Chi nhánh là gì? Mở chi nhánh công ty cần thủ tục gì?

Giới thiệu

1.Chi nhánh là gì?

Điều 44. Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp

1. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

• Chủ thể thành lập chi nhánh: Mọi loại hình doanh nghiệp đều có thể thành lập chi nhánh. Người đứng đầu chi nhánh do doanh nghiệp bổ nhiệm và chịu trách nhiệm hoạt động theo ủy quyền.
• Khi nào nên thành lập chi nhánh?: Doanh nghiệp nên cân nhắc mở chi nhánh khi muốn mở rộng thị trường tại địa phương mới, cần tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh độc lập hơn về mặt vận hành, hoặc muốn nâng cao tính hiện diện thương hiệu tại nhiều vùng lãnh thổ.
• Mã số thuế của chi nhánh: Theo Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, chi nhánh được cấp mã số đơn vị phụ thuộc, đồng thời là mã số thuế. Chi nhánh sử dụng mã số thuế này để thực hiện các nghĩa vụ thuế riêng biệt với trụ sở chính, nếu có đăng ký hạch toán độc lập.
• Hình thức hạch toán: Chi nhánh có thể đăng ký hạch toán phụ thuộc hoặc hạch toán độc lập. Nếu hạch toán phụ thuộc, mọi hoạt động kế toán và thuế sẽ do trụ sở chính tổng hợp. Nếu hạch toán độc lập, chi nhánh sẽ tự lập báo cáo tài chính và khai thuế riêng. định tại Khoản 1, Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020: "Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp bao gồm cả chức năng đại diện theo ắn định". Như vậy, chi nhánh không phải là pháp nhân độc lập nhưng được phép hoạt động trong khuôn khổ chức năng của doanh nghiệp.

2.Có giới hạn số lượng chi nhánh doanh nghiệp không?

Điều 45. Đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; thông báo địa điểm kinh doanh

1. Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.

3.Thủ tục thành lập chi nhánh công ty là gì?

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh, gồm:

  • Thông báo lập chi nhánh (theo mẫu quy định);

  • Quyết định của chủ doanh nghiệp hoặc Hội đồng thành viên(đối với công ty TNHH), Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) về việc lập chi nhánh;

  • Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh (áp dụng với công ty TNHH 2 thành viên, công ty cổ phần);

  • Bản sao công chứng giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh (CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực);
  • Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ.
• Bước 2: Nộp hồ sơ
  • Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt trụ sở chi nhánh;
  • Hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ: dangkykinhdoanh.gov.vn.
• Bước 3: Nhận kết quả
  • Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh;
  • Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo bổ sung, chỉnh sửa hồ sơ qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp.

4.Thời gian, địa điểm nộp hồ sơ thành lập chi nhánh

• Thời gian nộp hồ sơ: Doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ra quyết định thành lập chi nhánh. Thời gian xử lý hồ sơ là 03 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
• Địa điểm nộp hồ sơ: Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh/thành phố nơi chi nhánh đặt trụ sở. Có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Giấy phép kèm theo (nếu có): Trong trường hợp chi nhánh hoạt động trong lĩnh vực ngành nghề kinh doanh có điều kiện (như giáo dục, y tế, logistics...), ngoài Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp còn phải xin các giấy phép đủ điều kiện kinh doanh tại chi nhánh (giấy phép con) theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
• Yếu tố ảnh hưởng đến thời gian thành lập:
  • Tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ; trường hợp không đầy đủ hồ sơ thì Sở sẽ thông báo cập nhật
  • Hệ thống đăng ký doanh nghiệp điện tử có thể gặp gián đoạn;
  • Địa phương nơi đăng ký có yêu cầu bổ sung giấy tờ đặc thù;
  • Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh yêu cầu thẩm định điều kiện đặc biệt.
• Thời gian: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày quyết định thành lập chi nhánh, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
• Địa điểm: Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính/thành phố nơi chi nhánh đặt trụ sở.

5.Các bước cần làm sau khi thành lập chi nhánh là gì?

• Khắc dấu chi nhánh: Nếu doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dấu riêng cho chi nhánh, cần tiến hành khắc dấu và quyết định về hình thức, nội dung mẫu dấu theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020. Thời gian khắc dấu thường từ 1 ngày làm việc.
• Thông báo mẫu dấu: Nếu chi nhánh có sử dụng dấu riêng, cần nộp thông báo mẫu dấu tới Phòng Đăng ký kinh doanh. Bước này giúp đảm bảo dấu của chi nhánh được sử dụng hợp pháp. Xử lý trong 1 ngày làm việc.
• Lắp bảng hiệu tại trụ sở chi nhánh: Theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2022 và các quy định liên quan

Điều 40. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh

1. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.
2. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện, cụm từ “Địa điểm kinh doanh” đối với địa điểm kinh doanh.
3. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.

• Mở tài khoản ngân hàng: Trong trường hợp chi nhánh có hoạt động tài chính riêng, cần mở tài khoản ngân hàng để thuận tiện giao dịch và tách biệt dòng tiền. Thủ tục có thể hoàn thành trong 1–2 ngày tùy ngân hàng.
• Đăng ký chữ ký số: Nếu chi nhánh thực hiện khai thuế điện tử hoặc xuất hóa đơn điện tử riêng, cần đăng ký mua chữ ký số riêng để đảm bảo thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế. Thời gian đăng ký chữ ký số thường từ 1–2 ngày.
• Đăng ký hóa đơn điện tử: Nếu chi nhánh phát sinh hoạt động bán hàng, cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại cơ quan thuế. Thời gian xử lý 1–2 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ.
• Đăng ký thuế và kê khai thuế ban đầu:
  • Nộp tờ khai đăng ký thuế tại chi cục thuế nơi chi nhánh đặt trụ sở;
  • Kê khai lệ phí môn bài;
  • Mua hoặc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (nếu có). Thời gian đăng ký thuế và nhận mã số thuế chi nhánh là khoảng 2–5 ngày làm việc.
• Bố trí nhân sự và triển khai hoạt động: Cần tuyển dụng nhân sự đủ năng lực và phù hợp quy mô vận hành chi nhánh, đồng thời tổ chức triển khai các hoạt động đúng ngành nghề đã đăng ký.
• Lưu ý ngành nghề đặc thù: Nếu chi nhánh hoạt động trong ngành có điều kiện như giáo dục, y tế, bảo vệ, vận tải..., cần xin thêm giấy phép con tương ứng trước khi chính thức hoạt động.

6.Những lưu ý khi mở chi nhánh công ty

• Không nhầm lẫn với văn phòng đại diện: Chi nhánh có quyền thực hiện hoạt động kinh doanh, ký kết hợp đồng và xuất hóa đơn nếu được ủy quyền. Trong khi đó, văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng đại diện liên lạc, không được phép kinh doanh.

• Chọn hình thức hạch toán phù hợp: Việc lựa chọn giữa hạch toán phụ thuộc hoặc độc lập ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình kế toán, khai thuế, báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
• Vị trí đặt chi nhánh hợp pháp: Không được đặt chi nhánh tại căn hộ chung cư để ở. Nơi đặt chi nhánh phải có địa chỉ rõ ràng, có thể kiểm tra thực tế và phù hợp mục đích kinh doanh.
• Lưu giữ hồ sơ pháp lý: Cần lưu trữ đầy đủ các giấy tờ gồm: quyết định thành lập chi nhánh, biên bản họp, giấy tờ cá nhân người đứng đầu, giấy phép hoạt động chi nhánh.
• Một số lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp bị xử phạt hành chính:

  

  • Không treo bảng hiệu tại địa điểm đặt chi nhánh, vi phạm Điều 37 Luật Quảng cáo 2012, có thể bị phạt đến 15 triệu đồng;
  • Không thông báo mẫu dấu chi nhánh khi có sử dụng dấu riêng, bị phạt theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP;
  • Không đăng ký thuế hoặc kê khai thuế ban đầu đúng thời hạn, bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế;
  • Sử dụng địa chỉ không rõ ràng hoặc không hoạt động thực tế tại địa chỉ đã đăng ký, dẫn đến rủi ro bị thu hồi giấy phép.

7.Dịch vụ mở chi nhánh tại 'Thành lập công ty giá rẻ' là gì?

• Tư vấn chuyên sâu theo ngành nghề và mô hình doanh nghiệp: Chúng tôi không chỉ dừng lại ở việc làm hồ sơ mà còn phân tích phương án hạch toán, ngành nghề phù hợp và tối ưu hóa chi phí hoạt động.
• Cam kết thời gian hoàn thành rõ ràng: Quy trình rõ ràng từng bước, báo trước thời gian thực hiện và đảm bảo đúng hẹn.
• Đại diện pháp lý trọn gói: Hỗ trợ từ việc soạn thảo, nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ, nhận kết quả và xử lý toàn bộ phát sinh. Khách hàng không cần trực tiếp đi lại.
• Hỗ trợ sau thành lập: Hướng dẫn khắc dấu, đăng ký thuế, khai thuế, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký hóa đơn điện tử, đăng ký chữ ký số và hỗ trợ kê khai thuế ban đầu.
• Bảo hành hồ sơ pháp lý: Nếu có yêu cầu từ cơ quan nhà nước về chỉnh sửa hay bổ sung thông tin trong vòng 06 tháng, chúng tôi xử lý hoàn toàn miễn phí.
• Chi phí minh bạch – không phát sinh: Mọi khoản phí đều được kê khai rõ ràng, không phụ thu bất ngờ trong quá trình xử lý.
• Hệ thống theo dõi trực tuyến: Khách hàng có thể kiểm tra tiến độ xử lý hồ sơ theo thời gian thực qua hệ thống mã hóa riêng.

Kết luận