Giới thiệu
Trong quá trình đăng ký doanh nghiệp hoặc thực hiện các giao dịch hành chính, việc xác định rõ địa chỉ liên hệ là yếu tố bắt buộc. Tuy nhiên, nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa địa chỉ liên hệ với địa chỉ thường trú hoặc trụ sở chính. Bài viết sau sẽ giải thích chi tiết "địa chỉ liên hệ là gì", kèm theo các quy định pháp lý và những điều doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng địa chỉ liên hệ trong hoạt động kinh doanh.
1.Địa chỉ liên hệ là gì? Địa chỉ thường trú là gì?
Địa chỉ liên hệ là địa chỉ được sử dụng để nhận thông báo, thư tín, văn bản từ cơ quan nhà nước hoặc các đối tác. Theo Điều 4, khoản 13, Luật Doanh nghiệp 2020, quy định:
Điều 4. Giải thích từ ngữTrong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:13. Địa chỉ liên hệ là địa chỉ đăng ký trụ sở chính đối với tổ chức; địa chỉ thường trú hoặc nơi làm việc hoặc địa chỉ khác của cá nhân mà người đó đăng ký với doanh nghiệp để làm địa chỉ liên hệ".
Bên cạnh đó theo thông tin được ghi nhận trong sổ hộ khẩu hoặc cơ sở dữ liệu dân cư, theo Luật Cư trú 2020.
8. Nơi thường trú là nơi công dân sinh sống ổn định, lâu dài và đã được đăng ký thường trú;
Như vậy có thể hiểu đối với doanh nghiệp, địa chỉ liên hệ là thông tin chính thức được sử dụng để tiếp nhận thư tín, thông báo, văn bản từ cơ quan nhà nước hoặc đối tác kinh doanh. Đây là địa chỉ đã được doanh nghiệp kê khai trong hồ sơ đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Trong hầu hết trường hợp, địa chỉ liên hệ chính là địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
Đối với cá nhân trong doanh nghiệp như người đại diện theo pháp luật, cổ đông sáng lập, thành viên góp vốn,... địa chỉ liên hệ có thể là địa chỉ thường trú hoặc nơi làm việc hay bất kỳ nơi nào cá nhân lựa chọn và đăng ký hợp lệ để nhận thông báo. Điều này giúp đảm bảo việc liên lạc trong các trường hợp pháp lý hoặc khi cần xử lý văn bản liên quan đến quyền và nghĩa vụ cá nhân đó trong doanh nghiệp.
Địa chỉ thường trú là nơi cư trú cố định của công dân, được đăng ký trong hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo Luật Cư trú. Với cá nhân liên quan đến doanh nghiệp, việc khai báo địa chỉ thường trú trong hồ sơ pháp lý giúp cơ quan chức năng có căn cứ rõ ràng khi cần xác minh hoặc xử lý các thủ tục liên quan đến nhân thân.
Ví dụ: Một cổ đông là ông B có địa chỉ thường trú tại Đà Nẵng, nhưng đăng ký địa chỉ liên hệ là văn phòng làm việc tại TP.HCM để thuận tiện cho việc tiếp nhận thông tin từ công ty cổ phần nơi ông góp vốn.
2.Địa chỉ liên hệ là gì? Có phải là địa chỉ đăng ký trụ sở chính công ty không?
. Địa chỉ trụ sở chính công ty là nơi doanh nghiệp đăng ký làm địa điểm chính để thực hiện các hoạt động quản lý, giao dịch và làm việc. Đây là thông tin bắt buộc khi đăng ký thành lập doanh nghiệp theo quy định tại Luật Doanh nghiệp và được ghi rõ trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
. Địa chỉ liên hệ có thể là chính địa chỉ trụ sở chính, nhưng trong một số trường hợp doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ khác (như văn phòng đại diện, chi nhánh) làm nơi tiếp nhận thông tin liên lạc nếu đã đăng ký hợp lệ. Điều này áp dụng khi doanh nghiệp có hoạt động tại nhiều địa điểm và muốn đảm bảo việc tiếp nhận thông tin thuận tiện, nhanh chóng.
Địa chỉ trụ sở & địa chỉ liên hệ
So sánh:
- Địa chỉ trụ sở chính là nơi pháp lý chính thức của doanh nghiệp, được ghi nhận trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và là căn cứ để xác định thẩm quyền quản lý nhà nước về đăng ký kinh doanh, thuế, lao động, v.v.
- Địa chỉ liên hệ có thể trùng hoặc khác với địa chỉ trụ sở chính, dùng để tiếp nhận thư từ, thông báo từ cơ quan quản lý hoặc đối tác.
Ví dụ: Một công ty có trụ sở chính tại Hà Nội nhưng có chi nhánh tại TP.HCM, công ty có thể đăng ký địa chỉ liên hệ là chi nhánh TP.HCM để thuận tiện nhận thông báo từ đối tác khu vực miền Nam.
3.Các quy định về địa chỉ liên hệ là gì?
- Theo Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, địa chỉ liên hệ phải được kê khai chính xác, rõ ràng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Thông tin này được ghi nhận trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và có giá trị pháp lý.
- Việc thay đổi địa chỉ liên hệ cần được thông báo kịp thời đến cơ quan đăng ký kinh doanh để đảm bảo liên lạc và nhận thông báo pháp lý đúng địa chỉ.
- Nếu sử dụng địa chỉ giả mạo hoặc không cập nhật địa chỉ mới, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính và gặp khó khăn trong quá trình giao dịch hoặc kiểm tra pháp lý.
4.Doanh nghiệp cần lưu ý những gì khi chọn địa chỉ liên hệ?
- Địa chỉ phải cụ thể, rõ ràng, dễ tìm và thuận tiện cho việc nhận thư tín, giấy tờ.
- Nên chọn địa chỉ có người thường xuyên làm việc tại đó để đảm bảo thông tin luôn được tiếp nhận và xử lý kịp thời.
- Nếu địa chỉ liên hệ cũng là trụ sở chính, cần bảo đảm các điều kiện về pháp lý như hợp đồng thuê, quyền sử dụng đất, quy hoạch xây dựng,... theo quy định của pháp luật.
- hường xuyên kiểm tra và cập nhật địa chỉ nếu có thay đổi, tránh để thông tin bị lỗi thời gây ảnh hưởng đến hoạt động pháp lý của doanh nghiệp.
5.Địa chỉ chung cư có được chọn làm địa chỉ liên hệ công ty không?
Đây là một trong những câu hỏi phổ biến khi cá nhân hoặc tổ chức muốn thành lập doanh nghiệp tại nơi cư trú. Theo quy định hiện hành, không phải tất cả chung cư đều được phép sử dụng làm địa chỉ liên hệ hoặc trụ sở công ty. Cụ thể, căn hộ chung cư được chia thành hai loại chính: căn hộ có chức năng thương mại và căn hộ chỉ dùng để ở. Cụ thể theo Điều 2 Luật Nhà Ở năm 2023, không phải tất cả các căn hộ chung cư đều được phép sử dụng làm địa chỉ kinh doanh. Căn hộ phải có chức năng thương mại, văn phòng hoặc được cơ quan quản lý phê duyệt để làm trụ sở kinh doanh
Điều 2. Giải thích từ ngữTrong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
- Căn hộ có chức năng thương mại được phép sử dụng làm văn phòng hoặc địa chỉ doanh nghiệp nếu đảm bảo các điều kiện về phòng cháy chữa cháy, an toàn, hạ tầng giao thông, và không gây ảnh hưởng đến cư dân xung quanh. Tuy nhiên, việc sử dụng cần có sự đồng ý của ban quản lý tòa nhà và phù hợp với quy hoạch của địa phương.
- Ngược lại, nếu sử dụng căn hộ chỉ dùng để ở làm địa chỉ liên hệ công ty, doanh nghiệp có thể bị từ chối khi đăng ký giấy phép kinh doanh. Trường hợp cố tình sử dụng trái phép, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 50/2016/NĐ-CP với mức phạt từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng và bị yêu cầu thay đổi địa chỉ kinh doanh.
- Ngoài ra, khi chọn địa chỉ tại chung cư, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra kỹ giấy tờ pháp lý chứng minh quyền sử dụng hoặc hợp đồng thuê hợp lệ. Việc này giúp tránh rủi ro khi làm việc với cơ quan thuế, thanh tra hoặc các cơ quan chức năng khác.
- Ví dụ: Một startup hoạt động trong lĩnh vực IT chọn thuê một căn hộ thương mại tại chung cư X ở quận Bình Thạnh (TP.HCM) để làm văn phòng. Do đã đăng ký chức năng thương mại và có hợp đồng thuê rõ ràng, doanh nghiệp này được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận địa chỉ liên hệ tại địa điểm đó.
- Theo quy định hiện hành, địa chỉ căn hộ chung cư được chia làm hai loại: chung cư có chức năng thương mại (có thể làm văn phòng) và chung cư chỉ dùng để ở. Nếu doanh nghiệp chọn địa chỉ chung cư để làm địa chỉ liên hệ hoặc trụ sở chính thì bắt buộc phải là căn hộ có chức năng thương mại. Nếu sử dụng căn hộ chỉ để ở làm địa chỉ liên hệ hoặc trụ sở chính, doanh nghiệp có thể bị từ chối đăng ký hoặc bị xử phạt hành chính.
6.Địa chỉ liên hệ có bắt buộc trên giấy phép kinh doanh của công ty không?
- Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP, thông tin về địa chỉ trụ sở chính là thành phần bắt buộc trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, địa chỉ liên hệ chỉ hiển thị trên giấy phép nếu nó trùng với trụ sở chính.
- Trường hợp doanh nghiệp có địa chỉ liên hệ khác với trụ sở chính, thông tin này vẫn phải được kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp nhưng không nhất thiết phải thể hiện trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, dữ liệu này được lưu trữ trong hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và có giá trị pháp lý như thông tin gốc.
- Mục đích chính của địa chỉ liên hệ là để cơ quan nhà nước có thể gửi thông báo, công văn đến doanh nghiệp trong các tình huống phát sinh như thanh tra, kiểm tra, hay các hoạt động hành chính khác. Vì vậy, doanh nghiệp cần bảo đảm địa chỉ liên hệ luôn chính xác, có người thường trực và cập nhật kịp thời nếu có thay đổi để tránh việc không nhận được văn bản pháp lý quan trọng.
7.Thủ tục để đăng ký giấy phép kinh doanh là gì?
Các bước trong thủ tục để đăng ký giấy phép kinh doanh
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Điều lệ công typhù hợp với loại hình doanh nghiệp.
Danh sách thành viên góp vốn(đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên) hoặc cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần).
- Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân (chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu) của người đại diện theo pháp luật và các thành viên/cổ đông.
- Hợp đồng thuê văn phòng, chứng từ chứng minh quyền sử dụng địa chỉ trụ sở chính.
Bước 2: Nộp hồ sơ
- Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- Cơ quan tiếp nhận: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài Chính tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở chính.
Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Sau 03 đến 05 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
. Bước 4: Thực hiện các thủ tục sau đăng ký
- Khắc dấu và công bố mẫu dấu.
- Mở tài khoản ngân hàng và thông báo số tài khoản với Sở Tài Chính.
- Đăng ký thuế ban đầu tại Chi cục Thuế quản lý.
- Đăng ký nộp thuế điện tử và phát hành hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Việc khai sai thông tin hoặc thiếu sót giấy tờ sẽ khiến hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, dẫn đến chậm trễ trong việc cấp phép hoạt động.
8.Dịch vụ đăng ký giấy phép kinh doanh tại Thành lập công ty giá rẻ có gì?
- Tư vấn miễn phí về loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh phù hợp.
- Soạn thảo toàn bộ hồ sơ và đại diện nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình xét duyệt.
- Bàn giao giấy phép tận nơi và tư vấn các thủ tục sau khi thành lập như khắc dấu, mở tài khoản ngân hàng, khai thuế ban đầu.
- Địa chỉ phải cụ thể, rõ ràng, dễ tìm và thuận tiện cho việc nhận thư tín, giấy tờ.
- Nên chọn địa chỉ có người thường xuyên làm việc tại đó để đảm bảo thông tin luôn được tiếp nhận và xử lý kịp thời.
- Nếu địa chỉ liên hệ cũng là trụ sở chính, cần bảo đảm các điều kiện về pháp lý như hợp đồng thuê, quyền sử dụng đất, quy hoạch xây dựng,... theo quy định của pháp luật.
- Thường xuyên kiểm tra và cập nhật địa chỉ nếu có thay đổi, tránh để thông tin bị lỗi thời gây ảnh hưởng đến hoạt động pháp lý của doanh nghiệp.
Kết luận
Hiểu đúng và sử dụng chính xác địa chỉ liên hệ không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên lạc hiệu quả. Địa chỉ liên hệ cần được xác định rõ ràng, cập nhật thường xuyên và sử dụng một cách có trách nhiệm. Nếu bạn đang cần hỗ trợ pháp lý trong việc đăng ký doanh nghiệp, hãy liên hệ với thương hiệu "Thành lập công ty giá rẻ" để được tư vấn tận tình, chính xác và hiệu quả.
