lưu trữ bản gốc hóa đơn giấy tại nơi an toàn, không ẩm mốc, dễ tra cứu.
- Khuyến khích quét (scan) và lưu trữ song song ở dạng điện tử.
4.3.3 Nội dung cần lưu trữ kèm hóa đơn đầu vào
Doanh nghiệp nên lưu kèm theo các chứng từ sau để chứng minh tính hợp pháp và phục vụ quyết toán thuế:
- Hợp đồng mua bán/dịch vụ
- Biên bản giao nhận hoặc phiếu nhập kho
- Chứng từ thanh toán (ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng)
- Email/biên bản xác nhận, bảng kê liên quan (nếu có)
4.3.4 Trách nhiệm của doanh nghiệp
- Đảm bảo lưu trữ đầy đủ, liên tục, có hệ thống và có thể xuất trình ngay khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Có quy chế nội bộ hoặc phân công nhân sự chịu trách nhiệm quản lý hóa đơn và chứng từ.
4.4 Hóa đơn đầu vào có bắt buộc phải ký số không?
- Với hóa đơn điện tử đầu vào, chữ ký số của người bán là tiêu chí bắt buộc để hóa đơn hợp lệ và được khấu trừ thuế (Điều 10, Khoản 7 Nghị định 123/2020, khoản 14 quy định các ngoại lệ rất hẹp).
- Chữ ký số của người mua không bắt buộc trừ khi hai bên tự thoả thuận ký song phương.
- Với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in (giấy), phải có chữ ký tay của người bán; chữ ký người mua chỉ cần khi hai bên yêu cầu.
Khi tiếp nhận hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp nên kiểm tra chữ ký số (hoặc chữ ký tay hợp lệ) của người bán; nếu thiếu, hóa đơn sẽ bị coi là không hợp lệ và không được khấu trừ VAT hoặc tính vào chi phí
4.5 Hình thức xử phạt khi bán hàng hóa không có hóa đơn đầu vào
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp bán hàng hóa không có hóa đơn đầu vào có thể bị xử phạt hành chính tùy theo mức độ vi phạm. Cụ thể:
| Tình huống vi phạm | Căn cứ | Mức phạt tiền (đồng) | Biện pháp khắc phục |
| Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (không thuộc trường hợp khuyến mại, mẫu dùng thử…)* | Điểm 5 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP | 10.000.000 - 20.000.000 | Buộc lập hóa đơn theo yêu cầu người mua |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không làm chậm nghĩa vụ thuế | Khoản 3 Điều 24 | 3.000.000 - 5.000.000 | — |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm dẫn đến chậm nghĩa vụ thuế | Khoản 4 Điều 24 | 4.000.000 - 8.000.000 | — |
| hoặc lập sai thứ tự, sai loại, xuất hóa đơn khi chưa được chấp thuận… | |||
| Không lập hóa đơn đối với hàng khuyến mại, biếu tặng, trả thay lương… | Điểm b Khoản 2 Điều 24 | 500.000 - 1.500.000 | — |
Hình thức xử phạt khi bán hàng hóa không có hóa đơn đầu vào
Nếu hàng hóa không có nguồn gốc chứng minh (không xuất trình được hóa đơn đầu vào) cơ quan thuế còn ấn định thuế, truy thu, phạt chậm nộp; đồng thời, lực lượng quản lý thị trường có thể phạt bổ sung theo Nghị định 98/2020/NĐ-CP (mức 10–50 triệu đồng và tịch thu tang vật, tái xuất hoặc tiêu hủy tùy giá trị).
Lưu ý:
- Vi phạm lần đầu, giá trị nhỏ và có tình tiết giảm nhẹ có thể chỉ bị cảnh cáo (điểm a khoản 1).
- Dù đã bị phạt, người bán vẫn phải xuất hóa đơn bổ sung nếu người mua yêu cầu để đảm bảo đầu vào hợp lệ cho họ.
5. Cách kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn điện tử đầu vào
Để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào, doanh nghiệp thực hiện các bước sau:
Bước 1: Truy cập website chính thức của Tổng cục Thuế tại
Bạn cần truy cập và đăng nhập vào trang web của Tổng cục Thuế
Giao diện trang web của Tổng cục Thuế để tra cứu hóa đơn đầu vào
Bước 2: Đăng nhập trang Tổng cục Thuế
Đăng nhập hệ thống bằng mã số thuế doanh nghiệp và mật khẩu đã được cấp khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Giao diện đăng nhập trang web của Tổng cục Thuế để tra cứu hóa đơn đầu vào
Bước 3: Chon tra cứu hóa đơn hóa đơn đầu vào
Tại thanh menu, chọn mục Tra cứu, sau đó chọn tiếp Tra cứu hóa đơn
Màn hình chọn Tra cứu hóa đơn - Hóa đơn đầu vào
Sau khi màn hình hiện ra giao diện tra cứu hóa đơn, bạn chọn tiếp Tra cứu hóa đơn đầu vào. Đây là nơi tra cứu các hóa đơn mà doanh nghiệp bạn đã nhận từ nhà cung cấp.
Giao diện tra cứu hóa đơn đầu vào
Bước 4: Nhập thông tin
Sau đó bạn cần nhập Mã số thuế người mua (tức mã số thuế doanh nghiệp bạn).
Trường hợp chỉ muốn tra cứu các hóa đơn đầu ra (do doanh nghiệp bạn xuất), thì nhập MST người mua cụ thể hoặc để trống để tra toàn bộ hóa đơn đã phát hành.
Bước 5: Kiểm tra kết quả
Tại mục Kết quả kiểm tra, chọn Tất cả (mặc định), hoặc có thể chọn lọc các trạng thái khác như:
- Hóa đơn mới
- Hóa đơn bị điều chỉnh
- Hóa đơn bị thay thế
- Hóa đơn đã hủy
Nhập khoảng thời gian tại ô Ngày lập hóa đơn để lọc đúng các hóa đơn cần tra cứu. Sau đó bạn bấm Tìm kiếm, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hóa đơn theo điều kiện vừa nhập.
Giao diện kết quả tra cứu hóa đơn đầu vào
Sau khi thực hiện tra cứu hệ thống sẽ hiển thị kết quả tại 2 tab riêng biệt:
- Tab Hóa đơn điện tử: Hiển thị các hóa đơn đầu vào thông thường, được lập qua phần mềm hóa đơn điện tử và có mã xác thực của cơ quan thuế (nếu có).
- Tab Hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền: Dành riêng cho các hóa đơn phát sinh từ hệ thống máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế (phổ biến trong ngành bán lẻ, nhà hàng, siêu thị…).
- Trường hợp cần lưu trữ hoặc tổng hợp danh sách hóa đơn đã tra cứu: Người nộp thuế bấm vào nút Xuất hóa đơn để tải về file Excel với tiêu đề Danh Sách Hóa Đơn.
- Lưu ý khi xuất danh sách hóa đơn: Nếu ở trường Trạng thái hóa đơn bạn chọn Tất cả trước khi tìm kiếm, thì file Excel được xuất ra cũng sẽ bao gồm toàn bộ các loại trạng thái, cụ thể:
- Hóa đơn mới (có giá trị hợp lệ)
- Hóa đơn thay thế / bị thay thế
- Hóa đơn điều chỉnh / bị điều chỉnh
- Hóa đơn đã hủy
Do đó, để đảm bảo tính chính xác khi kê khai thuế và đối chiếu kế toán, cần lọc lại các hóa đơn chỉ ở trạng thái Hóa đơn mới hoặc kiểm tra kỹ thông tin các hóa đơn đã bị thay thế/điều chỉnh.
Kết luận
Quản lý hóa đơn đầu vào đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng mà còn bảo vệ quyền lợi khi quyết toán thuế và kiểm tra tài chính. Việc nắm rõ quy định về nội dung, thời điểm lập, hình thức lưu trữ và cách kiểm tra hóa đơn đầu vào giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc kiểm soát rủi ro và minh bạch hồ sơ kế toán. Đây là một phần thiết yếu trong hệ thống quản trị tài chính mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần đầu tư ngay từ giai đoạn khởi sự.
