Giới thiệu
Đăng ký chữ ký số là bước không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp mới thành lập, giúp thực hiện các nghĩa vụ thuế, hóa đơn điện tử và bảo hiểm xã hội đúng pháp luật. Trong thời kỳ chuyển đổi số, việc sử dụng chữ ký số không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp và khả năng tích hợp với hệ thống hành chính công trực tuyến. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký chữ ký số, phân biệt các loại chữ ký số phổ biến, và tổng hợp những lỗi thường gặp giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi triển khai.
1. Tại sao doanh nghiệp mới thành lập cần đăng ký chữ ký số?
1.1 Tuân thủ quy định pháp luật
Doanh nghiệp mới khi bắt đầu hoạt động phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế, nộp hồ sơ thuế lần đầu, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và khai BHXH điện tử. Tất cả các nghiệp vụ này đều bắt buộc sử dụng chữ ký số theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2023, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 4 Điều 7 Thông tư 19/2021/TT-BTC. Nếu không đăng ký kịp thời, doanh nghiệp có thể bị xử phạt do chậm kê khai và không được cấp mã sử dụng hóa đơn điện tử.
1.2 Bảo mật dữ liệu và phòng chống giả mạo
Chữ ký số sử dụng công nghệ mã hóa khóa công khai và khóa bí mật để đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và không thể phủ nhận của dữ liệu điện tử. Theo Điều 24 Luật Giao dịch điện tử, chữ ký điện tử hợp lệ có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay. Các nhà cung cấp như VNPT, FPT... đánh giá chữ ký số là lớp bảo vệ mạnh mẽ trước nguy cơ giả mạo hợp đồng, hóa đơn.
1.3 Tối ưu hóa quy trình làm việc
Chữ ký số giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách thực hiện các thủ tục hành chính, hợp đồng qua mạng mà không cần in ấn, ký tay hoặc gửi chuyển phát. VNPT cho biết thời gian xử lý chứng từ thuế có thể giảm tới 80%, đồng thời loại bỏ chi phí lưu trữ hồ sơ giấy.
1.4 Nâng cao uy tín và tính chuyên nghiệp
Việc sở hữu chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực cấp phát thể hiện doanh nghiệp tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế về giao dịch điện tử. Điều này giúp nâng cao uy tín, đặc biệt trong quan hệ với đối tác B2B hoặc giao dịch thương mại điện tử quốc tế.
1.5 Đón đầu lộ trình chuyển đổi số quốc gia
Chương trình chuyển đổi số quốc gia đặt mục tiêu 100% dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 và triển khai hóa đơn điện tử toàn quốc. Đăng ký chữ ký số ngay từ khi thành lập giúp doanh nghiệp dễ dàng hòa nhập vào hạ tầng số, hưởng các ưu đãi và tiện ích số của nhà nước.
2. Doanh nghiệp mới thành lập đăng ký chữ ký số có gói cước nào?
2.1 Chữ ký số dùng USB token VNPT CA
VNPT CA (Certification Authority) là dịch vụ chữ ký số sử dụng thiết bị USB token do Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) cung cấp, được cấp phép bởi Bộ Thông tin & Truyền thông. Đây là hình thức chữ ký số truyền thống và phổ biến nhất với doanh nghiệp.
VNPT cung cấp các gói dịch vụ tích hợp chữ ký số và phần mềm kê khai BHXH với mức giá ưu đãi, phù hợp với quy mô của doanh nghiệp:
Giá cước dịch vụ VNPT CA và BHXH cho doanh nghiệp mới thành lập
Chú ý: Giá trước trên chưa bao gồm phí token 160.000 VNĐ
2.2 Chữ ký số bằng app điện thoại VNPT SmartCA
VNPT SmartCA là dịch vụ chữ ký số từ xa (Remote Signing) được cung cấp bởi Tập đoàn VNPT, theo tiêu chuẩn eIDAS và được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép. Thay vì phải cắm USB token như truyền thống, người dùng có thể ký điện tử qua ứng dụng cài đặt trên điện thoại.
Dưới đây là bảng giá dịch vụ VNPT SmartCA của VNPT:
Bảng giá dịch vụ VNPT SmartCA của VNPT
3. Hướng dẫn thủ tục cần thiết để đăng ký chữ ký số (token và SmartCA)
Bước 1: Liên hệ tư vấn và nhận báo giá gói chữ ký số
Bạn có thể liên hệ trực tiếp với chuyên viên của Thành lập công ty giá rẻ hoặc VNPT để được tư vấn chọn gói chữ ký số phù hợp. Gói dịch vụ sẽ được thiết kế phù hợp với quy mô và ngân sách của doanh nghiệp khởi nghiệp, giúp bạn tối ưu chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả sử dụng.
Bước 2: Chuẩn bị và gửi hồ sơ đăng ký chữ ký số
Để tiến hành đăng ký dịch vụ chữ ký số, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:
- Ảnh chụp Giấy phép kinh doanh (GPKD): Bản gốc hoặc bản công chứng (không quá 6 tháng)
- Ảnh chụp CCCD/CMND/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật: Trường hợp người ký không phải đại diện pháp luật thì cần kèm giấy ủy quyền và CCCD của người được ủy quyền
- Email doanh nghiệp: Để nhận thông tin tài khoản và hóa đơn điện tử
- Số điện thoại liên hệ: Dùng để xác minh và hỗ trợ khi cần thiết
Bước 3: Ký hợp đồng và thanh toán dịch vụ
Sau khi hồ sơ được xác nhận, chuyên viên sẽ gửi hợp đồng dịch vụ đến bạn qua email hoặc bản cứng tùy theo yêu cầu. Bạn tiến hành:
- Ký hợp đồng đúng thông tin doanh nghiệp
- Chuyển khoản thanh toán theo thông tin tài khoản ngân hàng của VNPT hoặc Thành lập công ty giá rẻ
- Gửi lại ủy nhiệm chi (UNC) làm căn cứ để kích hoạt dịch vụ
Bước 4: Kích hoạt và hướng dẫn sử dụng chữ ký số
Ngay sau khi hợp đồng có hiệu lực và thanh toán hoàn tất, hệ thống sẽ:
- Kích hoạt tài khoản chữ ký số
- Gửi thông tin tài khoản và mã kích hoạt về email
Giao diện mail thông báo kích hoạt đăng ký chữ ký số thành công
Sau khi chữ ký số được kick hoạt thành công, nhân viên của VNPT hoặc Thành lập công ty giá rẻ sẽ hướng dẫn bạn cài đặt và sử dụng chữ ký số.
4. Hướng dẫn cách đăng ký chữ ký số lên trang thuế điện tử (token và SmartCA)
Sau khi hoàn tất việc mua và kích hoạt thiết bị chữ ký số (USB Token hoặc SmartCA), doanh nghiệp cần tiến hành đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế theo quy trình dưới đây:
Bước 1: Cắm thiết bị chữ ký số vào máy tính
Cắm USB Token vào cổng USB hoặc mở ứng dụng SmartCA trên điện thoại (đối với chữ ký số từ xa).
Bước 2: Truy cập website thuế điện tử
Truy cập vào trang web của Tổng cục Thuế, sau đó chọn mục Doanh nghiệp trên trang chủ và tiên shangf đăng nhập bằng tài khoản Thuế điện tử
Giao diện đăng nhập trang thuế điện tử - đăng ký chữ ký số
Bước 3: Điền thông tin người nộp thuế
Hệ thống sẽ tự động hiển thị một số thông tin như: mã số thuế, tên doanh nghiệp, địa chỉ.
Người dùng cần nhập bổ sung các thông tin còn lại, bao gồm:
- Tên người đại diện theo pháp luật
- Số điện thoại
- Địa chỉ email
- Mật khẩu đăng nhập và xác nhận mật khẩu
Sau đó chọn Đọc CKS để hệ thống nhận diện chứng thư số:
- Nếu là token bạn chọn Đọc CKS
- Nếu là SmartCA bạn chọn Đọc CKS từ xa
Sau đó nhấn Tiếp tục.
Giao diện đăng ký chữ ký số trên trang Thuế điện tử
Bước 4: Nhập mã PIN chữ ký số
Hệ thống sẽ yêu cầu nhập mã PIN của USB Token hoặc xác nhận ký SmartCA bằng tài khoản SmartCA. Sau khi nhập mã PIN, nhấn Chấp nhận và chọn Tiếp tục.
Bước 5: Ký và gửi tờ khai đăng ký
Hệ thống hiển thị tờ khai đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan thuế. Người dùng cần:
- Kiểm tra toàn bộ thông tin đã khai
- Nhấn Ký và gửi
- Xác nhận thông tin chữ ký số để hoàn tất quá trình đăng ký
Sau khi đăng ký thành công doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo xác nhận từ Tổng cục Thuế qua email đã đăng ký. Từ thời điểm này, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để:
- Kê khai thuế điện tử
- Nộp tờ khai, báo cáo thuế
- Đăng ký hóa đơn điện tử
- Giao dịch với cơ quan BHXH và các nền tảng liên thông khác
5. Những lỗi thường xảy ra khi đăng ký chữ ký số
Việc đăng ký và sử dụng chữ ký số (Token hoặc SmartCA) có thể phát sinh một số lỗi kỹ thuật hoặc hành chính khiến doanh nghiệp không thể hoàn tất kê khai thuế, nộp hồ sơ, hoặc giao dịch điện tử đúng thời hạn. Dưới đây là những lỗi phổ biến cần lưu ý:
5.1 Thiết bị chữ ký số không nhận trên máy tính
- Nguyên nhân:
- Chưa cài đặt driver chữ ký số
- USB Token cắm lỏng hoặc hỏng
- Máy tính bị lỗi cổng USB hoặc thiếu quyền admin
- Cách khắc phục:
- Cài lại phần mềm quản lý Token từ nhà cung cấp
- Đổi cổng USB, khởi động lại máy
- Cấp quyền quản trị khi đăng nhập hệ thống
5.2 Không đọc được chữ ký số trên trang Thuế điện tử
- Nguyên nhân:
- Lỗi chưa cài plugin ký số trên trình duyệt
- Trình duyệt chặn chức năng ký số (nhất là Chrome, Edge mới)
- Phiên bản trình duyệt không tương thích
- Cách khắc phục:
- Sử dụng trình duyệt Internet Explorer hoặc Cốc Cốc
- Cài plugin ký số (Java hoặc eSigner)
- Kiểm tra bật đầy đủ quyền truy cập trình duyệt
5.3 Nhập sai mã PIN nhiều lần dẫn đến bị khóa Token
- Nguyên nhân: Nhập sai mã PIN quá số lần quy định (thường 5 lần)
- Cách khắc phục: Liên hệ nhà cung cấp để mở khóa hoặc cấp lại mã PIN
5.4 Không khớp thông tin doanh nghiệp khi đăng ký giao dịch điện tử
- Nguyên nhân:
- Thông tin GPKD không trùng khớp với dữ liệu thuế
- Sai mã số thuế, email, tên người đại diện
- Cách khắc phục:
- Kiểm tra lại GPKD và cập nhật đúng thông tin
- Liên hệ Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính hoặc chi cục thuế để xác minh dữ liệu
5.5 Lỗi phần mềm kê khai không nhận chữ ký số
- Nguyên nhân:
- Phiên bản phần mềm HTKK, eTax cũ hoặc không tương thích với Token
- Lỗi hệ điều hành hoặc Java
- Cách khắc phục:
- Cập nhật phiên bản phần mềm mới nhất
- Cài lại Java, kiểm tra các xung đột phần mềm bảo mật
Kết luận
Việc đăng ký chữ ký số không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả trong môi trường số. Từ lựa chọn gói cước phù hợp, chuẩn bị hồ sơ đúng quy định đến thực hiện khai báo trên hệ thống thuế điện tử, mỗi bước cần được thực hiện cẩn trọng để tránh lỗi phát sinh. Thành lập công ty giá rẻ cam kết đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp mới trong toàn bộ quy trình đăng ký chữ ký số, mang đến giải pháp minh bạch – tiết kiệm – tối ưu vận hành ngay từ những ngày đầu khởi nghiệp. Hãy liên hệ Thành lập công ty giá rẻ ngay để được hỗ trợ nhé.
